연세의료원 6-시그마 업무혁신 경쟁력 배가

[sigma]

연세의료원 6시그마 업무혁신 사례


양병원서 3년만에 48억원 비용절감 효과 거둬
Core팀 프로젝트 3년만에 자체 수행 능력 갖춰

연세의료원이 지난 2001년부터 경쟁력 제고를 위해 추진해온 6-시그마 업무혁신을 통해 3년만에 48억원의 비용을 절감하는 효과를 거뒀다. 특히 세브란스병원과 영동세브란스병원에서는 6-시그마(Sigma)운동을 통해 올해들어서만 6억여원의 경비를 절감했다. 더욱이 올해에는 이 같은 성과외에 그간 GE에서 위탁교육을 받은 의료원 직원으로 구성된 Core팀이 프로젝트 3년만에 자체적으로 이를 수행할 수 있는 자생력을 갖춘 것으로 평가받았다는데 큰 의미가 있다.

연세의료원은 최근 종합관 301호에서 주요 보직자와 프로젝트 팀원 등 260여명이 참석한 가운데 16개팀의 프로젝트에 대한 2003년도 '6-시그마 업무혁신 사례발표 및 시상식'을 통해 격려와 재충전의 시간을 가졌다.

의료원측은 지금까지 성공적으로 수행되어온 6-시그마운동을 더욱 활성화시키기 위해 앞으로 모든 행정책임자들과 중간관리자를 포함한 모든 직원들에게 교육을 확대하고 위에서부터 먼저 실천하는 모습을 갖도록 하겠다는 방침이다. 이번 사례 발표회에서 업부혁신 우수사례로 선정된 내용을 요약 정리했다.


■대상
연세대 치과병원 비재고물품 관리 개선

▲팀원: 황제희(리더), 박혜선, 김지선, 박경은, 안샘나, 장수진

치과위생사 6명으로 구성된 우리팀은 ‘치과병원 비재고물품의 관리개선’을 주제로 지난 3월부터 7월까지 5개월 동안 과제를 수행했다.

우리는 먼저 환자에게 적정한 진료를 제공하고 업무의 효율성을 높여 수익률을 증대하기 위해 인적, 물적 자원을 원활하게 제공하기 위한 효율적인 관리가 필요하다는 고객의 요구를 파악했다. 다음은 프로젝트 시작단계에서의 문제점으로 ‘표준화된 물품관리대장의 부재’와 ‘재고 파악인원의 부족’으로 인해 재고량 파악이 어려워 월평균 36시간의 잔업을 통해 재고량 체크 및 물품을 청구하는 업무의 비효율성이 드러났다.

임상과 비재고 물품을 프로젝트 대상으로 정하고 물품관리 방법의 개선을 통해 관리 프로세스를 표준화 효율화시키고, 적정 재고량을 유지하여 비재고 물품의 재고 비용의 감축의 기대효과와 재고조사에 소요되는 시간을 반으로 줄이고 적정 재고량 유지를 통해 월 평균 1,000만원의 재고비용을 감축하겠다는 개선 목표를 정했다.

프로젝트의 표준을 정의해보면 적정재고량은 월평균사용량을 기초로 산정하며, 물품보유량은 예상외 수요에 대비해 적정재고량의 +15%내로 한정하고 +/- 30%를 벗어나면 불량으로 정의했다.

주치의별 진료구역인 섹션에 필요한 물품을 제때 공급하기 위해 물품관리 담당자가 보유하고 있는 센터와 섹션의 총비재고 품목을 측정한 결과 적정 재고량, 즉 월평균 사용량보다 평균 79.7% 과다보유하는 것으로 나타났다. 또, 센터의 비재고 물품을 보면, 오히려 적정재고량 대비 49.4%가 부족했다. 이 수준을 시그마 값과 1백만개 당 불량수로 환산하면 0.395시그마, 865,385개의 불량으로 본 프로젝트의 목표를 불량률 50% 감소로 했다.

가장 효과가 높게 나타난 개선항목은 ‘물품보관장 설치’로 물품을 중앙에 집중시켜 효율적인 물품관리와 재고파악 시간단축을 끌어내며, 규격화된 불출표를 사용하도록 프로세스를 개선해 관리 담당자의 업무를 효율적으로 했고, 특성에 맞는 규격화된 물품대장을 사용해 청구 담당자의 재고파악 시간을 단축하고, 물품을 일정단위(보통 10개)로 묶어놓아 수량파악이 수월하도록 했다.

이로써 섹션의 재고량을 파악할 필요가 없어지고 재고량을 센터의 수량으로 개선 후 데이터를 수집한 결과 평균적정재고량 대비 평균 12% 높게 보유하고 있어 오히려 프로젝트 목표인 115%이하인 것으로 나타났다. 개선 후의 시그마 값을 살펴보면 1.793으로 개선됐으며, 1백만개당 불량수로 환산하면 384,615개의 불량이 나타났다.

프로젝트관리계획으로 위험 관리(Risk Mana-gement)를 작성해 문제점으로 새로운 프로세스에 대한 직원들의 편의성 감소와 이를 줄이기 위하여 섹션 재고보유량을 늘리는 경우가 발생할 수 있었으나 발생가능성이나 심각성이 크지 않고 직원들에게 새로운 프로세스에 대한 홍보와 물품 관리에 대한 교육을 실시함으로서 해결할 수 있었다.

프로젝트 수행 결과 재무적 성과로 적정 재고량을 설정해 청구량을 조절함으로써 재고 비용을 감축했고, 비재무적 성과로는 물품을 일정 단위로 묶어 입고해 검수와 재고량파악 시간을 단축해 효율성을 높이고, 또, 물품보관장을 설치해 물품보관 및 불출의 효율적 관리가 이루어 졌으며, 규격화된 불출표에 반드시 기록하도록 프로세스를 개선함으로써 관리 담당자의 효율적 관리와 재고파악이 용이하도록 했다. 구체적인 재정적 이익비용으로는 프로젝트 진행 기간동안 약 1,600만원의 재고비용감소와 재고조사시간을 월평균 36시간에서 3시간으로 단축시킴으로 월 33시간의 생산성 향상을 도모 할 수 있었다. <정리 황제희>

■금상
의료장비 표준화 성과분석

▲팀원: 김묘원(리더), 임희석, 문승호, 이선재, 김희숙, 정윤정, 남재일

의료장비는 단일기종이라도 다양한 제조사, 모델이 많아 장비 고장시 유지보수가 어려우며, 임상과에서 장비청구시 최상의 기능이 포함된 모델을 요구해 초기 투자비용이 증가하고, 동종 동모델 구입시 행정적인 낭비요인 발생되고 있다. 또, 수의계약에 의한 방법으로 가격경쟁의 한계가 나타나고 청구부터 도입까지 여러 부서의 복잡한 프로세스과정을 걸쳐 오랜 시간이 경과한 후에야 장비가 도입되는 등의 복잡한 여러 문제점이 확인됐다.

이번 6-시그마 프로젝트를 통해 ① 청구 프로세스의 개선으로 도입기간 단축 ② 동일한 장비 도입으로 유지보수의 신속 및 서비스 질 향상 기대 ③ 투자비용의 최소화 및 가격 경쟁력 우위 확보의 개선을 목표로 프로젝트를 추진했고, 목표에 접근할 수 있는 방안으로 의료장비의 표준화를 접근하여 다음과 같이 진행했다.

임상과에서 많이 사용되는 장비중 환자 EKG 모니터(Patient EKG Monitor)외 6종을 선정, 장비의 제조사별 사양 및 구성 비교, 유지보수 및 사후관리 관련 기술평가, 추가사양 확인, 소모품 및 부속자재(Acc’y) 비용 평가와 함께 장비별 기능에 따른 평가항목을 정해 최적사양의 A, B형 두가지로 정해 장비별 표준화를 구축했으며 그것을 토대로 병원경영자회의의 승인을 통해 단가계약을 추진했다.

도출된 개선안은 첫째로 표준화된 EKG 모니터 청구서양식 작성과 소모품 및 장비 고정용 악세서리 청구서 양식을 만들어 임상과에서 장비 청구시 효율을 증대시킨 ‘의료장비 표준화 작성’이며, 둘째로 청구부서부터 최종장비가 검수, 자산확정 받을 때까지 복잡한 프로세스를 단축한 것이며, 특히 의료장비과는 7단계에서 3단계(대리점별 시장 및 사양조사, SPEC 작성 부분)로, 관재과 6단계에서 4단계(입찰공고, 평가서 작성 등)로 줄인 ‘청구프로세스 개선’, 셋째로 표준화된 장비구매시 기존 장비 도입 단가대비 약 32% 절감의 성과가 있었던 ‘단가계약으로 나뉜다.
재무적 성과는 환자 모니터(Patient Monitor) 표준화에 따른 단가계약, 보험급여 수가산정 부분, 프로세스 개선의 인건비 절감 부분으로 전체 3억1,855만7,387원의 비용절감 효과가 있었으며 비재무적 성과는 세브란스 새병원 장비 도입시 비용절감 효과가 클 것으로 예상되며 신속한 장비 도입과 동일한 제조사, 동 모델 장비 도입으로 고장시 중단시간의 최소화로 장비 가동률을 극대화 시킬 수 있는 것과 지속적 고객만족을 유지할 수 있다는 성과를 얻을 수 있었다.
<정리 임희석>


■은상
변동급여 지급업무 프로세스 개선
▲팀원: 권성탁(리더), 김영탁, 박찬근, 권상순, 모은철, 양성오, 유석원, 최수연, 강은혜, 강은정

급여는 크게 본봉, 상여금, 정근수당, 가족수당, 직급수당 등과 같이 매월 고정적으로 수령하는 고정급여와 원내 강의, 교육, 행사, 회의 등으로 인하여 발생되는 일회성 급여인 변동급여로 구분한다.

고정급여의 경우 전액이 인건비 항목으로 분류되지만 변동급여의 경우에는 지급 발생 사유에 따라 강의료, 교육훈련비, 행사비, 회의비 등의 계정과목으로 다양하게 분류된다. 그러나 예산 및 결산 업무프로세스 차이로 인하여 예산통제액과 결산액의 차이발생과 이에 따른 중복 수작업 시간과 자료의 신뢰성부족으로 인한 경영분석 기초자료 활용상의 어려움 등 다양한 문제점을 안고 있었다. 이에 우리 팀은 ‘변동급여 지급 프로세스 개선’을 통해 위와 같은 문제점을 해결하고자 본 프로젝트를 추진했다.

추진경과를 보면 6회의 회의 및 브레인 스토밍을 통하여 고객의 요구를 돌출해 냈으며, 현 문제점에 가장 큰 영향을 미치는 변수(Y)를 ‘수정분개 건수’로 선정한 후 2003년 3월에 지급된 변동급여 지급데이터를 수집해 분석프로그램(Mini Tab)에 적용시켜 본 결과 총 변동급여 지급건수는 2,402건으로 이는 회계기관과 항목의 변동이 발생 가능성으로 오류발생 가능 건수는 4,604건으로 정의했다. 그 중 48%인 2,348건의 오류가 확인되어 1.528이라는 저조한 시그마 값으로 측정되었다.

그 후 3번의 회의를 통하여 시그마 값을 높이는데 가장 중요한 요소는 데이터의 오류 발생율을 줄이는 것이라는 데 의견을 모으고 오류율을 5%이하로 낮춰 시그마 값을 3.157 이상으로 올리는 것을 목표 설정한 후 QC(Quality Control)기법인 어골법(Fish Born) 및 4블록(Block)을 통하여 구체적인 개선안을 수립하여 진행하였다.

위와 같은 목표를 달성하기 위해서 먼저 변동급여에 대한 전산화된 예산통제시스템 도입과 경리과 수정사항이 예산과로 자동 피드백 되는 시스템 구축, 예·결산의 기초자료 일치, 수작업으로 인한 데이터 오류 배제 등의 시스템적인 개선이 있어야 했다. 이러한 개선을 충족시킬수 있도록 ‘변동급여 지급 프로그램’을 새로 개발하여 사용자 교육 후 업무에 적용하였다. 그 결과 데이터 오류율이 0.8%로 낮아졌으며, 이는 당초 목표 시그마값인 3.145를 초과한 3.917로 산출되었다.

이번 프로젝트를 통한 업무 개선효과를 보면, 현재까지 변동급여 문제점이 개선됐고, 추가로 예산항목과 결산항목의 자료일치에 따른 신뢰도 향상, 단위기관별 정확한 인건비 및 원가분석자료 기초자료제공, 불필요한 수작업 및 중복작업 배제로 업무 효율화 증대, 전산화로 인한 불필요한 업무시간단축(연 720시간, 약 620만원) 등 다양한 재무적, 비재무적 효과를 가져올 수 있었다. <정리 양성오>


■동상
입원환자의 약품 조제오류 감소

▲팀원: 김미현(리더), 이아연, 고은옥, 김재송, 엄성희, 이수주, 이은희, 김경덕

약물사용의 위험요소중의 하나로 약물관련 오류(Medication error)를 들 수 있다. 이는 발생률이 매우 작기는 하나 심각한 문제를 일으킬 수 있고 때로는 치명적인 경우도 있으므로 결코 가볍게 다뤄져서는 안된다. 그 과정를 보면 1) 의사의 약품처방단계 2)약사의 약품조제단계 3)간호사의 약품투약단계 4)환자의 약품복용단계로 나눠지는데 해당 단계에서의 오류는 각각 처방오류, 조제오류, 투약오류, 복용오류로 나누어 볼 수 있다. 각 단계는 전 단계 행위의 오류체크 단계가 됨과 동시에 다음단계의 오류발생의 주요 요인을 제공할 수 있으므로 통합적으로 대책이 이루어져야 하나 이번에는 약사에 의한 조제오류만을 활동대상으로 했다.

2∼5년차 실무약사를 주축으로 팀원을 구성하고 모든 개선활동에 빠질 수 없는 의료정보과 직원을 합류시켜 팀을 구성한 후 3월부터 본격적인 정의 단계에 들어갔다. CTQ작성과 다른 병원을 벤치마킹을 한 결과 조제한 약품에 대한 자체감사의 미비가 문제점으로 드러났다. 이에 ATC(Automatic Tablets and Packing Machine)를 이용하여 조제를 자동화함으로써 절감되는 인력과 시간을 알약의 약품감사단계에 투입하기로 하고 ATC정비, 개별 약품 카세트 확보하고 6시그마관련 오류방지교육 2회, 오투약 실무교육 1회를 실시하였으며 처방전 출력시 약용량 자동계산, 병실처방 ATC 자동연결 등 전산 프로그램을 수정한 후 야간근무자의 업무 조정, 조기출근자 증원 등을 통해 추가적인 업무 조정을 하였다.

그 결과 입원환자처방조제의 ATC활용율이 2.1%에서 35.2%로 증가되었으며 6개의 조제단계에서 단축된 247분을 ATC작동과 알약감사에 239분 투입하였으며 추가적으로 조기 출근 60분, 보직자들의 감사단계 추가 투입 124분으로 총 192분의 감사시간 발생효과가 나타났다. 그 결과 전체 감사율은 47.2%에서 70.3%로 상승하였고 이중 알약조제의 감사율은 33.3%에서 64.6%로 대폭 증가됐다. 그러나 아쉽게도 시그마값은 유의할 만한 차이를 보이지 않았고 이러한 원인으로는 개선단계에서 신규약사들로 인한 업무 숙련도 저하에 기인한다고 여겨진다.(7월 조제관련 약사인력의 43%가 3개월 미만의 신규약사임). 이번 6시그마 활동으로 약품조제 및 감사에 대한 부적절한 시스템을 개선시켰으나 이로 인해 우리는 약사인력의 안정적인 보급을 위한 시스템 개선이라는 또 하나의 과제를 깨닫게 된 것이다.

이번 활동의 재무적 효과로는 감사인력추가효과에 따른 인력절감효과가 연간 10,680,000원으로 산출되며 비재무적 효과로는 인력조정에 따른 외래 투약대기시간 단축효과로 인해 이에 대한 시그마 값이 전년에 비해 -0.21에서 0.18로 증가됐다. <정리 김미현>


■동상
입원환자의 처치/소모품의 산정오류 관리방안

▲팀원: 김영아(리더), 박정숙, 노춘희, 정혜경, 김현순, 조영희

입원환자에게 의사와 간호사들이 공통으로 수행하는 처치영역을 ‘케어액티비티(Careactivity)’라는 용어로 명명한다. 이는 의료행위의 기록이자 행위별 수가로의 근거 및 자동 연계로 매우 중요한 것이다. 그러나 최종 확인역할을 담당하고 있는 간호사는 프로그램을 통해 간호사 1인당 처치/소모품을 입력 혹은 반환시 그 단계가 복잡하고, 바뀌는 산정기준 관련사항을 수시로 확인한다는 것은 어려운 일이다.

우리팀은 이에 따른 산정착오로 발생하는 간호사 및 심사자의 불필요하고 반복적인 업무량을 줄이기 위해 우선 문제점에 관한 분석을 통해 QFD(Quality Function Deployment)를 작성했다. 추출된 지표중 통제 가능한 처치종류, 소모품 종류에 초점을 정하고 이들의 처방부터 최종 확인단계까지의 프로세스를 확인후 처치 및 소모품 연계, 입력, 반환, 조회화면 일원화 등 개선을 위한 방향을 재검토했다.
2002년 1월부터 12월까지 전체 데이터 건 약 4백만 건 중 보험심사과에서 추출한 산정오류리스트를 처치와 소모품으로 구체적으로 분류하고 이를 병동별, 진료과별로 발생빈도와 비용으로 재분류했다.

그 결과 전체 처치 소모품 건수 4백만 건 중 오류건수는 395건으로 DPMO=98.3 시그마값은 5.2로 좋은 편이었다.

그러나 전체 발생 건에 대한 오류건수 외에도 병동별, 진료과별로도 평균 오류건수와 편차의 분석을 통해 처치와 소모품에 대한 프로세스와 관리개선, 상병별 또는 진료과별 주제모음 관리가 필요함을 알 수 있었다.

우선, 처치항목 마스터를 관리함으로써 처치수가 등록을 용이하게 하고 둘째, 이전 처치수가 등록내역조회 및 당일처치 실시내역 조회를 용이하게 함을 물론 추가 수정도 원할하게 하며 셋째, 처치수가 항목 및 소모품 항목을 단순화하기 위해 주제별 모음을 활용함으로써 주로 활용되는 범위를 축소하는 방향으로 설정하였다.
개선 방향에 따라 시스템을 개발 한 후 2003년 5월부터 개선 프로젝트를 실제 6개 병동에 적용하고 개선 효과를 산출하였다. 이들에서 발생한 처치소모품 건수는 21만건이고, 그 중 오류발생건수 12건으로 개선 전 DPMO=274.07에서 개선후 56.9로 뚜렷한 전후의 차이가 있었다.

본 프로젝트의 비재무적 효과는 간호업무 표준화를 위한 자료, 단위별 업무량 산정 가능성, 병동별 재고관리의 기반 구축, 산정오류를 방지하기 위한 병동별 진료과 분포수 조정을 위한 기초 자료, 전자의무기록체계/POC 체계의 필요성 제시, 산정오류에 대한 인식 고양, 사용자 만족도 증가, 대외 병원이미지 향상 등이며 재무적 효과도 개선 전 6개월간 6개 병동 손실 금액 245만원이 개선 후 6개월간 손실 금액 39만3,000원을 바탕으로 연간 수익 증대 예상 금액을 산출했을 때 2,879만8,000원의 효과를 획득하였다