2016년 서울지부 총무부 사업계획안

[전승현(1기)]

2016년 총무부 사업계획안

서울지부 총무부장 오은주

1. 총무부의 역할

-총무부장은 지회장을 도와 지회의 실무를 총괄하고 회계를 관리하며 지회장 궐석 시 지회장을 대신한다.

(1) 지부와 지회 회원관리

-cms회원관리 및 회원보고: 매월 회원 변동 상황을 정리하여 카페에 공시.

-회계보고 : 매월 지부 수입과 지출 및 내역 회계보고, 후원금(강사 후원금, 일반 후원금)을 카페에 공시.

(2) 지부와 지회 회계관리

-우리회는 공익법인으로 구분되어 1월(전년도 1월~12월) 회계내용을 카페에 공시하여야 함.

-월별 회비수납 정산 결과를 매월 지회 운위에 보고하고 지회 카페에 공시.

-지회 수입 지출 관리 및 내역 확인하여 매월 지회 운위 때 회계보고.

-지회 총회자료집에 월별 회원현황과 회계내역 정리하여 보고. 전체 수입과 지출 정산하여     보고하고 다음해 예산안 편성. 하반기 총무부회의에서 교육 예정.

-회계보고 양식 지부양식 사용 권장.

(3) 지부와 지회 집행부 활동지원 및 운영관리

 -신입회원교육지원 : 각 지회 신입교육 1강좌당 100,000원씩 지원,

  지회 50,000원 합산하여 강사에게 150,000원 당일 입금, 해당 강사에게 반드시 통장사본     받은 후 보관.

 -회원교육 지원： 각 지회당 회원교육은 연 1회 100,000원 지원.

 -전국대표자연수 교육 지원 : 전국대표자연수 지부 집행부 참가비 지원.

 -강사연수 교육 지원 : 전국 강사연수 참가비 지원.

(4) 지부 및 지회 집행부 부서별 사업 지원

-교육부 : 신입회원교육, 회원재교육, 임원연수, 회원연수, 지부교육사업 지원.

-정책부 : 책보내기사업, 책읽어주기, 책문화활동, 도서관 지원, 지회신설재건 지원,                    학교도서관문화사업 지원.

-편집부 : 소식지, 자료집, 문집, 인쇄 및 출판 제작지원.

(5) 지부 및 지회 사업시행

지부사업

-가방, 회티 제작판매 사업 격년으로 진행

(2016년 회티 제작 예정. 제작 시기는 지회총무님들과 논의 후 결정).

 

-회원 수첩 제작판매 사업(하반기-우리회 전체 선주문 제작).

지회사업

(6) 총무부 회의

-각 지회 총무부장 회의(상반 3월, 하반기 9월 예정)

2. 총무부장의 역할과 활동

(1)회원관리

▶회원 가입서 받기 -모든 회원으로부터 받음(비cms는 비출금회원으로 관리).

                   -cms회원관리는 www.ncomsoft.co.kr 접속 회원등록 및 관리.

▶회원구분 -정회원(cms 비cms), 후원회원(cms 비cms), 연납이나 평생회원은 우리회로등록.

▶회원등록 -첫회비 출금월이 가입월이 됨(4월말 등록 5월 첫출금의 경우 5월이 가입월).

           -지회에서 가입서를 받고 유예할 경우 당사자간 합의가 이루어져야 하고, 지부에              출금 월회원으로 보고.

▶회원보고 -매달 30일까지 지회카페에 회원변동 내용 보고.

서울지부 00지회 01월 회원보고
00지회	2015년 12월		정회원		후원회원		지역이동		2016년 01월
	정회원	후원 회원	신규 (+)	탈퇴 (-)	신규 (+)	탈퇴 (-)	이동전 (-)	이동후(+)	정회원 (수)	후원회원 (수)

  -신입회원 가입시 지회에서 지부총무에게 보고하면 지부에서 취합하여 중앙에 보고.

▶신규가입 -이름과 생년월일 보고, 가입년월과 기타정보는 엔콤에서 확인 가능하므로 모든               정보 기입.

▶탈퇴 -엔콤 해지시 미납액이 없어야만 처리 가능, 회원변동 정리하여 월별 보고.

▶이동 -정회원->후원회원 / 후원회원->정회원 이동시 이름만 지회 회원변동 월별 보고.

       -지부내 지회이동->지부에서 회원변경 가능, 지부총무에게 보고 후 해당 지회총무에게도 보고.

   -지부간 지회이동->중앙에서 변경 가능, 지부총무에게 보고 후 해당지부에서 지부로 연락.

   -회원이동시 엔콤에서 변동시킴, 미납액이 없어야 변동된 금액으로 인출됨.

▶수동회비납부자 -중앙분담금 3,000원과 지부분담금 2,000원을 지회와 이름 함께 보고하고                    납부(중앙, 지부분납).

                  -엔콤에서 반드시 수동출금액을 입력해야 기부금 처리시 합산됨.

▶후원금 -연말 기부금 영수증 처리 시 모든 후원금은 별도로 보고. 엔콤에 입력하지 않음,             하반기 양식 공지 예정.

▶서류 -가입과 탈퇴, 이동시 해당서류를 반드시 작성하여 지회에서 보관.

        2016년    0월    0일

        지회총무   0 0 0 (인)

(2) 회비관리(엔콤소프트 이용 안내)

▶신규입력 -신규회원 입력시 출금일 최소 5일 전에 입력 내용을 빠짐없이 기입.

 

            -회원구분 선택, 주소, 전화번호, 메일주소, 가입 년 월, 출금 시 작월을 반드시               확인, 승인과정 2~3일 소요.

             신규신청 후 신규완료 확인. 계좌오류나 생년월일 오류시 다시 신규 신청(개인정보보호법에 따라 생년월일만 기입, 배우자 명의통장 출금시 배우자 개인정보 필요, 출금통장 변경 시 cms양식 다시 작성해야 함).

           -비cms인 경우에도 비출금회원으로 입력하여 관리.

           -후원회원 입력시 신규인지 정회원에서 이동인지 메모장에 반드시 내용기입.

           -회비 납부에 특별한 사항이 있으면 회원관리 메모장에 반드시 기록.

▶정기출금 -5일자, 15일자 정기출금 후 미납자는 20일 재출금. 단 출금 시각은 정해져 있지              않음.

            -15일 출금성공률은 정산 현황에서 확인 가능. 출금 확인은 다음날 이후 가능.

            -미납금이 2만원이면, 1만원씩 두 번 출금됨(수수료도 각각 적용).

            -미납자 확인 후 문자로 안내하여 20일 전에 입금 요청

              (20일에는 미납분에 한해서만 출금됨).

▶회원이동 -회원의 지부나 지회 이동시 엔콤에서 변경 가능.

           -지부 이동시에는 반드시 지부 총무에게 보고 후 사무국으로 연락해서 지부 이동              요청.

▶회비변동 -후원회원으로 이동하거나 지역이동시 출금액이 변경될 경우 회원관리에서 출금액              수정하고 출금 시작월을 반드시 선택.

▶회원탈퇴 해지회원 -회원탈퇴는 당월 21일~말일 사이에 해지 신청.

                -해지신청 전에 미납금 납부 완료 반드시 확인, 해지신청 후 해지완료 확인.

                -해지완료 회원은 이름을 클릭하여 회원관리에서 하단에 삭제를 선택하여야

                 회원수에 합산되지 않고 삭제회원으로 변경됨.

▶수동출금 -미납분을 현금으로 받았을 경우 체크함.

           -엔콤의 회원관리 하단에 수동출금 선택하여 반드시 금액, 출금명, 날짜                      결제방식 기입하여야 함.

▶메모장 -회원관리 하단 메모장에 변경된 사항들을 반드시 기록.

▶입금금액 내역확인 -정산현황에 월별 출금 총내역 확인.

                   -총출금 금액에서 중앙과 지부 분담금, 수수료를 제외한 금액이 지회에                      입금됨(미납액에 따라 월별 차이 발생).

▶미납자관리 -미납금이 3개월을 넘지 않도록 미납내역을 안내함.

             -미납시 년말 총회에서 대의원 수와 회원 자격에 제한.

             -엔콤에서 문자이용은 회비납부에 관한 것으로 제한, 이용료는 중앙에서 부담                 (건당 22원).

▶부가서비스 -엔콤 부가서비스에서 문자메시지 이용과 메일링 이용 가능.

▶출금방식 -cms 출금방식은 정기출금날 엔콤에서 금융결재원을 통해 출금 프로그램을 돌리           는 방식을 취함(출금시각이 불규칙적이며 단 한번 인출되므로 미리 통장 잔액 확인)

          -정기출금날 미납된 회원은 매월 20일 재출금하게 됨. 2~3일후 확인 가능.

▶기부금영수증 -2013년부터 일괄 엔콤에서 확인 후 사무국에서 국세청에 보고.

              -개별적으로 국세청홈페이지에서 개인인증서로 출력 가능

      (강의후원금이나 개별 후원은 년말신청, 신입회원 기부금영수증 신청시 주민번호 필요).

 

              -지부 역시 기부금영수증 출력 권한이 있음.  

▶회비정산 -정산현황의 지회메뉴에서 월별내역 조회 가능.

지회 -부가서비스 메뉴에서 지회 선택 후 엑셀파일 다운로드하여 월별 회비수납 내역을 보관.

     -분담금과 수수료 총액을 제외한 지회회비가 매달 30일 이후에 지회통장으로 입금됨.

     -입금액 = 정회원회비 + 후원회원회비 - 중앙, 지부 분담금 - 총수수료(미납건포함)

     -수수료 : 출금성공한 건수는 건당 140원, 출금실패한 건수는 건당 20원의 수수료                     지회에서 부담.

지부 -매달 지회 출금정회원당 2,000원의 분담금이 지부로 입금됨

      (지부 월사용료 11,000원지불).

중앙 -매달 출금정회원당 분담금 3,000원, 후원회원당 분담금 2,500원이 중앙으로 입금됨.

     -엔콤과 금융결제원 수수료는 달마다 변동되며 평균 월사용료 120,000원 지불, 문자 메        시지 발송비 지불.

▶정보유출주의 -담당자가 바뀌면 반드시 비밀번호를 변경하고 개인정보 유출에 각별히 주의.

3. 지회 총무부장의 역할과 활동 내용 나누기

-지회별 총무의 역할과 활동 공유.

-지회 회원관리 방법 나누기.

-지부사업 및 일정 공유.