[자료] 워드프로세서 기능 및 용어

[이다영]

자료실에 올리려다가 자료실에 잘 안들어가시는 분이 있어서 이렇게 게시판에 올립니다. 복사해서 가져 가세염
글구염 여기는 표가 안나왔거든요.., 이해 바랍니다.




제1장 워드프로세서의 구성

◈ 워드프로세서의 구성
- 워드프로세서(Word processor)의 정의 : 문서를 손쉽게 작성하고 이를 편집, 저장, 인쇄하는 하드웨어
기기 또는 소프트웨어 프로그램을 총칭
- 워드프로세싱(Word processing)의 정의 : 문서 처리에 관련된 모든 컴퓨터 이용 기술을 의미하며 워
드프로세서를 통한 입력, 표시, 편집, 출력 등 일련의 문서 작성 작업

◈ 워드프로세서의 주요 기능
- 문서작성 기능 : 키보드를 이용하여 한글, 한자, 영문 및 특수문자 처리가 가능, 일부 기기에서는 그래
프와 도형처리까지 가능함
- 교정 / 편집기능 : 가장 중요한 기능이며, 입력문서의 수정, 인쇄양식 변경/교정, 편집시 화면에 현
재 수행상태를 표시해줌
- 문서의 보관기능 : 문서명에 따른 검색, 출력문서의 수정/삭제, 문서합침/나눔, 문서 정리와 이동가능
- 인쇄기능 : 인쇄매수 지정/문자란, 행란, 좌우여백조정 가능, 인쇄페이지 지정/인쇄방향지정/좌우 끝
맞추기, 레이아웃기능, 그 밖의 기능으로 통신이 가능하여 워드프로세서간의 문서 배포가
디스켓, 데이터 라인을 통하니까 사무효율의 증대/서류의 양이 줄어듬
- 전송 기능 : 모뎀이나 FAX를 통하여 작성한 문서를 상대방에게 빠르고 정확하게 전송 할 수 있음

◈ 워드프로세서의 종류


◈ 워드프로세서의 구성
입력장치 ⇒ 표시장치 ⇒ 출력장치
(키보드) (디스플레이) (프린터)
문서를 입력한다 문서를┃편집한다 완성된 문서를 인쇄한다
기억장치
(하드디스크)
문서를 등록, 보관한다

- 입력장치 : 문자. 기호 등을 입력하기 위한 장치로서, 워드프로세서 키보드나 타블렛 등 넓게 컴퓨터
외부에서 데이터나 프로그램을 받아들이는 역할을 하는 장치이다.
키보드 외에 타블렛, OCR장치, 이미지 스캐너, 카드 리더, 종이테이프 리더, 조이스틱, 마
우스 등 여러 가지가 있다.
- 표시장치 : 입력장치로 입력한 결과를 표시해주는 장치(display)라고 한다.


※표시속도 小 - 大 : LCD - CRT - 플라즈마
- 기억장치 : 문서 등의 자료를 저장하고 필요할 때 손쉽게 읽어낼 수 있는 장치로서 컴퓨터 내부에 있
는 주기억 장치와 외부에 부착되어 있는 보조기억 장치로 분류할 수 있다.
- 주기억 장치 : RAM : 사용자가 기억되어 있는 정보나 명령들을 읽거나 쓸 수 있는 기억장치이며,
저장된 내용이 모두 지워지는 휘발성 기억장치이다.
(SRAM : 소용량의 메모리 이용, 속도는 빠름, DRAM : 용량이 큰 주기억
장치에 사용되며, 속도는 SRAM보다 느리다.)
ROM : 읽기작업만 할 수 있는 기억장치로서 정보가 칩에 영구적, 고정적으로 기록
전원이 끊어져도 자장된 내용이 지워지지 않는 비휘발성 기억장치이며, 보
통 BIOS를 저장함. (Mask ROM : 제작시 회로 구성이 영구적으로 이루어
진 ROM, PROM : 사용자가 한 번만 회로 구성이 가능한 ROM, EPROM :
회로 변경이 자유로운 PROM, EEPROM : 전기 신호를 이용하여 지우는
EPROM)
- 보조기억장치 : 외부기억장치라고 하며, 주기억 장치를 지원하기 위한 대용량의 기억 장치


- 인쇄(출력)장치 : 인쇄장치는 문자와 숫자, 그림 등을 종이에 출력하는 장치로서 크게 충격식 프린터
와 비충격식 프린터로 나뉜다.


제2장 워드프로세서의 기능

◈워드프로세서의 주요 기능 (입력, 표시, 보관, 저장, 출력, 편집, 기억기능)
- 입력기능 : 주로 키보드를 이용, 최근 원도우용 워드프로세서의 개발로 마우스가 많이 사용
(전각, 반각, 배각 입력, 영문, 일어, 기타 외국어 입력, 특수문자 도형 입력, 정형구 입력, 한글, 한자변환)
-표시기능 : PC에서는 주로 CRT 모니터를 많이 사용하고, 노트북에서는 LCD를 주로 사용함
(커서로 이동, 페이지단위 화면 이동, 레이아웃 표시 형식, 화면 스크롤)
- 보관(저장)기능 : 워드프로세서 상에서 작성된 문자는 일시적으로 주기억장치(RAM)에 저장되고, 최종
적으로 하드디스크, 플로피디스크 등의 보조기억장치에서 저장됨
(SAVE(저장), LOAD(보조→주기억), BACKUP(원본복사))
- 출력기능 : 시각적으로 확인할 수 있는 형태로 인쇄하기 위해 주로 프린터를 이용한다.
(출력 속서의 종류(진하게, 이탤릭, 밑줄 등), 문자의 크기(반각, 전각, 종배, 횡배, 양배, 첨자문자 등), 활자의 크기(한글
12Point,영문 10Point), 서체의 종류(명조, 고딕, 샘물, 필기체 등), 인쇄처리 기능(병행처리, 머리말, 꼬리말, 각주, 미주, 하드카
피, 보일러플레이트), 조판기능(머리,꼬리말, 각주, 목차, 색인 처리), 용지의 종류(A4 : 210 297, B4 : 257 364, A5 : 148
210, B5:182 257))
- 편집기능 : 워드프로세서를 이용하여, 문서를 아름답고, 깔끔하게 최종 문서화 시키는 작업
(수정, 삽입, 삭제, 데시멀탭,(특정 위치의 숫자를 자동으로 소수점을 기준으로 맞춤 기능), 블록, 버퍼, 오려두기, 복사하기, 붙
이기)

제3장 워드프로세서의 기본지식

◈워드프로세서 관련 용어
-종류
·각주 : 문서의 내용을 설명하거나, 인용한 원문의 제목을 알려주는 보충 구절
·강제개행/자동개행 : Enter Key를 누른 것/ 행이 끝나서 다음 행으로 자동으로 넘어가는 상태
·강조체 : 워드프로세서상에서 쓰여지는 서체중에 다른 부분보다 진하고 어둡게 인쇄되는 글자
·검색/치환 : 작성된 문서중에서 특정 문자, 단어를 찾아서 변환하는 것
·겹쳐쓰기 : 커서가 위치한 곳에 문자를 입력시킬 때 이전의 문자는 없어지면서 새로운 문자가 기록
되는 형태
·경로 : 디스크 드라이브 이름, 하드 디스크의 경우 디렉토리
·GUI : 명령이 메뉴 그림 형태로 되어 있어 사용자에게 친숙함을 주는 소프트웨어나 도구를 뜻
·기능키 : 사용자가 키를 한 번 누르면 여러 문자를 연속하여 입력시킨 것처럼 하는 키. F1~F12까지
·글자체(FONT) : 화면이나 프린트 등에 출력되는 글자의 모양들, 보통 백터 폰트 방식을 쓰고 있음
·금칙처리 : 문서의 처음이나 끝에 특수문자들이 못오게 하는 것(행두 금칙처리, 행말 금칙처리)
·내어쓰기/들여쓰기 : 행의 양단을 지정할 때 그 행의 길이를 길게 하여 문단의 위치보다 내어쓰는 기
능/문단의 위치보다 들여쓰는 기능
·눈금자 : 커서의 위치, 왼쪽, 오른쪽, 마진, 탭의 위치 등을 알려줌, 보통 화면의 맨 위에 위치
·도큐먼트 : 일의 상세한 내용이 기록되어 있는 서류 또는 문서를 말함(모든 FILE)
·도형문자 : 한글, 영문자와 숫자 등의 문자 정보 외에 여러 가지 기호나 표의 테두리를 그리는 데 사
용되는 문자
·철자 검사 : 내장된 사전의 단어들과 비교하여 틀린 단어를 찾는 기능
·메일머지(우편합성기능, 폼레터) : 같은 내영의 문서 중 특정한 부분에 삽입 내용을 매치시켜 인쇄
·머지 : 두 개의 파일을 하나로 묶는 것을 말한다(파일 병합)
·매크로 : 반복적인 키동작을 순서적으로 기억시켜 필요시에 불러쓰는 기능
·블록 : 복사, 이동, 삭제하기 위해서 한 부분을 지정하는 것
·스크롤 : 화면이 상, 하, 좌, 우로 이동되는 용어
·상황줄 : 문서를 편집할 때 편집에 필용한 여러 가지 정보를 화면상 아래 부분에서 알려주는 기능
·레그드 : 문서의 오른 쪽 끝이 정렬되지 않은 상태
·포멧 : 문서의 여백, 페이지 길이, 탭의 위치 등을 설정해 놓은 양식
·디폴트 : 전반적인 규정이나 메뉴 등 사용자가 정의하기 전 기본적으로 정의해 놓은 값
·스크린 에디터 : 표시 화면상의 어느 곳에서나 입력된 내용을 편집할 수 있다
·라인 에디터 : 라인 단위로 입력된 내용을 편집할 수 있다
·하드 카피 : 화면에 있는 내용을 디스크에 저장하거나 프린터에 인쇄하는 것
·소프트 카피 : 출력된 내용을 저장하지 않고 단지 화면으로만 보는 기능
·버퍼 : 임시 기억 장치
·해상도 : 그래픽 화면의 선명도를 나타내는 용어로 점(Pixel)의 수가 많을수록 더욱 선명하다
·로드 : 보조기억장치(하드디스크, 플로피디스크 → 주기억장치(화면상))
·MIPS : 1초에 명령어 백만개를 수행한다는 의미로 컴퓨터의 처리능력을 나타내는 단위
·백업 : 작성된 문서나 정보의 손실을 막기 위해 원본을 한 부 더 복사하는 기능

제4장 문서처리의 환경

◈문서작성 작업 시간
- VDT 표준 작업 시간 : 1시간당 45~50분 작업, 10~15분 휴식, 하루당 4~5시간 작업, 1주일당 5일 작업

◈워드프로세서의 작업 환경
- 작업장의 온도(봄 22~23。C, 여름 25。C, 가을 23~25。C, 겨울 20。C), 습도(50~70%), 조명(400~600룩
스), 컴퓨터의 위치(화면에 직접 빛이 닿지 않게 창문에 커튼 설치)등 작업 환경을 알맞게 조정하는
것이 필요하다.
- 워드프로세서의 작업 자세 : 등은 바로 세움, 눈은 화면에서 거리 40~50cm가 적당, 화면보다 약간 높은 곳에서 내려다 본다. 팔
은 겨등랑이와 수직을 유지, 팔꿈치90도 각이 되게 무릎90도 각이 되게 의자는 높낮이를 조절할 수 있는 것으로 필이 심장보다
높이 올라가지 않도록 한다.

◈문서의 관리 : 업무에 발생하는 모든 문서 양식의 통일과 분류, 보관, 폐기에 이르기까지의 문서 작
업을 계통적으로 조직하여 관리하는 것
- 관리 방법에 따른 문서 분류
·현안문서 : 현재 내용이 처리되고 있는 문서
·보관문서 : 자주 사용되며 케비넷에 보관
·보존문서 : 자주 사용은 안되며, 일정한 기간 보존해야 할 필요성이 있는 문서
- 업무처리 진행 상태에 따른 문서 분류
·미결문서 : 문서에 기입된 내용의 업무 처리가 계속 진행중인 문서이며, 보관문서 에 포함됨
·완결문서 : 문서에 기입된 내용의 업무 처리가 완결된 문서이며, 보관 문서 또는 보존 문서의 어느
것으로 관리해도 무관함
- 문서 양식의 표준화
·용지 규격의 통일, 지질의 통일, 정형 문서 양식의 통일
- 문서 관리의 기본 원칙
·문서의 표준화, 간소화, 자동화, 기계화
- 문서 관리의 기본 절차
·구분 → 분류 → 보관 → 이관 → 보존 → 폐기

◈문서의 관리 방법
- 수직식 시스템 : 문서를 폴더에 끼워 세워서 차례로 보관한다(자주 사용하는 문서)
- 수평식 시스템 : 문서를 폴더에 끼워 눕혀서 차례로 보관한다(가끔 사용하는 문서)
제5장 공문서의 처리

◈공문서와 사문서
- 공문서 : 행정 기관 내부 또는 상호간에 대외적으로 공무상 작성 또는 시행되는 문서
- 사문서 : 사적인 목적에서 작성되는 문서(합의서, 동의서 등)

◈공문서의 종류


◈공문서의 성립
- 문서의 최종 결재권자에 의해 결재가 남으로써 성립

◈공문서의 결재 : 결재가 있은 후에는 문서가 성립되며 문서의 효력을 발휘한다.
- 전결 : 행정기관의 장으로부터 결재권을 위임받은 보조(좌) 기관이 행하는 결재
- 대결 : 결재권자가 결재를 하지 못할 경우 그 직무를 대리하는 자가 결재
- 후열(후결) : 하급 결재권자가 시행을 명할 뒤 정규 결재권자에게 사후 결재를 득함

◈문서의 등록 : 결재가 완료된 문서는 문서 등록 대장에서 문서번호를 부여하여 등록 관리

◈문서의 심사
- 결재권자의 결재 여부, 전결, 대결 구분의 표시 및 착오 여부 확인
- 분류번호, 보존기간, 시행문 상의 처리 담당자 기재 여부 확인
- 다른 문서와의 내용상 중복 또는 상충 여부 확인
- 첨부물의 여부, 발신방법의 지정 여부 확인

◈공문서의 효력 발생
- 일반문서 : 수신자에게 도달 됨으로 즉시
- 공고문서 : 고시, 공고 후 5일이 경과한 날부터
- 법규문서 중 법률, 대통령령, 총리령, 부령, 조례 및 규칙 : 공포 후 20일 경과 후

◈파일링한 문서의 보관 및 관리 방법
- 분산식 관리 : 해당 부서나 과별로 문서를 관리
- 집중식 관리 : 특정 부서에서 전담하여 보관
- 절충식 관리 : 분산식과 집중식을 혼합한 방식

◈문서 작업 형태
- Close(폐쇄)형태 : 문서 작성 전문전담자가 있음, 가동률(생산성)이 높다.
- Open(개방)형태 : 누구나 워드프로세서를 사용, 문서 작성
- Semi Close(부분 폐쇄)형태 : 전담자는 없지만, 특정인만 문서 작성
- Semi Open(부분 개방)형태 : 문서 작성하는 한 사람만 배정
※ 가동효율(小 → 大) : 개방형태 → 부분 개방형태 → 부분폐쇄 형태 → 폐쇄형태

◈문서 관리 수칙
- 기안(문서의 작성) → 결재(문서의 성립) → 등록(문서의 등록) → 통제(문서의 성립 요건) → 시행(문
서의 효력 발생) → 정리(문서의 정리)

◈문서의 보관/보존
- 문서의 보관 : 문서가 처리 완결된 후부터 처리완결한 날이 속하는 연도의 말일까지 문서를 보관
- 문서의 보존 : .보존문서 : 완결된 문서를 처리과에서 보존기간 기산일까지 보관하는 것을 말함
보존기관 책정기준 : 문서의 종류별 보존 기간 책정 기준은 총리령으로 정함
보존기간 기산일 : 문서의 보존기간 기산일은 당해 문서를 완결한 날이 속하는 다음
해 1월 1일로 한다.
보존기간 : 문서의 보존기간은 영구, 30년, 20년, 10년, 5년, 3년, 1년의 7종으로 구분
- 문서의 보존 방법 : 마이크로 필름 : 계속 보존할 필요가 있는 문서 내용을 마이크로 필름에 1:102 또
는 1:401의 비율로 축소 촬영하여 보관함
광디스크 : 문서 및 사진 등을 영상으로 기록, 재생하여 보관함

◈문서의 편철
- 문서철에 철하는 문서의 양은 200매를 기준, 면 표시는 전체 면의 수를 기입하지 않는다
- 문서의 아래 오른쪽에 일련번호를 기입하고, 밑에서 위로 기입한다

◈문서의 폐기
- 작성된 문서는 일정 기간까지 보관하고 정기적으로 폐기하여야 효율적인 문서 관리가 가능하다.
- 일반적으로 문서의 정리는 매년다마 2월부터 3월사이 10일 이상 기간을 정해 정기적으로 실시하며, 1
년에 1회씩 문서 보존을 위해 이관할 때 보존기간이 만료된 무서를 찾아 폐기함

◈공문서의 서식 구성


- 공문서의 규격 용지는 A4(210 297)이며, 용지의 여백은 윗여백 3cm, 왼쪽 2cm, 오른쪽 1.5cm, 아랫
여백 1.5cm로 하고, 글자의 색은 검은색 또는 푸른색으로 정한다.
- 한글은 표준어로 가로쓰기를 하며, 숫자는 아라비아 숫자를 사용, 날자 표기는 연, 월, 일 글자는 생략
하고 온점(.)으로 구분한다. 시각 표기는 24시간제에 따라 숫자로 표기하며, 시, 분, 글자는 생략하고
콜론(:)으로 구분한다.

- 공문서의 끝 표기
·본문이 끝났을 때 : 한자(2칸) 띄우고 "끝" 표기
·우측 한계선에서 끝났을 때 : 다음 줄 왼쪽에서 한자(2칸) 띄우고 "끝" 표기
·첨부물이 있을 경우 : 첨부표시 다음 한자(2칸) 띄우고 "끝" 표기
·표의 내용이 마지막으로 끝났을 때 : 표의 우측 아래 " 끝" 표기
·표의 내용이 중간에서 끝났을 때 : 표의 빈칸에 "이하빈칸"이라 표시
-공문서의 발송/접수 방법 : 우편에 의한 발송/접수, 인편에 의한 발송/접수, 모사전송 발송/접수 또는
전신에 의한 발송