입주자대표회의 운영 업무 - 독서실 운영방안

[소장림]

대부분의 아파트 단지 내 독서실의 운영은 개별 유료 회원제로 운영한다.

그리고 회원의 등록과 이용기간 연장, 결재 업무는 수시로 일어난다.

독서실을 이용을 신청하고자 하는 입주민을 관리사무소로 방문하도록 하여 신청하게 하면 입주민과 관리사무소직원 모두에게 번거로운 일들이 일어나기도 한다.

우선 관리사무소에서는 독서실 이용료를 현금으로 수령할 수 없다. 그리고 입주민의 카드로 결재가 가능도록 입주자대표회의가 사업자등록증을 개설하고 가맹점까지 등록하는 경우도 드물다.

결국 입주민에게는 아파트 명의의 통장으로 독서실 이용료를 계좌이체하는 방법밖에 없다는 안내를 할 수 밖에 없다.

관리사무소로 방문하여 독서실 이용을 신청하려는 입주민은 신청서를 작성하고 아파트 명의계좌로 계좌이체하고 독서실 #출입권한을 받기 위해 지문을 등록하거나 비밀번호를 공유받는다. 그리고 지정받은 독서실로 다시 돌아가서

자리를 잡는다.

그리고 관리사무소 직원은 이용 신청한 입주민의 이용료 입금내역을 확인하는 업무와 기간만료가 되었음에도 불구하고 아직 이용료를 입금하지 않은 입주민에게 납부 독촉을 하는 업무, 신청을 완료한 입주민의 출입권한을 부여하기 위한 지문등록 또는 비밀번호 안내 업무를 해야 한다.

이런 번거로운 절차를 간편하게 하는 방법은 독서실 입구 앞에 비치된 키오스크를 통해 현장결재하고 자리를 지정하고 출입권한을 부여받는 방법이다. 그러면 입주민은 관리사무소로 방문할 필요도 없고 관리사무소는 신청을 도와주는 업무를 줄일 수 있다.

다만 키오스크 관리여건상 결재수단은 카드결재가 필수이며, 이를 위해서는 꼭 입주자대표회의가 대표회장 명의로 사업자등록증을 개설하고 가맹정도 가입해야 한다.

키오스크의 회원관리방식은 여러모로 편리한 기능이 많다.

현장에서 결재와 출입권한 부여를 동시에 할 수 있고 기간만료가 다가오는 회원에게 자동 문자알림이 가능하며, 기간만료가 되었음에도 불구하고 이용료 결재를 하지 않은 입주민의 출입을 자동으로 즉시 막아준다.

독서실의 면학 분위기를 고려하면 채광과 환기가 잘되고 조용한 건물 내부에 자리를 잡아야 한다.

구축아파트의 경우 사용하지 않은 주민공동시설을 독서실로 리모델링하여 운영하고자 한다면 최소한 채광과 환기 조건이 열악한 지하공간 및 피로티 공간은 피했으면 한다.

결국에는 독서실을 이용하는 입주민이 없어 리모델링했던 공사비용만 아깝게 된다.