회의 진행 요령

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일반적인 회의진행 요령

Ⅰ. 회의에서 쓰는 용어

1. 회의(會議) : 의장이 개회를 선언하고 난 후 , 여러 가지 의안을 처리한 다음 의장이 폐회를 선언하여 마칠 때까지의 모든 과정
2. 개회(開會) : 회의를 시작하는 것
3. 개의(開議) : 의장이 개회를 선언한 후 회기중의 어떤 날에 회의를 시작하는 것
4. 회기(會期) : 회의의 개회로부터 폐회까지의 기간을 말함  회기는 대체로 한 회의가 시작되어 끝날 때까지를 말함
5. 폐회(閉會) : 회기의 맨 마지막에 회의를 끝마치는 것
6. 정회(停會) : 회의도중 식사나 피로하여 휴식한 경우, 심한 의견 대립, 장내의 소란 등으로 회의를 일시 정지한 상태
7. 유회(流會) : 회의가 의사 정족수의 미달의 사유로 개의되지 못한 상태
8. 동의(動議) : 어떤 의안을 일정한 형식을 갖추어 제안하는 것
   ※ 동의(同意) : 제안된 의안에 대한 찬성을 표현하는 것
9. 수정 동의  : 동의에 원칙적으로 찬성하면서도, 수정이 필요한때 내용의 일부를 고치고자 하는 내용의 제안을 말함
10. 재청(再請) : 동의 제안자 이외의 다른 찬성자의 찬성. 대개 동의는 재청을 받으면 의안으로 성립된다.
11. 개의(改議) : 다른 사람의 동의를 전반적으로 수정하여 제의하는 것

Ⅱ. 회의 진행 요령

1. 회의 순서

(1) 개회 선언 (의장)
(2) 국민 의례
(3) 의장인사
(4) 전 회의록 낭독  (총무)
(5) 안건 토의 
(6) 건의 사항 및 기타토의
(7) 폐회 선언

2. 회의 진행 요령

 (1) (의사) 정족수(定足數) 확인
   o 개회 시간이 되면 총무는 참석 구성원 수를 확인하여 의장에게 보고하여야 한다.

 (2) 개회 선언
   o 의장은 총무로부터 참석 구성원수가 의사 정족수에 이르렀다는 보고를 받으면, “지금으로부터 제○차 ○○회의를 개회하겠습니다.”라고 개회를 선언한다.
   o 단, 정족수 미달시 의장은 유회를 선언하며, 이 때 다음 회의의 일시와 장소가 정해져 있지 않으면 정족수 미달에 관계없이 이를 정할 수 있다.

 (3) 국민 의례
   o 의식 순서는 국기에 대한 경례, 애국가 제창 순으로 진행한다.
   o 의식의 진행은 부의장이 담당한다.
   o 사회자는 의식을 시작할 때, “회의장에 계신 분은 모두 일어서 주시기 바랍니다.”고 회의 장을 정리한 후, “국기에 대한 경례”라고 구령함으로서 의식이 시작된다.
   o 의식이 끝나면 사회자는 “모두 제자리에 앉아 주시기 바랍니다.”라고 말한다.

 (4) 의장 인사
   o 의장의 인사말은 되도록 짧게 하고, 말하는 내용은 어느 쪽에도 기울지 않고 모두가 옳다고 여길 수 있는 것이어야 한다.

   o 의장은 회의를 진행시키는데 중립을 지켜야 하고, 인사를 통하여 의장 자신이 바라는 회의의 운영 방향을 말한다. 
   o 의장은 지난 회의 이후 긴급한 문제가 생겨서 의장 독단으로 처리한 일이 있으면, 그에  대하여 보고하고, 회의에서 승인을 받아야 한다.

 (5) 전 회의록 승인
   o 전 회의록을 총무가 낭독한 후 의장은 구성원을 향하여, “지금 낭독한 전회의 회의록에빠진 것이나 정정할 점이 있습니까?”하고 물어야 한다.
   o 이의가 없을 경우 의장은“이의가 없으므로 회의록은 승인되었습니다”하고 선포한다.
   o 틀린 곳이나 빠진 것이 있을 경우, 회원은 그것을 고칠 것을 요청하고, 의장은 이를 고친 후 회의록 승인을 선포한다.
   o 승인된 회의록에는 의장과 구성원이 서명한다.
   o 회의록을 승인하는 시기는 다음 회의의 의장 인사 직후에 하는 것이 일반적이나 다음과 같은 경우도 있다.
       -다음 회의로 미루지 않고 회의가 끝날 무렵에 하는 경우
       -의장에게 승인권을 일임하는 경우
       -회의록 사본을 배부하여 회원들의 이의 유무를 확인하는 경우

 (6) 보고 사항
     - 전 회의와 이번 회의 사이에 접수된  안건 등 회원에게 알릴 필요가 있거나 승인 받아야 할 일이 있을 때, 이를 보고하면서 처리해 나간다.
     - 회무 보고는 총무가 한다.

 (7) 의안 보고 및 채택
    o 회의에서 처리할 의안을 보고하거나 새 의안을 채택하는 순서이다.
    o 첫째 번 의안과 둘째 번 의안의 순서를 바꾸어 처리하자는 ‘의사 일정 변경’ 동의를 제출할 수 있으며, 이때 재청이 있으면 의장은 토론 없이 표결에 붙이고, 가결되면 의안 심의 순서를 바꾸어야 하고, 부결되면 본래의 의사 일정에 따라 심의하여야 한다.
    o 회의 개최 전에 이와 같은 의안을 회원들에게 미리 통지해주면 회원들이 안건에 대하여  올바른 의견을 준비하는데 도움이 된다.

 (8) 의안 심의
   o 의장이 의안을 상정한다.
   o 제안 설명을 한다.
   o 질의 응답을 한다.
   o 찬반 토론을 한다.
   o 표결에 붙인다.
   o 표결 결과를 발표한다.

 (9) 폐 회
   o 의사일정이 모두 끝났을 때나, 예정되었던 폐회시간이 되면 구성원들로부터 회의시간을 연장하자는 동의가 없는 한 폐회를 선포할 수 있다.

3. 의장이 알아두어야 할 일

 (1) 의장의 책임
   o 의장은 회의의 대표자로서의 권위를 갖추어야 하며, 회의를 성공적으로 진행시킬 책임이  있다.
   o 의장은 모든 회의규칙이 잘 지켜지도록 하면서도 의사처리를 신속하고 원만하게 진행한다.
   o 일반적인 회의 규칙이나 그 회의에서 마련한 여러 규칙에 대하여 잘 알아야 하며, 필요할 때에는 언제나 참고할 수 있는 참고 자료를 준비하여 둔다.
   o 회의 도중에는 회원들이 아무리 흥분하더라도 냉정한 태도로 이를 진정시킨다.
   o 부드럽고 여유 있게 회의를 진행시키면서 소심한 회원들에게는 용기를 주고, 지나치게  발언이 많은 회원은 이를 적절히  억제한다.

 (2) 의장의 태도
   o 의장은 모든 구성원들의 존경과 신임을 받을 수 있는 높은 인격과 부드러운 태도를 갖는다
   o 인내심을 가지고 회의를 온화하게 진행한다.

 (3) 의장의 임무
   o 의장의 자세 : 서 있거나 앉은 상태
   o 개회선언 : 개회 시간 전에 미리 회의장에 출석하여 의사정족수가 되면 개회를 선언한다.
   o 발언권자의 지명
     - 발언하고자 하는 구성원은 의장으로부터 발언 허가를 받아 발언한다.
     - 2인 이상 발언권을 요구할 때는 아래와 같은 순으로 지명한다.
        1.상정된 의안 제출자가 아직 발언하지 않았을 경우 그 제안자
        2.한 번도 발언하지 않은 회원
        3.토론시 바로 전에 발언한 내용과 반대 의견을 갖은 듯 한 회원
        4.의안에 대한 반대 토론자
   o 발언질서 유지 : 회원들의 발언이 질서있게 이루어지도록 해야 한다.
   o 발언내용 조정 : 발언자의 발언내용이 좋지 않을 경우
      - 발언이 너무 길 경우는 적당한 때에 “예 잘 알겠습니다. 발언내용은 이러이러하지요?” 하는 식으로 내용을 요약해 준다. 
      - 발언내용이 복잡하여 잘 알 수 없을 경우도, “지금 말씀하신 내용이 이러이러하지요?” 라고 확인하여 준다.  
   o 재청유무 확인 : 회원의 동의 이후 재청이 없을 때 재청이 없는 지를 확인하여 제안자를  대접한다.
   o 발언권유 : 발언하지 않고 잠자코 있는 회원에게는 “○○○회원 좋은 의견 있으면 말씀해 주실까요?”라고  발언할 것을 부드럽게 권하는 것이 좋다.
   o 선언 : 의장은 개회, 폐회, 의안 상정, 표결선언, 표결결과 발표 등을 할 때는 큰소리로  말을 한다.
   o 의장은 불편 부당해야 하기 때문에 동의를 제안하거나 토론에 참가할 수 없다.
   o 부득이한 경우에는 임시 의장에게 사회권을 넘기고 평의원의 자격으로 사회자의 허가를  얻어 발언해야 하며, 이 경우 우선적으로 발언권이 부여되나, 그 의제가 완전히 처리되기 까지는 다시 사회를 할 수 없다.

 (4) 의장의 직권
    o 부당한 제안의 거부
    o 발언 중지
    o 회의 진행 방해자의 퇴장 조치 
    o 정회 또는 폐회 선언
    o 회의록 서명
    o 의사 정족수의 관리

 4. 회의록의 작성

 (1) 회의록 작성의 필요성
   회의록은 회의가 시작되어 끝날 때까지 회의에서 처리한 모든 사항을 여러 회원들에게 알리고, 기록으로 남겨 두기 위해서  작성한다. 회의가 모두 끝나면 시기, 또는 회의 진행을  보좌한 사람은 회의 결과를 자세하게 기록하여 의장에게 보고하고 모든 구성원들에게 이를 알려 준다

 (2) 회의 내용은 자세하고 명료해야 하며 보통 다음과 같은 사항을 기록.
   o 회의의 종류
   o 회의 일시와 장소
   o 회의에 참석한 회원의 범위와 수
   o 개회 시각과 폐회 시각
   o 의사 일정
   o 제안자와 제안 설명 내용
   o 질문자와 질문 내용 및 답변자와 답변 내용
   o 토론 참가자와 토론 내용
   o 결정된 안건과 그 내용
   o 표결 처리한 결과
   o 회장과 임원 및 총무의 서명
   o 기타 필요한 사항

Ⅲ. 회의시의 예절

1. 회의진행의 일반 절차

  (1) 동의(動議), 개의(改議), 재개의(再改議)등의 의견 성립은 일반적으로 재청이 있어야 한다.
  (2) 개의가 없으면 동의로 결정되는 셈이고 개의가 있으면 다시 재개의의 여부를 묻고 없으면 동의와 개의만 성립시킨다.
  (3) 또 더 이상의 재개의가 있으면 모두 다 의견으로 성립시킨다.
  (4) 성립된 모든 의견에 관해서 질의를 하고, 각 의견의 타당성을 의견 발의자가 설명한다.
  (5) 이와 같이 토의가 충분히 있은 후에 각 의견에 찬동하는 사람의 수를 묻는다.
  (6) 이 때 대체적으로 제일 뒤에 성립된 안, 즉 재개의, 개의, 동의 순으로 묻고, 별 다른 규정이 없으면 최다수 찬동을 얻은 안이 채택된다.
  (7) 의장은 진행상의 결함, 혹은 이의를 묻고, 없으면 채택된 안을 선포한다.

2. 사회자의 예절

  (1) 발언권은 여러 사람에게 골고루 주어야 한다.
  (2) 남의 의견을 사회자의 주관대로 고쳐서 설명하거나 사회자의 발언 비중이 커져서는 안 된다.
  (3) 어떤 내용의 발언을 하더라도 무안을 주지 않게 기술적으로 재치 있게 처리하고, 화를 내거나 강제로 중단시켜서는 안된다.

3. 발언자의 예절

  (1) 손을 들어 정식으로 발언권을 얻은 다음에 발표한다.
  (2) 발언할 기회를 독점해서는 안 된다.
  (3) 또한 너무 긴 시간 발언하거나 자주 발언하지 않는다.
  (4) 남의 의견을 존중해야 하며 남의 발언 중에 발언하지 않는다.
  (5) 자기와 다른 생각이나 행동에 대해 너그럽게 이해하고 개인의 비밀 사항은 간섭하지 않아야 한다.
  (6) 남의 의견을 부정해서 자기의 의견을 정당화하려는 태도보다 더 높고 더 좋은 의견을 제시하려는 태도를 가져야 한다.
  (7) 의견은 요령 있게 그리고 예의에 어긋나지 않게 발표한다.
  (8) 의견을 발표할 때는 먼저 결론을 말하고, 다음에 그 이유를 조목별로 말하는 것이 효과적이다.
  (9) 발언자는 참석한 회원 전체에 대해서 발언하는 것이나, 항상 의장을 향해서 발언해야 한다.
  (10) 남의 발언 내용에 유의하면서 요점을 잘 파악하며 들어야 한다.
  (11) 메모를 하면서 남의 이야기를 들으면 그 내용 파악이 쉽고, 본인이 발언할 때도 실수 없이 말할 수 있다.
  (12) 회원은 회의에서 심의될 의제에 대하여 미리 연구하는 것이 좋다.
  (13) 회원은 자기 의견에 신념을 가지고 발언해야 하나, 반대 입장도 충분히 이해하는 아량이 있어야 한다.
  (14) 발언도중 이의가 나오면 의장의 사회에 따른다.