관리사무소 출납 업무시 현금수령 및 지급은 감사 지적 사례

[현둥이]

아파트 관리사무소는 시재금외 에는 현금을 보관할 수 없습니다.

근거 : 공동주택 회계처리기준 제23조(금전의 보관)

① 시재금의 지급잔액과 마감 후에 출납된 수입현금을 제외하고는 현금을 보관할 수 없다.

때문에 다음의 사례는 회계감사시 지적을 받게 됩니다.

입주자대표회의 감사와 관리사무소장님은 꼭 인지하시기 바랍니다~

1. 입주민에게 주차카드 보증금, 배달업체에게 배부하는 전용출입카드 보증금 등을 현금으로 수납받은 뒤 현금으로 임시보관하고 있다가 아파트 예금통장에 입금하는 방식으로 관리하면 지적사항이 됩니다.

2. 1.의 보증금 등을 환급할 경우에는 당사자에게 직접 계좌이체하여야 함에도 불구하고 경리나 관리소장 계좌에서 환불금을 입주민에게 계좌이체 입금하고 난 뒤 경리나 관리소장 본인이 해당 금액을 현금으로 지급받거나 하는 사례도 지적사항이 됩니다.

3. 커뮤니티시설 개별 이용 수입금, 독서실 이용 수입금 등 수입금을 현금으로 징수하여 보관하다가 관리비 통장에 현금으로 한꺼번에 입금하는 경우도 지적사항입니다. 반드시 시설 이용료 등은 아파트 입주자대표회의 명의통장으로 계좌이체 하도록 안내해야 합니다.

4. 경리대리가 공인인증서, 비밀번호, OTP를 단독으로 관리하면서 관리소장 및 입주자대표회장 결재 없이 출금업무 시 관리비 통장, 시재금 통장, 임대보증금 통장 등의 자금을 인터넷뱅킹으로 이체처리 하면 안 됩니다.

또한 출납관련 회계업무를 집행할 때에는 시장에게 신고한 관리소장의 직인을 사용하여야 함에도 불구하고

'물품 또는 용역․공사비용 지급을 위한 자금을 인출 업무시 지급일자가 적힌 지출내역서에 시장에게 신고한 직인이 아닌 다른 직인을 사용하는 경우'도 지적사항이 됩니다.

근거 : 공동주택 회계처리기준 제8조(회계 업무 처리 직인)

① 관리사무소장이 금융계좌 및 출납관련 회계 업무를 집행할 때에는 법 제64조제5항에 따라 시장·군수 또는 구청장에게 신고한 직인을 사용한다.