Re: 정기감사 보고서

[지대로]

대표회의 결성후 감사를 맡고 있어 2년차에 아파트 초기 관리사무소 업무에 대한 감사를 실시하고 작성한 자료입니다.

회계관련 사항은 감사 하지 않았으며 회계관련부분은 다음해 회계사를 통해 수입과 지출등 확인감사했습니다.

아파트운영이 정상궤도로 정착토록 하기 위해 아파트관리규약을 기준삼아 우리 아파트 실정에 맞는 전반적인 사항을 살펴보았으며  정기감사 이후 아파트 주차관리규정과 대표회의 규정등을 제정하여 시행하였습니다.

참고하시기 바랍니다.  

「000 아파트」

정기감사 결과보고서

	【감사보고】
◈ 감사의 목적    ․관리주체가 수행한 제반 업무수행의 감사를 통해    00아파트대표회의  및 관리사무소 운영의 투명성과    효율성을 제고 ◈ 감사개요    ․감사기간 : 2007.1.12～1.15(3일간)    ․감사장소 : 관리사무소    ․감사범위 : 2006.2～2006.12.31까지 관리사무소                   업무전반   ․감사중점 :관리규약등 제규정 이행여부 및                  시설관리 적정 여부     00000아파트 관리규약제25조(임원의 임무)제3항 및  대표회의 의결(2006.12월)에 의거 내부감사를  실시하고 그 결과를 붙임과 같이 보고합니다. 붙임: 000000000 정기감사 결과 보고서 1부.  끝.

0000 대표회의 귀중

                0000 관리업무 정기감사 결과 보고

Ⅰ. 감사개요

가. 감사목적

      관리주체가 수행한 제반업무 수행의 감사를 통해 00아파트대표회의 및 관리사무소 운영의 투명성과 효율성을 제고함으로써 살기 좋은 아파트를 만들며, 입주민과 기타 이해관계자에게 정보를 제공하는데 목적이 있다.

  나. 감사근거

    ○ 0000 관리규약 제25조(임원의 의무)

    ○ 0000 대표회의 의결사항(2006. 12월)

  다. 감사개요

    ○ 감사기간 : 2007. 1. 12～1. 15(3일간)

    ○ 감사범위 : 관리사무소 업무 전반

    ○ 감 사 자 : 000

    ○ 감사내용 : 행정분야, 업무처리 및 시설분야

    ○ 감사중점

      ▷ 관계법령 및 관리규약, 각종 규정에 적합한 운영여부

      ▷ 회의록 유지관리 및 결정사항에 대한 실행여부

      ▷ 아파트시설물의 적정관리 여부

      ▷ 각종 문서 및 회계서류의 보관 적정여부

      ▷ 체납된 관리비 및 하자처리의 조치사항

      ▷ 현장 확인을 통한 시설 관리사항 확인

Ⅱ. 감사총평

   0000 구분소유자는 2005.9.12～2005.12.12까지 관련법령과 규약에 의거 대표자 선출과 아파트관리방법을 결정한 후, 2006. 3월 시행사에서 관리하는 00아파트 관리업무를 이관받아 어려운 여건 속에서도 아파트대표자가 그동안 노력한 결과 

   ▷ 위탁관리회사 공개입찰을 통해 관리비중 위탁비 절감(1,000만원/년)

    ▷ 아파트가치 상승과 방범효과 제고를 위해 101동 출입문을 교체

       (철문→ 유리자동문)

     ▷ 아파트미관을 위해 101동앞 크레인철거와 도로 컨테이너 박스 철거

     ▷ 아파트를 외부인이 찾기 쉽게 동별 표지판과 복도에 라인 표지판 부착

     ▷ 인근 건축중인 00아파트와 수차례의 논의를 통해 원만한 합의점 도출

     ▷ 101동 아파트샤시 부가가치세 환급을 위해 소송을 진행 하는 등

     ▷ 구분소유자의 권익을 위해 노력하고 있으며 매월 관리비 고지서에 입주자대표회의 의결사항과 주요업무를 공개하여 아파트 관리를 투명하게 하고 있으며

○ 관리주체는 시설운영 과정상 불필요한 회선 정리 및 시설점검을 통해

     ▷ 인터넷 1회선 해지로 통신요금 절감(300만원/년)

     ▷ 건물초기 안전점검 비용회수(275만원)

     ▷ 화재보험 가입시 주차장 면적 제외로 보험비 절감(188만원/년)

     ▷ 소방시설 점검비용을 방화관리에 포함하여 절감(374만원/년)

     ▷ 부적합한 시설개선을 요구하여 상가 생활오수배관 설치(257만원)

○ 그러나 많은 성과가 있은 반면, 위탁업체와 관리단 대표가 처음 업무를 맡    아 추진과정에 일부 미흡한 사항도 도출되었으며, 그중 지적사항으로

     ▷아파트자치관리의 근간이 되는 관리규약 미준수 사항

     ▷ 아파트관리비 체납세대에 대한 형평성 결여

     ▷ 일반관리비중 회의비 지출과다 문제가 도출되었으며

 ○ 금후 개선이나 방향설정이 필요한 사항으로

     ▷ 이익실현 단체가 아닌 아파트의 특성상 입주자가 납부한 수도요금 잉여금 누적은   바람직 하지

         않으므로 관리규약에 의거 입주자에게 돌려주는 방안 마련과 

     ▷ 주차질서 확립을 위해 주차시설 관리규정 제정이 필요

     ▷ 시설물의 효율적인 관리를 위해 아파트관리의 년간 및 월간계획 수립과 각종 시설물에 대한

           점검대장 정비 및 적극적인 하자처리가 요구되고

     ▷ 아파트관리비중 공동전기료부담이 과다함으로 절감을 위한 절전방안 연구 필요

 ○ 0000대표회의 구성후 2년차로써 관리사업소는 관리주체로서 하자처리, 체납세대에 대한 조치등 선량한 관리자의 주의의무를 성실히 이행해야 할 것이며, 대표자는 공인의 위치에서 관리규약 준수와 관리소 직원의 애환청취, 직무에 대한 이해를 통해 입주자의 권익보호와 아파트관리의 투명성이 확보될 수 있도록  노력해야 할 것으로 판단됨.

Ⅲ. 감사결과

가. 지적사항

1. 관리비 체납자에 형평성 결여 및 장기체납자에 대한 기준필요

관리비 체납자가 입주한 사례가 있어 다른 구분소유자와 형평성이 결여되며, 체납자에 대한 조치로 독촉고지→ 내용증명서를 발부하고 있으나 체납액 증가를 방지하기 위해 장기적인 체납자에 대한 기준마련은 필요.

ꏚ조치방안

○관리비 체납세대가 입주할 때 개인세대는 체납된 관리비를 정산한 후 입주토록 하고 있으나, 102-0000호 입주시는 체납된 관리비를 정산하지 않고 입주토록 하여 다른 구분소유자와 형평성이 결여됨.

 ○ 관리규약제47조(관리비등의 체납자에 대한 조치)제3항에 체납세대에 대한 난방, 급탕 및 가스의 공급을 중단할 수 있도록 규정되어 있고 제4항에는 독촉장 발부후에도 관리비를 체납하는 자는 법원에 제소할 수 있도록 되어 있으므로

 ○관리주체는 체납액 증가를 방지하기 위해 장기체납자나 또는 장기체납자중 체납금액이 과다한 미납세대에 대하여는 구체적인 체납액 및 조치방법을 내용증명으로 재차 독촉후, 법원의 지급명령 제도를 활용하여 체납액을 조속한 시일내 받을 수 있도록 하고 또한 금후 체납세대는 반드시 관리비 정산 후 입주토록 조치.

2. 00아파트 관리규약 및 제규정 미준수

주민자치 실현과 원할한 공동생활 유지를 위해 관리규약을 제정하였으며, 미준수시는 관련법에 의거 과태료도 부과될 수 있으므로 금후 대표회의와 관리주체00아파트 관리규약 및 제규정 등에 규정된 사항을 준수

ꏚ조치방안

○관리규약 제50조에 “회계사고 예방을 위해 매월 예금잔액 증명을 발급받아 회장과 감사가 회계장부와 확인”토록 되어 있으며, 관리규약 제42조에 “매년 회계연도 개시 40일전에 예산안을 작성하여 사전제출”토록 규정되어 있으므로

   관리주체는 매월 예금잔액 증명(또는 통장)과 장부를 감사와 회장에게 확인토록 하고 2007년도 예산안은 조속히 작성하여 00아파트대표회의에 제출.

 ○관리규약 제32조에 의거 주택관리업자 선정시 위탁기간이 2년으로 명시되어 있고  입찰 공고시에도 2년으로 공고하였으나 관리계약은 1년으로 하여 관리규약과 공고한 사실과도 위배됨으로 금후 계약시는 위탁기간 2년을 준수하여 계약

 ○대표자 회의규정 제36조에 의거 업무추진비는 년1회 결산토록 규정되어 있으므로 2007년부터는 지출내역을 작성 년1회 결산토록 조치

3. 관리비중 회의비 지출과다

관리비는 주민의 안전, 쾌적한 주거환경 조성 등 모든 편익을 증진하기 위한 목적을 달성하기 위하여 관리규약으로 필요로 하는 경비를 주민에게 부과하여 관리 사용하고 있는 비용이나 회의비 증가는 바람직하지 않으므로 지출금액을 최소한으로 축소

ꏚ조치방안

○ 관계법령인 공동주택 관리령제15조(관리비의 구성내역)제2항에는 관리주체는 전기 수도, 가스등의 사용료와 건물전체를 대상으로 하는 보험료등을 대행하여 징수할 수 있으나, 제1항 각호에 규정한 것 이외에 어떠한 명목으로 관리비를 징수 할 수 없도록 규정되어 있으며

 ○00아파트 관리규약 제44조(관리비등)에 관리비의 구성 및 산정방법이 명시되어 있으며 관리비의 부담은 사용자(수혜자)부담원칙과 공평부담의 원칙에 따라 부과토록 규정되어 있음.

 ○ 2006년 12월 회의비 19만원으로(11월분 이월 회의비 6만원 + 12월분 13만원), 회의비 지출이 과다하므로, 금후 관리주체는 대표회의, 관리단임원회의, 임시회의시 기본적인 음료․다과 등을 제공하기 위한 금액으로 한정(10만원이하/월)토록 하고,

 ○ 금후 소송, 분쟁 등으로 인한 추가 비용발생 사항에 대하여는 관리규약에 의거 00아파트 대표회의에서 공평부담과 수혜자부담원칙에 의거 의결하여 사용

나. 개선 및 검토사항

1. 수도요금 잉여금 처리방안 강구

관리사무소에서 관리비에 부과하는 상수도요금과 법정 상수도 요금과의 차이로 인하여 매월 아파트에 대한 상수도 요금 잉여금이 발생하여 2006. 11.30현재 3,268,440  원이 누적되어 있음.

ꏚ조치방안

○상수도요금 잉여금은 수도료의 누진제로 인하여 불가피하게 발생되고 있으나, 이   익실현단체가 아닌 아파트에서 잉여금 누적은 바람직하지 않음.

 ○ 관리규약제48조(사용료등 잡수입의 관리)1항에 관리비외 사용료등은 해당시설의 관리에 소요되는 비용으로 충당토록 되어 있고, 2항에 전기, 수도, 가스검침등 공익사업에서 발생한 수익금은 대표회의에서 의결하여 사용가능토록 되어 있으므로

 ○ 회계연도 종료시 관리규약에 의거 한달분에 대한 아파트 상수도요금 지급 및 해당시설 사용등 관리규약에 의거 입주자에게 돌려주는 합리적 방안을 강구

2. 공동전기료 절감방안 검토

101동 34평형 아파트관리비(11월)중 공동시설 전기료가 18천원으로 개인세대 전기료의 약 47%를 차지하여 공동 전기료 비중이 높으므로 공동전기료 절감방안 연구가 필요.

(ex: 34평 월간 공동전기료▷ 승강기 3,364원, 동별공동 6,916원, 전체공동 7,818원

ꏚ조치방안

○아파트 구조상 지하 2층 및 지상 1～4층까지의 주차장으로 인하여 공동 전기요금이 타 아파트보다 많이 부과되는 현실은 인정되나, 공동 전기료가 개인세대에서 차지하는 비중이 높으므로 장기적인 관점에서 고효율 저비용 전등 교체 또는 주차장 격등제 실시, 지하주차장 소등(24:00-04:00) 방안 등 공동전기료 절감 방안을 연구

3. 주차시설 관리규정 제정 시행

주차시설 사용시 주차카드 및 스티커를 발급 받아 출입하고 있으므로 주차질서 확립을 위한 규정으로 주차시설 관리규정을 조속히 제정하여 시행

ꏚ조치방안

○주차장 운영에 관한 구체적인 기준을 정함으로 주차질서를 확립할 필요성이 있으   며, 또한 2007년도는 최저임금제 시행으로 아파트 관리비의 증가가 예상됨 

 ○ 주차질서 확립을 위해 주차관리규정을 제정 시행하고, 또한 관리비 부과원칙의  사용자(수혜자)부담원칙에 의거 1가구 2차량(3차량)에 대한 주차료는 징수하여 전등 교체등 주차장 수선․유지등에 사용하여 2007년 최저임금제 시행에 따른 아파트관리비(수선유지비)의 증가를 최소화 하는 것이 바람직함.

4. 적극적인 하자보수 업무 추진

입주초기 단계로 하자에 대한 보수가 이루어지고 있으나, 아직까지 진행과정에 있는 하자보수사항이 많으며 시공사의 불명확한 답변도 있으므로 현재까지 하자 보수 진행사항을 정리하여 적극적인 하자보수 업무를 추진

ꏚ조치방안

○주택법 시행령 제59조에 공사상 잘못으로 인한 하자는 하자보수 기간내 그 하자의 보수를 요구할 수 있고, 사업주체는 하자를 보수하거나 보수일정을 명시하여 입주자대표회의 등에 알려주도록 명시하고 있고, 사업주체가 하자보수 계획의 통보를 하지 않거나 하자보수를 이행하지 않는 경우에는 사업주체가 예치한 하자보수보증금을 사용하여 직접 보수할 수 있도록 규정되어 있음.

 ○ 관리주체는 현재 102동 배수라인 파이프 공사, 조경목 고사, 비상발전기 하자보수등 완료되지 않은 사항에 대하여는 재차 독촉토록 하고, 하자진행 사항에 대해 종합적으로 정리하여 관리단대표회의에 보고

5. 효율적인 아파트 관리를 위한 계획수립 및 대장작성

아파트관리의 효율화를 위해 연초에 연간계획을 수립하고 또한 매월 말에는 익월의 월간 세부내역을 파악해서 아파트관리를 체계화 할 필요성이 있으며 또한 시설물 점검에 있어서도 시설의 누락됨이 없이 점검할 수 있는 일지 작성이 필요

ꏚ조치방안

○관리주체는 효율적인 아파트관리를 위해 년간 추진할 사항을 월별로 정리한 연간 업무계획을 작성하고, 월간 계획은 매월 3째주에 작성하되 일자별로 기재된 게시판등을 활용 관리사무소에 비치하고,

 ○ 법령이나 필요에 의거 작성된 일지 외  확인이 필요한 시설에 대하여는 확인할 수 있도록 일지에 추가하거나 신규제작 등을 통해 시설 확인토록 할것.

6. 정전등 비상시 대처교육 실시

2006년 휴일 아파트정전이 되자 아파트 전체가 소등되고, 에레베이트도 운행되지 않는 상태에서 관리사무소 전화통화도 불가능한 사태가 발생되었음.

⇒ 정전시 비상발전기 가동→ 방송실시→ 비상연락등 발전기 가동 및 조치사항 등      교육하여 비상시 대처능력을 확립 

Ⅳ. 조치사항 및 종합의견

가. 조치사항

  ○ 관리주체는 금후 관리규약을 이행토록 하고, 감사 지적사항 및 개선․검토사항 중 ①장기미납자 처리방안의 기준과 ②2007년의 예산(안)작성, ③하자의 진행사항은 검토 후 보고토록 하고

     관리단대표회의에서 의결(검토)해야 하는 ①수도요금 잉여금 처리방안과, ②주차시설 관리규정 ③아파트외부회계감사는 방안을 마련 관리단대표회의에 제출하고 아래 자체시정사항에 대하여는 자체 시정요망.

    ▷ 정전등 비상시 직원교육은 주기적으로 실시하고 그 교육결과를 비치

    ▷ 시설확인을 위한 일지등도 정비하여 일간, 주간별로 점검

    ▷ 공동전기료 절전 방안은 충분한 시간을 두고 연구

    ▷ 아파트관리 연간계획 수립 및 매월 세째주 익월 월간계획을 작성․비치

    ▷ 예금잔액과 장부를 확인할 수 있도록 감사와 회장에서 확인

    ▷ 금후 체납자에 대하여는 미수금 완납후 입주조치

    ▷ 오수저류조 스크린 부유물이 많아 지장 초래사항에 대한 입주민 홍보

나. 종합의견

  ○ 대표회의 감사의 회계감사는 관리비가 합리적인 부과기준에 의거 부과여부 및 부당지출 사항을 파악하는 것이며, 외부 회계감사는 과다지출 비용보다 법령상 장부의 비치, 회계기준에 의한 기재의 적정성만을 판단하는 것임.

  ○ 외부 회계감사가 법령에 규정한 의무사항은 아닐지라도 아파트 회계업무는 아파트가 처한 상황과 이해관계자들의 의견이 달라질 수 있고 또한 관리단대표회의가 구성되어 관리하고 있으나 아직까지 초기단계로 회계관계 업무가 확립되지 않은 상태임을 감안하여

    ⇒ 외부감사를 실시로 지출품의, 현금출납원장, 보조장, 비품목록 결산서등    회계원칙에 의한 전체 재무회계에 대한 전반적인 검토가 필요함

  ○ 1년간 관리주체가 관리함에 타 아파트와 비교등을 통하여 소방시설 점검비용 절감, 통신요금 절감, 화재보험료 절감, 입주초기 기증받은 컴퓨터 회수, 시설물 점검을 통한 지하실 미 방수사항 발견등 업무를 적극적으로 노력한점은 인정됨으로 관리단대표회의에서 자체 격려방안을 강구

                                 2006. 1. 16

                         위 감사자  : 감사       (인)

[여름향기]

자료 감사합니다..

[정의]

상세한 자료 감사합니다.

[비리척결]

우와..정말 대단하십니다..^^

[어린추억]

자료 감사합니다.

[여기가어디래유]

자료에 감사합니다

[보도블럭]

정말 제대로 감사하셨네요! 저희아파트도 자체감사할때 참고토록 하겠읍니다!

[한울리]

확실한 감사입니다. 저희도 참고하겠습니다

[하나더]

좋은글 많이 올려 주시기 바랍니다