스크랩 성공하는 기업의 10가지 회의 비결

[정순희]

1. 회의에 대한 고정관념을 깨라.

‘커피 브레이크’. 휴렛팩커드가 삼성에 전수한 내부 커뮤니케이션 제도이다. 과거 삼성HP는 사장을 비롯한 임직원들이 매일 오전 10시면 사무집기가 없는 빈 공간에 모여 커피를 마시면서 자유롭게 대화를 나누도록 했다. 이 회사의 히트상품인 ‘잉크젯 프린터’는 ‘커피 브레이크’에서 나온 것.

 

2. 집중력을 높일 수 있는 장소, 방식을 고심하라.

참석자들이 집중할 수 있도록 통풍, 조명 등 쾌적한 환경을 갖출 수 있도록 해야 한다. 회의실의 이름을 바꾸는 것도 참가자들의 집중을 불러올 수 있는 좋은 방법. 영국계 담배회사인 BAT코리아는 회사제품명을 따서 회의실 이름을 붙였다. ‘켄트룸’, ‘휘네스룸’, ‘던힐룸’이 대표적인 예.

 

3. 회의의 분위기를 화기애애하도록 만들어라.

재미없는 회의는 이제 그만. 회의는 80%의 본론과 20%의 재미(FUN)로 채워져야 한다. 박정인 현대모비스 사장이 부임 이후 회의석상에서 가수 이정현의 ‘바꿔’를 튼 일은 지금도 화제가 되고 있다. 임직원들에게 변화를 촉구하는 한편 무거운 회의 분위기를 반전시켜, 창의적인 아이디어를 이끌어내기 위한 시도였다.

 

 

4. 회의의 비용을 명시하라.

교보생명은 생산적이고 효율적인 회의문화를 만들어 가기 위해 ‘회의비용 산출 프로그램’을 개발했다. 회의시간을 돈으로 환산함으로써 직원들은 자신이 참석하는 회의가 얼마나 중요한지를 이해할 수 있었다. 김영한 마케팅MBA 사장은 “회의에 참석하는 것도 비용이며, 준비하는 것도 비용”이라고 강조했다.

 

 

5. 회의에서는 계급장을 떼라.

과거 대우자동차는 보수적인 기업문화로 유명했다. 회의에서도 이런 문화는 그대로 나타났다. 임원은 임원끼리, 직원은 직원끼리 회의를 여는 게 일반적이었다. 대우를 인수한 GM은 크로스미팅(Cross Meeting)이라는 미국 본사의 회의 방식을 도입, 회의 문화에 일대 변화를 가져왔다. 회의 참석자들은 직급에 관계없이 터놓고 대화를 할 수 있게 됐다. 회의석상에서 모든 참석자들은 무조건 한 마디 이상의 의견을 개진하는 것을 원칙으로 했다.

 

 

6. 애매한 표현은 금물(禁物).

일본IBM은 20년 전부터 커뮤니케이션 매뉴얼을 제작, 회의 시 적용하고 있다. 주요 내용 가운데 하나는 회의의 긴장감을 유지하기 위해 명확한 표현을 사용하라는 것.

매뉴얼이 제시하고 있는, 참석자들이 회의 중 피해야 할 단어는‘아마도’, ‘거의’, ‘대개’, ‘대체로’, ‘생각한다’등이다. 애매한 표현을 하는 경우, 불필요한 오해를 불러일으킬 수 있기 때문.

 

 

7. 골을 원하는 사람만 불러라.

회의는 야구 경기보다는 축구 경기에 가깝다. 한 사람의 무력한 선수가 경기를 망치게 된다. 회의에서 한 마디도 말을 하지 않는 직원들은 어느 곳에나 있기 마련이지만, 회의는 쌍방향이어야 효율성을 담보해 낼 수 있다. 한국P&G 직원들은 회의에서는 반드시 발언을 해야 한다. 회의 중 의견을 제시하지 않는 직원들에게는 어김없이 불호령이 떨어진다.

 

 

8. 회의는 정시에 끝내라.

회의는 90분을 넘지 않는 것이 좋다. 회의를 늦게 시작하는 경우에도 정시에 끝낼 수 있도록 한다. 김영안 단국대학교 겸임교수는 “회의는 정해진 안건을 마칠 때까지 하는 것이 아니라 시간을 정하고 거기에 맞게 결론을 내는 것”이라면서 “‘시간 준수, 시간내 완료’라는 회의의 원칙을 지켜야 한다”고 강조했다.

 

 

9. 회의 결과를 기록하라.

삼성 구조조정본부는 ‘전자관련 회장님 지시사항(81년)’이라는 문건을 20여 년이 넘게 보관하고 있다. 이 문건에는 이건희 회장과 당시 삼성전자 임원들과의 대화록을 비롯해 이 회장이 부회장 시절부터 지시한 내용들이 기록돼 있다. 삼성의 회의 문화의 특징 가운데 하나는 기록문화에 있다. 실수의 원인을 분석하고, 기록으로 남겨놓으면 나중에 큰 자산이 된다.

 

 

10. 회의 결과는 업무에 반영시켜라.

실리콘밸리의 전자부품 제조업체 솔렉트론. 1997년 외환위기 당시 삼성전자의 벤치마킹 대상이 되기도 했던 이 회사의 ‘목요아침 회의’참석자들은 부서별로 고객들의 불만 사항을 듣는다.

회의는 한 시간 안에 끝내며, 회의에서 제시된 고객 불만사항은 2시간 이내에 각 사업장의 작업자에게 전달한다. 해당 부서는 즉시 문제해결을 하고, 고객에게는 24시간 이내에 그 결과를 통보한다.

 

 

 

(출처) 김영안, 《삼성처럼 회의하라》 사진: 산들화행님