회의진행순서와 예시

<회의 진행법> Ⅰ. 회의의 의미 회의를 올바르게 운영하기 위해서는 다음의 세 가지를 명심해야 한다. 첫째, 나의 생각과 인격이 존중받기를 원한다면 우선 다른 사람의 생각과 인격을 존중해야 한다.   둘째, 다수결의 원칙이 지켜지는 가운데 소수의 의견도 존중되어야 한다. 어떤 문제가         결정되기 전까진 반대하였더라도 일단 다수결로 확정되면 이에 승복하는 자세가 개인과         사회를 위해 필요하다.   셋째, 대화나 토론과 설득을 통한 타협이 필요하다.         우리는 의견 차이를 좁히는데 있어서         대화나 토론과 설득의 기술이 부족하여 분열되는 경우가 흔히 있다.         상대방의 입장에서 이해하는 자세를 가지고 대화나, 토론, 그리고 설득의 기술을 발휘하여         민주적으로 해결하도록 힘써야 한다. Ⅱ.회의진행 방법 1. 회의 준비 의견을 달리하는 여러 회원이 모여서 회의를 할 때에는 많은 준비를 해야 한다. 사소한 일이 라도 빠뜨리지 않고 준비해 두는 것은 회의를 소집하고 사회할 회장에게 회의 진행에 자신을 가져다 줄 뿐 만 아니라 회의에 참가한 회원들의 만족감과 신뢰도를 높여 그룹의 목적 달성 을 수월케 한다. 2. 회의 준비서 작성 순조로운 회의 진행을 위해 회장과 임원들이 준비하는 것으로써 작성형식이 따로 있는 것은 아니지만, 다음과 같은 요소들을 염두에 두어 계획, 작성하는 것이 좋다. (1) 회의의 종류 ( 월례회, 임원회, 총회, 임시총회 등 ) (2) 개회일시 및 장소 (3) 참석 예정자 수 (4) 주요 토의안건 (5) 회의용 자료 (6) 회의 소요시간 (7) 임원의 역할 3. 회의 소집 통지 (1) 회의의 종류 (2) 일시 및 장소 (3) 주요 토의주제 및 부수사항 (4) 준비해야 할 서류 및 자료 (5) 참석자 및 참석자의 범위 (6) 기타 회비 및 준비물 4. 회의 진행 순서 및 요령 (1) 개회       예정된 시간에 정족수를 확인하여 정족수가 되면 사회자는 성원을 보고하고 의장은 개회를      선언한다. 정시에 개회하여 회원의 시간 관념과 계획에 차질이 없도록 하여야 한다. (2) 의장 인사       회장은 회의를 진행함에 있어 자동적으로 의장이 된다. 의장은 회의 진행에 있어 중립적이어야      하므로 동의를 낼 수 없고 토론에 참여할 수 없으므로 의장인사를 통하여 이번 회의에 대한 의장의      소신을 말할 수 있는 기회를 주는데 그 의의가 있다. 그러므로 회장은 회의 준비과정을 통하여      전체 회의의 분위기를 원활히 진행할 수 있는 인사말을 준비하여야 하며 정시에 개회선언을 하여      늦게 오는 사람이 없도록 해야 한다. (3) 전차회의록 처리       회의록은 무슨 일이 있었고 무엇이 결정되었다는 것을 기록하는 것이다.      회의록은 정확하면서 간단명료해야 한다.      회의록 통과는 전차회의록을 서기가 낭독한 후 "틀리거나 빠진 내용이 있습니까"하고 의장이 질문한 후      회원들로부터 "이의 없습니다"라는 의견표현이 있거나 아무런 의견 표현이 없으면 "이의가 없으므로      전차회의록은 통과되었습니다"라고 선언한다.      이의가 있을 경우 사실 확인을 통하여 정정 후 통과하며, 다른 의견이 있을 경우 정정동의를      제안 받아 표결 후   통과시킨다. 회의록이 통과되면 의장과 서기는 회의록 지정 자리에 서명한다. (4) 활동 보고       회의의 종류에 따라 사업보고를 서면으로 대신할 수 있으며 총회보고와 결산보고는      총회의 승인 및 감사를 거쳐야 한다. (5) 토의 및 협의      회의의 가장 중요한 부분으로 처리과정은 아래와 같다. ①발언권 요청 - ②동의(動議)제출 - ③재청(再請) - ④동의성립선언 - ⑤제안설명 - ⑥질의 응답 - ⑦토론 - ( ⑧ 改議, 재개의 ) - ⑨토론 종결 - ⑩표결 - 결과 발표 ① 발언권 요청 : 의견이 있는 회원은 거수 또는 기립하여 의장에게 발언권을 얻어 발언한다 ② 동의(動議)제안(원동의) : 자신의 의견을 말한다 ③ 동의지지(재청) : 다른 회원 1명이상으로부터 동의에 대한 지지를 얻는다. ④ 동의성립선언( 의제상정 ) : 토의 안건으로 확정하여 토론에 들어간다. ⑤ 제안설명 : 동의를 제출한 사람으로 하여금 안건에 대한 자세한 설명을 하여 토의에 참가                     하는 사람들이 내용을 잘 파악하도록 한다. ⑥ 질의 : 안건에 대한 질문만 가능 ⑦ 토론 : 발언권을 얻은 사람은 간단하게 요약하여 발언하여야 한다. 여러사람이 발언권을              요청한 경우 맨 처음 요청한 사람에게 발언권을 주어야 하며 여러번 발언한 사람이면              다음 사람에게 발언권을 주어야 한다. ⑧ 개의, 재개의 ( 수정동의 ) : 토론 과정에서 안건(원동의)에 찬성하지만 그 내용을 조금 수정하는              것이 좋겠다고 생각할 때 내는 의견 ( 역시 재청을 받아 수정동의 성립 ), 재개의는              수정동의에 대하여 그 내용을 일부 바꾸는 편이 좋겠다는              의견이 있을 경우 재청을 받아 성립. ⑨ 토론 종결 : 의장은 토론이 마무리되면 찬성과 반대에 대한 결론적인 발언을 유도한 후               회원들의 의견을 묻거나 동의에 의해 토론을 종결시키고 이를 선언한다. ⑩ 표결 : 동의, 개의, 재개의 등이 안건으로 성립되어 토론을 거친 후 가부를 결정하는 것              으로 표결 방법에는 거수, 기립, 투표, 발성, 박수 등이 있다. 표결의              순서는 재개의, 개의, 동의 순으로 한다.              또한 각안의 순서도 찬성, 반대, 기권의 순으로 한다. Ⅲ. 회의진행과 사회자의 역할      의장은 회의 대표자로서 권위를 갖는 반면 회의를 성공적으로 진행시킬 중대한 책임이 있다.       의장은 이러한 중대한 책임을 수행하기 위하여 회의진행 중 회의규칙이 엄격히 지켜지도록       조치하여야 하며 개회에서 폐회까지 의사진행이 공평하고 신속하게 이루어지도록 해야 한다. ◈ 의장이 지녀야 할 기본적인 태도 (1) 회의진행에 관한 지식이 풍부해야 한다. (2) 회원에 대한 대우는 공정해야 한다. (3) 위엄이 있어야 한다. (4) 예의가 밝아야 한다. ◈ 의장이 주의해야 할 사항 (1) 회원의 생각을 지배해서는 안된다. (2) 자신의 능력을 과시해서는 안된다. (3) 설명은 간단명료하게 해야한다. (4) 유도심문처럼 해서는 안된다. (5) 편파적이어서는 안된다. (6) 말이 많으면 안된다. (7) 올바른 결론을 얻도록 힘써야 한다. (8) 회의는 정시에 시작하여야 한다. (9) 결정된 사항은 공식 발표하여야 한다. ◈ 의장의 직권 (1) 불법 및 부당한 제안을 거절하는 권한 (2) 발언중지 명령을 할 수 있는 권한 (3) 퇴장 명령을 할 수 있는 권한 (4) 토론종료를 선언할 수 있는 권한 (5) 회의장이 혼란에 빠졌을 때 폐회 선언할 수 있는 권한 (6) 가·부 동수일 경우의 결정권 (7) 회의 중 휴식·휴회 선언의 권한 Ⅳ. 회의록 작성 요령       회의록은 모든 회의에 절대적으로 필요하다. 회의록은 그 회의에서 처리된 사항들에 대한 정식      증거가 되는 것으로  총무가 기록하는데 다음 사항을 기록해야 한다. 가. 회의의 정식 명칭 나. 회의가 열린 년, 월, 일, 장소 와 개회 및 폐회시간 다. 참석현황 라. 제안된 의제 내용과 토론된 요점 및 제안자, 발언자들의 성명 및 표결 결과 마. 참석자의 요청에 의해 회의록에 기입하도록 가결된 사항 ※ 기록상 유의점 ◎ 회의록에는 필요하고 중요한 내용은 모조리 적어야 하지만 간단하고 정확하게 써야 한다. ◎ 회의록에는 반드시 끝에 의장과 서기의 서명날인을 해야 한다. ◎ 동의, 개의, 재개의 등은 저마다 그 내용을 구분하여 적고 표결 결과도 기입해야 한다. ※ 각종 회의 순서 (1) 개회 (2) 국민의례`묵념 (모두 해도 무방) (3) 국제적십자운동 기본원칙 낭독 (4) 봉사원 서약 (5) 회장인사 (6) 전차회의록 처리 (7) 전월 활동사항보고 (8) 협의사항 토의 (9) 기타사항 (10) 적십자 봉사원의 노래 제창 (11) 폐회 회의진행법 예시 ▣ 개회 - 사회자(사무국장 또는 총무) : 조용히 해주시고 자리를 정돈하여 주십시오. 곧 회의를 시작하겠습니다.                         ( 총무가 회의에 참석한 인원을 점검한다 )      * 사회자는 사무국장이 총괄하나 사무국장이 없는 경우 총무가 진행한다. - 사무국장 또는 총무 : ~~~~총인원 20명 중 11명이 참석하여 성원이 되었습니다. - 회장 : ~~~~지금부터 2000년도 7월 정기월례회를 시작하겠습니다.                        ( 의사봉을 3번 두드린다 ) ▣ 국민의례 - 사무국장 또는 총무 : 다음은 국민의례가 있겠습니다.             모두 자리에서 일어나 국기를 향해 서 주시기 바랍니다.              국기에 대하여 경례 ! 바로        이어서 순국선열에 대한 묵념이 있겠습니다.(내용은 관련단체와 관계된 것 수정 가능)  ▣ 기본원칙 낭독 - 사무국장 또는 총무 : 0 0 0 회  기본원칙을 0 0 0 부회장께서 낭독하시겠습니다. ▣ 회장인사 - 사무국장 또는 총무 : 다음은 회장께서 인사말씀을 하시겠습니다. ▣ 전차회의록 처리 - 사무국장 또는 총무 : 전차회의록 처리가 있겠습니다.              전차회의록을 낭독하겠습니다( 사무국장 또는 총무가 전차회의록을 낭독한다 )    -회장 : 방금 낭독한 회의록에 틀린 내용이나 누락된 내용, 그리고 정정할 사항이 있으면              말씀하여 주시고 이의가 없으시면 승인하여 주시기 바랍니다. ( 동의와 재청으로 통과함 )  -회장 : 전차회의록이 전월회의내용과 일치하여 이의 없으므로 만장일치로 통과하겠습니다. ▣ 전월활동사항 보고 - 사무국장 또는 총무 : 전월 사업보고를 하겠습니다.( 전월사업보고를 하다 ) - 회장 : 의문사항이나 잘못된 점이 있으면 말씀하여 주시고, 이의 없으면 승인하여 주시기              바랍니다. ( 동의와 재청으로 통과함 )              회장 : 이의가 없으므로 보고 드린대로 승인되었음을 선포합니다.             ( 의사봉3번 ) - 사무국장 또는 총무 : 다음은 회계보고순서입니다.              ( 총무 또는 재무가 회계보고를 하다 ) - 회장 : 의문사항이나 잘못된 점은 말씀하여 주시고 이의가 없으면             승인하여 주시기 바랍니다 ( 동의와 재청으로 통과함 )          - 이의가 없으므로 보고 드린대로 승인되었음을 선언합니다.            ( 의사봉3번 ) ▣ 안건(협의)사항 토의 - 회장 : 다음은 안건(협의)사항 토의에 들어가겠습니다. 월례회 통지문에 알려드린 안건을 참조하             시고 더 다루어야 할 안건이 있으면 추가해 주십시오. - 회원1 : 이의가 없으므로 원안대로 채택할 것에 동의합니다. - 회장 : 회원1께서 원안대로 채택할 것에 동의하셨습니다. 재청있습니까. - 회원2 : 재청합니다. - 회장 : 추가할 안건이 없으므로 제1호 안부터 제3호 안까지 의안으로 채택되었습니다. 먼             저 제1호 안을 상정합니다.( 의사봉1번 ) 먼저 제1호 안에 대한 제안 설명 후 질문을              받도록 하겠습니다. 0 0 0  부회장께서 제안설명을 해 주시기 바랍니다.             ( 0 0 0 부회장이 제안설명을 하다 ) - 회장 : 제1호 안건에 대한 찬반토론 및 수정을 하여 주십시오.             ( 이의가 있을 경우 개의, 재개의에 대한 동의 및 재청을 받은 후 의안으로 채택한다 ) - 회장 : 찬반토론 및 수정이 끝났으므로 토론을 종결하고 표결에 들어가겠습니다. ( 표결 후 )             제1호 안은 원안( 수정안 )대로 승인되었음을 선포합니다. ( 의사봉3번 )             다음은 제2호안을 상정합니다. ( 의사봉 1번 )             상정된 안건이 모두 다루어졌으므로 협의사항 토의는 이것으로 모두 마치겠습니다. ▣ 기타사항 - 회장 : 다음은 기타사항 순서입니다. 회원들께서 기타 토의할 사항이 있으면 말씀하여 주십시오             ( 기타사항에 대한 의견을 나누다 ) ▣ 공지사항 - 회장 : 다음은 공지사항입니다. 총무님께서는 공지사항을 말씀하여 주시기 바랍니다             ( 직원이 참석하였을 경우 직원 또는 총무가 공지사항을 말하다 ) ▣ 폐회 - 회장 : 상정된 협의사항이 끝났으므로 이만 폐회 동의를 받겠습니다.             ( 동의와 재청으로 통과함 ) 이상으로 봉사회 7월 월례회를 마치겠습니다.             ( 의사봉3번 ) 감사합니다. < 회의록 작성 예시 > 회의명 3월 월례회 일시 2000. 3. 6 10:00 - 11:30 장소 동사무소 회의실 참석현황 총회원수 15명 불참자  = 고두심, 김혜숙, 최불암 참가자수  12명 불참자수  3명 1. 전차회의록 처리 - 지난달 회의록을 총무가 낭독 만장일치로 승인 2. 전월활동 보고 - 총무가 전월활동사항 및 회계보고 승인 3. 협의사항토의 제1안 : 경로잔치 건 - 장소를 식당에서 동사무실 회의실로 변경실시 ( 동의: 성춘향, 재청 : 이몽룡 ) 제2안 : 결식아동 급식 건 - 봉사회에서 실시토록 하되, 대상자 선정 및 구체적인 실시 계획은 임원진에서 결정 후    다음 월례회에서 논의키로 함 ( 동의 : 심청, 재청 : 이월매 ) 제3안 : 4월중 봉사회 단합대회 개최 건 - 5월에 실시하자 ( 동의 : 최진실, 재청 : 채시라 ) - 10월에 실시하자 ( 동의 : 노사연, 재청 : 이미자 ) - 표결 결과 10월 실시 7표, 5월실시 3표, 기권2표로 10월에 실시키로함 4. 기타사항 5. 공지사항 - 작성자 : 총무 0000, 확인자 회장 : 0000 회 의 록 회의명 일시 장소 참석현황 총회원수=00명 불참자 =00명 참가자수=00명 불참자수=00명