'각급학교 비치장부 목록 수정 및 감사방법 개선에 대한 민원 답변 내용

[정성식]

1월 26일에 전북교육청에 신청한 민원에 대한 답변이 왔습니다.
여러 부서에 걸쳐 검토하느라 시간이 좀 걸렸던 것 같습니다.
민원의 내용이 길었던 만큼 답변도 깁니다.

어쨌든 각급학교 비치장부 목록은 정비가 될 것 같은데 타겟은 교육부로 행해야 함을 느낍니다. 성실하게 답변해 주신 전북교육청에도 고마움을 느낍니다.
공개민원으로 신청했던 것이라 답변도 공개를 합니다.
민원의 답변 내용과 신청한 내용을 덧붙여 봅니다.

[민원 답변 내용]

정성식님 안녕하십니까? 

먼저 교육행정에 관심을 가져주신 점에 감사드립니다.
정성식님의 민원내용은‘각급학교 비치장부 목록’개선사항의 제안으로 이해됩니다.
‘각급학교 비치장부 목록’은 교원 업무경감 종합대책과 관련하여, 총괄 부서인 행정과에서 2014년 3월 기준으로 사업부서의 검토 의견을 취합하여 마련하였습니다. 
2017년 2월 기준으로‘각급학교 비치장부 목록’정비를 위해 사업부서의 검토 의견을 수렴 중이며, 관련 법령 반영 등의 검토·정비 결과를 취합한 수정 내용을 각급학교에 공문서로 시달할 예정입니다.
답변 내용 중 궁금한 사항에 대해서는 전라북도교육청 행정과 주무관 이**에게 전화(☏ 063-239-3606) 또는 메일(decolor@jbedu.kr)로 문의하여 주시면 성심 성의껏 답변하여 드리도록 하겠습니다.

정성식님 안녕하십니까?
전북교육에 애정과 관심을 갖고 좋은 의견을 주신 귀하께 진심으로 감사드립니다.
정성식님께서 교육을 위한 행정이 이루어지기를 바라는 마음으로 개선을 요구하신 민원(1AA-1701-******) 가운데 특정감사(학사분야)와 관련된 부분에 대하여 다음과 같이 답변 드립니다.

귀하의 민원내용은 무분별한 서류 확인 위주의 감사가 아닌 출석·답변 중심의 감사와 NEIS를 통해 전자적으로 관리하는 제반 교육계획이나 교육의 결과물 등을 종이장부 또는 출력물로 제출하도록 요구하는 행정지시 및 감사행태의 개선을 요구하신 것으로 이해됩니다.

귀하께서도 언급하셨듯이 감사관련 법령에 따르면 감사를 위하여 필요할 때에는 출석·답변의 요구, 관계 서류·장부 및 물품 등의 제출 요구, 전산정보시스템에 입력된 자료의 조사 등의 조치를 할 수 있습니다. 따라서 특정감사(학사분야) 시에 조사는 법령에 따라 다음과 같은 방법으로 이루어집니다.

먼저, 전산정보시스템(NEIS 및 업무관리시스템)에 입력된 자료를 조사한 후 미비하거나 확인이 필요한 자료는 관계 서류 및 장부 등을 제출 받아 조사하게 됩니다. 조사 결과에 따라 위법하거나 부당한 점 등에 대해서는 관련자와의 대면을 통해 답변을 듣고 원인과 해결방안 등을 모색하며 모범사례 등 우수한 점에 대해서는 일반화할 수 있는 방안을 강구하기도 합니다. 이러한 일련의 감사 과정은 감사대상기관의 업무 부담을 최소화하기 위한 노력의 일환이며 무분별한 교육실적을 요구하는 일은 없음을 알려드립니다. 더불어 수감기관의 행정력 절감을 통한 업무의 경감이 이루어져 기관이 고유 업무에 집중할 수 있는 여건을 조성하기 위해서도 힘쓰고 있습니다. 

앞으로 귀하의 감사 방식에 대한 의견 또한 소중한 자료로 삼아 더욱 합리적이고 공정한 감사 행정 구현을 위해 더욱 노력하겠습니다.

또한, 우리교육청에서 실시하는 자체감사는 감사대상기관의 교육활동을 내실화하고 그 운영의 적정성, 공정성 및 국민에 대한 책임성을 확보하기 위한 목적으로 관계 법령 및 훈령, 지침, 예규 등 내부규정에 따라 실시하고 있습니다. 따라서 특정감사(학사분야) 시에도 관계 법령과 내부 규정 및 우리교육청 각 부서에서 시달한 지침 등에 의거하여 감사 결과 위법 또는 부당하다고 인정되는 사실, 문제점이 인정되는 사실, 법령상·제도상 또는 행정상 모순이 있거나 그 밖에 개선할 사항 등이 있다고 인정되는 경우 등에 해당될 때에 이를 지적하고 처리기준에 따라 처분을 하고 있습니다. 물론 귀하께서 제기하신 비치장부 목록의 내용 등에 대해서는 관계 부서에서 검토·보완하고, 필요할 경우 개정이 이루어질 것이라 판단되며 개정되는 규정이나 지침 등은 특정감사(학사 분야) 시에도 적용될 것임을 알려드립니다. 

아울러, 귀하께서 말씀하신 교육계획(학교, 학년, 학급, 교과교육계획)이 학교급별, 학년도별로 수립해야 하는 교육과정 운영계획을 지칭하는 것이라면 이는 장부라고 보기는 어렵다고 판단되며, 현재 단위학교별로 자율적으로 수립·제작하여 학교 실정에 따라 책자 또는 파일 등의 형태로 다양하게 활용하도록 한 것으로 알고 있습니다. 따라서 특정감사(학사분야) 시, 학교별로 활용하고 있는 자료 형태(파일 형태일 경우 업무관리시스템의 결재문서)를 참고하여 감사를 실시하고 있으며 무조건적으로 종이장부 또는 출력물로 제출하도록 요구하는 일은 없음을 알려드립니다.

학교 현장의 만족도를 높일 수 있는 감사 행정을 위해 좋은 의견을 주신 귀하께  진심으로 감사드립니다. 
    
답변내용 중 궁금한 사항에 대해서는 전라북도교육청 감사담당관실 정**에게 전화(063-239-3215) 또는 메일(jyh3581@jbedu.kr)로 문의하시면 성심 성의껏 답변해 드리도록 하겠습니다.

추위에 건강 유의하시고, 새해에 정성식님의 가정에 화목과 평안이 항상 함께 하시길 기원합니다. 감사합니다. 

전북교육이 발전할 수 있도록 관심을 가져주신 정성식님께 감사드리며, 가정에 화목과 평안이 항상 함께 하시길 기원합니다. 감사합니다. 

안녕하십니까? 전라북도교육청 학교교육과 장학사 정**입니다. 귀하의 학교 현장에 대한 열정과 관심에 대하여 깊은 감사를 드립니다.

귀하께서 제기하신 민원의 요지는 전북교육청이 작성 안내한 각급학교 비치장부 목록이 2014년 3월 5일 기준으로 작성되어 있으니 수정하여 주었으면 좋겠다는 것으로 생각됩니다.

이와 같은 내용에 대하여 다음과 같이 답변 드립니다.

첫째, 졸업대장에 대하여 말씀드리겠습니다. 졸업대장은 법정장부이며, 2016 학교생활기록부 기재요령 87쪽에 “졸업과 동시에 교육정보시스템에서 전자결재 후 출력하여 보관”하도록 명시되어 있으므로, 시스템과 종이장부로 동시에 관리하셔야 합니다.
 
둘째, 학교생활기록부Ⅰ, Ⅱ에 대하여 말씀드리겠습니다. 이는 법정장부이며,학교생활기록 작성 및 관리지침(교육부 훈령 제169호) 제18조에, 학교생활기록부Ⅰ은 전산자료로 준영구 보존하며, 학교생활기록부Ⅱ는 전산자료로 졸업 후 5년 보존하도록 되어 있습니다.

셋째, 학교생활기록부 정정대장에 대하여 말씀드리겠습니다. 이는 법정장부이며, 학교생활기록 작성 및 관리지침(교육부 훈령 제169호) 제19조에, 학년도말 출력물과 증빙서류를 같이 준영구 보관한다고 되어 있으므로 시스템과 종이장부로 동시에 관리하셔야 합니다.

넷째, 출석부에 대하여 말씀드리겠습니다. 출석부는 비법정장부이며, 2016 학교생활기록부 기재요령 (6쪽)에 “학교생활기록부 작성에 필요한 보조부(각종 누가기록부 등)는 교육정보시스템에서 관리하여야 하며, 누가기록 자료를 별도로 출력하여 결재를 받지 않으며 수기장부로 관리하지 않는다”고 되어 있어 시스템상으로만 관리하여도 됩니다.
  
위의 내용들은 전북교육청 행정과에서 “각급학교 비치장부 목록”개선 안내를 할 것입니다.

관련해서 교육부 담당연구사님께 자료 검토요청을 하였던바, 상기의 근거들에 의하여 기록관리가 되어야 한다고 하였습니다. 더 자세한 문의사항은 교육부 교육과정운영과 이** 연구사님과 통화하시면 좋을 듯 합니다. 

답변내용 중 궁금한 사항에 대해서는 전북교육청 학교교육과 정**에게 전화(063-239-3245)로 문의하시면 성심껏 답해드리겠습니다. 귀하의 무궁한 발전을 기원합니다. 감사합니다.

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신청했던 민원의 내용은 아래와 같습니다.

<‘각급학교 비치장부 목록을 수정하고, 교무학예에 대한 감사 방법을 개선하기 바랍니다>
현직 초등교사입니다.

전라북도교육청이 작성하여 안내한 ‘각급학교 비치장부 목록’(이하 ‘비치장부 목록’)에 대하여 개선할 사항을 제안하고 교무·학예에 대한 감사 방법 개선을 요구하고자 이 민원을 신청합니다.

비치장부 목록은 2014년 3월 5일 기준으로 작성된 것인데 2016년 5월 19일자로 전북교육청 홈페이지 행정정보 자료실에 변동사항 없이 다시 안내된 것으로 보아 현재에도 유효한 자료입니다.

이 목록에 따르면 장부명, 용도, 비치근거, 법정/비법정, 관리방법(시스템-전자적관리/종이장부-또는 출력물), 관련부서 등으로 안내하여 학교는 총25개의 장부를 비치하도록 안내하고 있습니다. 목록에 근거하여 교무·학예에 대한 감사가 이루어지는 바 이 내용은 아주 중요합니다.

그런데 비치장부 목록에서 언급한 비치 근거를 확인한 결과 이는 전자문서와 종이문서를 이중으로 관리하지 않도록 하고 있는 전자정부법 제33조(종이문서감축)에 위배되는 사안이 많이 있습니다.

비치장부 목록에서 시스템(전자적 처리)과 종이장부(또는 출력물)를 이중으로 관리하도록 안내하고 있는 장부는 총5개이며, 이에 대한 용도, 비치근거, 법정여부, 보존방법 등을 아래와 같이 구체적으로 제시하고 있습니다.[용도/비치근거/법정여부/비고(보존방법 안내)]

1. 졸업대장 : 졸업생 파악 / 초·중등교육법 시행령 제50조, 공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 제26조 / 법정 / 준영구 보존

2. 학교생활기록부Ⅰ, 학교생활기록부Ⅱ : 학생관리 / 학교생활기록 작성 및 관리지침 제18조 / 기록부Ⅰ- 준영구 보존, 기록부Ⅱ- 종이 출력물 5년 보존

3. 학교생활기록부정정대장 : 정정사항 관리/학교생활기록 작성 및 관리지침 제19조 / 학년말 출력물과 증빙서류 같이 보관

4. 출석부 : 출석사항기록/초·중등교육법시행령 제9조 / 학년말 출력물과 증빙서류 같이 보관 / 비법정 / 출석사항은 NEIS로 관리함이 원칙, 단 중·고교는 학교실정에 따라 종이장부 비치 및 사용 가능

5. 도서대장 : 도서관리/도서관법 제2조, 전라북도교육비특별회계소관물품관리조례시행규칙 제16호서식 / 법정 / 학년말 출력 보관

비치목록에서 제시한 근거는 다음과 같은 문제점이 있다는 것을 알았습니다.

첫째, 목록에서 상기 나열한 장부를 시스템과 종이장부로 이중 비치하도록 안내한 것은 전자정부법과 초·중등교육법에 위배됩니다.

전자정부법 제2조제2호라목은 이 법의 적용을 받는 기관으로 ‘ 「초·중등교육법」, 「고등교육법」 및 그 밖의 다른 법률에 따라 설치된 각급 학교’로 규정하고 있으며 제33조에서 종이문서를 감축하기 위한 방안을 제시하고 있으며, 행정기관 등의 장이 해야 할 일을 구체적으로 나열하고 있습니다.

[전자정부법]
제33조(종이문서의 감축) ① 행정기관등의 장은 행정업무 및 민원사무의 전자화, 행정정보의 공동이용 등을 통하여 종이문서의 작성·접수·유통 및 보관을 최소화하고 종이문서를 지속적으로 줄이기 위한 방안을 마련하여야 한다.
② 행정기관등의 장은 문서작성 및 보고과정에서 종이문서의 불필요한 출력을 최소화하도록 일하는 방식 등을 개선하여야 한다.
③ 행정기관등의 장은 종이문서를 줄이기 위하여 종이문서로 신청·신고 및 보고·제출 또는 통지·통보하도록 규정하고 있는 법령과 지침 등을 특별한 사유가 없으면 전자적인 방법으로도 할 수 있도록 개정하거나 보완하여야 한다.
④ 중앙사무관장기관의 장은 종이문서를 줄이기 위하여 필요한 경우 지침을 마련하여 시행하거나 종이문서의 사용실태 등을 조사할 수 있다.

전자정부법 시행에 따라 개정된 초·중등교육법에서도 교육부장관과 교육감은 아래와 같이 정보시스템을 구축 운영하여 업무처리를 하도록 규정하고 있습니다.

[초ㆍ중등교육법]
제30조의4(교육정보시스템의 구축·운영 등) ① 교육부장관과 교육감은 학교와 교육행정기관의 업무를 전자적으로 처리할 수 있도록 교육정보시스템(이하 "정보시스템"이라 한다)을 구축·운영할 수 있다.
제30조의5(정보시스템을 이용한 업무처리) ① 교육부장관과 교육감은 소관 업무의 전부 또는 일부를 정보시스템을 이용하여 처리하여야 한다.

둘째, 비치장부 목록에서 제시한 비치 근거는 아래와 같은 사유로 법률적 근거가 미비합니다.

1) 졸업대장
 비치장부 목록에서는 초·중등교육법 시행령 제50조를 비치 근거로 제시하고 있으나, ‘관련 조항은 수료 및 졸업에 대한 기준을 밝히고 이수자에게 졸업장을 수여하도록 하였지 졸업대장을 시스템과 종이장부(또는 출력물)로 이중 관리하도록 하는 언급이 없습니다.’
또한 공공기록물 관리에 관한 법률시행령 제26조를 비치 근거로 제시하고 있으나 ‘관련 조항은 기록물의 보존 기간에 대하여 언급하고 있을 뿐 졸업대장을 시스템과 종이장부로 이중 관리하도록 하는 언급이 없습니다.
초·중등교육법 시행령과 공공기록물 관리에 관한 법률시행령의 어느 조항에도 졸업대장을 시스템과 종이장부로 이중 관리하도록 하는 조항은 없습니다. 오히려 공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 제4조에서는 기록물 관리의 원칙을 제시하며 아래와 같이 기록물을 전자화하도록 안내하고 있습니다.

[공공기록물 관리에 관한 법률 시행령]
제4조(기록물 관리의 원칙) ③공공기관 및 기록물관리기관의 장은 기록물이 전자적으로 생산ㆍ관리되도록 중앙기록물관리기관의 장이 정하는 바에 따라 전자기록생산시스템, 기록관리시스템 또는 영구기록관리시스템을 구축ㆍ운영하여야 하며, 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물을 전자적으로 관리하고 활용하기 위하여 기록물 전자화계획을 수립ㆍ시행하여야 한다.

2) 학교생활기록부 Ⅰ, Ⅱ
비치장부 목록에서 교육부 훈령인 학교생활기록 작성 및 관리지침 제18조를 비치 근거로 제시하였으나 지침 제18조는 오히려 생활기록부를 전자적으로 관리하도록 하고 있습니다.

[학교생활기록 작성 및 관리지침]
제18조(자료의 보존) ① 학교의 장은 공공기록물 관리에 관한 법률 및 동법 시행령에 의거 학교생활기록부(학교생활기록부Ⅰ)를 준영구 보존해야 한다. 단, 초·중·고 및 특수학교의 특수교육대상자 중 특수학교 기본교육과정을 적용하는 학생에 대하여는 교과학습발달상황 항목에 ‘세부능력 및 특기사항’란을 포함하여 준영구 보존해야 한다.
② 학교의 장은 학교생활세부사항기록부(학교생활기록부Ⅱ)의 전산자료를 학생 졸업 후 5년 동안 보존하여야 하며, 보존기간이 종료된 후 폐기 처분하여야 한다.
③ 학교의 장은 제1항에 따라 준영구 보존하는 학교생활기록부(학교생활기록부Ⅰ)를 학생 졸업 후 5년 동안 학교에서 보관하고, 이후에는「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제4조, 제31조, 제32조에 따라 보존·관리하여야 한다.

3) 학교생활기록부정정대장
 비치장부 목록에서 교육부 훈령인 학교생활기록 작성 및 관리지침 제19조를 비치 근거로 제시하고 있습니다.

[학교생활기록 작성 및 관리지침]
제19조(자료의 정정)③ 학교생활기록부 정정대장은 교육정보시스템에서 제공하는 결재 절차를 거쳐 학기 중에는 전자문서로 관리하다가 매 학년도 말 처리가 종료되면 출력하여 증빙서류와 함께 준영구 보관한다.

이 지침에 따라 전자문서와 출력물로 이중으로 관리하도록 안내하였으나 본 훈령은 전자정부법과 공공기록물관리에 관한 법률에서 언급한 기록물의 전산화 관리 취지에 부적합하다고 판단됩니다. 이와 같은 사안을 감안하여 시·도교육감협의회에서 학교생활기록 작성 및 관리지침의 개정을 교육부에 요구해야 한다고 봅니다.

4) 출석부
 비치장부 목록에서 초·중등교육법시행령 제9조를 비치 근거로 제시하고 있으나 초·중등교육법시행령 제9조는 학교규칙의 기재사항에 대하여 규정하고 있으므로 비치 근거가 부적합합니다. 아울러 초·중등교육법시행령 어느 조항에도 출석부를 시스템과 종이장부로 이중 관리하도록 하지 않고 있습니다.

[초·중등교육법시행령]
제9조(학교규칙의 기재사항 등) ①법 제8조의 규정에 의한 학교의 학교규칙(이하 "학칙"이라 한다)에는 다음 각호의 사항을 기재하여야 한다.

5) 도서대장
 비치장부 목록에서 도서관법 제2조를 비치 근거로 제시하고 있으나 도서관법 제2조는 용어의 정의에 대하여 언급하고 있으므로 비치 근거가 부적합합니다. 또한 도서관법, 같은 법 시행령과 시행규칙 어느 조항에도 도서대장을 시스템과 종이장부로 이중으로 관리하도록 하는 언급이 없습니다.
또 다른 비치 근거로 제시한 전라북도 교육비특별회계 소관물품 관리조례 시행규칙 제16호 서식은 도서대장의 양식을 제시하는 것이지 도서대장을 시스템과 종이문서로 이중 관리하도록 안내하고 있지 않습니다.
도서대장은 공유재산 및 물품 관리법 시행령 제66조에 의하여 언급되는데 이 영에 따라 마련한 전라북도 교육비특별회계 소관 물품 관리 조례 제24조에서 표준서식으로 제시되어 있습니다. 이 또한 제4항에서와 같이 표준서식의 내용을 전산입력 처리하는 경우 표준서식을 비치하지 않고 전산입력처리로 표준서식 비치를 갈음한다고 규정하고 있다. 따라서 시스템과 종이장부의 이중관리는 관련 조례에도 어긋난다.

[전라북도 교육비특별회계 소관 물품 관리 조례]
제24조(물품출납공무원의 표준서식) ① 물품출납공무원은 영 제66조 표준서식 외에도 다음의 표준서식을 비치하고 정리하여야 한다.
1. 소모품대장
2. 도서대장
② 분임물품출납공무원은 제1항에 따른 표준서식 중 비소모품출납 및 운용카드, 소모품대장, 도서대장을 비치하여야 한다.
③ 제1항에 따라른 표준서식 이외에 필요한 경우에는 보조부를 비치할 수 있다.
④ 제1항에 따라서 비치하는 표준서식의 내용을 전산입력 처리하는 경우에는 별도의 표준서식을 비치하지 않고 전산입력처리로 표준서식 비치를 갈음한다.

전라북도교육청 홈페이지 감사과 자료실에 실린 최근의 교무·학예에 관한 감사 결과를 보면 비치장부 목록에 근거하여 이에 대한 미비를 이유로 지적을 받은 사례들이 있습니다. 이는 비치장부 목록이 잘못된 것이지 해당학교에서 위법한 행위를 한 것이 아닙니다.

여기에 더해 학교교육계획서, 학년(학급, 교과)교육계획서, 학교일지 등을 출력물 형태로 요구하기도 합니다. 이는 전자정부법 제33조를 명백히 위반하는 감사행태입니다.

감사에 대한 방법도 개선이 필요합니다. 공공감사에 관한 법률 제20조에 따르면 감사기구의 장은 아래와 같은 요구를 할 수 있으나 대부분의 감사 방식이 출석·답변이 아닌 서류 확인 위주로 감사가 이루어지고 있습니다. 교육은 면대면으로 이루어지는 것이지 서류로 이루어지는 것이 아닙니다. 이런 방식의 감사는 무분별한 교육실적을 문서로 양산할 뿐 교육에 오히려 해를 끼치게 됩니다. 반드시 개선이 필요한 부분입니다.

[공공감사에 관한 법률]
제20조(자료 제출 요구) ① 감사기구의 장은 자체감사를 위하여 필요할 때에는 자체감사 대상기관 또는 그 소속 공무원이나 직원에 대하여 다음 각 호의 조치를 할 수 있다.
1. 출석·답변의 요구(「정보통신망 이용촉진 및 정보보호 등에 관한 법률」에 따른 정보통신망을 이용한 요구를 포함한다)
2. 관계 서류·장부 및 물품 등의 제출 요구
3. 전산정보시스템에 입력된 자료의 조사
4. 금고·창고·장부 및 물품 등의 봉인 요구

 교육행정은 교육을 위한 행정, 교육에 관한 행정이어야 합니다. 이에 본 민원인은 교육행정 법치주의 원칙에 입각하여 다음 내용의 개선을 요구합니다.

1. 시스템(전자적 관리)과 종이장부(또는 출력물)로 이중 관리하도록 안내하고 있는 모든 장부를 관련 법령에 따라 전자적으로 처리하도록 ‘각급학교 비치장부 목록’을 수정하기 바랍니다.

2. NEIS를 통해 전자적으로 관리하는 제반 교육계획(학교,학년,학급, 교과교육계획)이나 교육의 결과물을 종이장부 또는 출력물로 제출하도록 요구하는 행정 지시 및 감사 행태를 개선하기 바랍니다.

3. 전자문서와 종이문서로 이중 관리하도록 안내하고 있는 교육부 훈령 「학생생활기록 작성 및 관리 지침」은 상위법에 위배되므로 시·도교육감협의회에서 교육부에 개정안을 제출해 주기 바랍니다.

4. 지금은 학년 말로 학교에서는 해당 내역의 장부들을 종합적으로 관리해야 할 때입니다. 이를 감안하여 학교예산을 절감하고 효율적인 학교 업무 처리가 이루어지도록 해당 내역의 개선안을 조속히 마련하기 바랍니다.

5. 개선안이 현장에 빨리 적용되도록 하기 위하여 개선 내용을 구체적으로 문서에 담아 전라북도교육청 소속 각급 학교에 공문서로 전달해 주기 바랍니다.