제9차 천관가족축제 실무회의(4/16일)

[김미선(회덕중5회)]

《제9차 천관가족축제 실무회의록》

* 때 :  4월 16일 (토)  오후1:00 ~ 6:30
* 장소 : 영등포구청 옆 나파비즈센터 회의실

*참석자 : 이형규 집행위원장,
이철희(임펙트한 회의진행),홍성현,이시호,이기용,
이창민, 이주봉, 홍미향, 박문희, 김미선, 김현미(회), 김성묵, 홍현수, 최미경, 이창례최경희,김선예,
김현미(대),김인순(회의록 작성)

<주요 회의내용>
1.업무분장 목록표를 참고하여 각팀별로 사전준비의 진행생태를 보고하고 미비사항을 체크하며 차질없이 준비할 수 있도록 검토함
2.행사당일에 해야 할 업무를 구체적으로 설명하고 파악하여 질서를 유지하고  원활한 행사가 될 수 있도록 숙지함
3.실전대비를 위한 시뮬레이션

*회의시작 전에 29회 천관가족축제 동영상 시청함
*회의시작 전에 행사장을 실측(홍성현,이창민,이시호)
하고, 보고 후 행사장 레이아웃 확정(무대 및 텐트 배치도)
*당일 쓰레기: 청소요원 4명정도, 화장실 1명(이시호)
종량제 쓰레기 봉투에 넣어 일정한 곳에 모아두면 구청에서 일괄수거하기로 함
(100ml 100개, 분리수거용 투명봉투도 구입 이창례)
*음식물 찌꺼기: 음식물 쓰레기통에 넣기 
1통30,000×20통=600,000원(100명당 1통 기준으로 산정)
*각팀별로 필요한 문구 및 기호등 사인물은 (이시호) 메일로 보낼것
*경품포장 후 주관기수 감사라벨  붙이기(이시호 라벨제작)
*테이블 대여시 대금 10,000원, 의자는 대여비 없음
*어린이 체험부스:
페이스페인팅1명, 삐에로& 매직풍선(이시호),
에어바운스 대형 알아보기, 천연목걸이만들기(김인순)
*응급차량은  따로 구비하지 않고 응급을 요할때는
119구급차를 이용, 약품함과 간호사복 착용(박순화 외 회덕친구1명 가능여부 확인해 보기)
*식전행사 경품추첨시 의자(200개)에 번호표 붙여놓고 추첨하기 

*현재까지 접수된 경품 목록 작성 후 물품 및 수량을 파악하여 부족한 물품을 더 구입하기로 함
-자전거20대 추가구입 하기
-도서상품권 5,000원권 90장 구입하기, 이창례
(태권도시범단 어린이 5,000원권 2장씩 20명  포함)
-전체 어린이 선물: 코코몽 비눗방울 120개 구입,이창례,김성묵 (태권도시범단 어린이 20명포함)  
-태권도시범단 대학생 60만원 지급하기로 함
- 이형규회장님께서 생필품등 3종류의 경품을 대량 지원해 주시기로 함
-모자: 텐트별로 15개씩(이형규회장님 지원)
-수건: 2,500장 구입,내빈용 200장 별도(이시호 견적)
-기관장 및 내외빈 버스 답례품 준비: 버스 1대당 30개 기준으로 60개 구입(이창례,김성묵)
-축구공 30개

*후원물품에  낱낱이  후원자를 기록하기에는 번거롭기 때문에 후원물품과 음식협찬 관련하여 게시판을 만들어 감사의 뜻을 전하기로 함(목록작성:김인순, 게시판 만들기: 이시호)
*의전 소개에 필요한 초안 만들기(대덕 김현미)
*의전 및 선물관리 잘히기
*음식준비 : 내외빈200명분,주관기주100명,태권도 풍물패 70명(370명분 이창례 회덕김현미)
*경품포장지, 청테이프 10개, 물레방아 테이프, 기타 사무용품 구입 후 양주공장으로 보냄(이창례,김성묵)
*무전기 10대 (김성묵)
*스티로폼 아이스박스 10개
*찬조금봉투, 경품권 3,000장, 경품추첨함 (이시호)
*행사도우미 4명섭외(이시호)
*방명록 만들기(홍성현)
*5월4일까지 냉동차 및 경품차량은  행사장에 도착 하도록 할것 
*5월4일 텐트 천막설치, (남성)1시까지 집합하여 1박하고 양주A팀과 행사장B팀으로 나눠서 업무분장
(여성)행사당일날 7시까지 도착하기
*내빈석 200석, 앞2줄은 의자표찰(대덕 김현미)
*선서: 홍성현,대덕 김현미
*텐트비 마을 기수별 10만원, 대덕 동창회비 20만원,
 마을별행사 참여비 10만원(재활용 봉투에 모자, 수건 넣어 식전행사 끝나고 바로 마을별로 선물 전달하고 텐트비 행사비 받기)
*진입로 스티커표시,경광봉 5개 구입(이기용,김성묵)
*무대 음향설치: 앞쪽만 설치하고 뒷쪽은 설치안함
*백일장 시상식: 12:30분, 상금은 현금으로 준비
*내외빈 버스섭외: 기관장 및 내외빈 2대,주관기수1대,  장흥 보림관광 계약함(홍현수,김성묵)
*니어커:고물상에 알아보기
*9:30분전까지  4명만 음식준비하고 나머지는 의전팀으로 합류(여성)
*9:30분후에는 각자의 위치로 돌아감 
*주차관리팀은 11시이후 상품팀으로 이동하고, 이후 옮길 짐이 있으면  무전으로 소통하기
*재광 재경친구들에게  게임준비 협조요청
*개회식전에 천막에 가서 운동장으로 모일 수 있도록 안내하기(이시호 안내에 따라 불러 모우기)
*상품피켓 준비하기: 예외적으로 이동하기 어려운 경품
    (인쇄물 65cm×35cm, 피켓판 구하기 이창민 이시호)

<안내사항>
*이형규회장님의 "헤베니케 아름다운 여신의 탄생" 오픈 행사에 주관기수들이 참석하여 축하해 드리자
일시: 4월23일 (토) 1시~5시
장소:건국대 16번 건물 지하2층 새천년 대공연장
(7호선 어린이대공원역 3번출구)

*경품포장의 날: 5월1일(일) 9:30분까지 양주공장에서 
모임

<후원받은 물품 >
발향기 267개
아로니아 100개
도마 120개
보온병 50개
선풍기 5대
상품권10만원권 6장
양면팬 10개
주전자 20개
인덕션렌지 5대
자전거 10대
가정용cctv 10대
수제비누 50개
빈폴배낭 남녀 1세트 
한우세트 100만원(20만원 5개)
편백1인용 침대 1개
100만원 or 온수매트
화장대 80만원
웨딩홀 30만원 할인권 2EA
등산복티 80개 - 29회
등산복티 80개-재너머산악회

보내주신 성원에 감사드리며 모두가 뭉치고 즐기고 빛내며 행복하고 멋진 천관가족축제가 되기를 힘차게 외쳐봅니다 
이번 회의는 어느 때보다 중요하고 의미있는 실무회의 였습니다 남은기간 동안 주관기수 모두가 열심히 준비하여 자랑스러운 천관인이 되겠습니다 
후원은 사랑과 관심으로 계속 부탁드립니다^♡^

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<천관가족축제 후원계좌>
중소기업은행  019-022052-01-087 예금주:이형규천관가족축제

<후원물품 보내실 곳>
경기도 양주시 연곡리 152-2 (주)동우씨엠 양주공장 박영숙부장님 (031-878-6697)

천관축제집행위원장 이형규  010-5222-6697
주관기수회장 이철희 (대33) 010-8907-1066
주관기수회장 홍성현 (회5)    010-3205-5069
주관기수총무 홍현수 (대33)  010-8890-4616
주관기수총무 김미선 (회5)    010-7302-5357
재경대덕중사무국장 김현미  010-8477-8381
재경회덕중사무국장 이시호 010-5440-4244

[양삼봉(재경장흥군산악회명예회장)]

행사를 준비 하는 후배들에게
박수를 보냄니다.
짝.........