투명한 아파트 관리비

[초록단풍]

<참여연대 2002년도 시민학교 교재>

I. 우리가 내는 관리비 바로 알자

1. 관리비의 일반

(1) 관리비의 종류

① 공용사용분

* 순관리비 : 일반관리비, 청소비, 소독비, 승강기유지비, 난방비, 급탕비, 수선유지비 (공 동주택관리령 제15조 제1항)

* 사용료 : 공동전기료, 공동수도료 등

② 개별사용분

* 사용료 : TV시청료, 개별전기료, 개별수도료, 보험료 등

(2) 관리비의 징수

관리비는 일반관리비, 청소비, 소독비, 승강기유지비, 난방비, 급탕비, 수선유지비를 징수한다. 따라서 부녀회비, 적십자회비 등을 관리비에 포함하여 부과할 수 없다. 그러나 관리비 이외에 전기·수도 또는 가스 등의 사용료와 건물 전체를 대상으로 하는 보험료, 입주자대표회의 운영비 등을 징수 대행할 수 있으며, 인양기 등의 사용료를 당해 시설의 사용자에게 부과하거나 보수를 요하는 시설이 2세대 이상의 공동사용에 제공되는 것인 경우에는 이를 직접 보수하고 당해 입주자 등에게 그 비용을 따로 부과할 수 있다.

한편 관리주체는 관리비와 구분하여 특별수선충당금과 시설물의 안전관리에 관한 특별법에 의한 안전점검의 대가와 공동주택관리령에 의한 공동주택 등의 안전점검 비용 및 안전진단 실시 비용을 관리비와 별도로 징수하여야 한다.

(3) 입주자의 관리비 납부의무 (주택건설촉진법제38조제12항)

공동주택의 입주자는 당해 공동주택의 유지관리를 위하여 필요한 관리비를 납부하여야 한다. 당해 공동주택의 입주자가 관리비를 납부하지 않거나 2회 이상 계속하여 연체한 때에는 이로 인하여 발생된 손해를 배상할 책임이 있다. 서울시 공동주택표준관리규약에서는 관리비에 대한 연체료를 연 25%를 초과할 수 없으며 월 2%이내로 정하고 있다.

(4) 관리비의 부과

종전 공동주택관리령 제15조(관리비등) 제1항 단서에는 "관리비의 세대별 부담액산정방법은 사용자부담 및 공평부담의 원칙에 따라 관리규약으로 정한다."라고 되어 있었다. 그러나 98년 12월 31일자 개정령에서는 이 단서조항을 삭제하고 관리규약으로 정하여 부과하도록 하고 있다. 이에 따라 즉 경비원과 청소원의 용역비에 대해서는 분양면적이 아닌 각 동별로 부담하는 곳도 있고, 승강기유지비를 1·2층은 공제해주는 곳도 있고 공제해 주지 않는 곳도 있다.

(5) 관리비의 결정·집행·관리

입주자대표회의는 관리비 예산의 확정과 사용료의 기준, 감사의 요구와 결산의 처리를 담당하고 단지안의 전기, 도로, 상하수도, 주차장, 가스설비, 냉난방설비, 승강기 등의 유지 및 운영기준 결정한다. (공동주택관리령 제10조 6항)

관리비 사용료 및 특별수선충당금의 세대별 부담액 산정방법·징수·보관·예치 및 그 사용절차와 이를 납부하지 아니한 자에 대한 조치는 관리규약으로 정하여야 한다. (공동주택관리령 제9조 3항)

관리주체는 매월별로 관리비·사용료 및 특별수선충당금 등의 징수·사용·보관 및 예치 등에 관한 장부를 작성하여 이를 그 증빙자료와 함께 보관하고, 공동주택의 입주자 또는 사용자가 이의 열람을 청구하거나 자기의 비용으로 복사를 요구하는 때에는 이에 응하여야 한다. (공동주택관리령 제3조 3항)

관리주체가 사용자 또는 입주자의 관리비 사용 등에 관하여 열람 또는 복사요구시에 응하지 않을 경우는 500만원 이하의 과태료 처분 대상이 된다. (주택건설촉진법 제52조의3 제1항 제3호)

(6) 관리주체의 관리비 등 집행

관리주체는 관리비 및 사용료의 징수와 공과금의 납부대행을 하고 관리비·사용료 및 특별수선충당금의 징수·보관·예치 등에 관한 장부를 작성하며 입주자 등의 요구가 있을 경우 열람할 수 있도록 하여야 한다. (공동주택관리령 제3조)

2. 관리비의 항목별 구성내역 및 산정방법

(공동주택관리령 제15조, 서울시공동주택표준관리규약 제34조)

(1) 일반관리비

① 인건비 : 급여, 제 수당, 상여금, 퇴직금 및 산재보험료, 고용보험료, 국민연금, 의료보 험료, 식대 등 복리후생비

② 제사무비 : 일반 사무용품비, 도서인쇄비, 교통통신비 등 관리사무에 직접 소요되는 비용

③ 제세공과금 : 관리기구가 사용한 전기료, 전화료, 우편료 및 관리기구에 부과되는 세금 등

④ 피복비

⑤ 교육훈련비

⑥ 차량유지비 : 연료비, 수리비, 보험료 등 차량유지에 직접 소요되는 비용

⑦ 보험료 : 화재보험료 등

⑧ 기타 부대비용 : 관리용품 구입비, 회계감사비, 입주자대표회의 운영비 기타 관리업무에 소요되는 비용

▶ 월간 실제 소요된 비용을 분양면적에 따라 균등 배분하거나, 월예산액을 분양면적에 따라 균등배분하고 사용실적에 따라 정산함.

▶ 입주자 등이 선정한 주택관리업자에 의한 관리인 경우에는 입주자대표회의와 주택관리업자간의 계약으로 정한 월간비용을 분양면적에 따라 균등배분함.

(2) 청소비

용역시는 용역금액으로 하고, 직영시에는 청소원 인건비·피복비 및 청소용품비 등 청소에 직접 소요된 비용

▶ 월간 실제 소요된 비용을 분양면적에 따라 균등 배분하거나, 월예산액을 분양면적에 따라 균등배분하고 사용실적에 따라 정산함.

(3) 오물수거비

용역시에는 용역금액으로 하고, 직영시에는 오물수거원 인건비·피복비 및 오물수거용품비 등 오물수거에 직접 소요된 비용

▶월간 실제 소요된 비용을 분양면적에 따라 균등 배분하거나, 월예산액을 분양면적에 따라 균등배분하고 사용실적에 따라 정산함.

(4) 소독비

용역시에는 용역금액으로 하고, 직영시에는 소독용품비 등 소독에 직접 소요된 비용

▶월간 실제 소요된 비용을 분양면적에 따라 균등 배분하거나, 월예산액을 분양면적에 따라 균등배분하고 사용실적에 따라 정산함.

(5) 승강기 유지비

용역시에는 용역금액으로 하고, 직영시에는 제부대비 및 자재비 등으로 함. 다만, 전기료는 공동으로 사용되는 시설의 전기료에 포함됨.

▶ 전기료 : 상시 사용하는 세대별 부담

▶ 유지관리비 : 승강기 공유세대별 공평부담(공동시설)

(6) 난방비

난방 및 급탕에 사용된 원가(유류대, 동력전기료, 난방 및 급탕 용수비)에서 급탕비를 뺀 금액

▶ 월간 실제 소요된 비용을 분양면적에 따라 균등배분(분양면적에 의한 산정이 심히 곤란한 경우에는 전용면적에 따라 균등배분)하거나 월예산을 분양면적에 따라 균등배분하고 사용실적에 따라 정산하며, 열사용량 계측기가 설치된 경우에는 월간사용량에 의한 비용을 세대별 계측기에 의하여 배분함.

(7) 급탕비

급탕용 유류대·동력전기료·급탕 용수비

▶ 예정원가에 의하여 입방미터당 급탕비 단가를 결정하고, 세대별 사용량계측기에 의하여 산정함.

(8) 수선유지비

보수용역시에는 용역금액, 직영시에는 자재 및 인건비

정화조청소비, 냉난방시설의 청소비, 소화기 충약비, 옥상 방수공사비·외부 도장비 등 공동으로 이용하는 시설의 보수유지비, 약품비 및 제반검사비

▶ 월간 실제 소요된 비용을 분양면적에 따라 균등 배분하거나, 월예산액을 분양면적에 따라 균등배분하고 사용실적에 따라 정산함.

3. 특별수선충당금의 내용

특별수선충당금은 사업주체가 주요시설물에 대한 장기수선계획을 수립하고 그 계획에 따라 발생되는 총비용을 연도별로 분산 적립하여 주요시설물을 적기에 교체 하거나 보수함으로서 입주자의 안전을 도모하고 시설물의 수명을 연장하는데 목적이 있으며, 적립 대상은 3백 세대 이상의 공동주택, 승강기가 설치된 공동주택, 중앙집중 난방방식의 공동주택이다.

특별수선충당금의 부담주체는 공동주택 및 그 부대·복리시설의 노후화에 따른 시설의 보수 및 교체 등에 사용하기 위하여 적립하는 것이므로 당해 공동주택의 소유자가 부담하여야 하며, 적립시기는 사용검사(준공검사) 후 1년이 경과된 날로부터 매월 적립하여 입주자대표회의 명의로 입주자대표회의가 지정하는 금융기관에 예치하여 별도 관리하며 사용절차는 관리규약으로 정하도록 하고 있다.

▶ 월간 세대별 특별수선충당금 산정방법

｛장기수선계획기간중의 수선비 총액 ÷ [총분양면적(㎡)×12(월)×계획기간(연)]｝× 세대별분양면적(㎡)

▶ 특별수선충당금 적립에 따른 문제점

특별수선충당금은 장기수선계획에 따라 적립하도록 되어 있으나 대부분의 아파트는 장기수선계획이 제대로 수립되어 있지 않은 관계로 승강기유지비·급탕비·난방비·수선유지비의 3∼20%를 특별수선충당금으로 매월 적립하고 있는 실정이다.

대부분의 단지에서 특별수선충당금 적립 요율을 대부분 10% 이내로 잡고 있기 때문에 시설물을 유지보수를 하는데 들어가는 비용이 상당액 부족할 수밖에 없으며, 막상 대대적인 수리를 해야 할 시점에 적립 요율을 인상시킬 경우가 있는데 이로 인해 갑자기 관리비가 많아지게 되는 경우가 발생한다.

이와 같은 현상은 입주민들이 아파트에 거주하면서 평생 보금자리로 생각하지 않고 잠시 머물다 가는 곳으로 생각하기 때문에 특별수선충당금의 현실적 적립이 자신과는 무관하다고 판단하여 거주하는 동안에는 가급적 적게 적립하기를 원하기 때문이므로 어느 정도 강제적인 방법이 요구된다.

4. 기 타

(1) 연체료수입

서울시 공동주택표준관리규약에 의하면 공동주택의 관리비에 대한 연체료는 연 25%를 초과할 수 없으며 월 2% 이내로 정하도록 하고 있다.

(2) 퇴거세대의 관리비

입주한 세대는 입주 후 한달 내지 그 이상의 기간이 지나서부터 관리비를 내게되고 퇴거 세대는 한달 내지 그 이상의 관리비를 내고 나가야 하는 경우가 생기게 되는데, 이것은 관리비를 월단위 사후정산제로 부과하기 때문이다.

퇴거 세대의 관리비는 확정되지 않은 추정금액을 수납하게 되는데 이의 처리에 아파트마다 다른 방법을 사용하고 있으나, 관리사무소에서 많은 현금을 가지고 있는 것은 좋지 않으므로 가급적 현금을 보관하지 않는 방법이 합리적이고, 종종 관리비 예정금액의 5-10%의 금액을 가산하여 퇴거자로부터 추정금액을 수납하고 정산시에는 일수 계산하여 남는 것은 보관하는 경우도 있는데 퇴거한 세대가 다시 와서 정산금액을 찾아가는 경우는 없다시피 하므로 부조리의 원인이 될 수 있다.

(3) 잡수입

잡수입은 관리비 이외의 공동주택 관리로 인하여 발생한 수입을 말한다.

재활용품 판매비, 단지 내 광고부착료, 알뜰시장 개장장소 대여료, 단지 외 일반인을 대상으로 한 유료주차장 임대료, 단지 내 복리시설 운용수입 등이 있으며, 이러한 잡수입에 대해 부녀회·노인회 수익사업 등으로 간주하여 잡수입으로 관리하지 않고 입주자대표회의의 감사 또는 승인을 받지 않아 서로간에 마찰을 빚는 경우가 종종 발생되고 있다. 이의 방지를 위해서는 잡수입에 대한 합리적인 사용 방법을 관리규약으로 정하여 운용하는 것이 필요하다.

Ⅱ. 투명한 관리를 위한 업무분담

투명한 관리를 위해서는 관리비의 계획·집행·감사기능이 제대로 작동될 수 있도록 관리 시스템이 정립되어야 한다. 그러나 우리의 현실은 입주자대표회의와 관리사무소의 업무구분마저 모호하며, 책임한계 또한 불명확한 실정이다. 그리고 관리비 부과제도도 대부분의 아파트 단지는 위탁관리든 자치관리든 사후정산 부과제도를 채택하고 있다. 그래서 위탁관리와 자치관리의 장점을 전혀 살리지 못하고 혼합관리 형태를 취하고 있다. 그러므로 관리비의 사전 통제제도인 관리비 예산제도나 도급관리 형태가 발달하지 못하고 있다. 이는 관리비의 방만한 사용으로 이어져 관리비의 낭비와 부정·비리 발생의 한 요인이 되고 있는 것이다. 마지막으로 관리비의 배부원칙인 사용자 부담원칙과 공평부담원칙을 공동주택의 특성과 수혜자 기준에 따라 관리비 비목별로 합리적인 배부방법을 규약으로 정하여야 한다. 그럼에도 불구하고 다수결의 원칙이나 단독주택 사고방식으로 배부방법을 결정함으로써 많은 아파트 단지에서 입주민간에 갈등과 분쟁을 야기 시키고, 서로 반목하여 참여의식과 공동체의식을 저하시키고 있다. 따라서 이와 같은 요인을 시급히 개선해야 투명한 관리를 할 수 있다.

1. 관리업무영역 구분

(1) 입주자대표회의의 위상과 역할

① 동대표의 위상

동대표는 현행 법령에서 대통령, 국회의원, 지방자치단체장, 지방의원과 함께 주민의 직선으로 선출하도록 되어 있는 명실공히 법적인 주민의 대표이다. 그리고 동대표는 아파트 단지의 대표권과 의결권을 모두 갖고 있는 중요한 자리이다. 그러나 아직 아파트 문화가 제대로 정착되지 못해 동대표가 그 위상을 제대로 찾지 못하고 있다. 동대표를 해본 사람은 잘해야 본전이라는 생각을 하게된다. 누구도 선뜻 동대표를 하겠다고 나서질 않는다. 그래서 많은 아파트단지에서는 악화가 양화를 구축한다는 그레샴의 법칙과 같이 질낮은 동대표가 과반수 이상을 점유하고, 양질의 소수 동대표를 몰아내는 기현상이 벌어진다. 이제부터는 선한 의지를 가진 깨어있는 입주자들이 동대표로 직접 나서야 하고, 그와 같은 사람을 적극 추천하여 과반수 이상 선출하여야 한다. 그래서 일부 개인적 이권을 챙기기 위하여 나선 동대 표를 도태시켜야 한다. 그래야만 투명한 관리를 시작할 수 있을 것이다.

② 동대표의 역할

동대표는 아파트 단지의 대표권과 의결권을 모두 갖고 있는 중요한 역할을 하는 사람이다. 법적으로는 주촉법, 공동주택관리령 등과 단지관리규약에 그 역할이 명문화 되어 있다. 동대표는 공동주택의 관리방법을 주민들의 과반수 이상 서면동의를 얻어 결정하고, 관리업자 선정을 그 구성원의 과반수 이상 찬성으로 제안하며, 관리업무 전반에 관한 감사·감독권과 의결권을 가지고 있다. 자치관리의 경우 소장과 관리직원의 임명권을 가진다. 그러나 대다수의 아파트단지 동대표회의는 물탱크 청소용역 보일러 세관공사용역 등 집행기능을 직접 관장하기도 한다. 이는 집행기관인 관리사무소와의 마찰을 일으키고, 업무한계와 임무한계를 모호하게 만들고 있다. 따라서 투명한 관리에도 걸림돌이 되고 있다.

동대표회의는 의결기능과 감사기능을 강화시키고 집행기능은 최소한 제한하여야 한다. 예를 들면 집행금액이 일금200만원 이상인 공사나 용역 등 관리비 집행은 3인 이상의 특위를 구성하여 해당공사 용역관련 정보를 수집하고, 주민의견을 수렴하여 민주적 입찰 절차를 거쳐 합리적으로 투명하게 결정될 수 있도록 제도적 장치를 만드는데 그쳐야 한다. 그리고 의결기능에 있어서도 민주적 기본회의절차 등을 철저히 지키고, 합리적인 토론문화와 합의에 도달할 수 있도록 회의 규정을 만들어 효율적인 의결기능을 수행하고, 회의록을 철저히 공개하여야 한다. 또한, 관리비의 예산회계 제도를 도입하여 차년도의 관리비 비목별 예산편성과 총액관리비의 통제를 할 수 있도록 예산심의 기능을 발전시켜야 한다. 감사기능으로는 관리비 감사 점검표를 만들어 정기적으로 감사한다. 예를 들면, 월별감사, 분기감사, 년말 결산감사 및 수시감사 등을 철저히 실시하여야 한다. 그리고 감사 기법을 계속 개발하여야 한다. 이와 같이 동대표회의는 작은 지방자치단체의 지방회의의 기능과 유사하다.

(2) 관리사무소의 역할

관리사무소는 집행기관이며, 관계법령에서 정하고 있는 전문직업인들로 구성되어 있는 투명한 관리의 최일선에서 업무를 수행한다. 아파트 관리업무는 법률적·경제적(경영·회계)·기술적 측면을 포괄하는 종합과학적 성격을 가진 서비스업이다. 그리고 관리업무의 수장인 관리사무소장의 역할을 지자체의 단체장의 역할과 유사하다.

따라서 관리소장은 전문직업인으로서 전문가다워야 한다. 전문가답다는 것은 관리업무 전반에 관하여 연구하는 자세와 미래에 대한 확신을 가지고 개선해 나가는 적극적 사고방식과 전문가들로서의 자긍심을 가져야 한다. 특히 투명한 관리에 있어서 관리비 총액 통제의 지름길인 사전예산편성 기법을 자세히 숙지하고 실천할 수 있어야 한다.

그리고 관리비 집행기능에서 대원칙인 총액주의 원칙과 공개주의원칙, 그리고 견제주의 원칙을 철저히 지켜 나가야 한다. 총액주의 원칙이란 회계학의 기본원칙중 하나이며, 순액주의 또는 감액주의에 대응하는 원칙이다. 관리외수입이 있을 경우 전액을 잡수입으로 계상하고, 동대표운영비 등 공적인 비용은 일반관리비, 동대표운영비 세목에 총액으로 표시하는 방법으로 회계의 대원칙이다.

그러나 우리의 아파트 단지에서는 관리외수입에서 동대표운영비 또는 부녀회운영비 등을 감액한 차액만을 잡수입으로 계상하는 순액주의를 많이 발견하게 된다. 이는 공적회계의 기본원리를 무시하는 비합리적인 비자금 문화의 소산이다. 이로 인하여 아파트 관리비의 특명성을 의심받게 되는 것이다.

공개주의 원칙이란 관리소장은 동대표회의와만 상의하지 말고 주민들이 참여할 수 있도록 관리업무의 많은 사항들, 특히 고액의 외부공사·용역 업무사항들은 모든 것을 공개하여야 한다는 원칙이다. 얼마전 A아파트에 들릴 일이 있었는데 주민게시판이 텅 비어 있는 것을 보았다. 남이 보더라도 게시판에 공고문이 가득차 있는 것과 텅 비어 있는 것은 차이가 있다.

회계감사를 받아 비리가 나타나지 않고 관리소장이 청렴하고 성실하게 업무에 임한다고 투명하다고 볼 사람은 없다. 입주민들이 궁금하지 않게 모든 것을 관리비 내역서 뿐만 아니라 게시판이고 반상회에 모두 알려주는 것이 필요하다는 것이다. 이것이 바로 투명한 관리와 아파트 관리 서비스의 질적 향상의 척도가 되는 것이다.

견제주의 원칙이란 조직이란 정체되고 안주하려는 속성이 있으며, 그 구성원들은 견물생심과 타성에 젖어 이기적이 되기 쉽다. 그래서 공적업무를 수행하는 모든 조직은 업무처리 과정이 투명하고, 서로 견제되도록 조직을 구성하는 원칙을 말한다. 예를 들면, 급료명세서를 작성하는 사람과 급료를 봉투에 넣는 사람 그리고 장부에 기장하는 사람이 서로 다르게 해야 한다는 것이다.

또는 외부공사나 용역업무에 있어서는 입찰예정가격 결정팀과 입찰집행팀 그리고 공사검사팀을 서로 달리 구성하여야 투명성이 확보된다는 원칙이다. 이외에도 관리사무소의 역할은 하자문제, 환경문제, 안전문제 등 기타 주거생활문화의 제문제들과 같이 다양하다. 특히 관리소장은 연구소의 연구원이 아니다. 행동하는 전문 직업인이다. 그러므로 입주자의 참여의식과 공동체의식 그리고 공대표의 우상과 역할 등에 대하여 지속적으로 교육할 수 있어야 한다. 그리고 살기 좋은 아파트마을을 만들기 위한 아파트 주거생활문화의 전도사가 되어야 한다.

21세기는 환경의 시대이며, 유지관리의 시대이다. 또한 작은 것이 아름다운 시대라고도 한다. 관리소장의 역할은 작을 수도 있다. 그러나 아름답다. 왜냐하면 우리 후손의 고향마을을 가꾸는 일이기 때문이다. 따라서 관리소장의 역할은 영원할 것이다.

(3) 위탁관리업자의 역할

관리방법에는 자치관리와 위탁관리방법이 있다. 특히 위탁관리방법을 결정한 아파트단지는 위탁관리업자를 선정하여, 관리권을 인계하여 대행시키고 있다. 그러나 위탁관리계약을 도급계약이 아니라 위임에 의한 계약을 하고 있으므로 위탁관리의 장점을 지대로 살리지 못하고 여러 가지 부작용을 일으키고 있다.

첫째, 도급계약이라면 관리비총액으로 계약이 되므로 관리비의 과다집행이 계약시점에서 한번 제동이 걸리는 효과가 있으나 위임에 의한 계약이 대부분인 현실에서는 자치관리와 대동소이하다.

둘째, 위탁관리업자에게 지급하는 위탁관리 수수료는 아파트관리 업무에 대한 대행보다는 컨설팅업무에 준하므로 실질적으로 관리비 절감이나 부정·비리에 대하여 소극적으로 대응하여 자치관리와 별다른 차이가 없다.

셋째, 위탁관리업자 변동시 관리소 직원들의 승계문제가 심각하게 대립되며, 노동법상 사각지대화 되고 있다. 관리소 직원들의 직업의 안정성에 심각한 피해를 야기시키고 있다. 따라서, 현행 위탁관리제도를 폐지하고, 공동주택 관리업무에 관한 컨설팅 업무를 명문화해야 한다. 아니면, 실질적으로 위탁관리의 장점을 살릴 수 있도록 도급계약의 표준안을 제시해주고 권장하여야 한다. 또는 관리업자가 관리비의 사건 예산편성을 제시하도록 하고, 관리업자에게 관리비 감사의무와 하자보수 점검의무 등을 명문화하고, 위반시 벌칙을 강화하여, 형식적인 위탁관리가 아닌 실질적인 위탁관리가 되도록 관계법령을 개정하여야 할 것이다. 개정전이라도 위탁관리업자는 실질적 위탁관리가 되도록 노력하여야 할 것이다.

2. 관리비 부과제도

(1) 사후정산 부과제도

현행 대부분의 아파트단지에서 시행되고 있는 관리비 부과제도이다. 이는 관리비의 사전통제가 거의 불가능한 점이 최대 약점이다. 따라서 관리비 절약이나 부정비리에 있어서는 집행기관의 도덕심과 직업의식에 의존할 수밖에 없다.

(2) 사전 예산 편성제도

사후정산 부과제도와 배치되는 제도로 관리비의 에산편성과정에서 관리비의 비목별 총액을 사전에 통제할 수 있는 장점이 있다. 그러나 합리적인 예산편성지침을 만들어야 하고, 전문성을 필요로 하는 작업이다. 지자체별로 표준 예산편성지침을 만들어 보급하고, 전문성 제고를 위해 동대표 교육을 정례화해야 한다.

(3) 위탁관리업자의 도급계약제도

실질적 위탁관리제도의 장점을 살리려면 위탁관리업자의 수수료를 포함한 위탁관리금액을 총액으로 도급계약을 맺어야 한다. 이는 고도의 관리업무의 전문성을 요하는 제도로 손해배상책임제도와 표준관리비제도 그리고 표준공사별내역서 등을 정비한 연후에 실시하여야 부작용을 최소화시킬 수 있다.

과도기적으로 현행의 위임에 의한 계약상태에서도 운영의 묘를 살려 관리업자에게 사전예산편성제시와 관리비감사의무 그리고 하자보수점검의무 등을 명문화하여 강제함으로써 소기의 목적을 달성하는데 기여할 수 있을 것이다.

3. 관리비 배부원칙

종전 공동주택관리령 제15조(관리비등) 1항 단서에는 "관리비의 새대별 부담액산정방법은 사용자부담 및 공평부담의 원칙에 따라 관리규약으로 정한다."라고 되어 있었다. 그러나 98년 12월 31일자 개정령에서는 이 단서조항을 모두 삭제하였다.

이는 관리비의 세대별 부담액산정방법을 가지고 많은 공동주택에서 갈등과 분쟁이 일어나고 있는 현실에서 사유재산이라는 이유와 자율이라는 미명하에 행정기관의 지도·감독권과 적극적 행정행위의지를 스스로 포기한 어리석음이라 아니할 수 없다.

따라서 공동주택의 특성과 이념 그리고 철학에 입각하여 공동주택관리관련법령을 일원화하여 공동주택관리에 관한 법률(가칭)을 제정하여야 한다. 우선 공동주택관리령을 개정하여 관리비부과원칙을 부활시키고, 지자체별로 공동주택관리에 관한 조례를 제정하여 실시할 수 있도록 하여야 할 것이다.

(1) 공평부담원칙

공동주택의 특성상 공평부담원칙은 필연적이다. 특히 우리나라는 대단위 공동소유사유지형태이므로 공평부담원칙을 적용해야 할 관리비 비목이 더욱 많을 것이다.

공평부담원칙이란 단독주택에서와는 달리 공동주거생활을 함으로써 세대별로 관리비의 수혜받는 정도를 측정하기 곤란한 경우에 분양면적이나 전용면적으로 공평하게 관리비를 배부하는 대원칙이다. 이 원칙이 제대로 인식되지 않아 혼란을 가중시키는 비목으로는 수선유지비이다. 벽속이나 바닥속의 배관이 누수될 때, 특히 바닥 난방관의 미세한 누수를 아래층 천정에서 물방울이 떨어질 때의 보수공사비의 비용부담문제이다. 서울시 준칙에서도 계량기 위치기준으로 판단하도록 함으로서 더욱 혼란을 가중시키고 있다. 이는 단독주택 사고방식으로 공평부담원칙을 잘못 해석한 결과로 사료된다. 왜냐하면 공동주택의 특성상 사용자가 직접 사용하지 않는 시설과 세대에서 혜택을 보고 있다 하더라도 벽속이나 바닥속의 배관은 공유부분으로 보는 것이 통설이다. 이는 건교부의 구 표준관리규약에도 나타나고 있다. 따라서 난방비와 계량기 등 세대내의 노출된 열량계 또는 밸브에 대한 보수공사비는 사용자부담원칙에 따라 해당세대에서 부담하여야 한다. 바닥 속 난방관은 공유부분으로 그 보수공사비는 공동수선유지비로 공평부담원칙에 따라 부담되어야 한다.

(2) 사용자부담원칙

이는 단독주택사고방식과 같이 적용되는 관리비부담원칙으로 수혜자가 명백하거나, 측정이 계량기 등에 의하여 가능한 경우에 적용하는 원칙이다.

이 원칙마저도 다수결의 원칙을 내세워 적용하지 않아 갈등과 분쟁을 일으키는 사례도 있다. 대표적인 사례는 같은 단위안의 복도식동과 계단식동이 혼재되어 있을 때, 동출입구의 경비인건비 배부에 있어서 공평부담원칙을 적용하는 경우이다. 이는 2명의 직접경비서비스를 복도식인 경우에는 30∼40세대가 제공받는 반면 복도식인 경우에는 60∼120세대가 제공받기 때문에 수혜자가 명백하므로 해당 동 2명의 직접경비인건비는 사용자부담원칙에 따라 해당동 세대에 직접배부하여야 한다.

승강기유지보수비와 승강기전기사용료는 구분하여 유지보수비는 공평부담원칙에 따라 전세대에 부담시키고, 전기사용료는 1∼3층과 같이 사용하지 않는 세대에게는 사용자부담원칙에 따라 부과하지 않는 것이 합리적이다.

4. 관리비 결산서 보는 법

아파트 관리비는 공동주거 형태라는 아파트 단지의 특성 때문에 발생하는 공통경비를 관계 법령에서 정한 규정을 적용하여 각 세대별로 배분한 금액으로 세대수와 평형 규모에 따라 아파트 단지별로 금액의 차이는 있다.

관리비 예산은 대개의 경우, 월 1억∼2억원 규모로 연간 10∼20억원을 웃돌고 있는 무시 못할 거금이므로 효율적으로 관리를 잘 한다면 많이 절감할 수도 있다.

그러면 효율적 관리를 위해 관리비 결산 검사와 감사는 어떻게 할 것인가?

대부분의 아파트 단지는 공인회계사의 감사를 일년에 한번 받는다. 그러나 이는 기업회계 규정에 의한 감사로 장부기장의 적정성과 충당금 설정의 적정성 등 회계 원칙에 따라 감사하기 때문에 관리비 과다 사항이나 관리부정 또는 증빙의 사실 유무 등을 확인하기는 어렵다. 그러므로 관리비 절감 차원의 감사와 관리부정 또는 증빙의 가공유무 등을 확인하는 실질적 감사는 당연히 동대표들과 입주자들이 해야 할 것이다.

매년 정기적으로 작성되는 관리비 결산서는 동대표들이나 입주자들이 실질적 감사를 하기 위한 기본자료가 되기 때문에 관리비 결산서를 어떻게 보며, 어떠한 시각으로 볼 것인가 는 매우 중요하다.

아파트 관리비 결산서는 대차대조표(B/S), 손익계산서(P/S), 합계잔액시산표(T/B) 등으로 이루어져 있으며, 해당 아파트 단지의 자산과 부채가 각 과목별로 나타나 있고 통상적으로 관리외수입인 곤돌라 수입 등 잡수익 해당액이 이익 잉여금으로 자본지부에 나타난다.

(1) 대차대조표 검토사항

① 자산, 부채의 모든 과목이 해당 장부 결산기말 잔액과 맞는가 확인하고, 과목별 잔액명세를 요구한다.

② 실제 잔액이나 실물 또는 예금통장 등과 금액이 맞는지 확인한다. 예를 들면 예금 과 목 잔액이 통장금액과 일치하는지 확인하는 것이다.

③ 퇴직급여충당예치금 또는 특별수선충당예치금 등이 특정예금으로 별도 입금되어 있는 지를 확인한다.

④ 부채지부에 있는 선수금은 입주 초 미리 선납한 관리비 선수금 합계액을 나타낸다. 이는 잔액으로 통장에 항상 그대로 남아있는 것이 아니고 관리비의 현금지출에 충당 되는 것이기 때문에 유동적 이다.
그러므로 어느 한 통장에 특정예금으로 따로 나타나는 것은 아니다. 다만 입주 초 관리비 통장에는 선수 금액이 나타나 있어야 하며 그 후 자금 흐름이 어떤지는 추적할 수 있어야 한다.

⑤ 자산지부의 미수금과 부채지부의 미지급금에 대한 명세와 그 원인을 증빙 등을 통하 여 확인한다. 특히 미지급등은 물품대금 중 부가가치세가 포함된 것인데, 그 증빙으로 세금계산서를 확인하고, 세금계산서 중 보고용은 세무서에 제출 보고하였는지 점검하는 것이 필요하다. 이 부분에서 간혹 자료처리를 부실하게 하거나 금품수수 등 부정이 발생하기 때문이다.

(2) 손익계산서(T/B) 검토사항

손익계산서(T/B)에는 회계기간의 총수입과 총지출 금액 합계가 과목별로 나타나 있고, 관리외 수입인 잡수입 등이 당기 순이익으로 나타나 있다.

① 관리비 수입의 월별 명세를 요구하고 월별 통장 입금액을 확인한다.

② 일반 관리비 중 급료. 상여금 등의 월별명세를 요구하고 급료대장 등 월별 금액과 일 치하는지 확인한다. 월별 급료대장 합계금액이 맞는지 계산기로 점검하는 것도 필요하다. 드물지만 월별 합계금액을 백만 단위 또는 십만 단위 숫자 한 개를 바꾸어 놓고 부정하는 사례도 있기 때문이다.

③ 각 과목의 내용 중 큰 금액에 해당액은 세금계산서 등을 제대로 받았는지 증빙을 확 인하고 세금계산서 중 보고용 1장은 세무서에 보고를 제대로 하였는지를 철저히 확인 한다.

④ 난방비의 연료 입고와 소모품비 사용에 대한 월별 명세를 요구하여 수불부와 대사하 고, 인근 지역 단지의 연료 단가와 월별 난방비 그리고 소모품 사용비를 비교하여 그 원인을 분석한다.

⑤ 청소비, 소독비, 승강기 유지비, 수선유지비 등의 월별 명세를 요구한다. 그리고 용역계약서 상의 용역업자 인적사항 등을 파악하여 관리회사의 관계 등을 알아보고 그 금액을 확인한다. 특히 부품값이나 소모품 추가비용은 계약 내용대로 제대로 청구되었는지 수선유지비 증빙과 연관하여 대사 확인한다.

⑥ 급탕비, 전기료, 수도료 등은 계량기 검침대장을 점검하고 사용량 월별 명세와 금액을 영수증과 확인한다.

⑦ 관리외수입으로 곤돌라 월별 사용 명세와 연체료수입 명세 등을 확인한다. 특히, 잡수 입 내용을 자세히 검토하여 광고게재료, 보험료 리베이트, 인근지역 유통업체 기부금 등의 수입 계상 여부를 실제 단지 안의 광고 사항 등과 관련하여 자세히 검토한다.

(3) 합계잔액시산표 검토사항

대차대조표에는 과목별로 결산기말의 잔액만 표시되어 있고, 손익계산서에는 과목별로 회계기간내의 합계금액이 표시되어 있고, 손익계산서에는 과목별로 회계기간내의 합계금액이 표시되어 있는데 반하여, 합계잔액시산표(T/B)에는 대차대조표 과목과 손익계산서 과목 모두에 대해 회계기간 1년 간의 합계와 잔액이 전부 나타나 있는 복식부기의 자기검증표이다.

① 자산에서 가지급금 합계가 많을 때에는 그 원인을 파악해 보아야 한다. 누가 어떤 일로 가지급을 하는지를 알아야 한다. 그리고 자산과 부채과목에서 합계금액과 잔액금 액이 다른 것은 당해 회계기간 안의 증감 변동 금액이므로 그 원인을 전표와 증빙을 확인하여 점검하는 것이 바람직한다.

② 퇴직급여 충당금 예치금의 합계와 잔액이 같지 않을 때에는 그 차액은 당해년도 중에 퇴직자에게 지급된 금액이므로 누구의 퇴직금인지 확인하고 세무서에 퇴직소득신고는 제대로 하였는지 점검한다.

이상과 같은 요령으로 관리비 결산서를 검토하는 것은 크게 전문지식을 요하지 않으므로 특히 동대표 감사는 성실히 감사하여 관리업무 집행의 감시·감독 기능을 강화하고 관리비 절감과 부정비리 예방에 기여할 수 있도록 해야 한다.

Ⅲ. 관리비 절감 어떻게 할 것인가

아파트 주민들은 관리비의 많고 적음에는 관심을 보이면서도 관리비 내역을 따져보지 않은 채 관리비 고지서대로 내고 만다. 이러한 주민들의 무관심이 관리비를 둘러싼 부정을 낳고 주민들은 납부하지 않아도 될 관리비를 내는 경우가 있다. 조사 결과 관리비 부과내역서를 꼼꼼히 살펴본 후 관리비를 내고 있는 가정은 30%도 되지 않는다.

관리비를 절감하는 첫걸음은 관리비 부과내역서를 꼼꼼히 살펴보는 것이다. 아파트 관리비는 일반적으로 사후 부과하도록 되어 있어 입주자들의 통제와 이의 제기가 사실상 어렵다. 관리비 부과내역서를 보고 과목별 분류 내용과 금액을 파악한다는 것은 관리비 구성내역과 세대별 부담액 산정방법을 제대로 모르는 입주자들로서는 거의 불가능한 일이다. 그러므로 입주자들은 구체적인 사례를 가지고 관리소와 동대표에게 이의 제기를 하고 시정할 것을 요구하여 관리비를 줄이도록 해야 한다.

주민들은 관리비가 공동주택관리령 제15조에 맞게 부과되고 있는지를 살펴보고 문제가 있으면 관리사무소에 시정할 것을 요구하여 관리비가 부당하게 징수되는 것을 막아야 합니다.

1. 관리비 절감사례

(1) 동대표들을 전문업 종사자로 뽑아 관리비 절감

* 수원 ????아파트에 사는 손모씨는 자신이 사는 아파트의 관리비가 인근의 다른 아파트에 비해 가장 높고 청소·소독 용역의 평당 단가도 높아 입주자대표회의와 아파트 관리사무소에 관리비 내역을 공개 질의함. 근거 있는 자료나 답변이 없자 주민들과 합심해 동 대표들을 보일러, 도색, 전기, 엘리베이터수리 등 관련업에 종사하는 주민들로 뽑아 투명성을 갖춘 새 입주자대표회의를 구성한 후 각종 용역비를 절감하여 그간 연 30억원에 달했던 관리비를 6억원 가량 줄임.

(2) 전기낭비요인 제거를 통한 관리비 절감

* 서울 강북구의 ????아파트의 경우 엘리베이터 닫힘 버튼을 없애고 복도 및 계단의 전등 1천2백개를 센서 등으로 교체하였으며 지하주차장의 격등제 등으로 연간 3천7백만원의 관리비를 절감함.

* 서울 강남구 ????아파트에서는 이웃 아파트 단지간에 부녀연합회를 조직하여 관리비 내역서를 서로 비교하여 집행과정을 적극적으로 감시하고 또한 보험계약, 소독, 개·보수 등 많은 돈이 드는 사업의 계약 체결 시에는 단지별 부녀회 대표들이 반드시 계약현장에 참가하고 입주자대표자회의에도 참석해 전반적인 아파트 관리비 낭비를 절감함.

* 서울 동작구는 현재 각 단지별 아파트 관리규약상 입주자대표회의에 부녀회장 참석이 명문화되지 않아 자칫 마찰이 일어날 가능성에 대비, 각 아파트 관리사무소 등에 공문을 보내 부녀회장이 참석할 수 있도록 협조를 요청함.

(3) 관리사무소장 스스로 관리투명화로 부정소지 예방

* 서울 ????아파트에 새로 부임한 관리소장은 공사계약 등에서 부정이 오갈 수 있는 입주자들의 불신을 불식시키기 위해 따로 칸막이로 되어 있었던 관리소장실을 뜯어 관리사무소를 하나로 통합함. 한편 수기의 회계장부를 모두 없애고 회계처리를 전산화하여 불필요한 장부정리에 인적·시간적 낭비를 없앰.

(4) 전문위원회 도입하여 관리비 절감

* 군포시 한양??단지아파트 입주자대표회의는 26명의 동대표로 구성되어 있으며 입주자대표회의 산하에 일반관리, 하자처리, 환경, 관리비 심의 등을 전담하는 전문위원회를 두고 있음. 동대표들은 6∼7명씩 하나의 위원회를 구성하고 있으며 매달 관련 사항들에 대해 조사·분석하여 입주자대표회장에게 보고함. 관리비 심의위원회는 매달 입주민에게 부과되는 관리비를 사전에 심의하며 위원회의 승인이 있어야만 관리사무소에서 관리비를 부과할 수 있음.

(5) 입주민 참여로 투명한 관리

* 수원 구운동 ????아파트는 15개동 1천6백80세대가 모여 살고 있는 제법 큰 규모의 아파트로서 입주민들은 97년도 1월 각 세대에 부과된 관리비가 32평형의 경우 15만원정도였으나 98년 1월 고지서에는 25만원이나 됨. 이에 따라 입주민들은 진상 규명을 위해 관리비 비상대책위원회를 구성한 후 곧바로 관리비 과다부과의 원인을 조사하기 시작함. 조사결과 입주자대표회의와 각종 용역업체간의 수의계약과 보일러실의 고장난 유량계 등에 의한 원인으로 밝혀져 때마침 입주자대표회의 교체시기가 되어 동 대표들을 전기회사 직원, 보일러 전문가, 회계전문가, 주택공사 직원 등 아파트 관리와 관련된 전문가들로 구성함. 이후 입주자대표회의는 우선 청소, 경비 등 모든 용역업체와의 계약을 공개경쟁입찰을 통해 행하고 전세대가 일괄적으로 납부하던 소독비를 소독을 신청한 세대만 내도록 하였으며 매번 기름탱크를 점검하여 부정을 방지하는 한편 기름 구입시 현찰로 바로 구입하여 톤당 가격을 공장도 가격보다 10원이나 더 싸게 구입하고 분뇨 수거시도 매번 점검하여 1백대분에서 31대분으로 대폭 줄어 들어 관리비를 크게 낮추었으며 이후 다시 매달 15만원 수준의 관리비가 부과되었음.

(6) 에너지 전문기관의 자문을 통한 관리비 절약

* 양천구 목동??단지(1595세대)에서 근무하고 있는 관리사무소장은 난방공급 기기의 노후화로 효율적인 운영이 곤란하여 서울에너지의 기술자문을 받아 노후화된 자동밸브 교체공사 등에 3,000여만원의 비용을 들여 연간 약 1억 1,640만원의 절감효과를 봄.

(7) 기타 관리비 절감 사례

* 외곽경비초소를 세우고 단지내 경비와 기술인력을 줄이거나

* 4층 이상만 엘리베이터를 운행하되 격일로 짝홀수제를 운영하고

* 가구별로 청소할당구역을 정해 청소용역비를 줄이고

* 공동사용하는 외등의 점등시간을 줄이며

* 직거래 장터 또는 매장을 수시로 아파트에 유치, 찬조금을 받거나 공동판매수익금을 적립

* 수도계량기 검침을 위탁검침에서 자체검침으로 전환해 누진율을 감소시키는 사례 등이 있음

2. 투명한 아파트 관리를 위한 주민행동지침

① 관리비를 내기 전에 부과내역서를 꼼꼼히 살펴야 한다.

② 우리 아파트 실정에 맞게 관리인원이 구성되었는지 파악해야 한다.

③ 난방비를 절약하려면 먼저 기름을 넣을 때 동대표나 주민들의 입회를 하고, 입회 점 검일지를 비치하여 주민들이 이에 대한 열람을 요구하도록 하고 확인한다. 급탕용 온수 공급시간을 준수하도록하고, 준수여부 일지를 기록하여 이를 열람, 확인한다.

④ 연료비 절약을 위해서는 형식적인 온도조절기보다는 열량계를 설치해야 한다.

⑤ 물탱크를 청소할 때는 관리사무소로 하여금 청소일정표를 게시판 등에 공시하도록 하 고, 주민들이 입회하여 청소가 깨끗하게 되는지를 살펴야 한다. 이렇게 하면 주민들은 깨끗한 물을 마실 수 있고 물탱크 청소를 제대로 하면 다음 해에는 청소비가 조금 들기 때문에 관리비가 절감된다.

⑥ 승강기 고장일지를 비치하여 승강기가 고장났을 때 그 시간과 사유를 항상 기록하고 공개하도록하면 승강기 수리비도 줄일 수 있다.

⑦ 가로등, 공동수도 등 낭비되는 현장을 목격했을 때는 즉각 관리소에 신고하고 사진 촬영 등을 하여 물증을 확보해 놓는다.

⑧ 형광등, 외곽조명등, 기타 소모품 수불 대장을 만들어 철저히 기록하도록 하고 입주자대표회의는 이를 매달 확인한다.

⑨ 잡수입 내역을 관리비 부과 내역서에 공개하도록 하고 제대로 적립되고 있는지 확인한다. 잡수입 내역에는 곤돌라 사용료, 보험료 리베이트, 연체료 수입, 수입 이자와 기타 잡수입, 지하실 임대료, 단지내 광고주의 수수료 수입, 외부차량 주차비 등이 있다.

⑩ 각종 공사계약을 할 때는 주민이 참여한 가운데 공개 입찰을 한다.

⑪ 입주자대표회의는 당해 단지와 유사한 인근 지역 아파트 단지의 관리비 비교 분석표 를 정기적으로 작성하여 관리비의 효율적 사용을 객관적으로 검증한다.



< 1. 관리비 절감 방법>

▣ 공동 전기료 절감

① 고가 수조의 물 유입량 조절(볼텝 전자벤)로 전기료를 절감할 수 있고, 고가수조의 물을 많이 저장하여 급수모터의 가동회수를 줄임으로써 전기요금의 절감을 할 수 있다.

② 현관, 복도, 계단의 조명등(형광등, 백열구)을 센서 등 및 절전형 전구로 교체하고, 지하주차장의 조명을 격등제로 조정하여 전구와 전기료를 절감한다.

③ 각 동의 경비초소에 각종 전열기구, 전기 계량기를 설치하여 전기를 절약할 수 있다. 계량기 설치가 안 되어 있으면 각종 전열기구, 선풍기를 켜 놓은 채 순찰하거나 환경미화작업, 쓰레기 분류 작업 등을 해 전기를 낭비하는 사례가 많다.

④ 녹색절약운동에 동참, ESCO의 협조를 받아 전기를 절약하는 방안도 있다.

▣ 수도 요금 절감 방안

① 벽돌 및 페트병에 물을 넣어 각 가정의 변기 물통에 넣어 둠으로써 물을 절약할 수 있다.

② 연간 2회 실시하는 저수조 및 고가수조 청소시 급수 배관 아래 부분의 물을 버리지 말고 A탱크의 물을 B탱크로 보내서 잔량의 버려지는 물을 최대한으로 줄임으로써 수도요금을 절약할 수 있다.

③ 수도배관의 누수 부분을 조기 발견할 수 있도록 관로 점검은 철저히 하고, 관리요원의 교육도 철저히 실시한다. 절전, 절수, 스티커를 제작해 콘센트, 스위치 수도꼭지 부근에 부착하여 절전, 절수를 생활화한다.

▣ 각종 소모품 및 장비 공구의 절약 방안

① 각종 장비 공구류

비치대를 제작하여 사용 후에는 반드시 세척 및 손질해 비치대에 정위치시킴으로써 망실을 방지하고 수명을 연장시켜 관리비를 절감시킨다.

② 소모품의 절약 방안

작업용 장갑을 최소 3회 이상 세탁해 사용하고 행정용 종이류는 이면까지 사용한 후 폐기시킨다. 볼펜, 샤프 등은 심을 구입하여 사용해 관리비를 절감한다. 또한 각종 소모품의 사용량을 측정한 후 기준량을 정해 기준에 의거 지급하되 부서별 절약 운동을 경쟁시켜 연간 결산 후 포상하는 방법 등으로 절약을 생활화할 수 있다.

▣ 각종 부대시설의 수명 연장

아파트 단지에는 입주민의 생활에 필요한 각종 부대시설이 설치되어 있다. 전기를 공급하기 위한 설비, 난방, 온수공급설비, 급수공급 설비 등 다양한 고가 장비가 내장되어 있어 관리 직원들이 이러한 설비류를 관리 운용하기 위해 24시간 감시 근무를 하고 있다. 이런 장비류는 항상 정비되고 손질되어야 하며 장비의 수명연장을 위해 예방정비가 이루어져야 한다.

▣ 각종 용역 및 공사비 절감

각종 용역 및 공사시 최저가 경쟁 입찰을 통하여 관리비를 크게 절감할 수 있다. 아파트 단지에서는 관리, 청소, 소독, 경비 등을 용역업체에 위탁하거나 도급성 용역을 주게 되는데, 업체 선정시 청소, 경비를 제외한 용역은 최저가 입찰을 통해 관리비를 절감할 수가 있다.