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방식 |
상황 |
화이트보드에서 판서하면서 전달하기 |
자료가 아직 덜 준비된 경우, 즉흥적인 회의 |
테이블에서 인쇄된 자료를 보면서 전달하기 |
청중이 3인이내의 소수인 경우, 상담 프레젠테이션 |
OHP나 영사기를 통해 전달하기 |
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파워포인트의 슬라이드 쇼를 통해서 전달하기 |
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동영상 등 |
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모형을 만들어 전달하기 |
제품, 건축물 소개 프레젠테이션 |
현장에서 전달하기 |
대규모 현장이 있는 경우 |
화상 회의 |
청중이 원격지에 분산되어 있는 경우 |
이중 몇가지 또는 모든 것을 다 동원하는 방식 |
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* 프레젠테이션의 3P분석기법: 한 성공적인 프레젠테이션을 위한 기획 과정에서 가장
많이 활용되는 것이 3P 분석기법이다.
여기에서 3P란 Purpose, People, Place를 말하는 것으로 즉 프레젠테이션의
목적, 대상자, 장소 등을 분석하는 것이다.
- Purpose (목적) 분석 : 프레젠테이션의 목적을 분석하는 것이다. 프레젠테이션의 목적,
주제, 핵심, 전달하고자하는 것 등을 분석한 후 문장을 기술한다.
- People (청중) 분석: 청중을 분석한다. 청중이 이 자리에 모인 이유와 알고 싶어하는
것이 무엇인지 파악한 후, 그것을 알려주면 프레젠테이션이 성공할
가능성이 높아 질 것이다.
특히 의사결정권자(keyman)의 성향을 분석하는 것이 중요하다.
- Place(장소)분석 : 발표할 장소와 그곳에 있는 모든 장비들을 분석하는 것이다. 모든 것을
미리점검하고, 문제가 발생했을 경우 즉시 해결할 수 있도록 발표자
가 미리 테스트하거나, 전문가들을 주변에 배치해 즉시 대응할 수
있도록 한다.
* 프레젠테이션 기획용 시트
- 프레젠테이션 기획시 사용할 수 있는 샘플이다. 기획을 진행하면서 확정된 내용들을
기록 하는 곳이다.
기존의 여러 프레젠테이션 제작 시트를 검토하고, 필자의 경험을 종합해 한 장으로
단순화했다.
너무 많은 정보는 오히려 프레젠테이션 작업 진행을 방해할 수도 있다.
기획시트 작성이 끝나면 관련자들에게 회람시켜 몇가지 피드백을 받아 완성한 후
최종안을 다시 회람시킨다.
단계4. 창의적 아이디어로 전체 스토리를 구상하라
① 창의적인 아이디어 도출 방법 :
-프레인스토밍(brainstorming)
. 주제와 관계 없이 생각나는 것을 자유롭게 말한다.
. 다른 사람의 아이디어를 비판하지 않는다.
. 다른 사람의 아이디어를 발전시키거나 새로운 발상을 한다.
- 체크리스트(check list)
. 다른 방법은 없는가?
. 응용할 수 있는가 ?
. 수정할 수 있는가 ?
. 확대할 수 없는가 ?
. 축소할 수 없는가 ?
. 대체할 수 있는 것은 없는가 ?
. 각색할 수 없는가 ?
. 반대 사항은 ?
. 다른 것과 조합할 수 있는가 ?
- 상상하기
. 메모지를 준비해 놓고, 생각나는 즉시 메모해 두는 습관을 가져라
* 기존의 자료를 참고하되 자신의 생각을 담아라
. “ 태고이래 새로운 것은 하나도 없다”라는 말이 있다. 기획도 마찬가지다.
완전히 새로운 기획을 할 수도 있겠지만 기존에 잘 작성된 기획서를 참조하는 것이
좀더 현실적일 것이다.
하지만 기존 기획을 그대로 사용한다면 아무런 의미가 없다.
형식을 빌려오되 자신의 생각과 아이디어를 가미해 새로운 기획서를 만들어 보자.
② 전체적인 스토리를 구상한다.
- 서론, 본론, 결론으로 정리하지 말고 요즘은 결론, 본론, 결론으로 풀어본다.
단계5. 스토리보드로 구체화하라
. 지금까지 기획된 모든 것을 스토리보드를 통해 구체화하고 비쥬얼화 한다.
* 기획이 반드시 갖춰야 할 것은 무엇인가 |
기획은 반드시 갖춰야 할 것은 무엇일까? 그것은 청중을 설득해 원하는 결과, 즉 기획이 통과되는 결과를 낳아야 한다는 것이다.
기획이 통과되지 못하면 아무런 의미가 없다. 그렇다면 기획이 통과되기 위해서는 어떤 조건이 있어야 할까? 다음과 같은 3가지 조건을 생각해 보자
- 프레젠테이션의 배경 및 목적 - 목적을 실현하기 위한 현실적이고 구체적인 방안(일정, 소요인원, 예산 포함) - 청중에게 줄 수 있는 이득 및 혜택
적어도 프레젠테이션을 기획할 때는 위의 3가지는 반드시 포함되어야 한다. 이 3가지 중 한 가지라도 부족하게 되면 청중은 그 프레젠테이션을 통과시킬 가능성이 낮아지기 때문이다.
여기에서 항상 생각해야 할 것은 대안 없는 문제제기는 기획이 아니라는 것이다. 주변에 흔히 불평이 많은 사람들이 많이 있다. 대부분은 불평은 하지만 실제 대안이 없는 경우가 많다.
기획이란 문제를 발견하고 그 문제를 해결할 수 있는 해결책 또는 대안을 제시할 수 있어야 한다.(완전한 해결책이 아니라도 좋다.) 그리고 그 해결책과 대안은 현실에서 실현 가능해야 한다. 뜬구름 잡는 듯한 것은 기획이 아니다.
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3차시
기획을 구체화하는 스토리보드 작성기법
* 프레젠테이션 기획의 4단계까지 진행되면 어느 정도 큰 줄기가 그려지게 된다.
대부분이 단계에서 곧바로 파워포인트로 작성하는 사람들이 많은데 한가지 작업이
더 필요하다.
즉 ‘스토리보드 작성’단계다 스토리보드 작성은 기획을 구체화하고
비주얼화하는 것으로 창의적이고 설득력 있는 프레젠테이션을 위해 필수적이다.
1. 스토리보드란 무엇인가 ? : 목표, 핵심메시지, 대략적인 구성을 말한다.
1). 스토리보드 작성 : “제목, 도해, 발표할 내용, 애니메이션 등 프레젠테이션 제작에
필요한 것을 모두 기록하는 작업이다.
2). 스토리보드에 기록하는 것
. 프레젠테이션에 필요한 모든 것을 기록한다.
. A4용지 한 장에 연필로 작성한다.
. A4용지 한 장에 슬라이드 한 장(1:1로 작성) - 슬라이드 수가 너무 많으면 A4용지
한 장에 슬라이드2장 또는 3장씩 작성한다.
[제목] [레이아웃] [번호] | |
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[슬라이드제목]급속한고령화...[레이아웃][번호] | |
[레이아웃]제목 및 메시지 |
[슬라이드 번호] |
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[발표내용] ........................ ‘’‘’‘’‘’‘’‘’‘’‘’‘’‘’‘’‘
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[특기사항] - 발표시간 : 0분 |
[화면전환] (전환방법:............?) |
* 스토리보드의 장점
① 상상력이 풍부해 진다.
. 파워포인트 : 표현의 한계
. 종이에 직접 스케치하는 아날로그 방식이 좀더 상상력을 자극한다.
. 결과적으로 좀 더 창의적인 슬라이드를 구성
② 논리적인 프레젠테이션 구성이 가능하다.
. 파워포인트- 전체적인 구성 파악의 어려움이 있다. ⇔ . 스토리보드- 전체적인
구성 파악 가능하고, 논리적인 결과가 된다.
③ 프레젠 테이션 과정이 단축된다.
. 스토리보드 작업 자체가 바로 검증 행위이기 때문에 작업 후 수정 시간단축- 즉 프레젠
테이션 제작 과정 단축이 된다.
. 통상적으로 스토리보드를 작성하지 않았을 때의 작업 시간이 30% 정도 더 소요되며,
결과물의 품질 또한 상당한 차이가 난다.
2. 스토리보드 작성을 위한 사전 작업
1) 프레젠테이션 목표 및 핵심 메시지를 문장으로 작성하기
. 프레젠테이션의 목표 ...............................
|
. 핵심 메시지 ............................... ................................................
|
* 프레젠테이션 제목과 목차 설정하기
소주제 결정 (3~4개가 가장 좋다.) ⇒ 슬라이드수, 제목 결정 (한 슬라이드당 1분 이
넘지 않도록 구성. 10분이 주어졌으면 8~9분정도로 구성한다.
프레젠테이션 제목:~~~~~~~~ 소주제1. ~~~ 소주제2. ~~~ 소주제3. ~~~ |
No. |
큰 제목 |
슬라이드 제목 |
시간 (분) |
1 |
표지 |
고령사회에서 예상되는 문제 및 해결 방안 |
1:00 |
2 |
목차 |
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0:30 |
3 |
1부, 고령사회란? |
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4 |
|
고령사회란? |
1:00 |
5 |
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전 세계에서 가장 빠른 속도로 고령사회진입 |
1:00 |
6 |
2부, 원인 및 당면 문제 |
|
0:10 |
7 |
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급속한 고령화는 저출산이 원인 |
1:00 |
8 |
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선진국~~~~~ |
1:00 |
9 |
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부양 인구감소~~~~~ |
1:00 |
10 |
3부. 해결 방안 |
|
0:10 |
11 |
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요약 및 결론 |
2:00 |
12 |
질의 응답 |
|
|
13 |
감사합니다. |
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4. 정리하기
1). 스토리보드는 제목, 도해, 발표할 내용, 에니메이션 등 프레젠테이션 제작에 필요한
것을 모두 기록하는 작업(또는 곳)을 말한다.
2). 스토리보드에 작성할 때 원칙은 가능한 것을 기록해야 한다는 것이며, 프레젠테이션의
경우에는 제목, 핵심 메시지, 도해, 발표내용, 기타 특기사항을 기록한다.
3). 스토리보드 작업을 하게 되면 상상력이 풍부해지고, 논리적인 프레젠테이션 구성이
가능하며, 프레젠테이션 과정이 단축된다는 장점이 있다.
4). 본격적으로 스토리보드 작성하기 전에 반드시 프레젠테이션 목표 및 핵심메시지,
프레젠테이션 제목과 목차를 작성한다.
4차시
기획을 구체화하는 스토리보드 실제 예
* 프레젠테이션을 위한 스토리보드는 크게 2가지로 구분할 수 있다.
하나는 마스터 스토리 보드 이고 본문 마스트 스토리보드 이다
1. 스토리보드 실제 예 - 슬라이드 마스터
1) 마스터 스토리 보드
. 프레젠테이션의 모든 슬라이드에서 공통적으로 사용되는 요소들을 정한다.
. 표지, 간지, 본문 슬라이드의 디자인 결정
2) 본문 마스트 스토리보드
. 가장 많이 사용되는 슬라이드 디자인
. 가독성을 생각하면서 심플하게 디자인
[마스트] 슬라이드 마스트 |
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마스트 제목스타일 편집 ▶ 핵심메시지
파랑 검정일 경우 글자색은 흰색으로 |
[제목테스트] - 위치 : 슬라이드 왼쪽 상단 - 글꼴 서식 : HY견고딕, 32pt,노랑 - 문자 간격: 좁게 - 텍스트 효과 : 네온-검정 [핵심 메시지 텍스트] - 제목 텍스트 바로 아래에 2줄정도 들어갈 공간 - 글꼴 서식 : 맑은 고딕, 24pt, 검정, 굵게 - 문자 간격 : 좁게 - 글머리 기호 : 삼각형 그림 |
[ 배경] - 흰색 바탕 - 제목 텍스트 뒤쪽에 어두운 파랑색 그림 삽입 |
[색] -기본테마 색 사용, 흰색 배경과 검정 색 텍스트 - 파랑을 기본으로 해 최대한 색의 사용 은 자제 |
2. 스토리보드 실제 예 - 본문 슬라이드
[슬라이드 제목] 고령사회에서 예상 되는 문제 및 해결 방안
| |
[레이아웃]제목 |
[슬라이드 번호] 1 |
고령사회에서 예상되는 문제 및 해결 방안
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[발표내용] 안녕하십니까 ? 000입니다.통계청에 따르면 우리나라는 2019년에 고령사회가 될 것으로 예상되고 있습니다. 고령사회에서 가장 큰 문제는 부양 인구의 급격한 감소로 1인당 부담이 현저히 높아진다는 것입니다. 이를 해결하기 위해서는 60세가 넘어도 일할 수 있는 환경조성과 다양한 실버문화를 창출하는 작업이 필요할 것으로 보입니다. |
[특기사항] - 발표시간 : 1분 |
[화면전환] (전환방법: 흐려졌다 나타내기) 지금 부터 약 10분간 고령사회에서 예상되는 문제와 그 해결 방안이 나오게 된 이유에 대해 말씀 드리도록 하겠습니다. |
4. 정리하기
1) 우선 프레젠테이션 전체를 아우르는 슬라이드 마스터에 해당되는 스토리보드를
작성합니다.
일반적으로 표지, 간지, 본문 슬라이드의 디자인을 결정합니다.
2) ‘본문 마스터 스토리보드’에서 대부분의 본문 슬라이드에서 사용할 기본 디자인을
정합니다.
가장 많이 사용되므로 가독성을 생각하면서 심플하게 만드는 것이 좋습 니다.
3) 마스터 스토리보드 작성이 끝나면 첫 번째 슬라이드부터 하나씩 제목, 핵심메시지,
도해 등을 작성 합니다.
발표용 프레젠테이션이라면 오른쪽에 발표할내용을 입력하고, 아래에 다음 슬라이드
로 넘어갈 때 할 말(화면전환 메시지)도 작성해 놓습니다.
4) 스토리보드에는 A1, BL과 같은 약로 에니메시션 발표시 취해야 할 행동을 기록해
놓습니다. 이렇게 되면 발표시 많은 도움을 받게 된다.
5차시:성공적인 프레젠테이션을 위한 발표 기법
1. 발표의 성공과 실패의 요인
1) 발표 : 리허설 발표 →질의응답 →사후관리
2) 성공요인 : 발표 주제와 관련되어 최고 전문가가 되라
- 발표를 잘 못하더라도 청중은 개의치 않고 프레젠테이션을 끝까지 경청할 것
. 프레젠테이션의 목표와 핵심 메시지에 대한 이해
. 발표내용 및 순서의 숙지
. 열정적인 발표
3) 실패요인
. 프레젠테이션의 목표와 핵심 메시지에 대한 명확한 이해가 없음
. 발표내용과 순서를 잘 모르는 발표자
. 신의 없는 말투와 성의 없는 태도
4) 매력적인 발표자가 되기 위한 7가지 조건
- 쉬운 것
. 예의가 바르다.
. 정직하다.
. 특정 분야의 전문가가 된다.
- 조금 어려운 것
. 밝은 인상이다.
. 열정적이다.
. 자신감.
- 아주 어려운 것
. 유머가 있다.(100% 자신 없으면 유머는 쓰지마라)
2. 발표의 공포를 극복하는 방법
1) 위치 경험 : 80cm의 공포 즉 앉음과 섬의 차이, 3m의 공포 즉 강의석과 연단 사이의
거리를 말한다.
2) 발표시 긴장을 이완시키는 두가지 방법
. 배로 숨을 쉰다 - 복식호흡
. 특정부위에 자극(고통)을 준다- 손가락으로 서로 누르기. 몸 꼬집기 등
3) 발표의 공포를 완전히 극복하는 방법 ? - 완전히 극복하는 방법은 없다.
① 프레젠테이션 주제에 정통하라.
- 프레젠테이션 주제와 목표를 정확히 알고 있고 구성되어 있다면
논제에서 벗어나지 않고 끝까지 이끌어 갈 수 있다.
② 시간 날 때마다 발표 연습하라.
- 너무나 많은 리허설이란 없다.
- 실제 발표하게 될 장소에서 연습해 본다.
③ 자주 경험 하라.
* 프레젠테이션의 철칙. - 작은 실패가 큰 성공을 가져다준다. |
. 아무리 발표를 잘 하는 사람도, 많은 사람들 앞에서 실시하는 발표는 부담스럽기 마련이다. 명심할 것은 완벽한 발표는 없다는 것이다. 따라서 조금 못하더라도 자꾸 발표를 해서 작은 실패를 거듭해 봐야 한다. 작은 실패로 부터 얻을 수 있는 작은 경험들은 자신도 모르게 축척 되어서 중요한 발표를 성공적으로 마칠 수 있는 커다란 힘이 된다.
완벽해 질 때까지 연습만 하다간 정작 중요한 자리에서 제대로 발표하지 못해 돌이킬 수 없는 커다란 실패를 할 수도 있기 때문 이다. |
4. 정리하기
1). 성공적인 프레젠테이션 발표을 위해서 반드시 갖춰야 할 것은 다음과 같은 3가지
이다.
- 프레젠테이션의 목표와 핵심 메시지에 대한 이해
- 발표 내용 및 순서의 숙지
- 열정적인 발표
2) 발표 시 긴장을 해소하려면 복식 호흡을 통해 숨을 크게 들이마시고 신체의 일부에
강한 자극을 준다
3) 발표의 공포를 극복하려면 다음과 같은 3가지를 생각해야 한다.
- 프레젠테이션 주제에 정통하라
- 시간 날 때마다 발표 연습하라
- 자주 경험하라.
6차시 : 프레젠테이션이란 무엇인가 ?
1. 성공적인 프레젠테이션을 위한 발표 스킬
1) 말 (speech)
- 발음의 정확도
. 노력을 통해서 충분히 극복 할 수 있다.
. 또박 또박 읽는 연습
- 높낮이
. 높낮이 조절
. 일반 대화의 톤 : 100
. 발표의 톤 :120~130
. 강조할 때의 톤 1 : 150~200
. 강조할 때의 톤 2 : 90~100
. 톤을 낮추어라 ⇒청중이 집중한다.
- 속도
. 덜 중요한 곳 - 빨리 말하기
. 중요한 곳-천천히 말하기 - 중요한 것을 말하기 전에는 반드시 한 템포 쉬기(,)(1,2초)
. 보통 발표의 속도 : 100
. 덜 중요한 내용 : 120
. 중요한 내용 : 80
- 단문으로 말하기
. 짧은 문장
. 문장이 짧아야 이해하기 쉬움
. 짧게 끊어서 하는 말이 청중의 귀에 쏙쏙 들어오는 것
. 예 :
“ 당사는 혁신을 위해서 부제를 팀제로 전환했으며, 모든 의사결정은 팀장이 결정하도록 해 의사 결정에 걸리는 시간을 현저히 단축시겼고, 팀장 하에 팀원들이 모두 회사의 주인이라는 생각을 갖도록 해 치열한 경쟁사회에서 살아남을 수 있었습니다 " |
⇓ |
“ 당사는 팀제로 전환해 모든 결정을 팀장이 하도록했습니다. “ 또한 직원들이 주인의식을 갖도록 했습니다. “ 결과적으로 의사결정의 단축과 주인의식 제고로 성공할 수 있었습니다. |
* 프레젠테이션의 종류
쓸데 없는 말을 하지마라 |
발표할 때 조심해야 할 것은 마지막 “모든 내용은 프레젠테이션 주제와 관련되어 있어 한다”이다.
발표자에 따라서는 긴장을 풀 목적으로 농담을 하거나, 별 상관도 없는 날씨애기를 하는 경우가 있는데 이렇게 되면 청중들 중에서 “그런데 그게 이 프레젠테이션과 무슨 관계가 있는 거지”라고 생각할 수 있다.
만약 이런 농담이 프레젠테이션과 관계가 있다는 사실이 밝혀지면 “야! 대단한데, 그래서 그때 그런 농담을 했었군!” 하고 생각해 좀 더 좋은 평가를 받을 수 있게 되지만 , 반대로 전혀 상관없다면 “쓸데 없는 소리를 하는 실없는 사람이군!” 하는 나쁜 평가가 나올 수 있기 때문이다.
일반적으로 금기시 되는 내용은 다음과 같다.
- 정치, 문화, 종교적인 의견(의견이 다를 수 있음) - 성차별적인 내용 - 속어 |
2) 눈 (eye contact)
- 눈을 마주쳐야 하는 이유는 ?
① 진실을 말하고 있다는 의미다.
. 눈을 똑바로 쳐다본다는 것은 그만큼 진실하다는 의미
. 청중의 눈을 쳐다보지 않는 강사를 청중들이 신뢰할 수 없을 것
② 청중의 현재 감정을 느낄 수 있다.
. 청중의 눈빛을 보면 강의에 대한 느낌을 대략적으로 읽어낼 수 있음
. 재미없어 하면 바로 다음 주제로 넘어가는 등의 순발력 발휘
- 눈을 쳐다 보는 방법은 ?
① 골고루 쳐다본다.
호의적인 사람 ⇒ 비호의적인 사람 ⇒ 전체 청중
② 하나의 메시지를 한 사람에게 전달한다.
. 하나의 메시지는 한 사람을 쳐다보면서 말하고
. 다음메시지는 다음 사람을 쳐다보면서 말한다.
* 의사결정권자에게 좀 더 시선을 할애하기
3) 몸 (body language : 보디랭귀지)
매라비언의 법칙 (사회심리학자 앨버트 메라비언) |
미국의 사회심리학자 메라비언은
메시지를 전달할 때 목소리가 38%, 표정(35%)과 태도(20%)등 보디랭귀지가 55%이며 말하는 내용은 겨우 7%의 비중을 차지한다고 한다. 이를 메리비언의 법칙이라고 하는데, 인간의 상호커뮤티케이션에서 비언어적 대화가 가지는 힘을 설명하는데 유용하게 쓰이고 있다.
메리비언의 법칙에 따르자면, 무슨 말을 하든지 목소리가 좋으면 메시지 전달에 3분의1 이상 성공한 것이다. 거기에 표정과 태도가 좋으면 90%이상 성공하는 셈이다. 아무리 좋은 애기도 목소리와 표정, 태도가 엉망이면 소용없다는 애기다.
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메시지를 전달하는 메라비언의 법칙 : 태도 20%, 내용7%, 목소리 38%, 표정 35%
- 얼굴 : 살짝 미소를 띄며 말한다.
- 손 : 항상 허리위에 위치시킨다.
- 위치 :
① 가장 좋은 위치는 스크린 바로 옆이다.
② 주제가 바뀌면 서 있는 위치를 이동한다.
③ 가급적 청중과 가까이 서서 이야기 한다.
앞쪽 출입구는 잠근다. |
만약 발표장이 앞, 뒤쪽에 모두 출입구가 있다면 발표가 시작되면, 앞쪽 출입구는 잠궈 두어야 한다.
만약 그렇지 않게 되면, 발표 도중에 불쑥 앞쪽 출입구로 사람이 들어오면 청중의 시선이 모두 그쪽으로 모아져, 들어오는 사람도 민망하고, 발표의 흐름이 끊기게 되기 때문이다. 따라서 뒤쪽 출입구만 이용할 수 있도록 하는 것이 좋다.
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왼쪽에서 오른쪽으로 이동하는 것이 가장 자연스럽다. |
대부분의 글도 왼쪽에서 오른쪽으로, 연극이나 뮤지컬을 봐도 배우가 왼쪽에서 나와 오른쪽으로 사라진다. 그것은 우리의 눈의 구조가 왼쪽에서 오른쪽으로 이동할 때 가장 자연스럽기 때문이다. 발표장에서 기본적으로 청중의 입장에서 왼쪽(A지점)에 있다가 오른쪽(B지점)으로 이동하는 것이 가장 좋다. |
4) 기타 발표와 관련되어 알아두어야 할 것들
- 전자 장비 등 장비는 직접 다룬다. 그렇지 않을시는 전문가 대동
- 시간은 정확히 지킨다.
: 5~10분 이상 금지 , 예외) 의사결정자의 지각 청중과의 합의로 양해 구함
- 스크린 속에 들어가지 않는다.
: 손으로 직접 스크린의 특정 부분을 가리키거나, [A]지점에서 [B]지점으로 이동
하는 경우 등 아주 제한 적인 경우만 허락
- 지시봉이나 레이저 포인터는 필요할 때만 사용한다.
: 불필요한 지시봉 사용자제, 레이저포인트를 청중을 향해 쏘는 것은 절대 금물
시간이 없으면 생략한다. |
부득이 하게 프레젠테이션이 지연되는 경우에는 조심해야 할 것은 모든 내용을 전달하기 위해 빨리 말하면 안된다는 것이다. 이렇게 되면 제대로 설명이 이뤄지지 않아 청중들을 혼란에 빠트릴 수 있다. 이런 경우에는 적절히 내용을 생략해서 상대적으로 더 중요한 부분만 설명한다. 물론 생략할 부분에 대한 것은 미리 생각해 두어야 한다. |
3. 정리하기
1) 정보 전달의 기본인 “말”에서 가장중요한 것은 발음의 정확도와 높낮이 속도이다.
2) 발표는 일종의 구애의 행위와 같다, 즉 청중들을 사랑하는 사람으로 생각하고
사랑을 얻기위해 노력하는 것이죠,
따라서 발표할 때 청중의 눈을 쳐다보는 것은 대단히 중요한 일이다.
3) 바디 랭귀지의 중요성은 점점 증가되고 있다.
인간의 상호 커뮤니케이션에서 비 언어적 대화가 가지는 힘이 대단히 크기 때문이다.
즉 얼굴, 손의 위치 몸 전체의 위치를 항상 생각하며 발표해야 한다.
4) 기타 발표와 관련되어서 기억해야 할 것들은 다음과 같다.
- 장비는 직접 다룬다.
- 시간은 정확히 지킨다.
- 스크린 속에 들어가지 않는다.
- 지시봉이나 레이져 포인터는 필요할 때만 사용한다.
7차시 : 리허설과 질의 응답요령
* 프레젠테이션의 과정은 기획-자료제작-발표 등 3단계로 구성되어 있으며,
발표는 ① 리허설 ②발표 ③ 질의응답 ④ 사후관리 등 4단계로 구성되어 있다.
1. 리허설, 리허설 , 또 리허설
“ 너무나 많은 리허설이란 없다” .
. 발표 2.3일 전에 실시 →너무 시간이 촉박하면 리허설에서 발생한 잘못을 시정하기
힘들기 때문
. 실제 발표할 장소에서 리허설
. 단 몇 명이라도 청중을 앞에 두고 하는 것이 좋다.→청중에게 역할 부여 후 피드백 요청
내용 |
- 주제와 핵심 메시지가 잘 들어나는지 - 내용에 모순이 없는지 - 시간은 적당한지 |
발표자 |
- 말(speech): 뒤에서도 잘 들리는지, 고저장단이 있는지 - 눈(eye contact): 청중에게 골고루 시선을 배분 하는지 - 몸(body language): 자신감이 없어 보이는지. 손의 위치가 적정한 지, 건방져 보이지 않는지 |
기타 |
- 배포용 자료에 오타는 없는지 - 스크린에 비춰진 슬라이드가 잘 보이는지? - 기타 장비(조명, 스피커 등)들은 잘 동작되는지? |
. 혼자서 리허설 할 경우 거울을 보면서 하거나, 비디오 카메라로 촬영, 상상
. 중요 리허설인 경우 최소한 10번 정도의 리허설이 필요하다.
2. 발표시 유념해야 할 것들
1). 발표 1시간 전에 해야 할 것들
- 배포용 자료 확인 - 컴 퓨터, 빔 프로젝터 연결 - 스크린 확인 - 오타 확인 - 조명 확인 - 화이트보드, 펜 확인 - 마이크 확인 - 소리나 동영상 확인 |
2). 발표 10분전에 해야 할 것들
. 시작하고 처음의 30초~1분 정도의 발표 내용 외워두기
복장점검⇒ 전체 줄거리를 떠올림⇒ 핵심메시지 기억⇒첫 벚째 이야기할 내용을 조용히
말해본다.
3). 발표의 기본순서
시작 |
- 인사 - 자신을 간단하게 소개 - 프레젠테이션의 개요와 배경에 대해 간단히설명함 - 발표일정, 질의응답 요령 등을 알려줌 |
본론 |
- 핵심메시지(결론, 기대이익)메시지를 말함 - 문제와 해결방법을 제시 - 일정 및 소요 예산을 말함 |
마무리 |
- 다시 한번 가장 핵심 메시지를 말하며 마무리 - 질의 응답을 함 |
4) 사후관리
- 질의응답 시 제대로 답변하지 못한 내용이 있었다면 정확히 파악해 빠른시간 내에 전달
- 청중의 요청사항(추가 자료 등)이 있는 경우 확보해 빠른 시간 내에 전달
- 프레젠테이션에서 좋았던 점과 개선해야 할 점을 파악해 정리해 다음 프레젠테이션을
대비
3. 질의 응답의 기술
1) 질문을 받았을 때 발표자의 올바른 행동
. 질문을 받게 되면 한 걸음 앞으로 나아가 질문자를 똑바로 쳐다봄
. 질문자의 말에 공감한다는 표정과 행동을 한다.
. 질문이 끝나면 청중을 향해 질문을 다시 한번 말함
. 청중을 보고 답변을 함
. 답변을 끝낸 후, 질문자에게 원하는 답변이었는지 확인함
예상 질문서를 작성한다! |
질문이 없는 프레젠테이션은 ? 있을 수 없는 일이다. 따라서 반드시 예상 질문서를 작성하고 그에 대한 해답을 미리 마련해 두어야한다. |
2) 질의 응답의 매너
- 절대로 질문을 자르지 않는다.
. 경청을 한다.
- 질문의 의도를 정확하게 파악하지 못한 경우
. 질문을 추측하지 말고 “귀하께서 질문하신 의도가 이게 맞습니까?
하고 되물어 본 후 대답한다.
- 답변을 제대로 못했을 경우
. 잘모르겠다고 솔직히 말한 후, 언제까지 답변하겠다는 말을 하고 질문과 질문자의
연락처를 메모한 후, 최대한 빠른 시간 내에 대응한다.
- 그 자리에 다른 전문가가 있는 경우
. 청중의 양해를 구하고, 전문가를 간략하게 소개한 후, 답변하도록 한다.
- 시간이 오버되는 경우
.“ 예상보다 시간이 많이 오버되었습니다. 바쁜 분들은 가셔도 좋습니다. 저는 여기에
남아 있을 것이니 추가 질문이 있으신 분들은 남으시기 바랍니다.
감사합니다.”
- 더 이상 그 발표 장소를 사용하지 못하는 경우
. “예상보다 시간이 많이 오버 되었습니다 . 바쁘신분들은 가셔도 좋습니다.
저는 A장소로 이동해 계속 질문을 받을 것이니 추가 질문이 있으신 분들은 A장소
로 이동하시기 바랍니다. 감사합니다.”
3) 청중의 성격에 따른 응대 요령
. 이해가 부족하거나 추가적인 정보를 알고 싶을 때 : 정확하게 설명, 추가정보 제공
. 다른 견해가 있거나 반대할 때: 신중하게 대처, 경청하고 “ 좋은 의견이십 니다”,
질문자 의 의견이 잘못되었다는 것을 100% 확신하는 경우가 아니라면 긍정적인
태도로 수용
. 튀고 싶을 때 : 적극적으로 동감한다는 행동 - 머리를 끄덕끄덕 거리는 등, 의견 감사하다
는 말로 마무리
프레젠테이션의 철칙. 청중에게 질문하지 마라 ! |
. 간혹 발표자 중에서 무의식적으로 또는 자신감이 너무 넘쳐서 청중에게 곤란한 질문을 던지는 경우가 있다.
이런 경우 프레젠테이션은 다음과 같은 상황에 직면할 수 있다.
- 아무도 답변하지 못해 썰렁해 진다. - 질문을 당한 청중이 제대로 답변을 못해 당황한다. - 다른 청중들까지 긴장한다.
결과적으로 발표장에 적막감과 함께 쓸데없는 긴장이 넘치게 된다.
“발표자의 질문이 아니다 ! ”라는 명언처럼, 질문은 다음과 같이 특별한 의도가 있어야 한다. - 너무 산만해 주의를 환기시키고 싶을 때 (다소 어려운 질문) - 청중의 참여를 유도하고 싶을 때 (누구나 답할 수 있는 쉬운 질문) - 특정부분을 강조하고 싶을 때 (방금 전에 설명했던 내용과 관련된 질문)
하지만 프레젠테이션의 경험에 의하면 발표자는 청중에게 가급적 질문을 던지지 않는 것이 좋다.
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4. 사후 관리 요령
- 프레젠테이션에서 제안된 내용의 통과여부를 확인→ 3일 내 확답
- 질의응답 시 제대로 답변하지 못한 내용이 있었다면 정확히 파악해 빠른 시간 내에
전달한다.
- 청중의 요청 사항 (추가자료 등)이 있는 경우 확보해 빠른 시간 내에 전달
- 자료정리
. 모든 인쇄물과 파일은 보관
. 파일은 별도로 백업 CD나 DVD에 저장
. 주제, 고객, 날짜, 발표자 등으로 검색할 수 있도록 함
. 참고문헌, 통계자료, 인터넷 사이트, 조사기관, 업계단체 등은 목록을 만들어 보관
한다.
- 피드백 자료정리해 다음 프레젠테이션 대비
6. 정리하기
1). “너무나 많은 리허설이란 없다”라는 프레젠테이션계의 유명한 격언처럼 리허설은
많이 하면 할수록 좋다. 리허설은 가급적 발표와 유사한 환경에서 하는 것이
효과적이다.
2). 발표 당일에는 적어도 한 시간 전에 회의장에 도착해 모든 것을 점검해야 하며, 발표
시 처음 말하는 것은 누구에게나 힘든 일이므로 시작하면서 30초~1분 정도의 발표
내용은 외워 둔다.
3). 질의응답을 받을 때는 질문자를 정면으로 응시하며 경청한 후, 청중을 향해 질문을
다시 한 번 말하고 역시 청중을 향해 답변을 한다.
4). 프레젠테이션이 끝나면 제안된 내용의 통과 여부를 확인하고 청중의 요청에 빠르고
성실하게 응대한다.
8차시 : 프레젠테이션 실제 예
1. 도입부: 첫 번째 말할 내용을 기획하고 외운다.
* 첫 번째 멘트는 반드시 외운다.
①. 가볍게 인사를 한다.
②. 자신을 간단히 소개한다.
③. 프레젠테이션의 배경 및 핵심 메시지를 말한다.
④. 목차를 보여주고 간락히 설명한다.
⑤. 질의 응답 규칙을 알려 준다.
첫번째 맨트에 이어서
⇓
예: 시간관계상 질문은 프레젠테이션이 모두 끝난후 받도록 하겠으니
양해 있으시기바라며,
지금부터 프레젠테이션을 시작하겠습니다.
2. 본론 : 각 슬라이드에서 포인트만 짧게 말한다.
* 슬라이드 내용을 읽지 마세요
. 청중들이 슬라이드를 읽는 속도가 발표자가 발표하는 속도보다 훨씬 빠르다.
* 키워드만 선별해 전달한다.
3. 본론 : 강약을 조절한다.
* 중요한 곳은 천천히 애기 한다. - 더욱 강조해야 할 부분은 한 발짝 앞으로 나서서
더 큰 포즈를 취하면서 진행한다.
* 덜 중요한 곳은 빨리 얘기한다.
4. 마무리 : 핵심 메시지를 다시 한번 강조하며 마무리 한다.
* 반드시 각 소 주제의 마지막에서 또는 프레젠테이션의 마지막에서 요약정리를
해준다.
* 제발표는 여기까지입니다.
경청해 주셔서 감사합니다.
이제 질의응답을 하도록 하겠습니다.
어떤 질문이라도 상관없으니 기탄없이 질문하시기 바랍니다.
* 이상으로 오늘 프레젠테이션을 모두 마치겠습니다.
귀중한 시간을 내셔서 참석 하신 여러분에 다시 한 번 감사의 말씀을 드립니다.
기념품과 주차권은 안내 데스크에서 배포하고 있습니다.
꼭 받아 가시기 바랍니다. 감사합니다.
① 프레젠테이션 주제에 정통하라
② 시간 날 때마다 발표 연습하라
③ 자주 경험하라
프레젠테이션에는 왕도가 없다. |
많은 사람들이 발표를 잘 하는 속성 과정이 없는지 궁금해 한다. 결론은 속성과정이란 절대 없다.
발표를 잘하려면 지금까지 기술한 발표의 법칙이 잘 연습되어있어야 한다.
만약 여러분이 발표 직전에 속성과정을 듣고 발표에 임하게 되면-바로 그런 발표의 스킬을 의식함으로 인해서- 오히려 발표를 망치는 경우가 많다. 발표의 스킬은 충분히 연습되어서 체화되어야 한다.
운동선수를 보더라도 일시적으로 몸을 수정할 수는 있지만 정작 중요한 순간이 되면 무의식적으로 원래의 폼으로 되돌아가게 된다. 무의식에서 나오는 것이 중요하다. 따라서 여러분의 발표습관이 몸에 배어야 하며, 이를 위해서 수 많은 연습(리허설)이 필요하다.
연습하고, 또 연습한다. 필자의 경우 발음교정을 하기 위해서 1년동안 책을 읽었으며, 지금도 그런 노력을 하고 있다. 이런 노력 없이 발표를 잘하려고 하는 것은 그야 말로 어불성설이다.
프레젠테이션의 왕이라고 하는 애플의 스티브잡스도 중요한 프레젠테이션을 앞두고 몇 개월 전부터 리허설을 한다고 한다. 너무나 많은 연습이란 없다. 수 많은 연습은 결정적인 순간에 여러분에게 행운을 가져다 줄 것이다. |
6. 정리하기
1). 프레젠테이션에서 가장 어려운 순간이 바로 처음 30초~1분간이다.
베테랑 발표자라도 참으로 두려운 순간이다.
따라서 첫 번째 멘트는 반드시 외워둡시다.
2). 본론에 들어가면 각 슬라이드에서 중요한 핵심 포인트만 짧게 말하며,
중요한 슬라이드에서는 좀 더 자세히 설명하고 애니메이션도 넣어 주는 것이
좋다. 더욱 강조해야 할 부분에 이르러서는 청중 앞으로 한 발짝 앞으로
나가면서, 더 큰 포즈를 취하고, 목소리도 높아져야 한다.
3). 사람은 망각의 동물이다.
아무리 프레젠테이션이 짧아도 이전에 했던 내용은 거의 잊어버린다.
따라서 반드시 각 소 주제의 마지막에서 또는 프레젠테이션의 마지막에서
요약을 해 줘야 한다.
그 래야 청중들의 뇌에 그 내용이 각인되기 때문이다.
4) 프레젠테이션에 왕도는 없다. 피나는 연습만이 있을 뿐이다.
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첫댓글 잘 읽었습니다 넘 어려워요 ㅎ ㅎ 고마워요 존사 존사 !존사아