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한해 아파트 관리비는 어느 정도일까.
그 액수는 실로 엄청나다.
한 예로 2천세대 정도되는 아파트 단지의 관리비 예산은 약 20억원.
대부분의 아파트에서 한 해 수십억원대의 관리비를 쓰고 있는 것이다.
그런데 이처럼 막대한 아파트 관리비가 어떻게 쓰이는지, 또 얼마나 적절하게 집행되고 있는지 알고 있는 주민들이 과연 얼마나 될까.
(1) 아파트 관리비의 집행과 감독상의 문제
현재 아파트 관리비에 대한 집행과 감독은 공동주택 관리령에 의해 따로 규정돼 있다.
일반적으로 아파트 관리비는 관리소장과 입주자 대표회의 회장이 주도적으로 집행하고 있다. 그러나 아파트 관리비에 대한 감사는 회계사의 수치를 맞춰보는 수준에 국한돼 있다.
입주자 대표회의에서 감사를 한다손 치더라도 관리비 항목별 과다 집행 따위의 부정비리를 꼼꼼하게 찾아내는 것은 어렵다.
관리업무에 대한 심의가 있긴 하나 이 역시 입주자 대표회의에서 3개월 정도에 한 번씩 실시하고 있는데, 관리비의 집행 이후 서면으로 심의하고 있기 때문에 한계가 명백하다.
(2) 특별수선 충당금
특별수선 충당금이란 공동주택의 공용부분과 입주자 공동소유인 부대시설 및 복리시설의 장기수선에 쓰이는 비용을 말한다. 즉 아파트 노후화를 대비해 일정액을 매달 적립하는 아파트 유지보수 비용이다.
모든 공동주택이 특별수선 충당금을 적립하는 것은 아니다.
특별수선 충당금을 적립해야 할 아파트는 3백세대 이상으로 승강기가 설치돼 있고 중앙집중식 난방방식인 경우가 대표적이다.
특별수선 충당금을 적립해야 할 아파트의 관리주체는 건설부 장관이 정하는 기준에 따라 공용부분과 입주자의 공동소유인 부대시설 및 복리시설에 대한 장기수선 계획을 세워야 한다.
특별수선 충당금은 위험한 사고를 미연에 방지하는 장치나 다름없다.
특별수선 충당금이 제 역할을 하기 위해서는 적립액을 늘리고 강제성을 두어야 할 것이다.
(3) 공가 관리비 부담은 누가 하는가
공가 관리비란 분양을 한 후 입주예정일까지 입주하지 않은 세대의 관리비를 말한다.
이 때 발생하는 공가 관리비는 사업주체가 부담해야 한다.
그러나 입주예정일이 지나서도 입주하지 않은 세대의 관리비는 분양자가 내는 것이 원칙이다.(주택건설촉진법 제38조 12항) 반면에 입주예정자가 중도금 및 잔금을 지불하지 않아 분양계약이 파기됐다면 입주예정일 이후의 관리비는 사업주체가 부담해야 한다.
준공된지 1년이 지나도 비어있는 세대가 있다면, 이때의 특별수선 충당금도 사업주체가 부담하는 것이다.(공동주택 관리령 제23조 7항)
간혹 공가 관리비를 입주자가 부담하는 경우가 있는데, 이는 잘못된 것이다. 따라서 입주자들은 미분양세대의 수를 파악해 공가를 알아본 뒤 관리비를 내는 것이 바람직하다.
(4) 선수 관리비의 추가 징수에 대하여
관리비는 전달에 아파트 관리에 들어간 비용을 정산해 다음달에 고지하게 된다.
그러나 분양 이후 처음 입주할 때 각 입주자들은 관리비용을 현금으로 낸다. 이것은 입주예정일이 지난 한 달동안의 관리비가 없어 관리운영에 차질이 올 것을 우려해 미리 관리비를 내는 것이다. 평당 균등 부과된 일정 금액을 입주자들이 입주하면서 내는 이 관리비를 선수관리비라고 한다 이는 법에 규정돼 있는 것이 아니라 관행으로 정착된 것이다.
선수관리비는 관리비를 한 달 먼저 냈다는 의미가 있다. 따라서 이사갈 때 관리사무소에서 찾아갈 수 있다. 만약 찾아가지 않으면 전출입자 간에 상의해 관리비를 승계할 수 있다. 이 관리비는 원활한 관리 운영이외에도 이사갈 때 관리비를 내지 않고 가는 것을 방지하는 효과도 있다.
그런데 선수관리비는 입주자와 관리사무소측 간에 종종 뜨거운 감자로 떠오르고 있다. 선수관리비의 추가 징수가 바로 그것이다. 매달 관리비를 내고 있는데 선수관리비를 추가 징수하겠다고 관리사무소측에서 통보하는 경유가 있다.
선수관리비를 추가 징수하기 위해서는 먼저 관리규약을 개정해야 한다. 관리규약의 개정 없이 입주자 대표회의나 관리사무소에서 추가로 징수하는 것은 부당하다. 따라서 관리사무소에는 정확한 관리비 내역과 부족한 예산액을 입주자들에게 알리고 추가징수의 필요성을 설명해야 한다. 이런 절차를 받아서 추가징수를 해야 한다.
(5) 아파트 관리비 결산서 보는 법
연간 수십억원에 달하는 아파트 관리비가 적절하게 집행됐는가를 확인하기 위해서는 먼저 관리비의 결산서를 세심하게 살펴보는 것이 중요하다. 관리비 결산서는 동대표들이나 입주자들이 실질적 감사를 하기 위한 기본 자료이다.
아파트 관리비 결산서는 대차대조표, 손익계산서, 합계잔액시산표, 부속명세 로 되어 있다.
1) 대차대조표에 따른 검토 사항
대차대조표에 의해서 결산서를 볼 때 반드시 검토해야 할 사항을 다섯가지로 나눌 수 있다.
이를 확인한 뒤 자금 흐름이 어떤지를 추적할 수 있어야 한다.
다섯째, 자산지부의 미수금과 부채지부의 미지급금에 대한 명세와 그 원인을 증빙등을 통해 확인해야 한다.
계산서 중 보고용은 세무서에 제출해 보고 했는지 점검한다
2) 손익계산서
손익계산서에는 회계기간의 총수입과 총지출 금액 합계가 과목별로 나타나 있고, 관리 외 수입인 잡수입 등이 당기 순이익으로 나타나 있다. 이때 검토해야 할 사항을 여섯가지로 살펴본다.
첫째, 관리비 수입의 월별 명세를 요구하고 월별 통장입금액을 확인한다.
둘째, 일반 관리비 중 급료 상여금 등의 월별명세를 요구하고 급료대장등 월별 금액과 일치하는지를 확인한다.
셋째, 각 과목의 내용 중 큰 금액 해당액은 세금계산서 등을 제대로 받았는지 증빙을 확인하고 세금계산서 중
보고용 1장은 세무서에 제출했는지도 아울러 검토한다.
넷째, 난방비의 연료 입고와 소모품비 사용에 대한 월별 명세를 요구하고, 인근지역 아파트 단지의 연료단가와
월별 난방비 그리고 소모품 사용비를 비교해 확인한다.
다섯째, 청소비 소독비 승강기 유지비 수선유지비 등의 월별 명세를 요구한다. 이와 함께 용역계약서 상의 용역
업자 인적사항 등을 파악해 금액을 재확인한다. 또한 부품값이나 소모품 추가비용은 계약 내용대로 제
대로 청구되었는지도 세심하게 살펴본다.
여섯째, 급탕비 전기료 수도료 등은 계량기 검침대장을 점검하고 사용량 월별 명세와 금액을 영수증과 비교해
가며 확인한다.
3) 합계 잔액시산표
합계잔액시산표에는 모든 과목에 대해 회계기간 1년간의 합계와 잔액이 전부 나타나 있다. 관리비를 볼 때 합계잔액시산표에 의해 다시한번 꼼꼼하게 점검하는 것이 필요하다.
첫째, 자산에서 가 지급금 합계가 많을 때는 그 원인을 추적해야 한다. 가 지급을 한 이와 왜 했는지를 상세하게 파
악한다...또한 자산과 부채과목에서 합께금액과 잔액금액이 달 것은 그 해 회계기간안의 증감 변동 금액이므
로 그 원인을 전표와 대조해 확인해야 한다.
둘째, 퇴직급여 충당금 예치금의 합계와 잔액이 같지 않을 때는 그 차액은 그 해 퇴직자에게 지급된 금액이므로
누구의 퇴직금인지를 확인하고 세무서에 퇴직소득신고를 했는지도 점검한다.
(6) 아파트 관리비 징수와 관련된 문제들
1) 관리비 연체요율 산정은 월 2% 이내로
없다고 정하고 있다. 이 때 과징금은 입주자 대표회의에서 의결한 별도의 고지서를 통해 부과할 수 있다.
한편 유선방송 시청료를 입주민의 3분의 2 이상의 동의를 얻어 관리비에 포함시켜 부과하는 것도 잘못된 방식이다.
관리비에는 법정 관리비 명목만이 포함된다.
4) 관리비의 타용도 사용은 불가능하다
주택건설촉진법 제 38조 12항의 규정에 의해 입주자가 납부하는 관리비는 공동주택의 유지관리에 필요한 비용이므로 다른 용도로 사용할 수 없다.
동대표들이 결의해 관리비를 유지관리 및 보수 이외에 다른 용도, 예를 들면 체육대회 등으로 변경해 사용하는 것은 잘못이다
(7) 아파트 관리와 관련한 문제들 ================================================================================ 부 록 우리가 내는 관리비 바로 알자 관리비 예산은 대개의 경우, 월 1억~2억원 규모로 연간 10~20억원을 웃돌고 있는 무시 못할 거금입니다. 효율적으로 관리를 잘 한다면 많이 절감할 수도 있습니다. 그러면 효율적 관리를 위해 관리비 결산 검사와 감사는 어떻게 할 것인가? 대부분의 아파트 단지는 공인회계사의 감사를 일년에 한번 받습니다. 그러나 이는 기업회계 규정에 의한 감사로 장부기장의 적정성과 충당금 설정의 적정성 등 회계 원칙에 따라 감사하기 때문에 관리비 과다 사항이나 관리부정 또는 증빙의 사실 유무 등을 확인하기는 어렵습니다. 그러므로 관리비 절감 차원의 감사와 관리부정 또는 증빙의 가공유무 등을 확인하는 실질적 감사는 당연히 동대표들과 입주자들이 해야 합니다. 매년 정기적으로 작성되는 관리비 결산서는 동대표들이나 입주자들이 실질적 감사를 하기 위한 기본자료가 됩니다.그러므로 관리비 결산서를 어떻게 보며, 어떠한 시각으로 볼 것인가 는 매우 중요합니다. 아파트 관리비 결산서는 대차대조표(B/S), 손익계산서(P/S), 합계잔액시산표(T/B)에는 해당 아파트 단지의 자산과 부채가 각 과목별로 나타나 있으며 통상적으로, 관리 외 수입인 곤돌라 수입 등 잡수익 해당액이 이익 잉여금으로 자본지부에 나타납니다. 대차대조표 검토사항 ① 관리비 수입의 월별 명세를 요구하고 월별 통장 입금액을 확인 대사합니다. 관리비를 절감하는 첫걸음은 관리비 부과내역서를 꼼꼼히 살펴보는 것입니다. 아파트 관리비는 법적으로 사후 부과하도록 되어 있습니다. 그래서 입주자들의 통제와 이의 제기가 사실상 어렵습니다. 관리비 부과 내역서를 보고 과목별 분류 내용과 금액을 파악한다는 것은 관리비 구성내역과 세대별 부담액 산정방법을 제대로 모르는 입주자들로서는 거의 불가능합니다.그러므로 입주자들은 구체적인 사례를 가지고 관리소와 동대표에게 이의 제기를 하고 시정할 것을 요구하여 관리비를 줄이도록 해야 합니다. 관리비는 공동주택 관리령 제15조에 명시된 8개 항 이외에는 어떤 항목으로도 징수할 수 없습니다. 단, 8개 항 외에 특별수선 충당금은 따로 부과할 수 있습니다. 주민들은 관리비가 공동주택 관리령 제15조에 맞게 부과되고 있는지를 살펴보고 문제가 있으면 관리사무소에 시정할 것을 요구하여 관리비가 부당하게 징수되는 것을 막아야 합니다. 관리비 중 가장 큰 비중을 차지하는 것이 인건비와 난방비입니다. 그러므로 주민들은 자신들의 아파트 실정에 맞게 관리 인원이 구성되었는지 알아보고 필요이상의 인원이 배치되어 있다면 그 필요 없는 인원은 과감히 줄여야 합니다. 투명한 아파트 관리를 위한 주민행동지침
⊙ 특별수선 충당금의 징수방법과 사용절차
공동주택 관리령 제23조 5항에 의하여 장기수선계획을 세우고 그에 따라 징수하되 관리비와 구분하여 징수한다. 세대별 산정방법 및 징수, 보관, 예치는 관리규약을 정한다.
⊙ 개별난방방식으로 지역난방을 공급받고 있는 아파트의 경우 특정 세대가 편의를 위해 난방방식을 기름보일러로 개조하는 것이 가능한가? : 주택건설촉진법 38보 1,2항에 따른 경미한 사항일 때에는 관리주체의 동의를 얻어 개축이 가능. 고조체의 변경, 내력구조부에 해를 끼칠 우려가 있는 것은 시장군수의 허가를 받아야 한다.
⊙ 아파트단지내의 복리시설인 일반 목욕장이 노후하여 대수선과 증축을 할 경우 어떤 절차를 거쳐야 하는가? : 공동주택 관리령 제6조 에 의하여 공동주택 입주자 3분의 2이상의 서면동의와 허가관청의 허가를 얻어야 가능하다.(개정전 법은 주민 전원의 동의를 얻도록 하였음)
⊙ 입주자 대표회의가 승강기유지비를 전액 면제시켜 달라는 1-2층 주민들의 의견을 듣지 않고 단지 차등 부과하기로 결정하였다면 위 결정의 효력은? : 관리비의 세대별 부담액은 사용자 부담과 공평한 부담의 원칙을 벗어나지 않는 범위 내에서 관리규약으로 정한다. 따라서 관리규약으로 정하였을 때 한하여 차등부과가 가능함.
⊙ 사업주체가 의무관리기간중 입주자 대표회의의 동의를 얻지 않고 승강기관리를 전문업체에게 위임할 수 있는지? : 의무관리기간중에는 사업주체가 알아서 할 사항이다.
⊙ 아파트 단지 내의 복리시설을 일반인에게 분양하였을 경우 분양받은 사람에 대하여 관리비를 부담시킬 수 있는가? : 주택건설촉진법 제38조 제4항에 의하여 일반인에게 분양된 복리시설은 공동주택 관리령에 의한 의무관리대상이 아니다. 그러나 이들이 입주자와 공동으로 사용하여 발생하는 비용에 대하여는 협의하여 결정하면 됨.
⊙아파트의 고층에 사는 입주자가 수압이 낮아 불편을 겪고 있어서 이를 해결하기 위하여 부스타 펌프를 달았다면 그 비용은 누가 부담하는가? : 공용시설이기 때문에 전입주자가 분양면적에 비례하여 부담하여야 한다.
⊙ 1개동에만 옥상에서 누수가 발생하였을 경우 특별수선 충당금을 사용할 수 있는지, 아니면 해당 동에 거주하는 입주자들이 그 비용을 부담하여야 하는지? : 위와 같은 하자는 장기수선계획에 따라 하는 것이 바람직하며 그 경우 특별수선충당금을 사용할 수 있다
⊙ 아파트 단지내의 도난 사고시 관리주체에게 책임이 있는가?
차량내의 카세트 도난사고
어린이 안전사고
⊙ 주차장 관리문제
1가구 2차량에 대해 주차요금을 입주자에게 부담시킬 수 있는가?
⊙체육 시설관리문제
야간 테니스장을 운영하는데 인접한 동주민들이 반대할 경우 어떻게?
⊙관리주체의 고용관계
경비원들 노조결성 -- 어떻게 가능한가? 관리소장도 노조가입 가능한가?
1. 관리비 결산서 보는 법
아파트 관리비는 공동주거 형태라는 아파트 단지의 특성 때문에 발생하는 공통경비를 관계 법령에서 정한 규정을 적용하여 각 세대별로 배분한 금액으로 세대수와 평형 규모에 따라 아파트 단지별로 금액의 차이는 있습니다.
① 자산, 부채의 모든 과목이 해당 장부 결산기말 잔액과 맞는가 대사하고, 과목별 잔액명세를 요구합니다.
② 실제 잔액이나 실물 또는 예금통장 등과 금액이 맞는지 확인합니다. 예를 들면 예금 과목 잔액이 통장금액과 일치하는지 대사하는 것입니다.
③ 퇴직급여 충당 예치금 또는 특별수선 충당 예치금 등이 특정예금으로 별도 입금되어 있는지를 확인합니다.
④ 부채지부에 있는 선수금은 입주 초 미리 선납한 관리비 선수금 합계액을 나타냅니다. 이는 잔액으로 통장에 항상 그대로 남아있는 것이 아니고 관리비의 현금지출에 충당되는 것이기 때문에 유동적입니다.그러므로 어느 한 통장에 특정예금으로 따로 나타나는 것은 아닙니다. 다만 입주 초 관리비 통장에는 선수금액이 나타나 있어야 하며 그 후 자금 흐름이 어떤지는 추적할 수 있어야 합니다.
⑤ 자산지부의 미수금과 부채지부의 미지급금에 대한 명세와 그 원인을 증빙 등을 통하여 확인합니다. 특히 미지급등은 물품대금 중 부가가치세가 포함된 것인데, 그 증빙으로 세금계산서를 확인하고, 세금계산서 중 보고용은 세무서에 제출 보고하였는지 점검하는 것이 필요합니다. 이 부분에서 간혹 자료처리를 부실하게 하거나 금품수수 등 부정이 발생하기 때문입니다.
손익계산서(T/B)검토사항
손익계산서(T/B)에는 회계기간의 총수입과 총지출 금액 합계가 과목별로 나타나 있고, 관리외 수입인 잡수입 등이 당기 순이익으로 나타나 있습니다
② 일반 관리비 중 급료.상여금 등의 월별명세를 요구하고 급료대장 등 월별 금액과 일치하는지 를 확인대사합니다. 월별 급료대장 합계금액이 맞는지 계산기로 점검하는 것도 필요합니다.드물지만 월별 합계금액을 백만 단위 또는 십만 단위 숫자 한 개를 바꾸어 놓고 부정하는 사례도 있기 때문입니다.
③ 각 과목의 내용 중 큰 금액에 해당액은 세금계산서 등을 제대로 받았는지 증빙을 확인하고 세금계산서 중 보고용 1장은 세무서에 보고를 제대로 하였는지를 철저히 확인합니다.
④ 난방비의 연료 입고와 소모품비 사용에 대한 월별 명세를 요구하고, 수불부와 대사하고 인근 지역 아파트 단지의 연료 단가와 월별 난방비 그리고 소모품 사용비를 비고하여 그 원인을 분석합니다.
⑤ 청소비, 소독비, 승강기 유지비, 수선유지비 등의 월별 명세를 요구합니다. 그리고 용역계약서상의 용역업자 인적사항 등을 파악하여 관리회사의 관계 등을 알아보고 그 금액을 대사합니다. 특히 부품값이나 소모품 추가비용은 계약 내용대로 제대로 청구되었는지 수선유지비 증빙과 연관하여 대사 확인합니다.
⑥ 급탕비, 전기료, 수도료 등은 계량기 검침대장을 점검하고 사용량 월별 명세와 금액을 영수증과 확인대사합니다.
⑦ 관리 외 수입으로 곤돌라 월별 사용 명세와 연체료 수입명세등을 확인합니다.
특히, 잡수입 내용을 자세히 검토하여 광고게재료, 보험료 리베이트, 인근지역 유통업체 기부금 등의 수입계상 여부를 실제 단 지 안의 광고 사항 등과 관련하여 자세히 검토합니다.
대차대조표에는 과목별로 결산기말의 잔액만 표시되어 있고, 손익계산서에는 과목별로 회계기간내의 합계금액이 표시되어 있고, 손익계산서에는 과목별로 회계기간내의 합계금액이 표시되어 있는데 반하여 합계잔액시산표(T/B)에는 대차대조표 과목과 손익계산서 과목 모두에 대해 회계기간 1년간의 합계와 잔액이 전부 나타나 있는 복식부기의 자기검증표입니다.
합계잔액시산표 검토사항
① 자산에서 가지급금 합계가 많을 때에는 그 원인을 파악해 보아야 합니다. 누가 어떤 일로 가지급을 하는지를 알아야 합니다. 그리고 자산과 부채과목에서 합계금액과 잔액금액이 다른 것은 당해 회계기간 안의 증감 변동 금액이므로 그 원인을 전표와 증빙을 확인하여 점검하는 것이 바람직합니다.
② 퇴직급여 충당금 예치금의 합계와 잔액이 같지 않을 때에는 그 차액은 당해년도 중에 퇴직자에게 지급된 금액이므로 누구의 퇴직금인지 확인하고 세무서에 퇴직소득신고는 제대로 하였는지 점검합니다.
이상과 같은 요령으로 관리비 결산서를 검토하는 것은 크게 전문지식을 요하지 않으므로 특히 동대표 감사는 성실히 감사하여 관리업무 집행의 감시?감독 기능을 강화하고 관리비 절감과 부정비리 예방에 기여합시다.
2. 관리비 절감 방안
아파트 주민들은 관리비의 많고 적음에는 관심을 보이면서도 관리비 내역을 따져보지 않은채 관리비 고지서대로 내고 맙니다.
이러한 주민들의 무관심이 관리비를 둘러싼 부정을 낳고 주민들은 납부하지 않아도 될 관리비를 내는 경우가 많습니다. 조사 결과 관리비 부과내역서를 꼼꼼히 살펴본 후 관리비를 내고 있는 가정은 30%도 채 안 됐습니다.
① 관리비를 내기 전에 부과내역서를 꼼꼼히 살펴야 합니다.
② 우리 아파트 실정에 맞게 관리인원이 구성되었는지 파악해야 합니다.
③ 난방비를 절약하려면 먼저 기름을 넣을 때 동대표나 주민들의 입회를 하고, 입회 점검일지를 비치하여 주민들이 이에 대한 열람을 요구하도록 하고 확인합니다. 급탕용 온수 공급시간을 준수하도록 하고, 준수여부 일지를 기록하여 이를 열람, 확인합니다.
④ 연료비 절약을 위해서는 형식적인 온도조절기보다는 열량계를 설치해야 합니다.
⑤ 물탱크를 청소할 때는 관리사무소로 하여금 청소일정표를 게시판 등에 공시하도록 하고, 주민들이 입회하여 청소가 깨끗하게 되는지를 살펴야 합니다. 이렇게 하면 주민들은 깨끗한 물을 마실 수 있고 물탱크 청소를 제대로 하면 다음 해에는 청소비가 조금 들기 때문에 관리비가 절감됩니다.
⑥ 승강기 고장일지를 비치하여 승강기가 고장났을 때 그 시간과 사유를 항상 기록하고 공개하 도록 하면 승강기 수리비도 줄일 수 있습니다.
⑦ 가로등, 공동수도 등 낭비되는 현장을 목격했을 때는 즉각 관리소에 신고하고 사진 촬영 등을 하여 물증을 확보해 놓습니다.
⑧ 형광등, 외곽조명등, 기타 소모품 수불 대장을 만들어 철저히 기록하도록 하고 입주자대표회의는 이를 매달 확인합니다.
⑨ 잡수입 내역을 관리비 부과 내역서에 공개하도록 하고 제대로 적립되고 있는지 확인합니다. 잡수입 내역에는 곤돌라 사용료, 보험료, 리베이트, 연체료 수입, 수입 이자와 기타 잡수입, 청소비 할인금, 곤돌라, 화재보험 할인금, 지하실 임대료, 단지내 광고주의 수수료 수입, 외부차량 주차비 등이 있습니다.
⑩ 각종 공사계약을 할 때는 주민이 참여한 가운데 공개 입찰을 합니다.
입주자대표회의는 당해 단지와 유사한 인근 지역 아파트 단지의 관리비 비교 분석표를 정기적으로 작성하여 관리비의 효율적 사용을 객관적으로 검증하도록 해야 합니다.