복식 부기 이해

[임 F하비에르]

제1장 복식부기원리

 1절 거래의 기록

1. 거래란 무엇인가?

기업은 이익을 창출하기 위하여 고객들이 원하는 상품을 매입하고, 매입한 상품을 판매하는 활동을 끊임없이 수행한다.

기업이 현금의 차입, 건물이나 비품의 구입, 상품의 매매 등과 같은 경영활동을 하게 되면 자산, 부채, 자본이 증가, 감소하거나 수익과 비용이 발생하는데, 이와 같이 기업의 경영활동에서 자산, 부채, 수익, 비용의 증감변화를 일으키는 것을 부기상의 거래(transaction)라고 한다.

* 여기서 주의할 점은 부기상의 거래는 일상생활에서 통용되는 의미의 거래와는 반드시 일치하지 않는다는 것이다.

일반적인 거래이지만 부기상의 거래가 아닌 경우

건물의 임대차계약, 상품의 매매계약, 상품의 주문서 발송, 건물, 토지 등의 담보설정 등은 일상생활에서는 거래라고 하지만, 계약이나 담보설정만으로는 자산, 부채, 자본에 아무런 증감변화가 일어나지 않으므로 부기에서는 이것을 거래로 보지 않는다.

부기상의 거래이지만 일반적인 거래가 아닌 경우

상품의 화재, 도난, 파손 등과 상품가격의 하락 등은 일상생활에서는 이것을 거래로 보지 않지만, 부기에서는 그만큼 자산이 감소한 것으로 보기 때문에 이를 거래로 본다.

2. 거래요소의 결합관계

기업에서 일어나는 거래는 여러 가지가 있으나 결국은 자산의 증가와 감소, 부채의 증가와 감소, 자본의 증가와 감소 및 수익의 발생과 비용의 발생이라는 8개의 요소로 구성되어 있다. 이를 거래의 8요소라고 한다. 거래의 8요소가 서로 결합되어 여러 가지 조합을 이루는 관계를 표로 나타내면 다음과 같다.

왼쪽(차변)	오른쪽(대변)
자산의 증가	자산의 감소
부채의 감소	부채의 증가
자본의 감소	자본의 증가
비용의 발생	수익의 발생

위 표의 구성내용은 대차대조표등식과 손익계산서등식을 기초로 하여 만들어졌다.

대차대조표등식 : 자산 = 부채 + 자본

손익계산서등식 : 비용 + 이익 = 수익

                  또는 비용 = 이익 + 손실

자산은 대차대조표등식의 왼쪽에 기입하기 때문에 증가를 차변(왼쪽)에, 감소를 대변(오른쪽)에 나타낸다. 예컨대, 상품 100,000을 현금으로 구입할 경우에 이 거래를 거래요소의 결합관계로 나타내면 다음과 같다.

상품(자산)의 증가 100,000 - 현금(자산)의 감소 100,000

이와 같이 부기상의 거래는 자산, 부채, 자본의 증감과 수익, 비용이 발생하는 차변요소와 대변요소가 서로 결합하여 발생하므로 어떠한 거래가 발생하더라도 양쪽에 같은 금액으로 이중기입이 행해진다. 이를 거래의 이중성(dual effects of accounting events)이라고 한다.

3. 계정

(1) 계정의 뜻

거래가 발생하면 기업의 자산, 부채, 자본의 증감 및 수익, 비용이 발생한다. 그러나 단순히 자산이 얼마만큼 증가하고, 부채가 얼마만큼 감소하였으며, 또 수익이 얼마만큼 발생하였다는 식으로 기록하면 거래의 자세한 내용을 알 수 없다.

따라서 자산을 현금, 상품, 매출채권, 건물 등으로 나누는 것처럼 자산, 부채, 자본 및 수익, 비용에 대하여 구체적인 항목을 세워서 기록, 계산하는 것이 필요하다.

이때 각 항목별로 설정된 기록, 계산의 단위를 계정(account : A/C)이라 하고, 현금계정, 상품계정 등과 같이 계정에 붙이는 이름을 계정과목이라고 한다.

거래의 빈도가 많고 금액이 큰 것은 별도로 계정과목을 설정하고, 빈도가 적고 금액이 작은 것은 적절하게 통합하여 사용하는 것이 좋다.

(2) 계정의 분류

계정은 자산계정, 부채계정, 자본계정, 수익계정, 비용계정으로 분류된다. 대차대조표에 기재되는 자산, 부채, 자본에 속하는 계정을 대차대조표계정이라 하며, 손익계산서에 기재되는 수익과 비용에 속하는 계정을 손익계산서계정이라고 한다.

                                  - 자산계정: 현금, 매출채권, 대여금, 상품, 비품, 건물 토지 등

계정 - 대차대조표계정     - 부채계정: 매입채무, 차입금 등

                                  - 자본계정: 자본금 등

                                  _ 수익계정: 상품매출이익, 이자수익, 수수료수익 등       

        - 손익계산서계정    - 비용계정: 급여, 보험료, 여비교통비, 임차료, 이자비용 등

(3) 계정의 형식

계정의 형식에는 여러 가지가 있으나, 연습용으로 많이 사용하는 것은 T계정양식이다.

                                                               계정명칭

차변(Dr)                                                                                                                 대변(Cr)

위의 계정양식에서 보듯이 계정은 좌우 두 개의 계산장소로 나누어져 있으며, 계정의 왼쪽은 차변(debt : Dr), 오른쪽을 대변(credit : Cr)이라고 한다.

(4) 계정의 기입방법

대차대조표계정

자산은 대차대조표의 차변(왼쪽)에 기입하므로, 그 장가를 자산계정의 차변에 기입하고 감소를 대변에 기입한다. 부채와 자본은 대차대조표의 대변(오른쪽)에 기입하므로, 그 증가를 대변에 기입하고 감소를 차변에 기입한다. 거래가 발생하였을 때 차변에 기입하는 것을 차변기입 또는 차기라 하고, 대변에 기입하는 것을 대변기입 또는 대기라고 한다.

계정에 의한 계산방법으로 자산, 부채, 자본의 증감사항을 기록하면

자산계정은 언제나 차변합계액이 대변합계액을 초과하여 잔액은 차변에 생기며,

부채계정과 자본계정은 대변합계액이 차변합계액을 초과하여 잔액은 항상 대변에 생긴다.

부기에서는 차변기입액의 합계가 대변기입액의 합계액보다 크면 그 계정은 차변잔액을 가진다고 하고, 반대로 대변기입액의 합계가 차변기입액의 합계액보다 크면 그 계정은 대변잔액을 가진다고 한다.

따라서 자산계정은 항상 차변잔액을 가지며, 부채 및 자본계정은 항상 대변잔액을 가지게 된다고 할 수 있다.

손익계산서계정

비용은 손익계산서의 차변(왼쪽)에 기입하므로, 그 발생을 비용계정의 차변에 기입하고, 소멸을 대변에 기입한다. 또 수익은 손익계산서의 대변(오른쪽)에 기입하므로, 그 발생을 수익계정의 대변에 기입하고 소멸을 차변에 기입한다.

수익계정은 대변합계액이 차변합계액을 초과하여 잔액은 대변에 생기며, 비용계정은 차변합계액이 대변합계액을 초과하여 잔액은 항상 차변에 생긴다.

따라서 수익은 항상 대변잔액을 가지며, 비용은 항상 차변잔액을 가진다.

(5) 대차평균의 원리

거래의 이중성에 따라 모든 거래는 반드시 어떤 계정의 차변과 다른 계정의 대변에 같은 금액이 기입되므로, 아무리 많은 거래가 기입되더라도 계정 전체를 놓고 보면 차변금액의 합계와 대변금액의 합계는 반드시 일치하게 되는데, 이것을 대차평균의 원리(principle of equilibrium)라고 한다.

대차평균의 원리에 의해서 전계정의 차변합계액과 대변합계액을 상호 비교하여 그것이 일치하는가를 확인함으로써, 기록, 계산의 정확성 여부를 자동적으로 검증할 수 있다. 만약, 그 합계액이 틀릴 경우에는 그 계산이나 기록이 어딘가 잘못되어 있다는 것을 의미한다.

이러한 자동적 검증기능은 복식부기원리의 뛰어난 장점 중의 하나이다.

4. 분개장과 원장

(1) 분개와 분개장

기업에서 발생하는 거래는 시시각각으로 끊임없이 발생하기 때문에 거래가 발생한 경우 직접 각 계정의 차변 또는 대변에 기입하면 기록의 오류 또는 누락이 발생하는 경우가 있다. 따라서 거래를 각 계정에 기입하기 전에 미리

① 어느 계정에 기입할 것인가

② 그 계정의 차변 또는 대변 어느 쪽에 기입할 것인가

③ 기입할 금액은 얼마인가 등을 결정하여야 한다.

이러한 절차를 분개(journalizing)라 하고, 분개를 기입하는 장부를 분개장이라고 한다. 분개장은 발생한 거래가 최초로 기록되는 장부이기 때문에 원시기입장이라고도 한다.

분개장에 분개하는 요령은 계정기입의 법칙과 동일한데, 이를 요약하면 다음과 같다.

분개의 법칙

자산의 증가는 차변에          자산의 감소는 대변에

부채의 감소는 차변에          부채의 증가는 대변에

자본의 감소는 차변에          자본의 증가는 대변에

비용의 발생은 차변에          비용의 소멸은 대변에

수익의 소멸은 차변에          수익의 발생은 대변에

한편, 기업실무에서는 분개장 대신에 전표제도를 활용하는데, 전표제도에 대해서는 나중에 언급하도록 하겠다.

(2) 전기와 총계정원장

앞에서 설명한 바와 같이, 거래가 발생하면 해당 계정에 바로 기입하지 않고 거래의 누락이나 오류가 발생할 수 있으므로, 발생한 거래를 미리 분개장에 분개를 하게 된다.

따라서 분개장에 분개한 기록을 각 해당 계정에 옮겨 적어야 하는데, 이른 전기(posting)라고 한다.

그리고 이들 계정이 설정되어 있는 장부를 원장(ledger) 또는 총계정원장(genneral ledger : G/L)이라고 한다.

총계정원장에 전기하는 방법은 다음과 같다.

① 분개장에 기록된 분개의 해당 계정을 찾는다.

② 분개된 차변계정의 금액을 총계정원장의 해당 계정의 차변에 기입한다.

③ 분개된 대변계정의 금액을 총계정원장의 해당 계정의 대변에 기입한다.

④ 총계정원장의 적요란에는 상대계정과목을 기입한다.

12/1 자본금 200,000

12/1 현금 200,000

총계정원장의 적요란에 거래일자와 분개의 상대계정과목을 기입하는 이유는 거래에 대한 정보를 얻기 위함이다.

예컨대, 현금계정을 살펴보면 차변에 200,000이 기록되어 있기 때문에 현금이 200,000만큼 증가되었음을 알 수 있으며, 적요란에 12월 1일, 자본금이라고 기록되어 있으므로 12월 1일에 현금 200,000을 출자하여 개업하였다는 사실을 알 수 있다.

(3) 회계장부

회계장부(accounting books)란 재무상태와 경영성과를 파악하기 위하여 기업의 경영활동에서 발생한 거래를 기록, 계산, 정리하기 위한 기록부를 말한다.

기업의 규모가 작을 때에는 분개장과 총계정원장만으로도 그 기능이 가능하지만, 기업의 규모가 커지고 거래량이 증가하면 이러한 장부로는 그 기능이 불가능하다. 따라서 회계장부는 기업의 규모나 성격, 조직의 구성 등에 따라 알맞는 장부체계가 필요한데, 요즈음에는 컴퓨터에 의한 전산자료시스템이 많이 사용되고 있다.

회계장부는 일반적으로 주요장부와 보조장부로 나누어진다.

주요장부란 경영활동에서 일어나는 모든 거래를 총괄하여 기록, 계산하는 장부로서 분개장과 총계정원장이 있다.

보조장부란 현금의 수입과 지출, 상품의 매입과 매출 등 어떤 특수한 거래 또는 계정에 대해서만 그 내용을 상세히 기장하여 주요장부에 요약된 내용을 보충하기 위한 장부이다.

보조장부는 거래가 발생한 순서대로 기입하는 보조기입장과 총계정원장의 내역을 보충하여 기록해 주는 보조원장이 있다.

<회계장부>

                               - 분개장

              - 주요장부

회계장부                  - 총계정원장(또는 원장)

                                - 보조기입장 : 현금출납장, 당좌예금출납장, 매입장, 매출장, 받을어음기입장, 지급어음기입장

               - 보조장부

                                 - 보조원장 : 상품재고장, 매입처원장, 매출처원장

회계장부는 장기간 보존되고, 기업의 역사적 내력을 밝혀 주는 자료가 되며, 기업거래에 대한 증거서류가 되므로 정확하고 깨끗하게 관리하여야 한다.