협동조합 설립, 공증에 필요한 서류와 주의사항

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협동조합 설립, 공증에 필요한 서류와 주의사항

-협동조합 설립 관련 각종 서류 안내(04)

□ 총회 회의록 원본 3부(또는 2부?)

-임원의 기명날인과 간인이 된 원본 세 부가 있어야 한다고 합니다. 그런데 우리 협동조합 ‘경제민주를 향한 소통’은 창립총회에서 서명인 세 명을 뽑고, 의장(나중에 이사장이 됨)과 함께 네 명이 사인으로 서명과 간인을 했습니다.

-또 우리가 방문한 공증사무소에서는 임원이나 서명인이 아니라 창립총회에 참석한 조합원 모두의 날인과 간인을 요구했습니다. 그런데 세 명의 서명인을 선출한 것이 우리 총회의 회의록에 나왔기 때문에 공증사무소는 물론 등기소에서도 더 이상 문제가 되지는 않았습니다.

-인감도장 대신에 사인으로 간인과 서명을 한 것도 큰 문제는 없었습니다. 다만 공증사무소와 등기소에 확인 과정은 필요하다고 생각됩니다.

-회의록에 조합원별 출자좌수를 적어야 한다고 공증사무소 측에서 말했습니다. 우리는 출자자 명부를 첨부서류로 냈고, 협동조합은 지분보다 사람이 중요하다고 말해서, 그러면 괜찮다는 공증사무소 측의 답변을 들었습니다.

-또 우리가 방문한 공증사무실에서는 규정이 바뀌었다며 총회 회의록을 두 부만 요구했습니다. 다만 설립신고 때도 지자체에 회의록을 제출해야 하고, 협동조합의 내부 자료로도 보관할 필요가 있으니, 간인과 날인이 된 원본을 서너 부 정도 갖추는 것도 필요하다고 생각됩니다.

□ 이사장의 진술서

-공증사무소에 양식이 있습니다. 그 양식을 달라고 해서 현장에서 바로 적어서 제출하면 됩니다. 그밖에 임원 명부를 요구하기도 하기 때문에, 협동조합 설립신고 때 인감도장이 찍힌 임원 명부를 미리 준비해 두시는 것도 좋습니다.

□ 정관 원본 또는 복사본 3부(2부?)

-협동조합 설립신고 과정에서 출자금이 10억 원 이하라면 정관은 공증의 대상이 아닙니다. 이때 공증할 서류는 창립총회 회의록일 뿐이며, 정관은 첨부서류로 함께 제출합니다. 또 우리의 경우 창립총회 회의록과 함께 두 부만 제출해도 된다고 들었습니다.

-우리 협동조합은 발기인 다섯 명이 인감도장으로 간인과 날인을 해서 정관 원본 네 부를 만들었습니다(정관은 꽤 길기 때문에 도장 찍느라 팔이 빠지는 줄 알았습니다^^; 근데 정관의 수정사항까지 몇 번이나 있었다는^^;;;).

-하지만 공증사무소의 설명에 따르면 간인과 기명날인이 된 원본 한 부를 만들고, 나머지는 복사해서 ‘원본대조필’ 도장을 찍으면 된다고 합니다. 또 법인도장도 함께 찍습니다. 역시 공증사무소에서 확인하시는 게 좋을 듯합니다.

-참고로 정관 역시 내부 비치용, 설립신고용, 공증사무소 보관용, 법인 등기용, 사업자등록용 등으로 여러 부가 필요합니다.

□ 조합원의 명부

-공증사무소에 양식이 있습니다. 다만 우리는 협동조합 설립신고 과정에서 조합원 명부와 출자자 명부 등을 제출했기 때문에 그 서류로 대체해도 된다는 말을 들었습니다.

□ 조합원의 위임장과 인감증명

-창립총회 때 가져와 달라고 하면 더 편하겠죠. 우리가 방문한 공증사무소에서는 총회에 참석한 조합원 모두의 위임장과 인감증명이 필요하다고 했습니다.

※ 공증 때는 법인 도장과 이사장의 인감도 함께 가져가야 합니다. 회의록과 정관에 법인 도장을 찍어야 하고, 이사장도 자신의 도장을 찍을 곳이 여러 군데 있습니다. 법인 도장은 인감으로 쓸 것이 아니어도 상관없을 듯합니다. 하지만 법인인감은 등기 때 신고해야 하기 때문에 미리 만들어서 공증 때도 사용하는 게 좋겠죠.

※ 협동조합 설립 등에 대해 문의하실 분은 우리 협동조합 ‘경제민주를 향한 소통’ 홈페이지의 Q&A 상담실로 연락 주세요^^