문서관리규정

문 서 관 리 규 정 0 0 0 0 아파트관리사무소 목     차                 제 1 장   총          칙                 제 2 장   문서의 작성 및 처리                 제 3 장   문서의 보관 및 보존                 장 부  및  문 서 목 록 제 1 장   총     칙 제1조(목적) 이 규정은 관리사무소 문서의 작성․처리․보관․보존․보고․통제․서식의 제정(이하 “문서사무”라 한다)에 관한 기준을 정함으로써 사무처리의 능률과 통일을 기함을 목적으로 한다. 제2조(적용범위) 관리사무소의 문서사무에 관한 기준은 다른 특별한 규정이 있는 것을 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다. 제3조(문서의 정의와 성립) ①“문서”라 함은 업무상 사용되는 일반서류, 조회, 전보, 도면, 기타 각종 기록 일체를 포함하여 말한다.   ②문서는 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 당해 문서에 최종결재권자의 결재가 있음으로써 성립한다. 제4조(문서의 취급부서) 관리사무소의 문서접수, 발송, 집배는 경리직원(서무직이 있을 경우에는 서무)이 담당하며 관리사무소장이 총괄한다. 제 2 장   문서의 작성 및 처리 제1절  총     칙 제5조(수정) 문서의 일부분을 삭제하거나 수정한 때에는 삭제자 또는 수정자가 삭제 또는 수정한 곳에 서명 또는 날인하여야 한다.  다만, 중요한 삭제 또는 수정에는 그 삭제 또는 수정한 곳의 란 밖에 가제 한 자수를 표시하고 날인하여야 한다. 제6조(면 표시) ①문서가 두장 이상으로 이루어진 때에는 문서의 하부 중앙에 전체 면수와 그 면의 일련번호를 기입한다.   ②첨부서류는 면 표시를 따로 하며, 전체 면 수를 생략할 수 있다. 제2절  문서의 구성 제7조(분류기호와 문서번호) ①문서의 분류기호는 부서 기호와 문서분류번호로 한다.   ②부서기호 및 문서번호는 따로 정하되 아래와 같다.     1. 입주자대표회의 문서 : (아파트 약호)입대 2010 - 제   호     2. 관리사무소 문서 : (아파트 약호)관 2010 - 제  호 제8조(항목 구분) 문서의 내용을 그이상의 항목으로 구분할 필요가 있을 때에는 다음과 같이 나누어 표시한다.    1. 첫째 항목의 구분은 1., 2., 3., 4. ……………………로 나누어 표시한다.    2. 둘째 항목의 구분은 가., 나., 다., 라. ………………로 나누어 표시한다.    3. 셋째 항목의 구분은 1)，2)，3)，4)　………………로 나누어 표시한다.    4. 넷째 항목의 구분은 가)，나)，다)，라) ……………로 나누어 표시한다. 제3절  문서의 접수 및 처리 제9조(문서의 접수) ①문서 부서에서 문서를 접수한 때에는 문서접수대장에 기록하여야 한다.   ②문서 부서 이외의 부서에서 문서를 접수한 때에는 지체 없이 문서 부서에 인계하여야 한다. 제10조(전신, 전화에 의한 접수) ①전신, 전화에 의하여 발송한 문서를 접수한 때에는 송신자의 직위, 성명과 수신자의 직위, 성명을 기재하고, 수신자가 서명하여 담당자에게 배부하여야 한다.   ②문서부서 이외의 부서에서 FAX, 전화를 받아 작성한 문서는 지체 없이  문서 부서에 인계하여 이를 접수하게 하여야 한다. 제11조(문서분류 및 처리) 문서부서에서 문서를 접수한 때에는 지체없이 문서 내용의 처리를 주관하는 부서(이하 “주무 부서”라 한다)에 이송하고 문서가 그 이상의 부서에 관련될 때에는 가장 깊이 관련되는 부서에 이송한다. 제12조(문서의 반송 및 이송) 접수한 문서에 홈이 있을 때에는 서식에 의하여 그 뜻을 기재하여 이를 반송할 수 있으며, 필요에 따라 FAX, 전화 등에 의하여 보완하게 할 수 있다. 제4절  결     재 제13조(결재) ①기안한 문서는 결재권자의 결재를 받아야 한다.   ②관련되는 일건 문서는 기존문서를 첨부하여 결재를 받는다.   ③공람문서는 적정한 공람자를 지정하여 공람하게 하여야 한다 제14조(전결, 대결, 후결, 후열) ①관리소장은 사무의 내용에 따라 위임 전결하게 할 수 있다   ②결재권자가 출장, 휴가 기타 사유로 상당한 기간 부재중일 때에는 그 직무를 대행하는 자가 대결할 수 있으며, 후일 최종 결재권자의 후열을 받아야 한다.(후열을 내용을 정정할 수 없다)   ③긴급을 요하는 문서에 있어서 결재권자의 사정에 의하여 결재를 받을 수 없을 때에는 그 직무를 대행할 수 있는 자의 대결로 우선 시행하고      결재권자의 후열을 받아야 한다.   ④전결 문서 중에 그 내용이 이례적이거나 보고 또는 별란을 필요로 하는  경우에는 문서상에 “후결”의 표시를 하고 최종 결재권자의 후결을 받아야 한다.   ⑤제1항 내지 제4항의 규정에 의하여 전결 또는 대결한 문서는 정규의 결재권자가 후결함에 있어 그 내용을 수정한 부분은 장래에 한하여 효력을  가진다. 이 경우 수정사항은 지체없이 수신자에게 통보하여야 한다   ⑥전결 및 대결하는 경우에는 전결권자 또는 대결권자의 결재란에 “전결”  또는 “대결”의 표시를 한 후 결재권자란에 서명 또는 날인하며, 후결과  후열의 경우에는 결재권자란에 그 표시를 하고 전결권자, 대결권자와 결재권자가 각각 서명 또는 날인한다. 제5절  문서의 통제, 발송 제15조(발송) ①문서를 우편 또는 인편에 의하여 발송할 때에는 기안문 및 시행문의 첫면 우측 하부에 발송인을 날인하고 문서 발송 대장에 기재한 후 발송한다.   ②시행한 문서의 원본은 관리사무소에서 일괄 보관한다. 제16조(통제기관) 문서에 관한 통제사무는 주무부서에서 통제한다. 제17조(통제의 내용 및 방법) 문서통제자가 문서를 통제할 때에는 다음 각 호의 사항을 검토하고, 기안지의 통제란에 날인한다.    1. 결재권자의 결재여부               2. 타 문서와의 내용상의 중복    3. 기안문과 시행문의 대조           4. 문서 처리 기한의 경과 여부    5. 첨부물의 확인                  6. 서식의 부합여부, 용어상 오자, 탈자 등 미비 여부 제 3 장   문서의 보관 및 보존 제 1 절  통제 제18조(보존기간) 문서의 보존기간은 다음과 같다.   1. 영구보존      가. 규정, 규칙, 및 예규가 되는 문서                  나. 효력이 영속되는 문서      다. 관청의 중요 인허가 문서                        라. 등기에 관한 문서      마. 관리계약서                                     바. 관리방법 결정 관계서류      사. 사업주체와의 인수인계서                        아. 기타 중요한 서류 및 대장, 도면   2. 10년 보존      가. 총계정 원장        나. 보조부          다. 예산, 결산보고서   3. 5년 보존      가. 일계표         나. 전표        다. 전표의 부속서류        라. 기타 필요하다고 인정되는 서류   4. 2년 보존      가. 업무일지        나. 경비일지         다. 차량일지         라. 순찰일지 등 각종 일지 제2절  편철 및 보관 제19조(편철) 문서는 안건마다 그 발생경과 및 완결에 관계되는 문서를 일괄하여 발생순으로 펀치를 사용 1건으로 합철한다. 제20조(편철 방법) 완결된 1건 문서는 완결일자 순으로 최근문서가 상부에 오도록 철한다. 제21조(배열) 완결된 문서는 년도별, 문서분류 순으로 조견표의 기재사항을 볼 수 있도록 보관 한다. 제22조(미결문서의 보관) 완결되지 아니한 미결문서는 미결문서 보관철에 1건으로 가철하여 완결 될 때까지 지정된 서류함 또는 서랍에 보관한다. 제23조(경과 조치) 이 규정 시행 당시 이미 처리된 문서는 이 규정에 의하여 처리 된 것으로 한다.       장부 및 문서 목록(예시) 1. 출근부철      2. 인사관계철     3. 직원명부 4. 직원구비서류, 인사기록카드   (이력서, 주민등록등본, 재정보증, 보증보험증권, 건강진단서, 각종 자격증,    서약서) 5. 근로계약서   6. 취업규칙   7. 대외문서접수철   8. 내부문서철   9. 문서수발대장(접수. 발송) 10. 인양기 운행 신청(승인)철    11. 민원처리대장    12. 소방 계획철    13. 안전관리 계획철 14. 의료보험 관계철    15. 산재보험 관계철    16. 국민연금 관계철    17. 비품 및 집기대장 18. 회계장부(총계산원장, 자산부채장, 수익비용장, 금전출납부, 현금출납부)       지출결의서(수입결의서, 일계표, 각종 전표, 선수금 세대별 수납장) 19. 관리비부과 비목별 조정 집계표(월별, 비목별, 동별, 세대별)    20. 기관일지, 변전일지, 경비일지 21. 준공도면： 건축, 토목, 설비(녹지, 부지, 전체 도면) 22. 입주자 현황철, 분양자 명단철 23. 공사 및 협력업체 24. 소방관계철 25. 공고철 26. 소독 관계철 27. 내부결재철 28. 급료대장