채권관리에 성공하기위한 8가지규칙 (채권회수 지침)

[나서기]

이 글은 외상판매나 할부판매를 많이 하는 기업체에서 미수채권을 어떻게 하면 효과적으로 관리할 수 있을 것인가에 관한 것입니다. 이하에서 제시하는 8가지 규칙은 채권관리업무의 Out-sourcing이 활성화되어 있는 미국의 신용정보회사 Dun & Bradstreet가 일반고객에게 서비스로 제공하는 "채권관리 요령"을 우리 실정에 맞게 나라신용정보에서 각색한 것을 회원님들의 도움을 위해 퍼온것입니다.



1. 반드시 변제받겠다는 의지가 있는 한 그 채권은 회수된다


채권의 관리와 통제에 있어서는 마음가짐이 가장 중요하다. 당신이 채권을 회수하려는 의지를 갖고 있고 채권회수가 여의치 않을 경우 특단의 조치를 취할 것이라는 점을 채무자가 알고 있다면, 당신의 채권은 반드시 회수될 것이다.

이것은 명쾌한 논리이다. 당신이 심각하게 생각한다면 상대방도 심각하게 받아들인다. 반대로 당신이 채권을 대수롭지 않게 생각하고 또한 채무자가 당신의 그런 태도를 알아챈다면, 채무자는 반드시 당신의 느슨한 마음가짐을 최대한 이용할 것이다. 그렇다면 "심각하게 생각한다"는 것은 무얼 의미하는가? 아래와 같은 사항들을 의미한다.

- 의사결정이 보다 신속하게 이루어지도록 채권관리업무 처리절차를 수립하는 것
- 당신 또는 당신의 부하들에게 채권관리 및 채권회수에 관한 최선의 방법과
절차를 체계적이고 효과적으로 교육, 훈련시키는 것
- 채무자에게 당신의 채권회수 의지를 확실히 전달하는 것
- 당신에게 허용된 모든 채권관리 방법과 수단을 이해하고 사용하는 것

우리는 당신의 회사가 채권을 어떻게 관리하고 있는지 꼼꼼히 살펴 볼 것을 권한다. 당신이 정말로 채권관리업무를 철저하게 수행하고 있는지, 혹은 느슨하게 하고 있는지 당신 자신에게 물어보라. 채권관리 방법에 근본적인 변화가 필요 하다는 결론이 나왔다면, 나라신용정보가 당신과 당신의 기업을 도와줄 수 있다.


2. 주기적으로 조치를 취하라


채권관리에 있어서 '시스템적 접근'만큼 중요한 것은 없다. 시스템적 접근을 달리 표현하자면 단계적 접근이다. 예를 들어 오늘 당신의 회사가 홍길동 이란 고객에게 물건을 외상으로 판매하고, 대금은 30일 후에 받기로 약정했다고 가정하자.

이 경우 당신은 20일 후, 즉 변제기일 10일 전에 상대방에게 전화를 건다. 이것은 실질적으로는 일종의 '변제가능성 탐색' 전화이지만, 상대방에게는 이른바 '해피콜(Happy-call)'의 의미를 주는 효과를 낳는다.
이 전화통화에서 당신은 고객에게 주문상품을 잘 받았는지, 제품 사용에 불만은 없는지, 대금청구서는 제대로 받았는지, 대금청구서 내용에 궁금한 점은 없는지 등을 물어본다.
이때 만약 고객이 어떤 문제나 이의를 제기한다면, 당신은 변제기일 전에 문제점을 미리 바로잡을 수 있는 기회를 확보하게 되는 것이고, 이는 결국 쌍방에게 유익한 결과를 가져온다.
만약 물어본 내용 중에 문제되는 것이 없다면, 고객은 만족하고 있다는 것이고 지급기일에 변제할 가능성이 높은 것이며, 당신이 고객에게 신경을 쓰고 있다는 점을 고객에게 인식시키는 마케팅 효과를 창출하게 되는 잇점을 낳는다.

(필요하다면) 다음 전화는 20일 후, 즉 변제기일 10일 경과 후에 한다. 그때 이미 외상대금이 연체해 있는 상태라면, 이 전화통화를 통해 조기에 효율적으로 문제를 해결할 수 있는 기회를 갖게 되는 것이다. 전화통화 결과 연체대금 회수가 어려운 상태로 판단되면 적절한 후속조치를 취하면 된다.


3. 절대로 채권을 방치하지 말라


신용 상거래는 필연적으로 위험(risk)을 수반한다. 대부분의 경우에 위험은 사업에 필수적으로 따르는 일종의 '비용'이고, 이 점은 신용위험이 적절히 관리되기만 한다면 큰 문제가 되지 않는다.

당신이 이 글에서 제시하는 다른 규칙들은 실천할 수 없다 하더라도 이 3번 규칙만은 반드시 실천할 것을 강력히 권한다. 왜냐 하면, 일단 채권을 방치하게 되면 그것은 순식간에 통제불능이 되기 때문이다. 채권의 통제불능은 곧 사업실패의 시작을 의미한다. 아래에서는 당신이 주의 깊게 관찰해야 할 거래상대방 기업의 위험 징후들을 예시한다.

- 대금지급의 지체, 지급방법의 변경
- 변제약속의 위반
- 연락두절
- 어음/수표의 지급기일 경과
- 거래 은행의 변경, 자금의 재조달
- 제품의 무단 반출
- 비정상적인 덤핑 판매
- 원자재 구매방법의 갑작스러운 변경
- 지나치게 빠른 성장

위에 적은 것들은 당신이 항상 관찰해야 할 사항 중의 일부에 지나지 않는다. 나라신용정보는 이와 같은 상황이 발생할 경우 당신에게 적절한 조언을 해줄 수 있고, 당신을 대신하여 필요한 조치를 취해줄 수도 있다. 당신과 신용거래를 하고있는 상대방 회사로부터 위 사항 중 한가지 이상의 징후가 발견된다면, '적절한 조치'를 취해야 할 시점이 되었음을 인식하는 것 자체가 중요하다.


4. 채무자가 당신을 얕잡아 보지 못하게 하라


달리 말하자면 "한치도 양보하지 말라"는 것이다. 계약이 체결되었으면 어떤 방식으로건 확실하게 채무자에게 계약내용을 숙지시켜서 채무를 이행하도록 만들어야 한다. 계약은 반드시 지켜져야 한다는 점을 늘 기억하라. 당신이 당신의 의무를 성실히 이행했다면 당연히 상대방도 자기 의무를 이행해야 하는 것이 바로 계약이다.

이 규칙은 상대방에게 계약내용과 계약의 취지를 명료하고 확실하게 숙지시킴으로써 가능한 것이다. 당신이 계약내용에 관해 애매모호하고 철저하지 못한 입장을 취한다면, 상대방 역시 채무의 이행에 있어서 애매모호하고 철저하지 못하게 행동할 가능성이 높다.

이를 위해 가장 좋은 대비책은, 계약을 체결하기 전에 미리 계약내용과 계약용어 등을 면밀히 검토해서 충분히 준비된 상태에 있어야 하고(이 점은 나라신용정보의 도움을 받으면 쉽게 해결된다), 중요한 사항들을 빠뜨리지 말고 계약서에 포함시키는 것이다.

상대방에게 계약내용을 확실하게 통지하지 않고서 상대방이 당신의 요구조건을 이해하거나 수용한 것으로 가정해서는 안 된다. 아울러 채권이 제때 회수되지 않았다고 해서 무조건 채무자를 '돈 떼먹은 사람'으로 속단해서도 안 된다. 왜냐하면 많은 경우에 계약분쟁이나 채무연체는 단지 계약내용을 오해한데서 비롯되기 때문이다.


5. '압박'의 강도를 과감하게 높여라


채권회수 활동을 하는 과정에서 더 이상 진척이 없을 때에는, 가능한 한 신속하게 채무자에게 보다 새롭고 강력한 압박을 가하여 변제를 하도록 유도해야만 한다.

중요한 것은, 그 시점을 적기에 인식하는 것과, 그 시점부터는 채무자를 접촉할 때 더 강력한 접근방법을 사용할 준비가 미리 되어 있어야 한다는 것이다.
만약 당신이 앞서 언급한 2번 규칙을 사용하고 있다면, 1~2회 통화 후에는 그 채권에 문제가 발생했는지 여부를 판단할 능력을 갖추고 있어야 한다.
2회째 통화를 한 시점에서 채권이 변제기한을 넘겨버린 상태라면, 채무자의 변제가능성 여부는 2회째 통화에서 어느 정도 파악될 수 있기 때문이다.

상대방이 변제할 의도가 있는 것으로 판단되면, 잘 협의해서 적절한 변제방법과 변제일자를 약속하면 된다. (가능한 한 문서로 작성하는 것이 좋다)

상대방이 변제할 의도가 없는 것으로 판단되면 즉시 압박 수위를 높여야 한다. 채무자에 대한 압박 강도를 높이는 방법과 절차는 여러 가지가 있다.
이와 관련하여 나라신용정보는 예비청구서 발송, 독촉장 발송, 전화 및 방문독촉, 재산조사, 그리고 법적조치와 강제집행에 관한 자문 등 다양한 서비스를 제공한다.

이상의 내용들을 실천함에 있어서 채권관리담당자가 늘 기억해야 할 것은, 채무자가 연체하고 있는 것은 바로 '내 돈'이라는 것이다. 채무자를 압박하지 않는다면 변제를 받을 수 없고, 그렇게 되면 당신도 월급을 받을 수 없다.


6. 채무자에게 의미를 정확하게 전달하라


앞서 4번 규칙에서 채무자에게 계약조건을 명확하게 전달하는 것이 중요하다는 점은 이미 언급하였다. 여기서는 연체 또는 계약분쟁이 이미 발생한 상태에서 채권을 회수하고자 할 경우에 적용될 규칙을 적는다.

이 경우에는 채무자와 전화통화를 할 때마다 반드시 다음의 두가지 사항을 확실하게 실천해야 한다.

(1) 변제를 하도록 강력하게 압박을 가한다.
(2) 재통화, 지불각서, 상품회수, 법적조치 등 다음 압박단계를 예고한다.

한가지 더 덧붙이자면, 채권을 제대로 관리하려면 우선 당신의 말부터 잘 관리하라. 화요일 오후 2시에 재통화하기로 약속했으면 반드시 그 시간에 재통화를 하라. 채무자에게 신용을 취소하겠다고 말했으면 그렇게 조치를 하라. 채무자에게 채권을 전문 채권추심회사에 넘기겠다고 말했으면 반드시 그렇게 실행하라.

당신이 당신의 말을 그대로 실천하고 철저히 행동으로 보여주어야만, 당신의 채무자는 당신을 두려워 하고, 그만큼 채권회수 가능성도 높아진다.


7. 혼자서 모든 문제를 해결하려고 애쓰지 말라


채무자에게 독촉전화를 거는 것 자체를 성격상 내켜 하지 않는 사람도 있을 수 있다. 돈 문제를 가지고 얘기한다는 것은 어찌 됐든 유쾌한 일이 못될 뿐더러 짜증나는 일이다. 그럴 땐 혼자서 고민하지 말고 동료나 상사와 협조하라. 이 방법은 전화통화를 하기가 두렵거나 신경이 과민해질 경우에 사전에 동료와 '리허설'을 해보는 것이다. 잠시 동료(또는 나라신용정보의 채권관리 전문가)와 함께 통화할 내용을 점검하고, 무슨 말을 할 것인가를 의논하라. 그리고 무엇보다도 그 전화통화를 통해 달성하고자 하는 목표가 무엇인지를 결정하라.

통화 상대방으로부터 듣게 될 가능한 답변들을 리스트로 만들어 보고 각각의 경우에 어떻게 공략할 것인가를 결정하라. 예를 들어 많은 채무자가 써먹는 대답, 즉 "입금한 것 같은데?" 또는 "입금했을 거에요"라는 대답을 듣는다면 어떻게 대응할 것인가? 순진한 채권관리자는 곧바로 "그러셨어요? 네, 감사합니다"라고 말하고는 전화를 끊을 것이다. 그러나 그것은 큰 실수를 범하는 것이다. 당신은 이렇게 되물어야만 한다.

- 입금하신 날짜는 언제였습니까?
- 입금하신 금액은 얼마였습니까?
- 입금하신 계좌번호와 수취인은 무엇입니까?

당신 혼자서 섣불리 오판하여 상황을 곤란한 지경에 빠뜨리면 채권회수는 결코 성공할 수 없다. 난처한 상황에는 주위에 도움을 청해야 한다. 당신의 동료, 상사 또는 전문가(나라신용정보)를 활용하라. 절대로 혼자서 모든 문제를 해결하려고 하지 말라.


8. 이상의 규칙으로도 해결되지 않을 경우엔 전문가의 도움을 받아야한다


악성채권을 다룰 때 최선의 예방책은 '사전지식'이다. 판매 전, 판매 중 그리고 판매 직후에 무엇을 해야 할 지를 미리 알고 있어야 한다. 또한 고객이 대금을 기일에 변제하지 않을 경우 어떻게 대처해야 하는지도 미리 알고 있어야 한다.

당신이 본연의 사업과 판매에만 충실하면서 동시에 채권관리도 완벽하게 처리하기를 원한다면, 나라신용정보의 채권관리대행 서비스를 이용할 것을 권한다. 나라신용정보는 당신이 채권을 저렴한 비용으로 완벽하게 통제, 관리, 회수할 수 있도록 지원한다.