POS시스템 8

[박정훈]

전산시스템 - 1차원 바코드리더기 ‘USB타입’‘PS/2타입’

김현익

 

성균관대학교 제약학과 졸업
하이텔 약사통신 동호회 운영
대한약사통신 이사 역임
현 복정약국 운영

 

 

 

5) POS 기기의 설치 및 방법

 

 

POS 기기를 구매했다면 이제 직접 설치과정을 진행하도록 한다. 컴퓨터에 완전히 문외한이면 직접 설치하기 힘들겠지만 컴퓨터에 대해 약간의 익숙함만 갖고 있다면 직접 설치가 가능할 정도 간단하다. 윈도우XP를 사용자를 중심으로 설명하겠다.

 

 

① 바코드리더기

 

1차원 바코드리더기는 USB타입과 PS/2타입 2가지가 있다. USB 타입의 경우에는 바로 USB포트에 꼽기만 하면 사용이 가능하다. PS/2타입의 경우에는 기존의 키보드와 컴퓨터의 연결을 해제하고 바코드리더기를 컴퓨터와 연결 후에 바코드리더기의 연결 잭과 기존의 키보드를 연결하면 된다.

 

 

② 가격표시기

 

SD2000의 모델은 연결해야할 부분이 2곳이다. 1곳은 serial port로 연결되는 통신선이고 1곳은 전원어댑터로 연결되는 전원선이다. 가격표시기는 따로 전원스위치나 조작버튼이 따로 없다. 연결할 serial port(직렬포트)의 포트번호만 기억해두면 된다. 포트번호는 설정->제어판->시스템->하드웨어를 선택하면 확인할 수 있다.(그림 1)

 

간혹, 컴퓨터에 직렬포트가 존재하지 않거나 여유 공간이 없을 경우가 있다. 그런 경우에는 다음의 내용을 참고하도록 한다.(그림 2)

 

 

③ 영수증프린터

 

영수증프린터는 직렬포트 케이블, 전원케이블, 용지로 구성이 된다. 영수증프린터 역시 직렬포트에 연결되므로 설치방법은 ②번의 방법을 참고하도록 한다. 전원스위치가 따로 있으므로 사용할 경우에는 전원스위치를 ON 해야 한다.

 

 

④ 라벨프린터

 

라벨프린터의 설치는 하드웨어적인 설정은 전원케이블과, USB케이블을 각각 연결만 해주면 된다. 소프트웨어적인 설정은 조금 까다로운 편이여서 가능한 한 판매자의 도움을 받아 원격으로 설치하도록 한다.

 

 

⑤ 일반약 바코드데이터(4000종)

 

인터넷을 사용하여 원격으로 설치가 된다. 구매를 선택한 후 구매자에 전화통화후 인터넷연결이 가능한 컴퓨터에서 작업을 하면 된다.

 

 

 

6) POS 프로그램의 설정

 

 

하드웨어의 연결이 모두 완료되었으면 PM2000에서 설정을 하면 바로 사용이 가능하다.

 

 

① 가격표시기의 설정

 

PM2000 메뉴에서 “환경설정 -> 개별환경설정 -> 조제관련설정” 중 하단의 POS 설정메뉴를 사용한다.(그림 3)

 

POS 안내 문구에는 2줄로 한글광고문을 입력할 수 있다. 적절한 멘트를 사용하면, 일종의 미니광고판으로 사용할 수 있다.

 

 

② 영수증프린터의 설정

 

PM2000 메뉴에서 “환경설정 -> 출력환경설정” 메뉴에서 설정한다.

 

직접출력을 선택하고, 연결한 직렬포트의 번호만 설정해주면 끝이다.
(그림 4)

 

 

③ 설치확인

 

설치가 정확히 되었다면 이제 가격표시기와 영수증 프린터를 바로 사용할 수 있다.

 

PM2000에서 “조제/판매 -> 약품판매”메뉴로 간다.(그림 5)

 

약품명의 위치에서 제품을 치고 선택하여 저장한다. (박카스를 예로 든다)

 

박카스 7병을 판매할 경우 다음과 같이 입력된다.(그림 6)

 

판매금액은 박카스 1병당 400원씩, 7병 2800원이므로 가격표시기에는 “상품명 단가, 총합계 얼마”의 형식으로 표시된다. 즉, “전체금액 2800원 , 박카스 400원”이라고 2줄로 표시된다.

 

저장할 때 완료확인 메뉴에서  “출력(영수액만) 또는 출력(약품포함)”을 선택하면 영수증프린터로 영수증이 출력된다.

 

이 모든 과정이 정상적으로 진행된다면, POS 기기의 설치는 완벽하게 진행되었다고 분수 있다.

전산시스템 - POS 제품명 입력은 사용자가 이해하기 쉽게

 

 

 

7) 기초데이터 작업

 

 

POS를 본격적으로 사용하려면, PM2000 프로그램에 기본적인 데이터를 입력하는 작업을 시작해야 한다. 우선 각 제품의 바코드 정보와 가격정보, 단위 정보를 입력하는 것이 우선이다.

 

 

 

① 매출약품(단품정보) 등록

 

 

“조제/판매 -> 매출약품관리“메뉴로 들어간다.(조제/판매->약품판매의 우측하단 매출약품관리도 동일한 메뉴이다)

 

반드시 들어가야 할 내용은 “제품명, 제조업체, 기본단위, 판매가, 바코드, 적수, 구입단가, 판매단위” 등이다.

 

‘박카스’의 예를 들어 입력한다면, 다음과 같은 정보를 입력하면 된다.

 

그림 7. 매출약품 등록

 

제품명은 실제제품명으로 입력해도 되고, 사용자나 고객입장에서 이해하기 쉬운 제품명을 사용해도 좋다.

 

예를 들어 박카스디1병 혹은 박카스디1병(피로회복) 식으로 임의대로 입력할 수 있다. 가능한 제품명 그대로 보다는 이해하기 쉬운 제품명을 사용하는 것이 더 좋다.

 

제조업체는 그 제품의 제조업체 혹은 판매업체를 입력하면 된다. 만일 등록되지 않은 제조업체의 경우에는 Insert키를 누르면 제조업체를 등록하는 화면이 나온다. 그 화면에서 제조업체를 등록해주면 된다.

 

그림 8. 조제업체 추가

 

 

 

② 기본단위 및 적수 입력

 

 

기본단위는 말 그대로 제품의 기본단위를 입력하는 것이다. 박카스의 경우에는 ‘병’, 게보린의 경우에는 ‘개’, 박카스 1 BOX의 경우에는 ‘박스(소)’등으로 지정하여 선택할 수 있다. 기본단위는 사용자가 추가할 수도 있다.

 

적수의 개념을 사용하면 더욱 편리하게 사용할 수 있다.

 

적수란 기본단위를 1로 기준으로 하여 추가되는 기본단위의 수량을 정의하는 개념이다.

 

‘박카스’의 예를 들어본다면, 박카스는 판매될 때, 1‘병’, 10병(1‘박스(소)’), 100병(1‘박스(대’))등으로 판매된다. 각각의 단위별로 바코드가 다르므로, 이것을 박카스 1‘병’이라는 기본단위에 수량을 정의하여 등록하는 것이다.

 

박카스 1‘병’의 적수는 1이고, 박카스 1‘박스(소)’의 적수는 10이라면 10‘병’은 1‘박스(소)’라는 개념이다. 박카스 1‘박스(대)’의 적수는 100이다.(1‘병’의 기본단위 * 100)

 

이것을 표로 표시하면 다음과 같다.

 

단위	적수
병(A)	1(B)
박스(소)(C)	10(D)
박스(대)(E)	100(F)

A×D=B×C 즉 10‘병’은 1‘박스(소)’

 

A×F=B×즉 100‘병’은 1‘박스(대)’이다.

 

코큐텐100미리 40캡슐들이 작은 2통이 들어있는 80캡슐들이 큰 1통이 있다고 가정하면, 다음과 같이 적수를 지정할 수 있다.

단위	적수	판매가격
통	1	80,000
반통	0.5	40,000

 

이렇게 지정을 하면 가령 80캡슐짜리 10‘통’ 중에 40캡슐짜리 1‘반통’이 판매되면 재고는 9.5 ‘통’이 남게 되는 것이다.

 

 

 

③ 바코드 정보가 없는 제품의 등록

 

 

바코드가 안 찍혀 있는 제품의 경우에는 그냥 비워서 저장하거나, 사용자임의의 바코드를 입력해두면 된다. 사용자임의의 바코드를 입력해둔경우에는 라벨프린터를 사용하여 바코드라벨을 출력, 제품에 부착 후 사용이 가능하다.
바코드를 아예 입력 안 한 경우에는 약품명입력시 키보드로 직접 입력해야만 해당 제품을 불러 올 수 있다.

 

 

 

8) 입고장 작성

 

 

각 제품의 단품정보가 등록되었다면, 이제 재고수량을 입력해야 한다. 재고수량은 일정순간의 수량을 입력하는 방법도 있지만, 원칙적으로는 입고작업을 거쳐서 재고수량이 추가되는 것이 기본이다.

 

약국에서 주문한 제품이 도착하면, 각 업체별로 거래명세서와 함께 제품이 동봉되어 온다. 약국에서는 거래명세서와 실제 도착한 제품을 확인하여 입고작업을 처리하게 된다.

 

대부분 POS사용이전에는 단순히 거래명세서를 정리해놓은 수준에서 끝나게 되지만, POS를 사용하는 경우에는 거래명세서를 ‘입고장작성’메뉴를 통하여 전산화 시키게 된다.

 

 

 

“구매재고 → 입고장작성/현황”메뉴를 선택한다.

 

그림 9. 입고장 작성화면

 

 

 

① 사입처등록

 

 

입고일자를 지정 후에 사입처칸에서 사입업체를 입력하면, 등록되지 않는 사입업체의 경우에는 새로 추가를 해야 한다. Insert키를 눌러서 추가시킬 수 있다.

 

 

 

② 약품명 입력

 

 

제품이름을 치거나, 바코드리더기로 읽어서 제품을 불러온다.

 

만일, 등록되지 않은 제품명이라고 하면 우측 하단에 있는 ‘매출약품관리’를 선택하여 단품정보를 추가시키도록 한다.

 

 

 

③ 입고내역확인

 

 

약품명을 입력하여 제품을 선택하면 우측의 입고내역칸에 “언제, 어느 곳에서, 얼마의 가격으로, 얼마만큼”입고되었는지 확인할 수 있다. 약국입장에서는 꼭 필요한 기능이라 할 수 있다.

 

 

 

④ 수량과 단가 입력

 

 

실제 도착한 수량을 입력하고, 실제 거래되는 단가를 입력한다. 약국에서의 실제 단가는 거래명세서상의 단가와 차이가 있을 수 있다.

 

POS에는 각 제품의 단가를 기준으로 모든 정보가 처리되므로, “할인, 할증”이 있는 경우에는 해당 정보까지 감안하여 단가에 반영해야만 정확한 처리가 가능하다. 여기에서 입력된 단가가 단품정보에서 사용되는 ‘구입단가’에 자동 반영된다.

 

 

 

⑤ 유효기간 입력

 

 

PM2000 5.0에 버전에서 반영된 중요한 기능중의 하나이다. 입고장 작성 시, 새로이 사입된 제품의 유효기간을 각각 입력할 수 있다. 유효기간을 입력해두면, 유효기간 관리메뉴에서 유효기간이 임박한 제품을 골라낼 수 있으므로 반드시 사용해야 할 메뉴이다.

 

 

 

⑥ 입고장 작성 예시

그림 10. 입고장 작성예시

전산시스템 - 판매마다 내역 입력 ‘마진금액’ 산출

 

 

9) 판매입력(출고데이터 입력)

 

 

POS는 Point of Sale의 약자이다. 즉, 판매시점의 정보를 기록하는 것이다. 그러므로 판매가 이루어질 때마다 컴퓨터에 판매내역을 입력해야 한다. 처방전의 경우에는 처방전을 조제와 동시에 입력하므로 처방약품에 관한한 POS는 이루어지고 있다고 보면 된다.

 

일반약품 판매의 경우에는 바코드를 이용해서 판매 즉시 입력한다는 개념으로 이해하면 된다.

 

조제/판매 -> 판매업무 -> 약품판매 메뉴를 선택한다.

 

약품명에 커서를 위치하고 제품의 바코드를 바코드리더기로 읽어드리면 된다. 2개 이상일 경우 제품의 바코드를 2회 이상 수량만큼 읽으면 자동으로 수량이 반영된다. 수량 칸에서 직접 키보드로 숫자를 바꾸어서 입력해도 가능하다.

 

할인이 필요할 경우, 매출할인 액 칸에 할인금액을 직접 입력해도 되고, 매출할인율에 할인율을 직접 입력해도 된다.

 

할인액과 할인율에 입력할 경우에 판매마진에는 반영이 되지 않으므로, 계산된 판매마진에서 할인금액을 차감해야만 정확한 마진 값을 얻을 수 있으므로 주의해야한다.

 

외상판매액을 입력할 경우에는 F7을 눌러서 고객을 선택해야만 외상판매가 가능하다. 외상판매액이 입력된 이후에는 자금관리 메뉴에서 외상내역을 확인할 수 있다.

 

처방조제 입력화면에서 약품판매로 이동할 때는 처방조제 입력화면을 종료하지 않고 우측 하단의 ‘약품판매’를 누르고 바로 이동이 가능하다.

 

이 경우 처방조제 입력화면에서 고객이 선택이 되어 있는 경우에는 그 고객이 약품판매에서도 반영이 되므로 약품 구매고객이 다른 고객일 경우에는  F8을 눌러서 고객선택을 해제해야 한다.

 

이렇게 제품 판매시마다 판매내역을 입력하게 되면, 입고내역의 수량과 판매내역의 수량을 뺀 ‘재고내역’이 남게 되고, 판매금액과 입고금액을 뺀 ‘마진금액’이 남게 된다. 이제 이런 내용들을 확인해보자

 

 

 

10) 재고확인 및 보정

 

 

재고는 컴퓨터상에서 나타나는 ‘컴퓨터 재고’와 실제 약국매장에 존재하는 ‘실재고’로 구분된다.

 

이론적으로 입고된 제품이 100개이고, 판매된 내역이 97개라면, 컴퓨터재고와 실재고는 ‘3’으로 동일해야 한다. 하지만 사람이 하는 일이라 재고가 늘 맞지는 않다.

 

(약국에서 향정관리를 생각해보면 이해가 쉬울 것이다. 정확히 입고되고 정확히 조제가 이루어져도 재고는 계속 왔다 갔다 맞았다 틀렸다 하지 않는가?)

 

컴퓨터상의 재고를 늘 확인하면서 약국운영을 해야만 품절 등이 생기지 않는다.

 

그러므로 PM2000에서는 많은 메뉴에서 컴퓨터 재고를 확인할 수 있도록 기능을 제공하고 있다.

 

 

① 약품판매 시에도 재고내역 확인

 

매출약품을 선택하면 재고 칸에 재고수량이 나타난다. 빨간색으로 보이는 적정재고부족은 적정재고산정 기능을 이용해서 한달동안 필요한 수량을 정해두면 현재고와 적정재고를 비교해서 부족수량이 자동으로 나타난다.

 

 

② 약품조회 시 마다 재고확인

 

약품조회 때 마다 뜨는 재고수량은 약품판매 시, 입고장작성시 등 키보드로 제품명을 칠 때마다 늘 확인할 수 있다.

 

 

③ 재고현황 메뉴

 

구매재고 -> 재고현황/유효기간 메뉴로 들어간다.

 

약국에 존재하는 모든 제품에 대한 재고수량과 단가, 그리고 이 두 값을 곱한 재고금액이 나타난다. 화면에서 보이는 약국의 재고금액의 총합은 우측하단에 보이는 바와 같다. (약 8500만원) 보유하고 있는 제품은 2243품목이다. 이 메뉴에서 여러 가지 옵션을 사용하여 다양한 정보를 얻을 수 있다.

 

특정기간(예를 들어 24개월 혹은 36개월)동안 사용실적이 없는 약품을 조회할 수 있다. 이때 조회되는 제품은 사양제품들이다. 유효기간이 경과될 가능성이 높으며, 약사의 관심 밖의 제품이므로 찾아서 정리를 해야 되는 제품이다. 이런 기간을 좁히고 자주 확인하다보면 숨겨진 많은 제품들을 찾아낼 수 있다.

 

 

④ 약품별 유효기간

 

입고장 작성시, 유효기간을 입력하는 공간에 입고제품의 유효기간을 입력해두면, 나중에 유효기간 관리가 가능하다.

 

재고현황 메뉴와 같이 존재하는 유효기간 메뉴를 확인해보자.

 

각 제품별로, 현재고 수량과 입력된 유효기간이 얼마나 남았는지 표시해준다. 각 제품이 입력될 때 마다 유효기간이 반영되므로, 한 제품에 여러 가지 유효기간이 존재할 수 있다.

 

유효기간의 경우, 재고수량은 ‘선입선출’의 원칙을 따르므로 - 즉, 먼저 입고된 제품이 먼저 출고되는 - 약국운영시 선입선출의 원칙을 지켜주어야만 정확한 관리가 가능하다.

 

⑤ 매출약품관리에서의 재고현황

 

 

⑥ 재고보정

 

많은 약사님들이 재고관리를 위하여 POS를 도입하지만 최초 설치 시 실재고 입력의 막막함 때문에 주저하는 경향이 있다. 보통의 경우 약국마다 대략 일반약품의 경우 1500품목 이상 조제약품의 경우 2000품목 이상 보유하고 있기 때문에 더욱 그렇다. 그래서 처음 개국할 때 데이터를 입력하지 않는 한 처음부터 모든 재고를 맞게 운영하는 것은 불가능에 가깝다. 그렇다고 마냥 미룰 순 없는 일! 천리길도 한걸음부터라고 약장을 나누어서 한칸씩 한칸씩 진행하면 어느 순간부터 모든 재고관리가 되고 있음을 느낄 수 있을 것이다.

 

 

 

11) 판매통계보기

 

 

POS 입력을 계속 하다보면 자연스레 판매데이터가 축적되게 된다. 기간이 짧은 경우에는 많은 정보를 얻을 수 없지만 판매데이터가 오래 누적되면 누적될수록 약국경영에 도움이 되는 정보가 생성된다.

 

 

① 팜샵통계보기

 

대한약사통신(www.kpca.co.kr)에서 제공하는 B119 프로그램내에 탑재된 ‘팜샵’을 이용하면 특정기간의 판매통계를 살펴볼 수 있다.

 

해당일의 판매금액 총계와 각 제품별 판매내역, 객단가, 마진율 등이 한눈에 확인이 가능하다.

 

 

② 알리미팜 통계

 

팜스프렌(http://pmcall.kr)에서 제공하는 알리미팜에서 제공하는 통계기능이다. 기간별로 조제와 판매의 정보가 함께 나온다.

 

기간별로 판매건수, 판매마진, 마진율, 평균마진 모두 확인할 수 있다.

 

 

③ PM2000의 판매현황

 

조제·판매 -> 판매업무 -> 약품판매현황 메뉴로 간다.

 

이 메뉴에서는 조회기간내에 판매현황을 모두 보여준다. 상단에서는 조건을 설정할 수 있고, 중간에는 판매내역, 하단에는 각 판매내역의 상세약품을 볼 수 있다. 중간우측에는 ‘승인구분’칸이 있는데, 각 판매건별로 결제방법을 알려준다. 판매 시 카드결제 혹은 현금영수증을 발급했을 경우에 해당사항을 입력해두면 ‘승인구분’칸에서 확인할 수 있다.

 

고객이 카드결제를 한 후 반품과 환불을 요청할 경우에는 결제수단을 확인해서 카드결제취소를 하는 것이 약국의 손실을 줄일 수 있는 방편이기도 하다.

 

판매시간이 입력, 확인되기 때문에 어떤 문제가 발생했을 경우에 CCTV를 확인하여 비교할 수 있어서 효과적이다.

 

검색조건에는 약품이름, 고객명, 판매약사명, 금액별로 조회가 가능하므로, 필요한 자료가 있을 경우 검색이 편리하다.

 

 

④ PM2000의 1일 매출현황

 

경영관리 -> 판매현황 -> 1일매출현황 메뉴로 간다.

 

1일 매출현황에서는 조제와 약품판매 통계가 함께 보인다. 이 메뉴는 조회당일의 결과만 볼 수 있으며 조제료와 판매마진, 현금입금액을 확인할 수 있다. 약품판매화면에서도 바로 확인이 가능한 메뉴가 우측하단에 존재한다.

 

 

⑤ 약품별 조제판매현황

 

경영관리 -> 판매현황 -> 약품별 조제판매현황 메뉴로 간다.

 

해당기간동안 판매된 조제약품과 판매약품이 모두 조회된다. 조제약품과 판매약품으로 구분조회가 가능하며, 이 메뉴에서도 재고수량은 늘 확인할 수 있다. 제약회사를 선택하면 해당 제약회사별로 조회가 가능하다. 어떤 제품이 얼마만큼 판매되고 조제되었는지 확인할 수 있다. 매일 저녁에 마감할 때 자료를 확인해서 다음날 주문에 활용하면 좋은 메뉴이다.

 

 

⑥ 판매약품별 손익

 

경영관리 -> 판매현황 -> 판매약품별 손익 메뉴로 간다.

 

기간별로 일별, 월별, 연별 통계를 볼 수 있다. 일반약품 판매통계 전용화면이다. 매출액과 순이익, 마진율이 계산되고 우측화면에는 판매약품별 수량과 금액, 순이익이 보여 진다.