사내 제안제도를 활성화 하라

[박기환]

제안제도를 활성화하라

많은 회사들이 사무실이나 공장 내에 제안함을 비치해 두고 직원들 스스로 경비 절감이나 기술 향상, 생산성 증진 등 그밖에 어떠한 형태로든지 회사 운영에 도움이 되는 제안을 하도록 동기부여해 왔다. 이 제안 제도를 통해 많은 조직이 혁신적인 아이디어를 얻었고 상당한 경비를 줄일 수 있었다. 그러나 이 제안 제도는 우리가 바라는 만큼 효과적으로 활용되지 못하고 있다.

실패한 제도

처음에는 거창하게 시작되었다가도 서서히 그 취지가 흐려지고 마는 것이 바로 제안 제도이다. 많은 회사에서 CEO는 전략적인 위치에 제안함을 비치해 놓고 채택된 제안에 대해서는 포상을 하겠다고 제안 제도를 홍보한다. 처음 5개월 동안은 많은 제안들이 쏟아지지만 정작 실행에 옮겨지는 제안은 몇 안되고 나머지는 모두 휴지 조각이 된다. 이렇게 시행이 되면서 직원들은 제안 제도의 중요성을 인식하지 못하게 되고 자연 제안 횟수도 현저히 줄어든다. 그나마 제안된 의견들은 건설적이라기보다는 골칫거리인 경우가 많다.

강력한 홍보

선진무역에서는 제안 제도를 실시하고 있으나 제대로 뿌리를 내리지 못했다.

회사에서는 제안함 몇 개를 구내식당 내에 두어 각각의 제안함에 '제안함' 이라는 문구를 찍었다. 그러나 게시판에 어떤 제안이든 환영하며 의견을 제시한 직원에게는 2만원의 포상금이 지급될 것이라는 짤막한 공문 외에 제안 제도를 홍보하기 위한 아무런 노력도 기울이지 않았다. 어쩌다 한번 제안을 한 직원이 포상금을 받아가기는 했지만 다른 직원들에게는 공개하지 않았기 때문에 대부분의 직원들이 그 제안 제도를 무시했고 몇 개월에 안에 폐지되고 말았다.

회사 한 구석이나 게시판에 간단한 공지 사항을 올리는 것만으로는 불충분하다. 각 부서별로 제안 제도를 담당하는 직원이 그 제도에 대한 의견을 수렴하는 미팅을 가져야만 한다. 물론 이 미팅은 체계적이고 조직적이어야 한다. 회사가 직원들 스스로 생각하고 있는 것보다 훨씬 더 그들이 창조적이라고 믿고 있다는 사실을 직원들이 알게 해야 한다.

직원들에게 우리 나라에서는 거의 모든 회사의 직원들이 제안 제도를 이용하지 않거나 아예 제안제도가 없지만 일본에서는 거의 모든 직원이 평균 1년에 100개 이상의 안건을 제안하고 있음을 상기시켜라. 이런 결과가 나오는 것은 일본의 직원들이 우리 나라 직원들보다 더 똑똑하기 때문인가?

물론 아니다.

그러나 그들은 자신이 맡은 일에 대해 우리보다 훨씬 더 열정적이고 계속적인 업무 향상을 위해 노력하고 있다. 우리도 노력한다면 직원 개개인이 1년에 100개 이상의 안건을 제안할 수 있다. 직원들에게 그러한 노력을 결실로 맺은 회사의 예를 들어 주고 그 회사의 직원을 초청하여 그들이 이룩한 것에 대해 이야기하도록 하라.

공평한 보상 제도

이면지를 메모지 등으로 재활용하자는 정선경 사원의 여러 가지 제안은 연간 몇 천만의 비용을 절감시켰다.

제안 한 것에 대한 포상금을 받았을 때 그녀는 무척 실망했다. 그녀와 동료들은 회사가 정선경 사원에게 옳지 않은 일을 한 것이나 다름없다고 생각했고 암암리에 제안 제도에 대한 불신이 직원들 사이에 팽배해졌다.

제안을 한 직원에 대한 포상은 회사가 그 제안으로 인해 절감된 비용이나 향상된 성과를 근거로 해야 한다. 비용 절감이 어느 정도 되었는지 측정할 수 없는 경우에는 합당한 포상을 할 수 있는 기준을 마련해야 한다.

제안된 사항에 대해서는 즉각적인 반응을 하고 신속한 조치를 취하라

전종례 사원은 헛된 꿈을 버렸다. 오랜 기간의 작업을 거쳐 힘들게 개발해낸 자신의 아이디어를 제안한 지 3주가 지났는데도 아무런 반응이 없기 때문이다.

모든 제안은 적어도 접수된 지 1주일 안에 혹은 그보다 빨리 채택 여부를 알려주어야 한다. 만약 검토하는 데 오랜 시간이 걸리는 경우에는 경과 보고를 해야 하고 채택이 되면 즉시 제안자에게 알린 후, 공식적인 통보 절차를 밟아라. 만약, 채택되지 않은 경우에는 그 사실을 서면으로 알리는 대신 제안 위원회의 회원이 제안자에게 개인적으로 통보하도록 하고 가능하다면 좀 더 채택 가능성이 높은 제안을 하는 데 도움이 될 만한 아이디어도 제공하라.

미국의 밀커번사에서는 24/72라는 원칙을 시행하고 있다. 즉 제안을 하면 24시간 이내에 잘 받았다는 접수 통보를 제안자에게 해준다. 그리고 3일 이내인 72시간에 제안에 대한 채택 여부를 통지한다. 밀커번사가 세계적인 회사로 계속 성장 발전하는 것은 직원들의 끊임없는 제안 덕분이다.

채택된 제안은 성대히 축하해 주어라

포상을 할 때에는 일종의 시상식을 만들어 거행하도록 하라. 그리고 회사 전체에 공개적으로 알려라. 시상식 장면은 사진으로 찍은 뒤, 수상한 직원에게 나눠주고 게시판에 포스터를 붙이거나 사보에 실어라. 이렇게 함으로써 제안을 한 직원에게 정당한 포상을 할 수 있을 뿐 아니라 다른 직원들에게는 새로운 아이디어를 개발하도록 동기 부여할 수 있다. 대부분의 직원들은 자신의 이름이나 사진이 사보에 실리는 것을 좋아한다. 이러한 인정은 종종 포상 그 자체보다도 동기 부여의 의미를 지닌다.

제안 제도를 강화하라

사우스캐롤라이나의 청소 회사인 피덜더스틀사에서는 제안 제도가 몇 년간 아주 성공적으로 시행되었다. 경영주인 루이스 로데서는 아주 소수의 직원만이 제안을 하고 있으며 직원들이 제안 제도 자체를 별로 대수롭지 않게 여긴다는 것을 알게 되었다. 제안함은 그저 회사 안의 또 다른 시설물 중 하나에 지나지 않았다.

루이스 사장은 그 제안함을 밝은 색으로 다시 페인트칠하고 문구도 다시 만들었다. 그 다음 직원 미팅에서 그녀는 제안 제도를 통해 아주 훌륭한 제안을 했던 직원들에 대해 언급하고 그들의 노력을 다시 살리자고 직원들을 격려했다.

동아 기계장비 회사도 이와 비슷한 상황에 처했을 때, '제안을 하는 주' 를 제정하여 제안 제도를 홍보하고 채택된 제안에 대한 일반적인 포상 이외에 부상까지 수여했다.

아이디어 미팅

제안하는 의견을 글로 써서 제안함에 넣는 방식의 전통적인 제안 제도를 지원하기 위해서 몇몇 회사에서는 '아이디어 미팅' 을 진행해 왔다. 이 아이디어 미팅은 특정한 문제 또는 참가자 자신이 당면한 문제를 제시한 뒤, 미팅에 참가한 그룹원들로부터 그 해결책을 구하는 브레인 스토밍 방식으로 진행되기도 한다. 이러한 미팅을 통해 경영진들이 간과했던 문제점들을 미팅에 참여한 참가자들은 심도 있게 논의한다.

이러한 미팅의 변형된 형태에는 "I" 미팅이라는 것이 있다. 미팅에 참석한 그룹원 모두 한 가지씩의 Idea를 제시해야 한다. 이렇게 제시된 아이디어에 대해 전 그룹원이 토의를 하고 그중에서 꼭 필요하거나 논의할 가치가 있다고 판단되는 아이디어는 심층토론을 거쳐 채택된다. 몇몇 회사에서는 채택된 아이디어에 대한 포상 제도를 운영하기도 한다.

직접 맞부딪치면서 일을 처리하는 직원들은 자신이 하는 일을 개선하기 위해서 어떤 일을 해야 하는지에 대해 누구보다도 잘 알고 있다. 그들은 종종 상급자가 간과해온 문제들을 발견하고 그에 대한 해결책도 제시한다.

제안 제도는 이러한 직원들에게 해결책을 제시할 기회와 동기를 제공한다. 제안 제도를 흥미진진하고 쓸모 있게 만듦으로써 회사는 가치 있지만 종종 드러나지 않았던 좋은 아이디어를 발굴해 낼 수 있는 것이다.