입주자대표회장이 결재하는 지출결의서에서 확인시 반드시 check 해야 할 것들 - 1에서 계속....
이처럼 입주자대표회의 대표회장은 금융계좌 및 출납관련 업무의 집행을 요청하는 기안서(지출 결의서)를 결재할 때 반드시 관리사무소장 및 회계담당자가 공동주택회계처리기준을 준수하고 있는지 확인해야 할 것이다.
필자는 다음과 같이 몇가지 유의사항을 조언하고자 한다.
지출결의서의 결재시 체크해야 할 것들
1) 지출결의서에 적힌 지출금액은 고치지 못하며, 결의서의 참고란에 지급의 사유, 공사 또는 용역 계약명, 품목 및 수량, 산출명세서, 분할지급시 그 내용과 지급 횟수, 선급금(대가를 미리 지급한 금액) 및 개산금(장래 생길 지출에 대하여 그 확정 이전에 금액을 사전에 개략적으로 계산한 금액)의 표시 등 필요한 사항을 명확히 기록되어 있어야 한다.
2) 지출금의 지급방식은 계좌이체여야 하며 금융기관이 발행하는 영수증(입금증명서)를 반드시 보관하도록 해야 한다. 만약 부득이한 사유로 영수증을 받지 못하는 때에는 지급증으로 갈음할 수는 있다.
3) 청구서의 합계금액은 고치지 못하며 청구서와 그 부속서류는 그 내용이 서로 일치하여야 한다.
4) 계약서의 합계금액은 고치지 못하며 계약서와 그 부속서류는 그 내용이 서로 일치하여야 한다.
5) 급여대장 등 지출에 필요한 증빙서류를 붙이기 곤란한 경우에는 지출결의서의 참고란에 대조필로써 갈음할 수 있다.
6) 모든 거래대금에 대한 증빙은 영수증 이외의 세금계산서, 체크 카드를 포함한 신용 카드 매출 전표, 현금영수증 등 이어야 한다. 다만, 거래금액이 3만원 이하로서 적격증빙 수취가 곤란한 경우 영수증으로 갈음할 수 있다.
2. 시재금 인출 요청시 체크사항
관리사무소의 시재금은 관리사무소 내에 보유하고 있는 소액현금을 말하며 시재금 보유 과정에는 다음을 지켜야 한다.
1) 시재금은 반드시 보유 가능한 적정 한도를 정하여 운영하여야 한다.
2) 지출 금액이 클 경우에는 시재금으로 처리하기 보다는 예금 등으로 처리 후 적격증빙을 수취하는 것이 바람직하다.
3) 시재금이 부족할 경우 경리직원의 사비로 집행하는 사례가 다수 발생하는데, 이는 바람직하지 않다.
4) 현금계정과 실제 시재 보유금액은 반드시 일치하여야 한다.
3. 지출은 반드시 물품 또는 용역 공급자 명의의 금융기관 계좌로 지급하여야 한다. 단 여비 및 교통비를 지출하는 경우, 1건당 10만원 미만을 지출하는 경우, 신용 카드 또는 체크 카드로 지출하는 경우는 예외로 할 수 있다.
4. 관리사무소장과 입주자대표회의 감사는 매월 말일을 기준으로 다음달 초에 지정 금융기관으로부터 예금잔고 증명을 받아 관계 장부와 대조하는 업무를 꼭 해야 하기에 이를 확인하자.
5. 입주자대표회의 출석수당 및 직책수당과 선거관리위원회 출석수당 등은 반드시 각 동대표 및 위원의 개인계좌로 입금하도록 하며, 공동체활성화단체(노인회 포함) 지원비도 단체명의의 통장으로 입금하는 것을 추천한다.
6. 공사.보수.교체,개량 및 용역업무에 대해 업체를 선정하고 그 계약의 대가를 지급하는 일련의 과정은 반드시 입주자대표회의의 의결을 받아 집행되어야 한다.
7. 경비.미화 용역비 지급 청구금액에는 4대보험 실비청구를 확인해야 한다. 용역대금 중 직원의 퇴직적립금, 연차수당, 4대 보험료(국민연금, 고용보험, 산재보험, 건강보험, 노인장기요양보험)의 지급 사실을 증빙하는 서류를 용역회사가 대가 청구시 제출하도록 해야 하며, 입증된 비용만큼만 지급하여야 한다.