해외 기업에 제안, 샘풀자료 요청, 협상할 때, 가격을 조정 시[비지니스 영어]

[응답]

[김승은의 Talk Talk English] 비즈니스 영어 메일쓰기 1편 / 해외 기업에 제안서를 보낼 때,

샘플과 자료를 요청할 때  

많은 사람들이 비즈니스 메일이나 레터 작성에 대해 궁금해 하고, 적절한 해답을 찾지 못해 속을 끓이는 경우가 있다. 간단한 내용이라도 업무상 작성하는 메일이나 레터에는 적절한 표현과 양식이 있다. 일상 생활 영어와는 다른 비즈니스 영어의 필수 표현들을 익혀 보자.

해외 기업에 샘플이나 자료를 요청해야 하는 경우, 효과적인 이메일 작성법을 배워 보자. 비즈니스 메일을 처음 쓰는 경우라면 바로 활용할 수 있는 실질적인 양식과 표현을 이번 기회에 익혀 두자. 그간 이러한 메일을 종종 써보았다면 보다 효과적이고 정중한 표현은 무엇인지 알아보자.


비즈니스 영어 메일을 쓸 때의 포인트!

하나, 목적 중심의 메일을 쓰도록 하자. 즉, 간결하고, 정중하게, 단도직입적으로 용건을 말하도록 한다. 자신을 소개한 다음에는 불필요한 이야기를 늘어놓는 것보다는 바로 메일을 보내는 이유와 용건을 말하면 된다.

둘, 예의와 격식을 갖추자. 사적인 메일과 달리 비즈니스 메일의 경우 기본적인 형식을 따르면서 최대한의 예의와 격식을 갖추도록 한다.

셋, 부드러운 분위기와 감사의 표현을 잊지 말자.


자주 쓸 수 있는 문장 패턴

1. 소개하기 / Let me 동사원형
=> Let me tell you about myself and our company.
     저와 저희 회사에 대해 말씀드리겠습니다.

▶ I'm (이름), a(an) (직위나 직함) at (회사명).
    저는 OO사에서 ~~로 일하고 있는 누구입니다.

▶ My name is OO and I'm in charge of …
    저는 …를 맡고 있는 OO입니다.

▶ I'm the one who called you (언제).
    귀하께 언제 전화드렸던 사람입니다.

Tip 1: 상대방이 당신에 대해 아무것도 모른다는 전제 하에
           당신이 누구인지와 메일을 쓰는 목적이 무엇인지를 알리는 명료한 소개로 시작한다.

Tip 2: 받는 사람이 낯선 이메일이라고 바로 삭제해 버릴 수도 있으니,
         이메일을 보낼 때 [ ], < >, 콜론(:) 등을 이용하여 회사이름이나 본인의 이름, 직위 등을
         넣는 것이 좋다.

Tip 3: 이메일의 제목은 용건과 목적을 알리는 것으로 써서 보내는 것이 좋다.

2. 메일의 목적 밝히기 / I'm writing to 동사원형
=> I'm writing to get some samples of your new products.
     귀사의 제품 샘플을 받고자 메일을 드립니다.

▶ I'm contacting you to 동사원형
    ~~하려고 연락드립니다.

▶ I'm emailing you about 무엇
    ~~에 관해 메일을 드립니다.

▶ I'm emailing you concerning 무엇
    ~~에 관해 메일을 드립니다.

▶ I'm emailing you to 동사원형
    ~~하려고 메일을 보냅니다.

Tip: 이 메일의 목적이 무엇인지를 밝히는 중요한 부분이므로, 정확하게 알리도록 한다.

3. 자료 및 샘플 요청하기 / We'd like to know 무엇
=> We'd like to know the details of your products.
     귀사의 제품에 대해 자세한 내용을 알고 싶습니다.

▶ I'd like to receive some samples.
    샘플을 좀 받았으면 합니다.

▶ I'd be grateful if you would send me some samples.
    샘플을 좀 보내 주시면 감사하겠습니다.

▶ It would be really appreciated if you would send me the manual.
    사용설명서를 보내 주시면 감사하겠습니다.

▶ Would you please send me some sample pictures in PDF form?
    샘플 사진을 PDF로 좀 보내 주시겠습니까?


[운송방법을 나타내는 표현]

express delivery 빠른 우편, 속달
air mail 항공우편
surface mail 선박우편
express mail 빠른 우편
registered mail 등기우편
overnight courier 빠른 우편, 속달
special-delivery mail 속달 우편

4. 자세한 설명 요청하기 / Could you please go into more details on ~~?
=> Could you please go into more details on the products?
     제품에 대해서 좀 더 자세한 설명을 해주시겠습니까?

Could you please provide more details on (무엇) in your last email (dated 몇월 몇일)?
(몇일 날짜로) 지난 번에 보내 주셨던 메일에서 알려 주신 것에 대해 더 자세하게 설명해 주실 수 있을까요?

▶ Would you give me more further information on the products?
    제품에 대해 더 자세한 정보를 좀 주시겠습니까?

Tip: 추가적인 설명을 원할 때, explain이나 repeat와 같은 동사를 쓰면, 설명을 요청하는 사람의 이해력이 부족하다는 느낌을 줄 수 있으므로, go into more details나 provide more details와 같은 표현을 쓰는 것이 좋다.

5. 추가적인 질문하기 / I was wondering about 무엇/whether 주어 동사/의문사 주어 동사
=> I was wondering how much the product would roughly cost.
     제품 가격이 대략 얼마 될지 궁금합니다.

▶ Can you please let me know a rough cost estimate?
    대략적인 예상 비용을 알려 주실 수 있을까요?

Tip: I was wondering 패턴도 비즈니스 영어 메일을 쓸 때 무엇인가에 대해서 질문하는 기본적이고 필수적이면서도 예의 바른 표현이다. Do you~~? Did you~~? Have you~~?와 같이 묻는 것보다 훨씬 격식 있고 부드러운 표현이므로 많이 활용하도록 하자.

6. 마무리하기 / Thank you for 무엇
=> Thank you for your help in advance.
     도움 주신 데 감사드립니다.


메일 예시

From: Gildonghong@Samsung.com
To: HarryRosewell@NewworldEnterprise.com

Dear Mr. Harry

Tip 1: Dear ~~는 전문적인 비즈니스 문서라는 인상을 주는 표현으로, 아무리 바빠도 꼭 쓰는 게 좋다. 비즈니스 레터나 메일에서 꼭 들어가야 하는 기본적인 형식이라고 생각해 두자.

Good afternoon. I'm Hong Gil-dong, a marketing manager at Samsung, and I'm emailing you to ask for some samples of your products. I was also wondering whether you could send me the manual of the products.

Tip 2: 메일을 시작할 때 Hi나 Hello로 인사하는 것보다는 Good afternoon이나 Good morning과 같이 인사하는 것이 훨씬 더 정중하면서도 부드러운 분위기를 만들어 준다. 시간대를 너무 의식하지 않아도 좋다.

At your convenience, please call me or email me for more information.

Tip 3: at your convenience는 비즈니스 메일에서 유용하게 쓸 수 있는 표현이다.

Sincerely,

Tip 4: 메일에 들어가는 형식적인 표현처럼 생각할 수도 있지만, 전문적인 비즈니스 메일로 보이게 하는 필수적인 마무리 인사말이므로 빼놓지 말자.

Hong Gil-dong

Office Phone: 82-2-123-4567 ext. 789
Cell Phone: 82-10-987-6543
Fax: 82-2-123-7896
Email: Gildonghong@samsung.com

우리말 해석

Dear Mr. Harry

Good afternoon. I'm Hong Gil-dong, a marketing manager at Samsung, and I'm emailing you to ask for some samples of your products. I was also wondering whether you could send me the manual of the products.

안녕하십니까. 저는 삼성의 마케팅팀장으로 있는 홍길동이라고 하고, 귀사 제품의 샘플을 요청하려고 메일을 드립니다. 또한, 제품의 설명서도 보내 주실 수 있는지 궁금합니다. 자세한 내용을 원하시면 편하실 때 전화나 이메일 주시기 바랍니다.

 비즈니스 영어 메일쓰기 2편 / 해외 기업과 협상할 때, 가격을 조정할 때

비즈니스에서 가장 중요한 것 중 하나가 가격에 대한 협상과 조정이다. 원하는 방향으로 비즈니스를 성사시키기 위해서는 상대방을 최대한 존중하고 있다는 느낌과 함께 가장 경쟁력 있는 비즈니스 파트너라는 신뢰감을 심어 주어야 한다. 설령 서로의 입장 차이로 계약이 성사되지 않아 거절을 할 경우라도 향후 비즈니스 관계에 대한 가능성은 열어 두어야 한다.

협상과 가격을 조정할 때 효과적인 이메일 작성법을 익혀 보자. 다소 까다롭고 민감한 부분이지만 협상과 조정의 과정을 거쳐야만 비즈니스를 성공적으로 이끌 수 있음을 잊지 말자.

비용, 가격, 대금에 대한 조정을 원할 때와 거절하는 이메일을 쓸 때 포인트!

하나, 메일을 쓸 때 귀사와 계약을 체결하고자 하는 의사가 있지만 어느 정도 협의가 필요하다는 이해와 협조를 구하면서도 상대방에 대한 존중의 의미를 담는다.

둘, 다른 회사들과의 몇 가지 제안을 비교하여 가장 경쟁력 있는 비즈니스 파트너를 찾고 있다는 느낌을 줌으로써 최대한 유리한 협상을 이끌어 낼 수 있도록 한다.

셋, 협상이나 조정이 잘 안 되어 거절을 하는 경우라도, 향후에 있을 수 있는 가능성을 열어 두는 센스 있는 마무리를 잊지 않는다.


자주 쓸 수 있는 문장 패턴

1. 가격 조정 요청하기 / We(I) felt that ~~, so could we(I) ……?
=> We felt that your price was not competitive, so could I get provided with a more competitive offer?
     귀사의 가격이 경쟁력이 없다고 여겨져서요, 좀 더 경쟁력 있는 제안을 받아 볼 수 있을까요?

    (활용 예)
    * Is the estimate negotiable?
       그 견적은 협상이 가능한 것입니까?
    * We feel that your final price offer was not competitive.
       귀사의 가격 제안이 경쟁력이 없다고 여겨집니다.
    * Should you decide on a revised, more market competitive rate, please contact me.
       시장 경쟁력이 있는 조정된 단가가 결정되면, 연락주시기 바랍니다.

2. 계약서의 변경이나 수정을 요청할 때 / It would be appreciated if ~~.
=> It would be appreciated if you would give some changes to the contract.
     계약서 조항을 좀 변경해 주면 감사하겠습니다.

      (활용 예)
    * There should be some changes to the contract.
       계약서 내용에 수정이 좀 필요합니다.
    * Unless you can revise it downwards, we are going to have to decline going
       forward with you in this matter.
       가격을 하향 조정해 주지 않는다면, 저희는 이 건에 대하여 귀사와 함께 할 수 없을
       것 같습니다.

3. 요청할 때 / Could you please ~~?
=> At your convenience, could you please provide us with a revised offer?
     편하실 때, 수정된 제안서를 좀 보내 주시겠습니까?

      (활용 예)
    * I was wondering as to whether you'd be able to give us some discount.
       가격을 좀 낮춰 주실 수 있는지요.
    * If it's not too much trouble, could you please send us several rate offers depending
        on the amount?
       무리한 부탁이 아니라면, 수량에 따른 다양한 단가표를 좀 보내 주실 수 있습니까?
    * Please feel free to contact me at any time.
       언제든지 주저 말고 연락 주십시오.

4. 검토가 필요할 때 / I will get back to you after ~ing.
=> I will get back to you after going over your proposal.
     귀사의 제안서를 검토한 후에 연락을 드리겠습니다.

      (활용 예)
    * We are still considering the contract, but I will contact you soon.
       아직 계약서 내용을 검토 중인데요, 곧 연락을 드리겠습니다.
    * We will reconsider your price offer.
       귀사의 자격 제안에 대해서 재고해 보겠습니다.
    * We will think over your proposal.
       귀사의 제안을 검토해 보겠습니다.
    * Let us give your proposal a second thought.
       귀사의 제안을 다시 한 번 검토해 보겠습니다.

Tip. 검토한다는 말로, check, review, examine, go over 등의 표현을 쓸 수 있다.

5. 계약을 확정할 때 / We have decided to ~~.
=> We have decided to accept the contract.
     계약서를 받아들이기로 결정했습니다.

      (활용 예)
    * We are ready to sign the contract.
       계약서에 서명할 준비가 되었습니다.
    * We are all for finalizing the contract.
       계약 문제를 확정하기로 했습니다.
    * We are so excited to make a contract with you.
       귀사와 계약을 체결하게 되어서 정말 기쁩니다.
    * We're so glad that we've reached an agreement.
       합의에 도달하게 되어 기쁘게 생각합니다.
    * We look forward to mutually beneficial growth/relationships.
       서로 이익이 되는 성장/관계를 기대합니다.
    * I look forward to hearing from you.
       빠른 연락을 기다리겠습니다.
    * I am looking forward to receiving your reply at your earliest convenience.
       편하신 때 가급적이면 빠른 답신을 받기를 기대합니다.

6. 상대편의 제안을 거절할 때 / I'm afraid we have to decline ~~.
=> I'm afraid we have to decline your present offer.
     유감스럽게도 귀하의 이번 제안을 거절하게 되었습니다.

      (활용 예)
    * I'm afraid we can't accept your present offer.
       유감스럽지만, 귀사의 제안을 받아들일 수가 없게 되었습니다.
    * I'm afraid we've chosen another partner.
       유감스럽지만, 다른 파트너를 선정하였습니다.
    * Let's remain in touch in consideration of possible future joint operations.
       향후 협력할 수 있는 가능성을 고려하며 계속 연락하기로 하죠.

Tip. 확정적으로 거절을 하는 메일을 보낼 때도 향후 다른 사업 제휴에 대한 가능성에 대해서는 상대방과 의사 타진을 할 기회가 있다는 말을 남겨 둠으로써 향후 비즈니스 관계에 대한 긍정적 느낌을 남기는 것이 좋다. 확정적인 ‘No'는 아무리 정중하게 말해도 비즈니스 관계에 해를 끼칠 수 있다.

7. 협조에 대한 감사를 표현할 때 / Thank you for devoting so much time to ~~.
=> Thank you for devoting so much time to discussing our recent offer.
     폐사의 제안에 대해 많은 시간을 들여 재고해 주신 것에 대해 감사드립니다.

8. 대금을 송금할 때 / We will be wiring payment to you ~~.
=> We will be wiring payment to you within the next few days.
     며칠 내로 대금을 송금하겠습니다.


* 메일 예시

From: Gildonghong@samsung.com
To: HarryRosewell@newworldenterprise.com

Dear Mr.Harry

Good morning. We felt that your price was not competitive, so we are exploring other offers. Could you please provide us with a revised, more competitive price offer? If you can submit a more competitive offer in the future, please contact me anytime.

Sincerely yours,
Hong Gil-dong

Office Phone: 82-2-123-4567 ext.789
Cell Phone: 82-10-987-6543
Fax: 82-2-123-7896
Email: Gildonghong@samsung.com

* 우리말 해석

안녕하십니까. 폐사는 귀사의 가격이 경쟁력이 있지 않다고 여기고, 다른 제안들을 받아 보고 있는 중입니다. 좀 더 경쟁력 있게 수정된 가격 제안을 받아 볼 수 있을까요? 좀 더 경쟁력이 있는 제안을 주실 수 있으면 언제든 연락 주시기 바랍니다.

[이메일이나 메신저에서 흔히 쓰는 약어]

* NRN - No Replay Necessary(답장 필요 없음)
* IMO - In My Opinion(내 생각에는)
* ASAP - As Soon As Possible(가급적 빨리)
* FYI - For Your Information(알려 주자면)
* IOW - In Other Words(다시 말해서)
* BRB - Be Right Back(곧 돌아오겠음)
* BFN - Bye For Now(그만 안녕)

- 김승은 / EBS 라디오 ‘말미잘 English' 진행, ‘English Go Go'에서 매주 수요일 ‘김승은의 English for the Soul' 코너 진행(6~7 p.m.), 각종 영어교재 기획, 집필 및 제작, 오디오 및 동영상 교재 녹음, 해설 강의를 맡고 있다. /    2009년 1월 13일 / 삼성