※ 사무자동화(OA:Office Automation)★
; 사무실 컴퓨터를 사용하여 일의 효율성을 높이는 것
- 3대 응용 프로그램
1. 워드프로세서 ex) 한글97
2. 스프레트시트 ex) 엑셀97
3. 데이터베이스(DBMS) ex) 엑세스97
1) 워드프로세서의 장점★(p.1-5)
① 문서를 작성하는데 들이는 노력과 시간을 절약
② 작성된 문서보관이 편리, 검색가능
③ 다양한 형태로 문서를 편집, 수정가능
2. 입력장치
1) 각종 판독기★(p.1-11)
① MICR
(자기잉크문자판독기 : Magnetic Ink Character Reader)
; 자성잉크로된 문자로 식별
ex) 은행의 수표, 어음
② OMR
(광학마크판독기 : Optical Mark Reader)
; 빛을 비추어 표시유무를 확인하여 인식
ex) 시험용 답안지
③ OCR
(광학문자판독기 : Optical Character Reader)
; 빛을 비추어 문자나 코드 인식
ex) 공공요금 청구서
※ 사용자 인터페이스 (User Interface)★(p.1-12)
; 사용자와 컴퓨터간에 대화를 나누는 것
- CUI(문자 사용자 인터페이스 : Character User Interface)
ex) 도스(Dos), 유닉스(Unix)
- GUI(그래픽 사용자 인터페이스 : Graphic User Interface)
ex) 윈도우즈
2) 기타입력장치★★
① 스캐너(Scanner) : 그림, 사진을 읽을 수 있는 장치
② 조이스틱(Joystick) : 게임할 때 주로 사용
③ 라이트펜(Light Pen) : 모니터에 적으면 인식
④ 태블릿(Tablet ) : 그림 그릴 때 사용
3. 표시장치
1) 표시장치★★(p.1-16)
2) 해상도★
모니터 등 선명도나 정밀도( 밝기하고 다르다)
4. 기억장치(p.1-20)
1) 주기억장치
※ ROM의 종류★
- Mask ROM : 내용변경 불가
- PROM(Programmable ROM) : 1번 기록 가능
- EPROM(Erasable PROM) : 여러 번 기록 가능
※ RAM의 종류(p.1-21)
- DRAM(Dynamic RAM)
; 콘덴서를 사용해 시간이 지나면 전자가 줄어든다
→ 리프레시(Refresh : 재충전) 예) 일반적인 RAM
- SRAM(Static RAM)
; 플립플롭을 사용해 시간이 지나도 유지. 이용이 많이 든다.
예) 캐시메모리
※ 캐시메모리★
; CPU와 RAM사이에 위치하여 컴퓨터처리속도를 높여준다.
2) 보조기억장치
① 하드(알미늄판)/플로피(플라스틱) 디스크(p.1-22)
: 표면을 철가루를 입힘
※ ZIP★ : 약 100MB 정도 저장
3) 기억장치의 단위(p.1-24)
① 저장용량★
② 접근속도★
5. 인쇄장치(p.1-27)
※ LPM(Line Per Minute)★ : 라인프린터용(p.1-29)
DPI(Dot Per Inch) : 프린터 해상도를 결정
DTP(Desk Top Publishing) : 탁상출판
MIPS(Million Instruction Per Second)
: 1초에 몇 백만 명령어를 처리하는가
Chapter 2. 워드프로세서의 기능 및 용어
1. 입력·저장기능(p.1-44)
1)키보드의 기능
① 토글키(Toggle Key)★★★
: 누를 때마다 교대로 입력상태가 전환되는 키
- [한/영] : 한글/영어 전환
- (캐피탈럭: Capitals Lock) : 영어 대·소문자 전환
- (넘버럭 : Number Lock) : 숫자·방향키 전환
- (인서트) : 삽입·수정 전환
- (스크롤럭) : 스크롤 기능을 설정·해제한다.
② 조합키★★ : 다른 키와 조합하여 특수한 기능을 수행
- (컨트롤) 예) + (잘라내기), + (복사하기)
- (알트) 예) + (종료하기)
- : 한글 윗글자 입력, 영어 대문자 입력
2) 한글코드★(p.1-46)
① KS X 1001(구 KS C 5601 한글코드)
- 완성형 : 글자를 미리 저장해서 표현, 영어·숫자 1byte, 한글 2byte
- 조합형 : 글자를 조합하여 표현(창제원리에 적합)
② KS X 1005-1★ ( 구 KS C 5700 유니코드)
- 유니코드 : 전세계에서 사용하는 모든 문자의 표현이 가능하도록
만든 국제 표준 코드
- 완성형 11,172자, 한글 240자모
3) 한자 입력기능★(p.1-48)
① 한자의 음을 알 때
- 한글·한자 음절단위 변환(한글97에서 )
- 한글·한자 단어단위 변화
- 문장 자동변환
② 한자의 음을 모를 때
- 부수 입력방법(한글97에서 + )
4) 저장기능(p.1-49)
① 확장자 ★★: 파일이름 뒤에 붙여 저장형식 지정
·문서확장자
- TXT(Text) : 텍스트(메모장)
- HTML(Hypertext Markup Language)
인터넷 문서(나모웹에디터으로 저장)
- HWP(Hangul Word Processor) : 한글문서
- DOC(Documents) : MS-워드 문서
·그림확장자
- BMP(Bit Map Picture) : 그림파일(그림판)
- JPG(Point Photo Graphic) : " (포토샆)
- GIF : 홈페이지 그림
5) 입력 및 저장관련 용어(p.1-50)
① 입력관련 용어
- 상용구★★ : 자주 사용하는 단어 또는 문장을 쉽게
입력하기 위해 약어로 등록해 둔 것.
예) 한글97에서 + 으로 등록
② 저장관련 용어
- 백업(Backup)★ : 만일의 사태에 대비해 프로그램
또는 데이터 파일을 복사해 놓은 것
- 로드(Load) : 저장되어 있는 파일 등을 불러내는 기능
2. 편집기능
1) 삽입·수정·삭제 기능(p.1-53)
① 삽입상태 ★ : 새로운 문자나 문자열, 공백, 빈 줄 등을 추가하면
원래의 내용을 밀려난다.
② 수정상태 : 새로운 문자 등을 입력하면 원래의 내용은 지워지면서 새로운 내용으로 입력되는 겹쳐쓰기(Overwrite) 효과가 일어난다.
2) 블록설정 기능(p.1-54)
※ 블록★: 문서의 특정부분을 하나의 단위로 지정한 것
버퍼★: 임시기억장소, 오려두거나 복사하면 기억되는 장소 예)클립보드
① 블록의 이동★★ : 블록설정 → 오려두기 → 붙이기
3) 정렬기능
① 가운데 정렬★ : 본문을 가운데 배치
※ 레그드(Regged)
입력한 문안의 왼쪽 끝이나 오른쪽 끝을 맞추어 정렬할 때 각 행의 길이가 조금씩 달라도 이를 맞추지 않고 그냥 놔두는 정렬방식
(영문에는 일반적으로 사용)
4) 검색·치환기능★★(p.1-57)
① 검색(Search) : 찾기(한글97에서 ^QF)
② 치환(Replace) : 찾아바꾸기(한글97에서 ^QA)
5) 금칙처리★
① 행두 금칙문자 : ˝, ?, }, )
6) Tab 기능 : 커서를 지정된 열의 위치로 바로 이동시키기 위해 지정
① 점끌기 탭★ : 서론.............. 3 예) 목차
7) 매크로(Macro)★★(p.1-58)
- 반복적인 작업을 매크로 재생키로 한 번에 대신할 수 있기 때문에
빠르고 효율적
- 특정문구의 반복이 가능하고 때문에 복사 및 붙이기 등을 대체하여
사용
8) 편집관련 용어
① 하이퍼텍스트(Hypertext)★
:특정단어를 선택하면 그 단어와 연결된 문서의 위치로 이동시켜 준다. 예) www, 도움말
② 각주(Footnote) : 문구 보충설명을 각 페이지하단에 표기
③ 미주(Endnote) : " 문서 "
④ 머리말(두문)★★ : 각 페이지 위쪽에 반복할 문구
꼬리말(미문:Footer) : " 아래쪽에 "
⑤ 디폴트(Default) : 메뉴나 서식 설정을 할 때 이미 설정되어 있는
기본값
⑥ 옵션(Option) : 선택사항
⑦ 워드랩(Word Wrap) : 줄 끝에 단어가 분리되지 않도록 하는 기능
⑧ 소트(정렬)★ : 지정된 문서의 전부 또는 일부를 가나다순 또는
그 역순으로 배열하여 표시하는 기능
⑨ 캡션(Caption)★★ : 표나 그림에 붙이는 제목
⑩ 메일 머지(Mail Merge)★
: 동일한 내용+주소를 합성하는 기능 예) 우편발송
⑪ 머지(Merge : 병합)★
: 두 개의 파일이나 문서를 하나로 합치는 기능
⑫ 마진(Margin : 여백) ★
⑬ 인덱스(Index : 색인) : 배열이나 항목을 찾아내는 키
예) 주민등록 번호
3. 표시기능(p.1-64)
1) 커서 이동★★
· (Tab) : 한 번에 일정한 간격으로 이동
· , : 줄의 처음과 마지막 이동
· , : 페이지 상하로 이동
· , , , : 상하좌우로 한 칸씩 이동
· : 명령의 실행이나 다음 줄 이동
2) 화면 이동★★★
·스크롤(Scroll) : 화면의 위치를 상하좌우로 이동하는 방법
3) 표시 기능 관련 용어(p.1-65)
① 상태표시줄★
: 입력위치나 문서의 규격을 설정하는데 도움을 주기 위해서
편집중인 문서에 대한 정보를 표시하는 영역
② 눈금자★ : 탭설정 여부나 오른쪽과 왼쪽의 여백, 들여쓰기
·내어쓰기, 눈금단위 등을 나타낸다.
③ 소프트카피 : 비디오 영상, 소리와 같이 출력물 형태가 아닌 다른
형태로 표시하는 것
↔ 하드카피 : 일반적인 출력물 예) 종이, 마이크로필름
4. 인쇄기능(p.1-68)
1) 문자의 단위
· Point 식★ ; 1 Inch = 72 Point = 25.4mm
1 Point = 0.351mm
2) 문자의 크기★★★(p.1-69)
3) 글꼴의 형식에 따른 분류(p.1-70)
① 비트맵(Bitmap) 방식★ 예) 명조
- 구성을 점(Dot : 도트)으로 설계
- 톱니 모양의 계단현상이 나타남
② 아웃라인(Outline) 방식
- 트루타입 글꼴 예) 신명조
- 벡터 글꼴
- 포스트스크립트(PostScript)글꼴 예) 포토삽
4) 인쇄기능 관련 용어(p.1-72)
① 피치(Pitch)★ : 1인치에 표시·출력되는 문자수
= CPI(Character Per Inch)
② 스풀링(Spooling)★
: 중앙처리장치와 입출력장치의 속도 차를 해결하기 위한 방법으로
인쇄를 할 때 출력할 자료를 일정한 공간(하드디스크)에 저장해
두었다가 출력할 수 있도록 해주는 기능
③ 폼피드(Form Feed) : 인쇄용지를 페이지 단위로 밀어 올리는 기능
라인피드(Line Feed)★ : " 라인(줄) "
④ 캐리지리턴(Carriage Return = Enter)
Chapter 3 교정부호
1. 교정부호(p.1-90)
1) 개요★
- 교정부호를 보는 사람과 입력·수정을 하는 사람과의 약속
- 동일한 행에 교정부호가 많이 표시될 경우 가능한 한
겹치지 않게 하는 것이 좋다.
- 교정부호가 너무 복잡하거나 난해하지 않도록 주의
2) 용도에 따른 종류
① 글자 교정부호★
- (삽입하기), (삭제하기)
(내용바꾸기), (돌아간 글자 바로잡기)
② 위치 바꿈 교정부호
- (줄바꾸기), (줄 이어 붙이기)
Chapter 4 문서처리의 환경
1. 문서처리 환경
1) 작업환경(p.1-100)
① 조명★
- 사무실 내의 조도는 300Lux 이상이어야 한다.
- 일반 사무환경에는 반간접조명이 적합
- 태양광선이나 인공조명에 의한 눈부심이 없도록 한다.
- 고휘도 광원을 사용
※ 조명의 분류★
② 색채★
- 벽면의 색채는 윗부분은 압박감이 없도록 명도가 높은 색
- " 아랫부분은 안정감을 주도록 " 낮은 색
③ 소음★ : 사무실 바닥을 탄력있는 재료사용
④ 소음허용도★ : 일반사무실( 50∼55dB)
⑤ 워드프로세서의 작업형태
- 폐쇄형(Close 형) ★ : 워드프로세서의 가동률이 가장 높다.
문서만 작성하는 담당자가 모든 문서를 작성
- 개방형(Open 형)
2) 건강관리(p.1-103)
① VDT(Video Display Terminal)
; 컴퓨터 또는 워드프로세서, TV 방송 모니터 등 시각
정보를 표현하는 영상표시 장치를 총칭하는 것
☞ 전자파에 장기간 노출되는 경우 "VDT증후군"
② VDT 올바른 자세★
- 무릎의 각도를 90도 이상 유지
- 눈에서 화면까지 거리는 40∼50cm를 유지
③ VDT 권장작업 시간★★
- 1주일에 5일 근무, 1일 작업시간은 4∼5시간
1시간 작업시 10∼15분을 휴식
Chapter 5 공문서의 처리
1. 문서의 기본지식
1) 문서의 분류★(p.1-110)
2) 의사전달 기능★(p.1-111)
- 계약 체결, 업무에 관한 요구사항, 결정 및 승인
3) 공문서의 종류(p.1-112)
① 지시문서
- 훈령★★ : 상급기관이 하급기관에 장기간에 걸친 권한행사를 위해
지시하는 명령
☞ 예을 들어 부산시청에서 각 구청에 명령을 내리는 것
- 지시 : 상급기관이 직권 또는 하급기관의 문의에 의해 개별적,
구체적으로 발하는 명령
- 예규 : 반복적인 행정사무의 처리기준을 제시하는 법규문서외 문서
- 일일명령 : 당직, 출장, 시간외 근무, 휴가
☞ 강한 순 : 훈령 > 지시 > 예규 > 일일명령
4) 공문서 성립 및 효력발생★★(p.1-115)
① 성립시기 : 문서의 결재가 있으면 성립
② 효력발생 : 수신자에게 도달하면 효력발생(도달주의)
2. 공문서의 구성과 작성
1) 공문서의 구성(p.1-118)
① 두문★ : 발신 기관명, 문서번호, 시행일자, 수신란
- 문서 번호★
② 본문
③ 결문 : 수신처
☞ 두문에 있는 수신란 - 1곳일 경우
결문에 있는 수신처 - 2곳 이상일 경우
2) 용지의 규격(p1-122)
- 기본규격★ : A4(210 × 297 mm) 용지
- 장부 및 대장 규격 : B4★(257 × 364mm)
3) 공문서의 작성(p.1-123)
① 문서의 표기원칙★
- 한글 표기 : 문서는 쉽고 간명하게 한글로 작성,
올바른 뜻을 위해 괄호 안의 한자와 외국어 사용
- 날짜 표기 : 숫자로 표기하되 점(.)을 찍는다.
예) 1971. 11. 04
- 시간표기★★ : 24시간제로 :(콜론)을 사용
예) 13:35
- 금액표기 : 숫자로 기술, 괄호 안에 한글
예) 금63,000원(금육만삼천원)
② 문서의 '끝'표기★★(p.1-125)
- 문서의 내용 끝
- 본문 내용이 오른쪽 끝까지 갈 경우
- 첨부물이 있을 경우
- 표의 마지막 칸이 작성된 경우
끝.
③ 문서의 수정★(p.1-127)
- 문서의 일부분을 수정할 경우 중앙에 두 줄을 그어
수정한다.
④ 기안문 작성의 일반원칙★★
- 정확성 : 애매한 표현은 피하고, 6하원칙에 의거 작성
- 신속성 : 문장을 간결하게 개조식으로 쓴다.
- 경제성 : 용지의 규격(A4)과 지질을 표준화, 서식통일
3. 공문서 처리★(p1-132)
1) 문서 처리 원칙 : 즉일처리, 책임처리, 법령적합
※ 문서과★ : 행정기관 내의 공문서의 분류, 배부, 수발 업무 지원
및 보존 등 문서에 관한 사무를 주관하는 부서
처리과 : 문서의 수발 및 사무처리를 주관하는 부서
자료과 : 행정기관 내의 자료관리에 관한 사무를 주관하는 부서
2) 문서관리의 기본절차★(p.1-150)
구분 : 기준에 의해 파일링
분류 : 문서분류번호에 의해 정리
편철 : 기능별로 문서철을 만듦
보관 : 보존기관까지 보관(처리부서)
이관 : 장기간 보존을 위해 옳기는 것
보존 : 보존기간동안 보존
폐기 : 소각 절단
2. 문서의 보존과 폐기(p.1-153)
1) 전자문서의 보존★★
- 전자문서는 컴퓨터파일로 보관이 원칙이나, 출력하여 보존할 수
있다.
- 보존기간이 20년 이상인 전자문서는 컴퓨터파일과 장기보존 가능
한 용지에 출력
- 비밀번호를 입력
- 전자문서의 출력과 복사 시에는 반드시 대장에 기록
처리과정의 확인을 득한 후 행할 수 있다.
2) 보존기간★
1년, 3년, 5년, 10년, 20년, 30년, 영구(7종)
3) 보존문서의 관리(p.1-154)
① 적당한 온도와 습도를 유지
② 방화시설(소화기) 설치
③ 정기적으로 소독
Chapter 7. 전자출판
1. 전자출판
1) 컴퓨터 출판 시스템(p.1-168)
① 전자출판(EP : Electronic Publishing) 과
탁상출판(DTP ; Desktop Publishing)
※ DTP(Desktop Publishing)
- 컴퓨터를 이용하여 보고서, 편지, 유인물, 서적 등의 인쇄물을
만들어내는 것
2) 전자출판의 부가기능(p.1-170)
① 글꼴 ;
- 비트맵(BitMap) 방식 ; 그림을 점(Dot)로 설계
- 아웃트라인(Outline) 방식
예) 백터글꼴★ - 문자의 좌표를 입력받아 문자의 모양을 직접
그리는 방식
② 수식편집기★ ; 복잡한 수학기호나 화학기호들을 손쉽게 편집할 수
있도록 다양한 수식편집 기능을 제공
3) 전자출판 용어(p.1-172)★★★
① 개체 연결 및 삽입(OLE ; Object Linking & Embedding)
; 여러 개의 응용프로그램들이 데이터를 서로 공유하면서 한쪽에서
데이터변화가 데이터 공유 프로그램 모두에 반영되도록 하는 기능
② DDE(Dynamic Data Exchange)
; 전자출판에서 도형, 이미지 등을 표준화하여 서로 다른 DTP
프로그램간에 문서교환이 가능하도록 하는 기능
※ 전자출판 용어 해설(p.1-173)★★
- 필터링(Filtering) ; 작성된 그림을 필터 기능을 이용, 여러 가지
형태의 새로운 이미지로 탈바꿈시켜주는 기능
- 디더링(Dithering) ; 제한된 색상을 사용하여 복잡한 색을 구분하는, 그래픽 이미지에 효과를 넣는 방법
- 커닝(Kerning) ; 글자 간격(자간)을 조정하는 것
- 모핑(Morphing) ; 2개의 이미지를 부드럽게 연결해 변환, 통합하는
것으로 컴퓨터 그래픽, 영화 등에서 응용되는 기법