[엑셀, 어렵지 않다 XI] 데이터베이스의 분석과 관리

[호영]

2009년 기축년이 밝았다. 나라 안팎으로 ‘위기를 기회로 바꾸자’는 결의가 파동이 되어 공기 중에흐르고 있는 듯하다. 그렇지만 여기저기서 들려오는 정리해고, 임금동결, 임금삭감 등 달갑지 않은 소식들로 다소 경직된 사무실에서, 오늘도 여전히 보고서 작성에 열과 성을 다하는 이대리는 엑셀의 세계에 한 걸음 더 나아가기로 결심해본다.
지금까지 10번의 강의를 통해 기본적인 입력과 서식, 차트 및 매크로까지 다양한 엑셀의 기능들을 두루 살펴보았다. 그 동안의 간단한 실습을 통해 메뉴를 살피고 기능을 하나 하나 따라 하는 것만으로도 많은 것을 해낼 수 있다는 것을 알게 되었다. 앞으로는 좀 더 넓고 깊은 엑셀의 세계로 한걸음 더 나아가보자.

1. 목록과 레코드의 관리
지금까지 데이터를 입력하고 편집하는 방법에 대해 배웠다면 앞으로는 엑셀을 이용해 데이터베이스를 만들고 이를 분석하고 관리하는 방법에 대해 배워보고자 한다. 컴퓨터를 기반으로 한 업무가 중추적인 역할을 하고 있는 현대사회에서 통합적인 관리 시스템은 더할 나위 없이 중요한 필수 기능으로 데이터베이스의 중요성 또한 높아지고 있다. 엑셀에는 작은 중소기업에서부터 대기업 전체를 관리할 수 있을 만한 막강한 데이터베이스 기능을 가지고 있다. 엑셀의 데이터베이스 기능을 활용할 수 있다면, 회사 전체의 데이터베이스를 간단 명료하게 볼 수 있음은 물론 그 활용의 범위 또한 넓어질 것이다.

먼저 용어에 대해 정의해보자. 목록이란 뭘까? 우리는 아주 많은 목록들을 보면서 살아가고 있다. 간단하게 전화번호부부터 인터넷 사이트의 게시판이나 방명록, 자료실은 모두 이런 목록의 종류들이다. 전문적인 용어로 데이터베이스라는 것이 이런 목록들을 기능하는데 기본이 되고 있다.
엑셀은 구조상 데이터베이스로 목록을 사용한다. 간단하게 목록이란 매출상황표나 고객 이름과 회원 전화 번호처럼 관련된 데이터가 들어 있는 일련의 워크시트 행(Row)를 말하고, 이때 행은 레코드(Record)로, 열(column)은 필드(field)로 사용된다. 목록의 첫 행에는 열 레이블(필드이름)이 들어 있어야 한다. 그러니까 결국 우리가 엑셀의 워크시트에 작성하는 대부분의 테이블은 목록 즉 데이터베이스라고 할 수 있다.   

기본적인 엑셀 구조를 그대로 데이터베이스에 적용시키게 되는데 행(Row)을 레코드(Record)로 열(Column)을 필드(field)라고 부른다는 것을 기억해두자. 문서에 입력한 데이터를 데이터베이스로 분석하고 활용을 하려면 우선 목록을 잘 만들어야 한다. 이 목록은 각자 활용하는 분야가 다르기 때문에 어떤 구조가 가장 효율적인지는 스스로 찾아야 한다.

2. 목록을 만들 때 권장하는 것들

(1) 워크 시트마다 하나의 목록만 사용한다.
워크 시트에 목록을 하나만 두는 것이 좋다. 필터링과 같은 일부 목록 관리 기능은 한번에 한 목록에서만 사용할 수 있다. 따라서 워크시트에 영업부, 마케팅부 등 모든 목록을 통합해서 작성하면 데이터베이스 기능을 활용하지 못할 수 있으니 유념하자.

(2) 한 열에 비슷한 항목 넣기
같은 열에 있는 모든 행이 비슷한 항목을 갖도록 목록을 설계하는 것이 좋다.

(3) 목록은 구분해서 저장하자.
워크시트에서 목록과 다른 데이터 사이에 빈 열과 행을 하나 이상 두는 것이 좋다. 데이터베이스로 활용되는 목록은 다른 것과 구분되어야 하기 때문이다.

(4) 목록 위나 아래에 중요한 데이터를 넣는다.
중요한 데이터를 목록 왼쪽이나 오른쪽에 두지 말자. 목록을 필터링할 때 데이터가 숨겨질 수 있다.

(5) 열과 행 표시
목록을 바꾸기 전에 숨긴 행이나 열이 표시되는지 확인하자. 목록의 행과 열이 표시되지 않으면 부주의로 데이터가 삭제되는 경우가 있다.

3. 레코드 기능을 이용해 목록을 관리하기
엑셀에는 기존에 만들어진 목록 형식을 그대로 유지하면서 편리하게 데이터를 입력할 수 있게 해주는 ‘레코드 관리’기능이 있다. ‘레코드 관리’ 기능은 정보가 들어 있는 행 전체나 레코드를 편리하게 목록에 한번에 입력하거나 표시할 수 있게 하는 대화상자로써 특정 레코드를 찾거나 삭제도 가능하다.
레코드 관리로 새 목록에 레코드를 추가하려면 먼저 목록의 각 첫 열에 레이블이 있어야 한다. 이러한 레이블로 레코드 관리에 필드가 만들어지게 된다. 참고로 레코드 관리로 필드를 한번에 32개까지 나타낼 수 있다. 그럼 이제 레코드 관리의 사용법을 간단히 알아보자.

첫째, 우선 목록의 데이터가 입력된 아무 셀이나 선택한다. 이 과정은 데이터베이스에서 매우 중요한 단계인데, 일단 데이터베이스 작업을 하기 위해 엑셀에게 “어떤 부분이 목록이다”라는 것을 알려주는 것이다. 사용자들은 목록의 제일 첫 필드 이름을 선택하는 습관을 들일 것을 권한다. 만약 목록이 선택되지 않은 상태에서 작업을 하면 에러 메시지가 뜬다. 



자, 이제 사원번호를 선택한 다음 [레코드 관리]를 누르면 위와 같은 창이 뜬다. 내가 이미 구축해 놓은 데이터가 포함된 데이터베이스 관리 센터가 눈깜짝할 새에 만들어진 것이다.  

둘째, 그럼 [레코드 관리] 기능을 통해 새로운 데이터를 입력해보자. 오른쪽 버튼 중 [새로 만들기]를 누르면 아무 내용이 없는 빈 상자가 나타난다. 이 곳에 데이터를 입력한 후 엔터를 치면 시트의 목록에 같은 구조를 가진 데이터가 추가가 된다. 데이터가 많은 목록일 경우 이런 레코드 관리 기능을 이용하면 편하고 쉽게 레코드를 관리할 수 있다.



셋째, 삭제도 마찬가지다. 데이터관리 목록에서 삭제할 번호를 지정해 삭제를 하면 시트에서도 영구히 삭제된다. 삭제를 누르면 다음과 같은 경고 메시지가 뜬다. 
 


한번 삭제된 데이터는 복구가 불가능하다.

넷째, 이제 데이터베이스의 기본적인 기능 중 하나인 조건에 맞는 특정 레코드를 찾아보도록 하자. 레코드 관리 창에서 오른쪽 메뉴 중 [조건] 버튼을 클릭한 후 원하는 조건을 입력하면 된다.
만약 조건이 증가율이 150%이상이라면 조건 창에 >=150%라고 입력하면 된다. 
 


그런 다음 [이전 찾기]나 [다음 찾기]를 누르면 원하는 조건에 맞는 데이터를 찾을 수 있다.

 

이렇듯 엑셀에서는 레코드 기능을 통해 아주 쉽고 간편하게 데이터를 입력/수정/검색/삭제가 가능하다. 여느 보통의 데이터베이스 관리 프로그램도 이와 비슷하다. 인터페이스가 조금 다를 뿐이다.

4. 엑셀 2007 에서 데이터관리 기능 추가하기
[레코드 관리]에 대한 메뉴를 2007 엑셀에서 아무리 찾아봐도 찾을 수 없다는 분의 하소연을 듣고 2007 엑셀의 메뉴 기능 추가에 대한 정보를 올린다. 2007 엑셀에는 [데이터]라는 메뉴 안에 [레코드 관리]가 기본적으로 들어가있지 않아서 사용자지정으로 기능을 추가해 주어야 한다.
먼저 오피스(좌측 상단에 있는 그림 아이콘)를 클릭한 후 나오는 창의 오른쪽 하단의 [Excel 옵션]을 클릭한다.



그런 후 나오는 창에서 [사용자 지정]에서 [모든 명령]을 선택한 후 그 안에서 [레코드 관리]를 선택한 후 확인을 누르면 엑셀 시트 창 상단에 [레코드 관리] 아이콘이 생성된다.

오늘 우리는 엑셀의 데이터베이스 기능에 대해 한걸음을 떼었다. 이제부터 데이터베이스의 재미난 기능에 대해 조금씩 더 알아가 보도록 하겠다. 사실 지금 아는 것만으로도 엑셀로 이것 저것 만들어보는 것은 어렵지 않다. 그렇지만 엑셀은 무궁무진한 기능을 가지고 있는데, 내친 김에 조금씩 더 알아간다면 엑셀의 훌륭한 기능들을 이용해 유능한 유저가 될 수 있다는 걸 기억해두자. 위기를 기회로 바꾸는 것은 한걸음 앞서는 용기와 투지에서 시작될 테니 말이다.@