총무가 알아야할 사항

********* 총무가 알아야할 사항 ********* 총무는 어떤 기관이나 단체의 총괄적이고 일반적인 일이나, 그 일을 하는 사람이다.   총무는 조직의 총괄적인 일(행정이나 대내외행사 외의 여러가지 일)을 담당하는   직책을 가진 사람이다.    문서작성, 행사조직 및 관리, 총무관련 대내외업무를 담당한다.   총무 의 직무내용은 클럽사무국 및 시설물, 사무용품, 차량 등의 자산과   재산을 구입, 처리, 보관하며 클럽의 각종 규정과 관계법규를 제정, 적용하며   서식 및 문서를 작성, 보존하며 클럽행사 주관 및 대, 소사를 도맡아 처리하는   직책이다.   총무직은 일반관리 및 집행의 성격을 지니고 있으므로 특별한 전문지식을   요구하지는 않으나 문서 및 직인관리 이사회개최 관련업무 의전업무 집기   비품 및 소품의 구입과 관리 사무실 임차 및 관리, 통신 업무관리, 등을 해야 한다.   클럽에 비치해야할 서류 문서접수대장 문서발송대장 회원출석기록대장 비품대장 상장 각종표창대장 위촉장 직인 사용 부 금전출납대장(원장및 계정과목대장) 수입계정 참조 지출계정 참조   각종 철 문서접수철 문서발송 철 회계 관계 철(입금전표, 출금전표, 대체전표) 봉사사업에 관한 철 회의록 철 월말보고서철 수지결산서철 수입, 지출예산명세표 각종 상 신청서(국내) 각종 상 신청서(국제)   회원관리관계 회원카드(회원신상카드) 회원입회 신청서철 회원퇴회, 전출관계철 표창관리 관계 상장및 표창대장 공적조서 총재상 신청서 키상 신청서 국제협회장 신청서   회원 관리 관계 대장 및 철 문서관리를 어떻게 하는가? 문서의 수발 사무장은 문서 접수 대장과 발송대장을 비치하고 이에 의하여 문서의 접수와 발송 상황을 기록 정리하여야 한다. 문서의 편철, 보관방법 0. 문서는 매 건마다 그 발생, 결과 및 완결에 관계되는 문서를 일괄하여 발생순으로 표시를 사용하여 보관한다. o. 보관철 의 설정은 문서분류 기준으로서 기능별, 보존기간별로 설정하여야 한다. o. 완결된 1건 문서를 완결 일자 순으로 최근 문서가 상부에 오도록 철하고 문서철의 서두에 색인목록을 붙인다. 문서의 보관 o. 완결된 문서는 서류함에 보관한다. o. 문서는 책상, 서랍들에 보관하여서는 아니된다. o. 미결문서는 완결될 때 까지 지정된 서류함에 보관한다. o. 비밀문서, 권리증서, 신원보증서, 재정보증서 등 기타 중요문건은 회장, 총무, 재무가 관리하며 금고에 보관하여야 한다. 보존 기간 o. 문서의 보존기간은 영구보존, 10년 보존, 5년보존, 1년보존으로 구분하며 o. 보존기간이 완료된 문서일지라도 계속해서 보관 할 필요가 있다고 판단 할 때에는 상당 기간을 정하여 보관할 수 있다. 보존방법 o. 모든 보관철은 연도별, 분류번호별, 보존기간별로 보존하여야 한다. 보존기간 경과문서의 폐기 o. 보존기간이 끝난 문서는 회장의 결재를 받아 문서 기록대장에 붉은색 글씨로 폐기일자를 기입한 후에 폐기하여야 한다. o. 필요한 겨우 보존 기간을 연잘 할 수 있다.   2. 회원 출석 기록대장 o. 이사회 월례회 주년행사 걷기대회 년차대회 합동월례회 각종대회등 회원의 출석여부 기록은 대단히 중요 하다. o. 특히, 장기 출석상등 표창 숭U에 중요한 자료가 된다.   3. 비품대장 o. 클럽의 재산 관리상 반드시 비치하여야 한다. 4. 상장 및 각종 표창대장 o. 표창자 를 우대하고 , 이중의 표창을 지양하며 호원의 활동 상황을 파악하기 위하여 별첨 5에 있는 규격대로 대장을 비치하여야 한다.   5. 회계업무에 관한 각종 대장은 철저히 관리하여 회계처리로 인한 문제가 발생하지 않도록 한다.   6. 회의록 철 o. 클럽 이사회 회의록과 월례회 회의록을 철저히 기록하여 비치하여야 한다. o. 클럽분쟁 발생의 소지를 막고 결의 내용의 확실한 근거를 두기 위함이다.   7. 클럽업무일지 o. 사무장은 업무처리사항과 행사실적 및 회장들 상사의 지시사항과 보고해야할 사항을 매일 업무일지에 기재하여야 한다. o. 업무일지는 회장의 결재를 받아야 한다.(지구 처무규정 제 19조)