문서의 보존

[초야]

1. 문서의 보존

• 문서의 보관이란 처리과에서 문서의 보존기간 기산일 전까지 보관하는 것을 의미하며, 문서의 보존이란 처리과에서 보관이 끝난 문서를 문서과에 이관하여 보존기간 기산일부터 보존하는 것을 말한다.
• 이관되는 문서는 자주 사용되지 않고 검색 빈도수가 낮으나 유사시 기록 또는 자료용으로 일정기간 보존의 가치가 있는 문서이다.

1) 문서의 편철 기준

• 철하는 문서의 양은 200매를 기준으로 한다.
• 처리가 끝난 문서는 완결 일자 순으로 최근 문서가 위에 오도록 철한다.
• 문서철 제목은 공문서 분류 및 보존에 관한 규칙에서 사용한 기능 명칭 중 문서를 대표하는 기능의 명칭을 기재하며 부제목을 달 수도 있다.
• 전자 문서는 기능별, 보존 기간별로 분류하고 최근 문서가 아래로 오도록 철한다.
• 여러 개의 문서가 내용적으로 관련이 있는 경우에는 최종적으로 종결되는 문서가 위에 오도록 하여 1건의 문서로 철한다.
• 문서철 내의 면 표시는 전체 면의 수를 기입하지 아니하고 문서의 아래 오른쪽에 밑에서 위로 일련번호를 기입한다.
• 보존기간이 영구인 문서는 완결일자 순으로 최근 문서가 아래에 오도록 철한다.
• 문서철은 문서의 기능별, 보존기관별로 만들어야 한다. 단, 동일기능에 속하는 문서의 발생량이 적어 기능별로 문서철을 만들기 힘든 경우에는 보존기간별로 상위기능에 통합하여 만들 수 있다.

2) 문서의 보존 기간

• 문서의 보존 기간은 영구, 30년, 20년, 10년, 5년, 3년, 1년의 7가지로 나뉜다.
• 보존 기간 기산일은 당해 문서를 처리, 완결한 날이 속하는 해의 다음 해 1월 1일로 한다.

3) 문서의 보존 방법

• 문서는 보존 기간의 기산일로부터 3년간(보존기간 1년인 문서는 1년간) 처리과에서 보존한다.
• 처리과의 보존 기간(3년)이 만료된 문서는 문서과에서 인계하여 보존한다.
• 영구 보존 문서는 10년간 문서과에서 보존한 후 정부기록보존소에서 보존하며, 보존기간이 5년 이상 30년 이하인 통일 문서나 외교 문서는 1년간 보존한 후 통일부, 외무부로 각각 이관하여 보존한다.
• 비치문서는 보존기간에 따른 이관 절차에 불구하고 처리과에서 비치, 활용의 필요성이 없을 때까지 보존, 활용한 후 문서과에 인계한다.

4) 기록 매체에 따른 보존

   ▶ 전자 문서의 보존

• 컴퓨터 파일로 보존하거나 출력하여 보존하며 보존 기간이 20년 이상인 문서는 컴퓨터 파일과 인쇄된 용지를 함께 보존한다.
• 전자 문서의 보존 및 관리에 있어서는 멸실, 분실, 도난, 유출, 변조, 훼손 등에 대비하여 안전장치를 해야 한다.
• 컴퓨터 파일을 복사, 출력할 때는 복사대장, 전자문서 출력 대장에 날짜, 사용자, 매수 등을 기입하고 처리 과장의 확인을 받아야 한다.

   ▶ 마이크로 필름의 보존

• 마이크로 필름 보존이란 문서를 육안으로 식별할 수 없는 비율로 축소 촬영하여 필름으로 보관하는 것을 말한다.
• 중요 기록을 안전하게 보관하고 보존 공간이 절약된다는 장점과 아울러 비용 절감의 효과까지 있다.
• 마이크로 필름으로 보존할 경우 2부 이상 복사하여 관리하며 당해 문서의 보존 기간까지 보존하여야 한다.

   ▶ 광 디스크의 보존

• 대량의 기록물을 보존할 때는 레이저를 이용한 광 디스크에 보존하게 된다.
• 기록 용량이 매우 크고 문서의 교정 및 편집이 가능하며, 빠른 속도로 검색 및 인쇄가 가능하다.
• 문서를 마이크로필름이나 광 디스크에 보존할 경우에는 당해 종이 문서가 폐기된 경우에 한하여 보존 중인 문서로 간주하게 된다.

   ▶ 비밀문서의 보존

• 비밀문서 중 영구적인 보존 가치가 있다고 판단되는 문서는 비밀 보호 기간이 만료되는 즉시 그 원본을 정부 기록 보존소에 이관한다.
• 다만, 비밀 보호 기간이 영구인 문서는 그 원본을 정부 기록 보존소에 이관할 수 있다.

   ▶ 특수 규격 문서의 보관·보존

• 첨부물인 인쇄물, 책자 등으로서 문서철에 합철하기 곤란한 문서는 특수 규격에 문서 관리 대장에 기록하여 따로 편철·관리할 수 있다.