[직장인의 대화예절] 대화때는 상대 입장을 살펴라!

[직장인의 대화예절] 대화때는 상대 입장을 살펴라! 직장인에게 가장 중요한 것은 인간 관계이다. 대인관계가 좋으려면 상대방과 의사 소통이 원활해야 한다. 대화에는 반드시 지켜야 할 예절이 있다. 상대에 따라 호칭과 말씨가 달라져야 하고, 내용에 따라 말 쓰임도 달라져야 한다. 특히 직장에서는 윗사람이든 아랫사람이든 대화의 예절을 잘 지켜야 인간 관계가 원활해진다. 직장인의 대화예절에 대해 알아보자. <편집자 주> 글_이인정 / CEO리포트 직장에서 대화할 때의 자세 대화 예절에서 우선 갖추어야 할 것은 고운 말과 바른 말씨이다. 그러나 대화를 훌륭히 한다는 것은 정확하고 아름다운 말씨로 물 흐르듯 이야기하는 것만을 가리키지 않는다. 대화를 할 때는 상대방의 입장에서 생각하는 자세가 선행되어야 한다. 다시 말해 역지사지(易之思之)해야 한다는 의미다. 대화는 상대방에게 자신의 의사를 가장 간편하고도 명확하게 전달하는 의사 소통의 방법이자 상대방과 보다 좋은 인간 관계를 맺는 수단이다. 실제로 사람들의 생활은 대부분 대화로 이루어진다 고 할 수 있다. 직장에서도 당연히 대화가 주가 되게 마련이다. 간단한 인사말을 비롯해 보고나 지시, 질문과 대답, 상담과 토의 등 모든 것이 대화에 의해 성립된다. 대화에서 가장 중요한 것은 이야기의 내용을 정확하게 전달하는 것이다. 어떤 일을 하든 대화를 통해 자신의 생각을 명확하게 전달해 상대방을 이해 시켜야 한다. 특히 직장인으로서 훌륭하게 성공하기 위해서는 비즈니스 세계에서 통용되는 화법이나 바른말 사용을 몸에 익혀 두지 않으면 안 된다. 때와 장소에 맞는 적합한 대화를 하고 있는지 자신이 사용하는 화법이나 단어가 적절한지 항상 주의해야 한다. 적절한 화법을 골라 쓴다 직장인이라면 누구나 자신의 말이 상대방에게 정확히 전달되지 않거나, 그런 뜻으로 말한 것이 아니었는데 상대방으로부터 오해를 받은 경험이 있게 마련이다. 반대로 상대방의 이야기를 잘못 알아듣거나 속단을 하여 실수하는 일도 있다. 자신이 알고 있는 내용이라고 해서 설명을 생략해 버리면 상대방에게 의사가 제대로 전달되지 않으며, 반대로 사정을 잘 알고 있는 사람에게 장황하게 일일이 설명하면 상대방을 지루하게 만든다. 그러므로 먼저 누구에게 무엇을 어떻게 이야기할 것인가를 생각해 적합한 화법을 골라 써야 한다. 목소리가 너무 높아 듣기 거북하다거나 발음이 불명확하다는 이유만으로도 상대방에게 나쁜 인상을 주게 된다. 자신의 이야기를 상대방이 귀담아 들어 주길 바란다면 이런 점에도 세심히 신경을 써야 한다. 때와 장소를 가려서 이야기한다 같은 사람에게 이야기하더라도 때와 장소에 따라 화법을 바꿀 필요가 있다. 상사나 선배에게 간단한 전언을 전하는 경우라도 회의 중이거나 손님이 있는 경우에는 간결하면서도 격식을 갖춘 어조로 이야기해야 한다. 상대방의 상황을 생각하지 않고 일방적으로 이야기하는 것은 이야기하는 쪽과 듣는 쪽이 있어야 대화가 성립된다는 기본적인 룰에 어긋난다. 일에 몰두해 있는 사람에게 그다지 급하지도 않은 일로 질문을 하면 노여움을 살 수 있다. 별로 화낼 만한 일도 아닌데하고 생각하겠지만, 이는 상대방의 상황이나 입장을 전혀 고려하지 않은 쪽의 잘못이다. 습관적인 말의 사용을 피한다 습관적으로 말을 반복해 사용하는 것만큼 듣기 거북하고 지루한 것도 없다. 이러한 말버릇은 다른 사람으로부터 지적 받지 않는 한 본인은 눈치채지 못하는 경우가 많다. 짧은 대화를 하는 가운데 음∼, 에∼, 저∼, 또∼, 네네∼, 결국∼, 역시∼, 어쨌든∼, 아무쪼록∼, 등과 같은 단어가 몇 번씩이나 반복되어 나오면 듣는 사람에게는 대화 자체가 고역이 될 수 있다. 또 이럴 경우 이야기 내용을 간결하게 전달하는 데 방해가 된다. 이처럼 자신도 의식하지 못하는 사이에 튀어나오는 말버릇이 있다면 테이프에 녹음해 체크하는 방법을 써서라도 의식적으로 고치도록 한다. 상대방이 이해하기 쉬운 말을 사용한다 전문 용어, 업계 용어, 생략어 등을 사용하여 대화할 때는 서로가 그 의미를 잘 알고 있다는 것이 전제되어 있어야 한다. 방문객과 이야기할 때는 특히 이 점을 신경 써야한다. 사내에서 통용되고 있다 해서 누구나 알고 있는 것은 아니기 때문이다. 외래어는 아주 일반화되어 있는 것 이외는 가급적이면 쓰지 않도록 한다. 외래어를 남발하거나 적절하지 않은 외래어의 사용은 오히려 그 사람의 이미지를 손상시킬 뿐 아니라 대화를 원활하게 하는데 방해가 될 수 있다. 이야기는 상대방이 알아듣기 쉽게 전하는 것이 원칙이며, 어려운 용어는 신중히 사용해야 한다. 유쾌하지 않은 화제는 되도록 피한다 자기 자랑이나 남에 대한 험담, 뜬소문이나 지어 낸 이야기 따위의 유쾌하지 못한 내용을 화제로 삼지 않는다. 경조 부박한 사람으로 인식될 뿐 아니라 인격을 의심받는 요인이 될 수도 있다. 속마음을 어느 정도 털어놓을 정도의 사이가 되면 부지불식간에 이런 종류의 화제를 말하기 쉬운데 각별히 주의해야 한다.(CR) ♣ 네티켓 12가지 핵심 규칙 1_ 상대방도 나와 같은 인간이다. 2_ 실생활과 똑같이 행동하라. 3_ 몰랐다고 모든 것이 용서되지 않는다. 4_ 다양성을 인정하라. 5_ 접속된 곳의 문화에 어울리게 행동하라. 6_ 다른 사람의 시간을 존중하라. 7_ 온라인상의 당신 자신을 멋지게 만들어라. 8_ 전문적인 지식을 공유하라. 9_ 논쟁은 절제된 감정 아래 행하라. 10_ 다른 사람의 사생활을 존중하라. 11_ 특권을 남용하지 말라. 12_ 관대하게, 그러나 적극적으로 응대하라. 출처 : 『클릭 네티켓』  ●바람직한 전화예절 "걸려온 전화는 곧 내방객이다" 전화는 타인과 의사소통을 하는 가장 진보적 통신수단중 하나이다. 인터넷이 발달해 있기는 하지만 전화만큼 생생하게 상대방의 목소리를 들을 수는 없다. 따라서 전화를 받는 태도나 화법, 응대요령 등에 있어 각별히 신경을 쓰지 않으면 본의 아니게 자칫 큰 실수를 초래할 수도 있다. 위의 사례처럼 아주 작은 일로 기분을 헤치는 경우는 비일비재하다. 고객이 전화를 끊기 전에 먼저 수화기를 내려놓는 기본상식도 잊어버린 지 오래다. 행여 전화를 잘못 걸기라도 하면 여지없이 성난 목소리를 들어야만 한다. 한참동안 기다리게 하는 경우도 허다하고 도중에 다른 전화기로 상대방을 빼앗기는 경우도 예사가 돼버렸다. 담당자가 자리에 없으면 메모를 해주는 것이 당연한데도 누구인지 확인하지 않는 일도 많다. 통화 감이 안 좋다고 무작정 핸드폰을 꺼버리는 경우도 많다. 전화의 기본 예절이 잘못 돼있는 탓이다. 전화예절이 이처럼 흐트러져 있는 것은 세상이 바쁘게 돌아가는 데 가장 큰 원인이 있다. 하지만 더욱 중요한 것은 전화를 응대하는 기본 자세다. 아주 작은 것에서 감동을 주고 이미지가 결정되는 데도 이를 애써 무시하는 경향 탓이다. 그렇다면 어떻게 하는 것이 전화예절을 잘 지키는 것일까? 먼저 걸려온 전화는 회사의 내방객과 같다는 생각을 해야 한다. 내 집을 방문한 손님에게 쌀쌀맞게 대한다는 것은 세상살이의 기본 에티켓이 잘못돼 있거나 인성계발이 덜 됐거나 둘 중 하나다. 잘못 걸려온 전화에도 친절하게! 이것이 전화예절의 첫걸음임을 잊지 말자. 둘째는 걸려온 전화내용을 신중하게 듣고 성의껏 대응해 주는 것이다. 자리에 없다고 해서 자리에 없는데요로 말을 끊는 것보다 자리에 안 계시는데요. 어디신지 메모해 드릴까요?라는 표현이 더 정감 있고 상쾌하게 들리는 것은 뻔한 이치다. 전화를 거는 쪽에서도 문제가 많다. 전해 주시기만 하면 됩니다는 식의 투박한 표현이나 대뜸 누구 바꿔주세요? 하는 식은 적당치 않다. 전화를 받아준 상대방에게 감사하는 마음에서라도 기본적인 예의는 갖춰야 한다. 전화는 타인과의 통화가 아니라 사람과 사람을 연결하는 끈이다. 인간관계는 여기서부터 출발하는 것이다.(CR)