스크랩 회의 진행법

[정성기]

 회의 진행법


많은 사람들이 모여 살면서 여러 가지 일을 도모하려면 서로의 뜻을 모으고 힘을 합쳐야 한다. 그러나 종종 이 과정에서 문제가 발생하기도 한다. 사람마다 생각하는 방식이 다르기 때문이다. 이럴 때 서로 다른 의견을 회의를 통하여 하나의 의견으로 모을 수도 있고, 또한 의견은 서로 다를지라도 서로 합의를 이끌어 내려는 노력을 하게 된다.
그러므로 회의라는 방식은 우리들의 일상 생활에서 크고 작은 일을 결정짓는 데 대단히 중요한 역할을 하고 있다.
먼저 회의를 진행할 때 사용되는 용어에 대해서 알아보기로 하자.

?성원
전체 회원 가운데 과반수(절반)가 참석했을 때 회의를 개최할 수 있도록 정해 놓았다면 정족수의 과반수 이상이 모인 것을 ‘성원 되었다’고 말한다.
다시 말하면 회의가 성립되는 적정 인원이 채워진 것을 성원이라고 한다.

?동의, 동의안
어떤 안건을 제안하는 것을 동의라고 하고 여러 사람에 의하여 안건으로 채택된 것을 동의안이라고 한다.

?재청
어떤 안건이 발의될 때 그 안건에 대하여 같은 의견임을 발표하는 것을 재청이라고 한다.

?개의
자신이 동의한 안건을 수정하거나 다른 의견을 말하는 것을 개의라고 한다

?이의
어떤 안건을 확정시키기에 앞서 그 안건의 처리에 대하여 부당성을 말하는 것을 이의라고 한다.

?표결
안건을 결정하기 위하여 참석자들의 의결을 묻는 것을 표결이라고 한다. 표결의 방법은 손을 들어 의사 표시를 하는 거수, 제자리에서 일어서는 기립, 투표 용지에 가?부를 적는 투표 등 여러 가지가 있다.
이외에도 회의의 시작과 끝을 선언하는 개회와 폐회, 회의 도중 일정한 시간을 쉬는 정회, 폐회하지 않고 그날 회의를 마치는 산회, 정회나 산회 후에 다시 속개하는 속회 등 여러 가지 용어가 있다.

?의제
회의에서 의논할 내용을 의제 또는 의안이라 한다.

?제안
의제를 회의에 내어놓는 것을 제안이라 한다

?수정안
제안에 찬성은 하나 그 내용을 바꾸자는 의견을 수정안이라고 한다.

?가결
제안에 대한 반대 의견이나 다른 의견이 나왔을 때 찬성이냐 반대냐를 표결에 붙여서 찬성이 많으면 가결되었다고 하고 반대가 많으면 부결되었다고 한다.

?만장일치
회의에 참가한 모든 사람들이 찬성하는 것을 만장일치라 한다.

?다수결
표결에 붙여 많은 의견 쪽으로 결정하는 것을 다수결로 하겠다고 한다

?과반수
표결에 참가한 사람중 반이 넘는 수를 과반수라 한다.


?의장이 할 일
의장은 자기 의견을 내세워서는 안되고 모든 참석자들이 관심 있게 회의에 참여할 수 있도록 분위기를 만들어가며 진행에만 힘써야 한다.
참석자 중 몇 사람만 계속 발언하고 나머지는 별로 관심 없이 끌려 다니는 식으로 회의가 진행되어서는 좋은 결과를 얻을 수 없다.

?의장의 회의 진행 요령
의장은 회의가 지루하지 않게 능률적으로 진행되도록 다음의 사항에 유의해야 한다.
?전체 분위기를 잘 살펴야 한다.
?한 두 사람이나 몇몇 사람의 의견만 경청하지 않도록 주의하고 여러 사람들의 의견을 고루 수렴하는 자세를 취해야 한다.
?회의 도중에 나온 여러 가지 의견들을 참석자들이 자세히 알 수 있도록 설명해 주어야 한다.
?의제가 많을 때는 차례차례 순서대로 정리해 나가야 한다.
?사회자가 개인적인 일을 이야기하거나 말을 많이 해서는 안되며 어느 한쪽만을 두둔해 서도 안된다.
?회의가 끝나면 모든 참가자들을 친절하게 배웅한다.

?참석자들이 할 일
회의에 참석한 이상 반드시 자기 의견을 발표해야 한다. 분위기에 휩쓸려 아무 생각없이 구경만 하거나 어떤 결론이 내려지든 상관없다는 듯이 처신한다면 나중에 그 결정으로 인해 불리한 일이 생겨도 발언권을 행사할 수가 없게 된다.
발언을 할 때는 ‘의장’하고 큰 소리로 부른 다음 발언권을 얻어서 주제에 어긋나지 않도록 분명하게 의사 표현을 한다. 자기가 주장하는 내용이 채택되지 않았어도 전체 의견으로 결정된 일에는 반드시 승복하는 자세를 갖도록 한다.