[유형별 접근법] (2) 우선순위(시간 매트릭스) 유형

[이진우]

우선순위 유형이란 , 여러 개의 안건이 시간상 중복되어 각 업무간 우선순위를 정해야 하는 문제유형을 말합니다.

한전 및 한전 자회사는 반드시 출제가 되고, 서울시, 중앙부처, 고공단, 교육청에서도 거의 출제가 되는 유형입니다.

인바스켓을 다른 표현으로 ‘서류함 기법’이라도 하는데, 이는 본질적으로 2개 이상의 안건이 경합되어 처리되어야 하는 상황을

전제로 합니다. 따라서 업무의 우선순위에 대해서 출제가 되는 것이 어떻게 보면 당연합니다.

한전 및 한전 자회사의 문제유형은 애당초 ‘업무분류표’를 부여하고 ‘중요도와 시급성(시간 MATRIX라고 합니다)’을 기준으로

작성을 할 수 있도록 하고 있습니다. 전형적인 '시간갈등' 유형입니다. 그에 반해 서울시, 중앙부처 등은 시간갈등 유형과 함께

여러 가지의 정책대안 중 적절한 대안을 마련하라고 요구하고 있습니다. 이 경우에는 '시간갈등'과 '정책갈등'이 혼합된 문제유

형이므로 다른 기준을 추가할 필요가 있습니다(이 정책결정 우선순위 유형은 다음번에 다루도록 하겠습니다).

*  중요도와 시급성을 기준으로 한 우선순위 유형

한전 및 한전 자회사는 '시간갈등'유형이 출제되면 다음과 같이 ‘시간 MATRIX’가 제시됩니다.

서울시, 중앙부처의 경우에도 '시간갈등'유형이라고 판단되면 다음과 같은 시간 MATRIX를 활용하시면 됩니다.

시급성 중요성	높음	낮음
높음	▪ 안내문 게시 ▪ 화학재료 창고정리 ▪ 인터뷰지침 교육자료 숙지 ▪ 세미나 결과 보고(작성)                              (후략)	▪ (상반기 품질관리 지표)   내부평가 대책 보고
낮음	▪ 산악회 참석여부 통보	▪ 산행관련 플래카드 제작

  * MECE 원칙 위배시 득점 불인정

위의 파란 글씨는 한전 기출문제에 대하여 기관측에서 제시한 모범답안입니다.

아래 조건에 보시면 'MECE 원칙 위배시 득점 불인정'이라고 기재되어 있는데,

 'MECE 원칙'이란 '서로 배타적이면서 합치면 전체가 되어야 한다는 원칙'을 말하는 것으로서,

(i) 위 각 사분면안에 기재된 내용들 7가지가 실제로 자신이 처리해야 할 업무 전부가 되어야 하고(누락금지),

(ii) 기재된 각 업무가 중복이 되어서는 안된다(중복금지)는 의미입니다.

한편, 위 기재된 내용들을 정형화하면 다음과 같은 특징을 가지고 있습니다.

   ① 중요도 높음, 긴급성 높음 (1사분면)

      ▷ 마감시한이 임박한 업무(긴급보고서), 급한 모임, 회의준비, 외부 응대(고객, 언론응대)

  ② 중요도 높음, 긴급성 낮음 (2사분면)

     ▷  마감시한에 여유가 있는 업무, 내부 기획보고, 관계구축

  ③ 중요도 낮음, 긴급성 높음 (3사분면)

     ▷  마감시한이 있는 내부 행사, 급박한 내부 응대, 일부 회의 및 전화

  ④ 중요도 낮음, 긴급성 낮음 (4사분면)

     ▷  마감시한에 여유가 있는 내부업무, 관련없는 메일 처리, 인간관계

위 유형들을 정리할 필요가 있는데, 실제 답안을 작성해보면 60% 정도는 1사분면에 기재를 해야 하고, 나머지 40%를 적절하게

2,3,4사분면에 배열해야 합니다.

이 때 사안의 하나하나를 보고, 어느 사분면에 위치시킬 것인가를 확인하기 보다는,

일단 '시급성'을 기준으로 두 종류로 분류를 한 다음 '중요성'을 가지고 다시 배치를 하는 것이 좋은 방법입니다.

시급성은 제시된 자료의 '마감시한' 및 '지시'에 의해 확인이 가능하므로  '중요도' 기준보다는 접근이 편리합니다.

예를 들어보겠습니다.

위 매트릭스를 시급성 순으로만 정리하면 다음과 같습니다.

시급성	높음	낮음
업무	▪ 안내문 게시 ▪ 화학재료 창고정리 ▪ 인터뷰지침 교육자료 숙지 ▪ 세미나 결과 보고(작성) ▪ 산악회 참석여부 통보	▪(상반기 품질관리 지표)   내부평가 대책 보고 ▪산행관련 플래카드 제작

위와 같이 일단 시급성을 기준으로 분류를 한 후, 중요도에 의해 나누는 것이 편리합니다.

조건은 2가지(시급성, 중요성)이지만, 문제를 풀 때는 어떤 조건부터 접근하는 것이 편리하고, 누락이 없는지

고민을 하고 접근을 하는 것이 좋습니다.

위와 같은 방법으로 연습을 하시면 비교적 편리하게 접근할 수 있을 것입니다.

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[버드나무]

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