ISO 14001 AND OHSAS 18001

[Kim byoungil]

본 문서관리 절차서는 KOREAN BUSINESS  VIETNAM의 법인장 지침과 권한하에 EHS팀에 의해 수립된다.

2.0          범위

본 문서관리 절차서는 KOREAN BUSINESS  VIETNAM에서 환경 및 EHS보건 (이하 “EHS”라 한다) 통합 경영시스템의 수행 및 KOREAN BUSINESS  VIETNAM이 공급하는 제품의 설계 및 제작에 사용되는 환경 및 EHS보건에 영향을 미치는 문서의 발행 및 배포의 관리 방법을 보증하기 위해 KOREAN BUSINESS  VIETNAM가 이행해야 할 방법을 기술하고 권한 및 책임에 대한 세부사항을 제공한다.

3.0         적 용

본 문서관리 절차서는 ISO 14001 및 OHSAS 18001 규격과 표준의 요구사항을 이행하기 위해 적용한다.

4.0                  일반사항

4.1             EHS 규격 요구사항을 규정하거나 EHS에 영향을 미치는 업무를 기술하는 문서는, 작업 현장에서 정확한 문서의 이용가능 여부 및 정확한 문서의 사용을 보증하기 위해 본 절차서에 따라 관리되어야 한다.

4.2             적절성이 검토되고 권한 부여된 직원에 의해 승인된 문서와 개정본만이 사용되어야 한다.

5.0                  절차

5.1             EHS에 영향을 미치는 문서의 작성, 검토 및 승인

5.1.1    EHS 측면에 영향을 미치는 모든 문서(개정본 포함)는 해당 EHS통합 경영시스템,  관계법령, 규정, 기술된 코드 및 표준에 따라 책임 있는 부서에서 작성해야 한다.

5.1.2    EHS에 영향을 미치는 업무를 기술하는 문서에는 제목, 식별 관리번호 및 개정번호가 부여되어야 한다. 각 페이지에는 페이지번호와 전체 페이지번호를 나타내야 한다.  각 페이지별로 개정번호를 관리하는 문서는 각 페이지에 전체 페이지번호를 나타낼 필요는 없다.

1)     문서 식별 번호 부여 방법

  DV – EHSM – 01

                                                        :   일련 번호

                                                        :   EHS문서 구분( 매뉴얼 : M, 절차서 : P)

                                                        :  KOREAN BUSINESS  VIETNAM

1)     개정번호는 제정 시에 “0” 1차 개정시에 “1”, 2차 개정시에 “2” 순서로 표시한다.

2)     문서 작성 일시는 최초 작성자의 작성일을 기준으로 표시한다.

3)     페이지 표시는 첨부되는 예시까지 포함하여 총 페이지 수 중에 몇번째 페이지를 표시한다. (예, 총 8페이지 중에 3번째 페이지는 “ 3 OF 8 ”로 표시한다.)

5.1.1    해당 EHS의 문서관리표에 따라 해당 부서, 과의 직원은 모든 문서를 작성, 검토 및 승인해야 한다.

5.1.2    문서의 검토 후, 발행을 위하여 모든 문서는 적용 EHS프로그램의 문서관리표에 표시된 해당 부서, 과 또는 직원에 의해 승인되어야 한다.

5.1.3    문서의 검토 및 승인은 문서나 문서를 추적할 수 있는 기록서 상에 날짜병기서명을 하여 문서화 해야 한다.

5.1.4    고객, 인증기관, 규제기관 및 기타 외부 조직에서 KOREAN BUSINESS  VIETNAM에 대해 발행한 시정조치요구서, 부적합보고서 등에 대해서는 KOREAN BUSINESS  VIETNAM 내부의 시정조치보고서나 부적합보고서 등을 추가로 발행하지 않아도 된다. 그러나 관련문서의 대장에 외부에서 발행된 문서의 번호, 제목, 발행일, 종결일, 현황을 기록하여 관리하여야 한다.

5.2              문서의 개정

5.2.1    문서의 개정 부위는 원본과 동일한 방법으로 작성, 검토 및 승인되어야 한다.

5.2.2    문서의 개정 부위는 왼쪽 또는 오른쪽 여백에 수직선을 그어서 표시하여야 한다.  오타 교정 부위는 그렇게 표시할 필요가 없다.

5.2.3    편집시의 교정과 같은 경미한 변경사항은 문서의 개정 없이 발행된 문서에 직접 고칠 수 있으며 이때 문서의 원 작성자 및 승인자는 원래 내용을 삭제하지 않고 변경된 부분에 선을 긋고 수기로 개정내용을 기록 한다.  문서의 원 작성자 및 승인자는 개정부분에 일자병기 서명을 해야 한다.

5.3              문서의 배포

5.3.1    문서의 배포에 대한 책임은 문서를 작성할 책임이 있는 부서 또는 과에 있다. 외부 또는 업체로부터 문서를 접수한 부서 또는 과는 KOREAN BUSINESS  VIETNAM내에 이 문서를 배포할 책임이 있다. 배포는 해당 EHS프로그램의 문서관리표에 따라야 한다.  업무가 수행되는 장소에 최신본이 배포된 것을 보증하기 위해, 배포 현황은 배포에 대한 책임이 있는 조직에 의해 유지되어야 한다.

5.3.2    배포 절차

가)    

1)     개정번호는 제정 시에 “0” 1차 개정시에 “1”, 2차 개정시에 “2” 순서로 표시한다.

2)     문서 작성 일시는 최초 작성자의 작성일을 기준으로 표시한다.

3)     페이지 표시는 첨부되는 예시까지 포함하여 총 페이지 수 중에 몇번째 페이지를 표시한다. (예, 총 8페이지 중에 3번째 페이지는 “ 3 OF 8 ”로 표시한다.)

5.1.1    해당 EHS의 문서관리표에 따라 해당 부서, 과의 직원은 모든 문서를 작성, 검토 및 승인해야 한다.

5.1.2    문서의 검토 후, 발행을 위하여 모든 문서는 적용 EHS프로그램의 문서관리표에 표시된 해당 부서, 과 또는 직원에 의해 승인되어야 한다.

5.1.3    문서의 검토 및 승인은 문서나 문서를 추적할 수 있는 기록서 상에 날짜병기서명을 하여 문서화 해야 한다.

5.1.4    고객, 인증기관, 규제기관 및 기타 외부 조직에서 KOREAN BUSINESS  VIETNAM에 대해 발행한 시정조치요구서, 부적합보고서 등에 대해서는 KOREAN BUSINESS  VIETNAM 내부의 시정조치보고서나 부적합보고서 등을 추가로 발행하지 않아도 된다. 그러나 관련문서의 대장에 외부에서 발행된 문서의 번호, 제목, 발행일, 종결일, 현황을 기록하여 관리하여야 한다.

5.2              문서의 개정

5.2.1    문서의 개정 부위는 원본과 동일한 방법으로 작성, 검토 및 승인되어야 한다.

5.2.2    문서의 개정 부위는 왼쪽 또는 오른쪽 여백에 수직선을 그어서 표시하여야 한다.  오타 교정 부위는 그렇게 표시할 필요가 없다.

5.2.3    편집시의 교정과 같은 경미한 변경사항은 문서의 개정 없이 발행된 문서에 직접 고칠 수 있으며 이때 문서의 원 작성자 및 승인자는 원래 내용을 삭제하지 않고 변경된 부분에 선을 긋고 수기로 개정내용을 기록 한다.  문서의 원 작성자 및 승인자는 개정부분에 일자병기 서명을 해야 한다.

5.3              문서의 배포

5.3.1    문서의 배포에 대한 책임은 문서를 작성할 책임이 있는 부서 또는 과에 있다. 외부 또는 업체로부터 문서를 접수한 부서 또는 과는 KOREAN BUSINESS  VIETNAM내에 이 문서를 배포할 책임이 있다. 배포는 해당 EHS프로그램의 문서관리표에 따라야 한다.  업무가 수행되는 장소에 최신본이 배포된 것을 보증하기 위해, 배포 현황은 배포에 대한 책임이 있는 조직에 의해 유지되어야 한다.

5.3.2    배포 절차

가)     KOREAN BUSINESS  VIETNAM의 EHS 통합 매뉴얼, EHS관리절차서에 따라 EHS팀에서 배포해야 한다.

나)     EHS절차서는 EHS팀이 유지 및 관리해야 한다.  현행본 EHS매뉴얼, 절차서 등은  관리된 바인더에 유지되어야 한다.  개별 바인더는 절차서의 종류별로 유지한다.  각 바인더는 절차서 현행 목록을 포함해야 한다. 관리본 절차서 바인더는 아래와 같이 배포되어야 한다.

1)      최초 배포된 각 바인더 파일은 관리 및 배포에 대한 책임이 있는 조직이 일련 번호를 부여해야 한다. 바인더 일련 번호 및 각 관리 바인더가 배포된 개인의 이름은 파일 배포 대장(FDR : 예시1)에 기록되어야 한다.  배포, 접수 확인 및 구본 폐기 현황은 파일 배포 대장에 표시되고 현행으로 유지되어야 한다.

2)      일련 번호가 부여된 바인더 파일의 최초 배포 후, 절차서의 개정은 현행본이 유지되고 있음을 보증하기 위해서 절차서 개정본과 개정목차를 파일 배포 기록서에 직접 기입하고 일련 번호가 부여된 바인더에 배포해야 한다.

5.3.３ 상기에 언급되지는 않았으나 EHS경영에 영향을 미치는 기타 문서는 아래와 같이 배포되어야 한다. :

1)      요구되는 문서의 배포 현황은 적절한 문서발행목록 또는 문서의 표지상에 표시되어야 한다. 배포 목록은 문서 발행자가 제목, 번호, 개정번호, 발행일자, 수량 및 접수자 등을 표시하여 유지하여야 한다.

2)      문서 발행 목록이나 문서 표지상에 표시한 문서는 문서 발행목록, 문서 배포전 또는 직접 배포 방법을 사용하여 접수자에게 배포하여야 한다.

3)      배포자가 배포 현황을 문서 발행목록을 대신하여 문서 사본상에 나타낼 경우, 배포 현황을 나타내는 문서의 사본은 배포자에 의해 편철되어 유지되어야 한다.

5.4             구본 문서의 처리

5.4.1     개정본이 배포되고 배포자가 구본 반송을 요구하지 않을 시 접수자는 작업장에서 구본을 회수하여 폐기하거나 “참고용” 또는 “VOID”로 표시하여야 한다.

5.4.2     사업 완료시, 그 사업의 특정 작업과 관련된 문서는 무효화되고 배포 현장에서 회수되어야 한다.

6.0                  문서화

문서의 발행에 대한 책임이 있는 각 조직은 발행된 문서의 개정번호, 검토 및 승인획득 현황을 객관적인 증거로 유지해야 한다.  해당 파일 배포대장(FDR), 문서 배포대장KBCL), 문서 배포전(SHE)은 유지되어야 한다.

7.0                예시

1)  예시 1       :  파일배포대장 (FDR)

2)  예시 2       :  문서배포대장 (KBCL)

3)  예시 3       :  문서배포전 (SHE)

의 EHS 통합 매뉴얼, EHS관리절차서에 따라 EHS팀에서 배포해야 한다.

나)     EHS절차서는 EHS팀이 유지 및 관리해야 한다.  현행본 EHS매뉴얼, 절차서 등은  관리된 바인더에 유지되어야 한다.  개별 바인더는 절차서의 종류별로 유지한다.  각 바인더는 절차서 현행 목록을 포함해야 한다. 관리본 절차서 바인더는 아래와 같이 배포되어야 한다.

1)      최초 배포된 각 바인더 파일은 관리 및 배포에 대한 책임이 있는 조직이 일련 번호를 부여해야 한다. 바인더 일련 번호 및 각 관리 바인더가 배포된 개인의 이름은 파일 배포 대장(FDR : 예시1)에 기록되어야 한다.  배포, 접수 확인 및 구본 폐기 현황은 파일 배포 대장에 표시되고 현행으로 유지되어야 한다.

2)      일련 번호가 부여된 바인더 파일의 최초 배포 후, 절차서의 개정은 현행본이 유지되고 있음을 보증하기 위해서 절차서 개정본과 개정목차를 파일 배포 기록서에 직접 기입하고 일련 번호가 부여된 바인더에 배포해야 한다.

5.3.３ 상기에 언급되지는 않았으나 EHS경영에 영향을 미치는 기타 문서는 아래와 같이 배포되어야 한다. :

1)      요구되는 문서의 배포 현황은 적절한 문서발행목록 또는 문서의 표지상에 표시되어야 한다. 배포 목록은 문서 발행자가 제목, 번호, 개정번호, 발행일자, 수량 및 접수자 등을 표시하여 유지하여야 한다.

2)      문서 발행 목록이나 문서 표지상에 표시한 문서는 문서 발행목록, 문서 배포전 또는 직접 배포 방법을 사용하여 접수자에게 배포하여야 한다.

3)      배포자가 배포 현황을 문서 발행목록을 대신하여 문서 사본상에 나타낼 경우, 배포 현황을 나타내는 문서의 사본은 배포자에 의해 편철되어 유지되어야 한다.

5.4             구본 문서의 처리

5.4.1     개정본이 배포되고 배포자가 구본 반송을 요구하지 않을 시 접수자는 작업장에서 구본을 회수하여 폐기하거나 “참고용” 또는 “VOID”로 표시하여야 한다.

5.4.2     사업 완료시, 그 사업의 특정 작업과 관련된 문서는 무효화되고 배포 현장에서 회수되어야 한다.

6.0                  문서화

문서의 발행에 대한 책임이 있는 각 조직은 발행된 문서의 개정번호, 검토 및 승인획득 현황을 객관적인 증거로 유지해야 한다.  해당 파일 배포대장(FDR), 문서 배포대장(KBCL), 문서 배포전(SHE)은 유지되어야 한다.

7.0                예시

1)  예시 1       :  파일배포대장 (FDR)

2)  예시 2       :  문서배포대장 (KBCL)

3)  예시 3       :  문서배포전 (SHE)

Manual/Procedure Transmittal Slip
To. :  (수신)	Date       :   (일자)
	Serial No. :  (일련번호)
Instructions to Manual/Procedure Holder (매뉴얼/절차서 소지자를 위한 지침)   □ Acknowledged slip to be returned by    (      년    월   일 이내 접수 확인증을 아래 주소로 반송할 것)    To :  EHS Team General Manager(EHS팀장)         Doosan Heavy Industries VIETNAM.         □ Initial transmittal. (최초 배포) □ Revised pages to be inserted in the manual (개정된 페이지를 기제할 것). □ Obsolete pages to be returned with the acknowledged slip.    (구본 문서는 본 접수 확인증과 함께 상기 주소로 반송할 것). □ Obsolete pages to be destroyed. (구본 문서는 자체 폐기할 것).
The followings to be completed by recipient (본 사항 아래는 접수자가 완성해야 함)   □ All documents received        □ All documents not received    (모든 문서 접수함)             (문서가 전혀 오지 않음) □ Missing documents are (누락된 문서가 있음)   Except as noted, I have received all documents in this transmittal and have complied with the above instructions. (상기 주기된 사항을 제외하고, 본인은 본 배포전과 함께 모든 문서를 접수했으며 상기 지침에 따라 파일함)   Acknowledged by :                         Date :                  (접   수   자)        Name (성명)                  Date (일자)