대학기록관 Guideline

[김철목]

대학기록관 Guideline




주 만 석(중앙도서관 정보지원팀)

대학내에서 만들어지는 수 많은 기록들은 대학의 역사이며 증거이고, 또한 그 대학의 정체성을 보여줄 수 있는 귀중한 자료이다. 대학의 구성원인 교수, 학생, 직원들의 연구, 강의, 대학운영에 관한 행정적 업무, 그리고 취미 활동속에서 만들어진 기록들은 10년, 20년 후의 구성원들에겐 역사가 되는 것이다. 이제 우리나라의 대학에서도 이러한 기록보존의 중요성을 느끼고 있지만, 대학기록관이 어떻게 구성되고 운영되어야 하는지에 대해선 잘 모르는게 현실이다. 여기에서는 우리나라에 비해서 기록관리가 앞서 있는 미국의 SAA(미국아키비스트협회)의 대학기록관분과에서 제시한 대학기록관의 가이드라인을 요약해서 소개한다. 이 글을 통해 대학의 역사와 정체성을 찾을 수 방법이 무엇인가에 대한 진지한 고민이 있었으면 한다.

아키비스트(Archivist)는 기록물 관리전문가 또는 기록물 관리요원으로 번역하였으나, 여기에서는 특별한 경우를 제외하고는 아키비스트(Archivist)라는 용어를 그대로 사용하였다.


　

Ⅰ. 대학기록관의 정의와 목적

A. 대학기록관의 정의와 임무

○ 정 의

대학기록관은 대학 기관의 기억장치의 역할을 하고, 모든 매체나 형태로 대학의 정보자원을 관리하는 필수적인 역할을 수행한다. 그 역할의 책무를 다하기 위해, 대학기록관은 대학의 발전을 연대순으로 기록하고 또 지금까지도 유지되는 대학 기록을 감정, 승인, 보존한다. 대학기록관은 대학에서 결정된 내용을 구체화한 증거와 결정 그자체를 보존함으로서 대학의 발전과정을 입증한다.

○ 대학 기록관 임무

* 대학의 전체 구조를 제공하고 유지하도록 행정을 지원하고 용이하게 함

* 어떤 증거가 필요한지 결정하고 그 기록을 생산하는 기관을 명백히 하며, 장소나 형태에 관계없이 이용자들이 그 기록물에 접근가능토록 함

* 대학의 필수적인 기록물을 보존함

* 대학 내부의 임무를 촉진하고 주변 사회로의 정보 제공

* 교육내용을 지원하고 적당한 교육과정 강화

* 정보접근을 통해 교수, 학생 그리고 다른 연구자들에게 자료제공

* 지식의 발견과 보급을 통한 폭넓은 이해력 증진


B. 구성요소

1. 대학기록관의 보존기록은 원칙적으로 대학전체 이용자에게 제공된다.


a) 행정부서 영구기록물

* 어떤 형태든지, 어느 시기의 것이든지, 업무의 증거로 제공되는 기록이며 대학 업무에 필수적인 결정체로서 그 문서를 필요로 하는 부처의 안전한 환경에서 보존하고 있는 문서(예 : 총장실, 이사회, 학생처· 교무처· 재무처·사무관리처의 장, 학장)

* 대학 이미지를 명확히 해주고 강화해주는 문서, 대학기금모금과 조달에 관련된 부처의 필수적인 업무 자료(예 ; 대학발전부(Advancement office), 홍보부(Public relation), 입학처(Admission))

* 학생들의 경력을 증명해주는 기록(학적부 등 제 증명)

b) 학생들에게는 대학의 역사를 배우고 영구보존 자료에 접근하므로써 교과과정을 지원하고, 학생들에게 교육경험을 강화해주는 원자료 연구에 대한 흥미를 경험토록한다.

c) 교수는 유일한 자료인 수집물에 대해 연구하기 위하여 영구보존 기록을 이용한다. 여기에는 광범위한 분야의 지식의 역사가 담겨 있으며 개인별 연구결과물이 연대기순으로 기록되어 있으며 대학기록에 반영하는 과정이 기록되어 있다.


2. 영구보존기록은 폭넓게 제공된다.


a) 졸업생은 서로 연관되어 있음을 입증하는 준비된 자료에 접근을 함으로써 오랜 기반를 유지하고, 그들 사회에서의 새로운 기반을 다져간다. 대학의 영구보존기록을 통해 졸업생에게 대학의 역사와 임무에 대한 지식을 불어넣고 그들이 발전하는데 영구보존기록이 매우 중요한 요소임을 일깨워준다.

b) 연구자 - 많은 출판물을 저술한 학자뿐만 아니라 대학원에서 첫 연구논문을 쓰고 있는 - 들은 풍부하고 신뢰감이 있는 대학기록관의 수집물로 덕을 본다. 대학은 교육 임무와 관련한 영구보존기록을 통해서, 더 확대된 기초적인 연구 공동체에 이를 수 있도록 영구기록을 제공할 수 있다.


C. 조직 구조

효율적인 기록관 프로그램을 실행하려면, 총장이나 이사회에서 지침을 내려 아키비스트가 지속적인 가치를 지닌 문서를 관리하고 물리적 위치를 정하고 관리 방법을 세워서 미리 준비하여 일관되게 소장물에 접근할 수 있도록 권한을 줄 필요가 있다.

이러한 기준을 세우기 위해 대학은 자원을 제공하여 프로그램의 기능을 진행할 수 있도록 지원해야 한다.

* 프로그램을 수행하고 관리할 전문요원과 보조요원

* 요원과 수집물을 수용할 견고하고 안전한 여건의 시설

* 인건비, 장비, 비품등을 구입할 재정

* 기술적으로 활용가능한 환경


Ⅱ. 대학행정과의 관계

A. 임무

대학기록관은 대학의 임무에서 그 사명를 취한다.

* 전체 구조를 제공 관리하는 행정 지원

* 어떤 기록이 필수적인지 결정하고, 기록물을 생산하는 기관을 확인하고, 위치나 형태에 관계없이 이용자가 기록물에 접근할 수 있도록 구축

* 필수적인 대학 기록 보존

* 대학 내부와 주변사회의 임무를 촉진시킬 정보 마련

* 적절한 교육내용과 교과과정 강화 지원

* 교수, 학생, 다른 학자들이 연구할 수 있도록 정보에의 접근 지원

* 지식의 발견과 보급을 통한 폭넓은 이해력 증진


B. 목표

대학 기록관의 기본 목표는 대학의 교육임무를 지원함으로써 대학의 생존과 성장을 돕는 것이다. 그 역할의 책무를 다하기 위해 대학기록관은 다음의 목표를 공유한다.

* 대학에 관련된 역사적, 증거적, 합법적, 재무적, 행정적 가치를 지닌 기록을 수집하고 식별하기 위해, 대학의 영구보존기록이 자료로서 제공되고, 영구보존기록들을 보존하고 접근할 수 있도록

- 대학에서 부여하는 지식과 효율적인 기능을 촉진한다.

- 대학과 더 넓은 지식사회에 교육과 학습을 지원하고 강화한다.


C. 이행

대학 기록관은 유형자산과 책임성있는 프로그램의 서비스구성에 중점을 두고 그 임무와 목표를 이행한다.

* 수집결정은 전문 평가 기준표에 기반해서 한다.

* 기록의 정리와 기술은 책임있는 전문가에 의해 실행토록 하며 각 대학의 필요성과 문화에 알맞게 적용한다.

* 보존, 이용, 서비스 시설은 전체 영구보존기록을 보호할 수 있도록 물리적인 환경을 조성해야 하며, 악용되는 것과 도난으로부터의 안전성을 보장해야 한다.

* 영구보존기록의 보관, 정리와 개별 보존 과정은 현재 활용되는 전문 기준표를 사용한다.

* 전문요원은 자료에의 접근을 돕고, 대학의 교육과 학습기능에 필요한 정보를 제공한다.

* 전문요원과 기록관은 다음의 자료를 선정한다

- 대학의 기원, 임무, 목표에 대한 지식과 이해를 촉진하는 자료

- 여러 분야의 서비스와 기록관리 및 정보자료 프로그램을 증진하고 촉진함으로써 지속적인 발전을 꾀할 수 있는 자료

* 아카이브즈(Archives : 기록관리전문기관)는 대학의 구성원과 더 넓은 지식사회의 구성원들이 자료를 이용할 수 있도록 소장 자료를 공개한다.

- 교과과정 지원

- 교육 촉진

- 연구, 학식, 지적탐구 등 제공

* 기록관 프로그램은

- 급속히 변화하는 대학 환경에 적응할 수 있는 유연성을 유지한다.

- 기술적으로 활용할 수 있는 환경을 유지한다.


D. 행정 권한

대학기록관 설립을 인가하고 그 임무 수행의 권한을 위임한 문서는 대학기록관 프로그램에 따라야 한다. 위임된 문서는 총장이나 부총장과 같은 최고위 관리자와 기록보존위원회, 경영자 혹은 대학 평의회 같은 이사회의 사무 평가를 받아야 한다. 이런 인가 문서는 대학기록관 프로그램의 이론적 근거, 초점, 출처, 연속성을 제공한다.

각 대학의 상이함과 문화에 따라 행정적인 입지나 구조, 관리에 영향이 있기 때문에, 대학기록관 프로그램의 지위는 다음 사항을 고려해야 한다.

* 이 인가 문서는 대학 기록으로 정의되어야 하며, 대학 재산으로 되어야 하고,오랜기간 보존하든지 혹은 대학기록관이 하나 이상의 캠퍼스를 차지할 것인지에 대한 접근 포인트로써 유일하고 중앙집중적인 대학영구보존기록으로 지정되어야 한다.

* 인가 문서에는 아키비스트가 현용하는 전문 기준표에 따라 프로그램의 임무를 제공할 필요가 있는 모든 활동을 책임질 수 있도록 권한을 수립해야 한다. 이 문서에는 (아키비스트가) 기밀을 포함한 자료 조사권한과 해당 부처에서의 적절한 이관을 결정할 수 있는 권한을 줘야한다.

* 행정적 구조를 통해 충분한 인원, 시설, 설비, 보안등의 자원을 제공함으로써 대학기록관이 대학에서 현실적 책임을 다하고, 기술과 다른 변화에 적응할 수 있도록 해야 한다.

* 행정적 위치와 상태는 다른 부서와의 상호연계와 협조관계가 형성되도록 명백히 해야 한다.

E. 인적 구성(Personnel)

대학기록관은 영구보존기록물 프로그램을 관리하기 위해 적당한 인원의 기록물 관리 전문요원(아키비스트:Archivist)과 보조요원이 필요하며, 대학기록관의 기능의 성장과 변화에 따라 재정적인 면과 인원에 있어서 융통성을 발휘 수 있다.

- 전문요원은 프로그램 목표에 부합하는 여러 분야에 대한 책임과 업무를 수립할 권한을 가진다.

- 신분 직위, 교육 자격증, 관련 학문적 성과등이 전문적인 기준표에 반영되어야 한다.


1. 기록물 관리 전문요원(Proffessional staff)

* 전문 기록 관리자로서 자격증을 소지한 자이며 강력한 관리 능력을 소유해야 한다. 교수, 학생, 졸업생 등과의 상호작용을 수행함. 대외 행정관리 담당.

* 추가되는 전문요원은 인접 학문(이를테면, 보존학, 도서관학, 자료관리 등)을 전공하거나 유경험한 자.

2. 보조요원(Support staff)

전문요원을 보조하며 비전공 요원이다. 열람 기능이나 행정을 보조한다. 다만 전문요원이 부재시에는 최소한의 열람 감독의 임무를 지며 전시 기술이나 조직의 기능(Skill)을 담당한다.

* 기록물 관리 전문요원(Proffessional staff)-아키비스트의 보조 혹은 동료 요원으로 고용된 경우 : 관리자가 부재시는 이를 대행하며 평가, 열람, 정리, 기술, 보존 관련 영역 등을 수행.

* 진행/기능 보조요원 : 영구문서 수집 준비, 행정업무와 열람 접근등 업무에 관여, 전시계획 준비등을 수행. 정책 수립에는 간여하지 않는다.

* 자료실 안내 직원 : 공공업무의 개별 접촉능력 필요. 진행요원과 완전 고용 행정요원은 순환 근무를 통해 자료실에서의 임무와 관리 담당.

* 행정 사무요원 - 기능 업무(Operational activities) 담당 : 사무실 관리, 사무협조, 대학기록관의 행정 파일 관리, 워드 프로세스나 데이터 베이스 등의 기능에 따른 역할 수행.

* 학생 아르바이트 : 회수 편철, 서가 배열 등 중요하지 않은 문서 처리 업무담당, 복사 업무, 자료접근 보조.

* 인턴 - 전문과정 이수자 : 영구보존 문서 업무, 서기 업무, 공공 업무 등 수행. 프로그램 안내와 관리의 능력있는 동료가 필요하다면, 학생인턴을 채용하는 경우 프로그램 관리자와 기록물 관리 전문요원의 위임이 필요하다.


F. 대학기록관 프로그램 확대의 정당성

대학 기록관은 그 존재를 정당화하고 프로그램을 촉진·확대 한다. 프로그램의 필요성과 발전 성장할 영역을 평가하는 방법은 다음과 같은 정기적인 데이타 수집을 통해서다.

* 다양한 조사를 포함한 공공 서비스 활동

* 많은 열람 요청과 하루 단위의 등록

* 추가 수집물의 분량과 성격

* 기록물 관리의 빈도와 복잡성(기록물 목록 작성, 분석, 처리 기준표 등)

* 접근 불가 기록물과 전문 기준표가 불필요한 기록물의 분량과 복잡성

* 관련 영역 활동 확대(기념식, 기금조달 활동 등 포함)

* 대학기록관 서비스와 필요한 프로그램 능력에서의 기술적 변화에의 영향


　

Ⅲ. 기록 관리


A. 기록관리의 목적

* 기록의 생애 주기를 통한 대학 정보 자료의 보호.

--> 핵심문서 선별.

--> 영구 가치를 지닌 정보와 문서의 보존 방안 수립.

* 조직내 정보 유통 촉진.

* 대학 정보자료정책과 계획에 있어서의 기록관리 구성요소 수립.

* 충분한 자료수집, 정보의 접근과 회수 등을 제공(기록관에 보관될 사적, 비밀 기록 포함)


B. 정책 강령

* 대학의 임무와 행정적인 역할, 대학의 학칙 내용에 "기록(record)"의 의미를 명시한다.

* 대학 기록의 소유권을 명백히 밝힌다.

* 기록 관리 책임과 역할을 명시한다. -시스템 개발과 보존, 정보구조 설계, 기준표 개발 등

* 대학의 모든 규정에 기록관리의 역할과 책임을 명시한다.

* 개발과 승인, 보존 이행과 처리 정책 방법, 그리고 시행 주체를 명시한다.

* 대학의 기록과 정보를 대학 내외부에서 접근할 수 있는 방법을 명시한다. - 대학 행정 규칙뿐 아니라 개인과 정부의 정보공개법에 명시되어야 한다.

* 합당한 검색도구를 확립할 수 있도록 정보 기술 이용에 대한 정책과 실제를 명시한다.


C. 조직관계

행정관계는 기록관리에 접근할 수 있는 시스템이 용이하게 이루어져야 한다. 부서별로 정보 시스템 구성을 분석하고 평가한다. 동등하고 협조적인 조직 관계가 필요하며, 문서 생산자, 정보기술 요원, 문서관리, 영구문서 등등의 필요성을 적시한다.


* 프로그램 요원에게 권한 부여 - 기록관리 전문가/기록관 관리자가 직접 모든 문서관리 프로그램과 연관된 관련자와 협의 결정할 수 있는 권한.

* 적합한 대학 부서와 직원과의 접근 필요

* 대학 규정 담당과 회계담당 직원과의 업무 관계 포함

* 정보기술 전문요원과 정보 정책, 계획, 시스템 설계 등에 관련된 전문요원과 효과적인 업무 조성

* 기록물관리 기구 상호간 협조와 통신체계 구축 : 기록관과 별개로 조직상 문서관리 프로그램이 있는 경우에 한함.


D. 자문 기관

* 문서 관리자에게 지침 하달.

* 문서관리 프로그램 업무에 대한 지원 촉진

* 정책 승인과 지지 활동 --> 문서 보존, 처리 기준표 재검토 및 승인

- 구성인원 : * 아키비스트와 문서관리자

* 법률(규정) 담당부서의 장

* 회계담당 부서의 장

* 조직 단위(학부)의 장과 정보기술 단위의 장


E. 문서관리 프로그램 구성요소

* 정책과 과정 개발

* 문서 목록, 평가, 보존, 처리

* 활용하지 않는 파일관리

* 디지털 정보 시스템, 자료 수집(형태 관리), 활용 파일 관리, 통신·복사·마이크로 필름·보고서·메일·핵심문서 관리 : 훈련(교육: Training)과 관련 영역 프로그램 수립


- 기본적인 문서관리 프로그램의 기초영역

1. 정책과 과정 개발

정책- 권한 부여. 프로그램 매개 변수 확인, 타 부서와의 관계 확인, 책임 수준 명시, 허용 서비스 명시.

문서관리자/기록물 전문요원 - 문서프로그램 정책과 과정을 명시한 문서관리 책자 발행

2. 문서보존과 처리 프로그램

a) 문서 목록, 평가

- 문서(기록)평가를 실행할 기본 정보 수집

- 보존과 처리 기준표 수립

- 보존의 경제성과 비활용문서 처리 실행

- 기관내 핵심문서 확인

b) 보존 처리 책임을 명시한 기준표 개발

- 보존과 처리 책임을 명시한 기준표 개발

- 기준표(분류표) 개발시 합법적, 회계적, 행정적, 역사적 문서와 정보 가치를 구체화

- 기준표(분류표) 승인시 관련기관의 합법적 자문과 내부 관련 부서의 조언을 참조.

c) 문서관리자/아키비스트는 보존과 처리 정책을 두고 여러 방안을 강구한다

- 업무부서를 통한 유용한 활용 : 해당 행정직원 활용

- 가장 접근하기 쉬운 통신매체 사용을 권고 예) 행정 소책자, 웹 페이지, 온라인 상의 통신기술 등

- 보존과 처리 정책에서 정보기술 업무와 정보자료 계획을 분리

- 정기적인 감사 이행, 보존정책을 명시하는 재검토 작업을 현재화하여 대학 직원이 적절하게 수행하도록 조치

3. 자료 수집/양식 관리(data collection/forms management)

* 시스템 분석과 기획 - 정보 유통 증진

- 자료수집을 조직의 사무 적용에 지원

- 자료수집 기구와 시스템을 능률화

- 수집된 자료 이용의 강화

- 자료수집에 관련한 제관리규정이 충족되고 자료수집에 필요

한 기구를 선택

* 형태와 목록 관리 - 사무 기관별 양식과 관련 수정내용에 관한 문서 보존

- 복사 양식 폐기

- 기구관련 모든 양식은 사무적인 승인이 필요

- 인쇄용품과 비용 관리

* 기관에서 전자형태의 소프트웨어 구입으로 기관 운영과정 지원

- 문서관리자는 소프트웨어 내용 개발에 노력-->종이 형식의 대체물로 전자 시스템 적용 노력

- 보존과 처리문제는 설계과정에서 처리

4. 활용문서 관리(Active records management)

* 편철 시스템과 편철명 기준표 개발

- 문서관리자/아키비스트는 특수한 과정과 문서에 적용되는 편철시스템을 권장해야 한다.

* 전자정보관리 시스템 취급

- 생명주기를 통해 충분한 정보자료와 적절한 관리는 시스템 개발과정에서 문서전문가의 초기 진단으로 효과적으로 성취할 수 있다.

- 문서관리자/아키비스트는 대학내 관련분야의 기술 발전에 대한 지식을 갖고 있어야 하며 정보시스템의 성장과 발전에 지속적인 진단이 있어야 한다.

* 편철용품과 저장시설 관리

- 문서관리자/아키비스트는 편철용품을 구입하여 편철작업의 표준화를 지원하고 매우 특수화된 편철 시스템 구입의 정당성을 확보한다.

* 마이크로필름 작업과 이미지화 지원

- 대학이 소지한 마이크로 기능, 이미지화 기능과 워크플로우 시스템이 더욱 보급되고 있다.

- 큰 분야의 문서를 처리하고(폐기하고), 파손되기 쉬운 매체기록을 저장한 정보를 보존하는데 효과적이다.

5. 비활용문서 관리(Inactive records management)

* 기록관 관리는 보존가치가 결정될 때까지 기관내 문서를 보호, 이용, 대출회수 해야 한다. : 이관·목록관리, 보안과 접근 허용, 환경관리 등 포함

* 문서 관리자 : - 자료관리자이자 정보기술 책임자로 전자자료 보존을 필히 한다.

- 이때 보존처리 정책을 따라야 하며 자료는 이용 가능하고 생명주기

에 따라 대출회수 될 수 있다.

* 문서처리에는 승인된 보존정책과 적당한 기밀자료의 관리, 문서의 모든 활동이 끝난 후 문서는 기록관으로 영구보존하기 위해 이관된다.

6. 훈련과 관련영역 프로그램(Training and outreach program)

문서관리자/아키비스트는 문서관리 프로그램의 목적을 이행하는데 도움이 되도록 기관내의 다른 사항을 고려해야 한다.


훈련과 관련영역 프로그램

* 정기적인 워크 샵 : 기본적인 프로그램 정책과 과정 및 부서책임규정을 개요하는 훈련

* 문서 연락/협조 시스템 수립 : 주무부서에서의 문서관리 프로그램을 위한 기본적인 접촉

* 유용한 방법 활용 : 예) 대학 신문, 다양한 문서관리를 다루는 팜플렛, 전자통신 기술을 통한 통지, 대학공동체를 통한 문서 프로그램 교육 등


　

Ⅳ. 대학기록관의 핵심 기능


A. 수집(Acquisition)

대학이 기록물관리 프로그램을 갖추고 있다면, 아키비스트는 모든 기록물이 제때 도착하는지 확인하기 위해 신착 기록물을 점검하고, 프로그램이 학교 운영을 적절히 기록하는지 확인하기 위해 주기적으로 이를 검토하며, 프로그램 외부에서 학생과 여타 집단의 기록물을 입수하기 위해 노력한다. 대학이 기록물관리 프로그램을 갖추지 않았다면, 아키비스트는 지속적인 가치를 지닌 기록물을 얻기 위해 몇 가지 기록물관리 기능을 수행해야 한다.

아키비스트는 디지털 기록물의 발전에 각별히 주목하고, 이를 보존하고 활용할 수 있도록 대학의 각 행정단위·컴퓨터 센터 등과 긴밀히 협력할 것이다. 이 과정에서 아키비스트는 시스템 설계 및 실행에 관여할 수도 있다. 아키비스트는 기록물을 대학기록관의 업무지침에 근거하여 평가·입수·보존할 것이다. 기록물이 가진 장기적인 행정적·법적·재정적·연구적 가치에 근거한 평가를 통해 대학기록관에 보존할 기록물을 결정한다.


·아키비스트는 공식 기록물과 출판물에 우선권을 주어야 하는데, 특히 대학의 각 행정단위·위원회 등의 발전·방침·활동을 반영한 아래의 경우들을 우선시해야 한다.

- 하나 이상의 학과를 포함한 경우

- 캠퍼스나 학부 전역에 걸쳐 승인된 정책을 공식화한 경우

- 대학 경영진·교수단·학생·외부인이 관련된 활동을 기록한 경우

·학교 발전이나 업적에 실제적으로 영향을 준 학과·개인·집단·프로그램 등의 기록 물 역시 대학기록관에 보존된다.

·대학기록관은

- 유실되거나 파기될 우려가 매우 높은 기록물의 경우 그 보존 여부를 결정하지 못했더 라도 받아줄 수 있다.

- 극히 중요한 기록물 및 기록물의 마이크로필름이나 디지털 복사본을 보존할 수 있다.

수집(acquisition)을 통해, 대학기록관은 평가기준에 맞는 기록물을 입수하게 된다.

아키비스트 자신들의 평가기준을 활용하여, 각 대학기록관에서는 다음의 것들을 개발해야 한다.


1. 정기적으로 업데이트된, 문서화된 수집 방침(acquisition policy). 여기에는 아래 항목이 포함되어야 한다.

·대학기록관의 내부의 문제점을 파악하기 위한 분석.

·대학기록관의 수집 신뢰도를 개략적으로 설명한 진술.

·수용할 수 있는 제공자의 제한(donor restrictions)에 관한 명확한 정의.

·기관이나 해당 관청에 주어야 하는 저작권에 관한 설명.


○ 아키비스트의 의무

·정보의 자유 규정 및 정보를 필요로 하는 연구자의 입장을 개인의 사생활이나 기밀사항과 균형 있게 조정하는 과정에서 법규를 고려해야 한다.

·가능한 한 제한을 최소화해야 한다. 행정적 의사결정 과정, 직원과 학생 기록물, 재정상의 소유권 문제 등을 다룬 기록물에는 제한이 필요할 수도 있다. 아키비스트는 기록물을 만든 행정부서나 개인적인 서류 제공자로부터 다른 제한들을 수락해야 할 수도 있다. 생산자(생산기관)/제공자와 대학기록관 양측 모두 그러한 제한을 명시한 사본을 보관해야 한다. 오직 제공자, 행정부서, 혹은 행정관/위원회만이 제한된 자료에 대한 이용권한을 줄 수 있다. 이들은 이용을 허가한 기록물에 서명해야 하며, 그렇게 되면 그 기록물은 대학기록관의 영구 기록물의 일부가 된다. 이러한 제한은 사용자들에게 차별적으로 적용되어서는 안되며, 정해진 기간 동안에만 적용되어야 한다. 관리하기 어렵거나 불가능한 어떠한 조항도 피해야 한다.

2. 주요 행정부서와 집단의 기록물을 겨냥한 수집 우선권을 정함으로써 취약한 분야의 문서분류시스템을 개선할 계획서.

3. 아키비스트가 기록물 양도나 서류 기증을 함께 논의했던 모든 행정부서나 개인에 관한 접촉 파일. 이 파일에는 접촉날짜, 양도나 기증에 대한 동의, 계약의 현재 상태, 보조 통신이나 전화번호가 기재되어 있어야 한다.

4. 대학내 행정부서를 위한 기록물 이용 서비스와 기록물 양도절차를 개설한 소책자.


B. 서비스(Service)

대학기록관은 행정·연구·교육 서비스를 제공한다. 이 기능을 수행함으로써, 대학기록관은 해당 학교와 보다 광범위한 연구단체의 정보 요구에 기여하는 자신들의 역할을 명확히 수립한다.


1. 행정 서비스


대학기록관은 학교 경영진·교수회·학생회·다른 대학내 조직들에게 몇 가지 기본적인 서비스를 수행한다.


·학교의 역사·방침·진행과정·의사결정과정·학술 프로그램과 서비스 등에 관한 질문에 답을 제공한다.

·기록물·이미지·기타 아이템의 사본을 제공한다.

·특수한 정보를 수월하게 이용할 수 있도록 색인을 제공한다.

·정식 기록관리 프로그램이 없는 기관에서, 대학기록관은 몇 가지 기본적인 기록관리 기능을 제공할 수 있다.

·대학기록관은 자체 문서분류체계의 성격과 범위, 이용방법, 참고 서비스 방침과 절차 등에 관한 정보를 모든 대학행정부서에 제공해야 한다.


그러나 대학기록관은 단지 정보의 원천에 그치지 않는다. 대학기록관은 예전 학생들의 소중한 아이템을 보관하고, 학생들·동창회·그들의 친지에게 고유한 아이템·이미지·정보를 제공하고, 대학과의 감정적인 유대를 강화시키는 기념일 경축을 도와줌으로써 대학을 지원하기도 한다..


2. 교육·연구 서비스

대학기록관은 대학의 모든 구성원들에게 기관에 관한 이미지와 정보의 원천으로 기능해야 한다. 참고 서비스의 영역은 신청의 양과 유형에 따라 다양하겠지만, 최소한 가능한 정보 원천과 이용방법에 대한 안내를 제공해야 한다. 대학기록관은 학생들이 다음 사항에 관해 배울 수 있는 교육 연구소로 기능 할 수도 있어야 한다.


·특정 주제.

·다양한 유형의 이용 가능한 자원.

·그들의 연구 프로젝트 중 주요한 기록자원을 이용하기 위한 절차와 기술.

(교육·연구 서비스의 수준과 이용가능성은 사립학교인지 공립학교인지에 따라 다를 것이다.)


3. 홍보와 공공 프로그램.

다양한 유형의 활용방안이 있을 수 있다. 각 대학기록관의 자원과 아키비스트의 창의력은 다음과 같은 기회를 활용할 방안을 제시해줄 것이다.


·대학기록관에 관한 배포용 소책자.

·이용자를 대학기록관으로 안내하는 재미있고 명확한 방향 표시물.

·"Friends of the Archives" 그룹에 의한 모임이나 프로그램.

·특히 전시회가 주요 기념일이나 경축행사와 맞물렸을 경우, 대학기록관의 자료 전시 및 전시 소책자. 이러한 전시는 대학기록관의 서비스·교육기능으로 활용될 수도 있다. 전시 장소는 도서관이나 대학기록관 근처뿐 아니라 학생회관이나 기타 눈에 잘 띄는 곳이 될 수도 있다.

·대학기록관의 보유기록물과 서비스를 설명하거나 개략적인 역사를 제공할 수 있는 대학내 방송매체(라디오나 탤레비젼), 출판물(대학요람, 주소록, 도서관 편람 등), 기타 매체.

·전산망(대학내 인터넷, 월드 와이드 웹 등), RLIN·OCLC 등과 같은 주(州)·국가 규모의 데이터베이스, 이용 가능한 공공 탤레비젼이나 도서관, 서지학적 기록물·서고안내·색인 등을 출간하는 역사·기록관리관련 잡지, 기록물 취득이나 대학기록관을 이용한 출판물.


부록: 대학 기록물의 유형


1. 입법 기록물(헌장, 교칙, 학칙 등), 대학내 중요 기록물 프로그램이 만든 기록물이나 보안용 카피, 정책에 관한 진술(policy statement), 보고서(보조 기록물과 함께), 의사록(minute), 실질적인 메모장, 서신, 기관의 아래 단체들의 주요파일.


·이사회(governing board).

·주요 행정·학술·입법·재정·학업·관리 임원.

·고도의 독립성을 띤 채 운영되는 단위기관(부속 캠퍼스, 종합대학교의 단과대학, 의학·법률학교, 연구기관 등)의 장.

·교수회를 포함한 주요 대학 행정 위원회.


2. 보고서.


·자체 연구와 파견 시찰에 관한 것.

·연간 예산과 결산에 관한 것.

·입학허가 업무, 기관 연구, 대학 관계, 발전(자금조성)에 관한 것.

·연구비보조 기록물을 포함한 연구 프로젝트에 관한 것.


3. 기록물.


·학부(department) 기록물. 예) 의사록, 보고서, 시간표, 교수진 약력, 표본테스트 문제 등.

·학교가 과거에 고용했던, 은퇴하거나 죽은 임원에 관한 것.

·행정부서의 기록물. 예) 달력과 수업일정표, 예전 성적증명서, 등록자 명부, 졸업자 명단, 정기적으로 만들어진 기타 보고서 등.

·학술원, 명예직, 사회 조직에 몸담은 학생, 교수회, 행정관, 직원 등에 관한 것.


4. 모든 출판물, 회보, 포스터, 기관을 다루거나 기관에서 배부한 소책자, 기관의 하위 단위기구의 소책자. 가령, 책, 포스터, 잡지, 출판목록, 특정 회보, 연보, 학생 신문, 대학 인명부, 교수회/임원 명부, 동창회보, 단명한 자료들.


5. 기관의 운영과 발전을 기록한, 특수한 형태의 자료들.


·청각, 시청각, 멀티미디어 작품 - 사진, 슬라이드, 영화 필름, 청각·시청각 카세트.

·필름에 녹화된 구술 역사 인터뷰.

·캠퍼스와 그 건물을 다룬 지도, 청사진, 설계도.


6. 학위논문.


7. 디지털 방식과 기타 전자 기록물, 그러한 기록물이 보존되는 곳에 대한 목록, 그에 대한 색인.


8. 대학에 박물관이 없을 경우, 대학과 관련된 문화 유물.


9. 전반적인 참조(reference) 질문에 대한 신속한 답변을 위한 1·2차 자료들의 vertical file. 2차 자료의 vertical file은 열람실에서 연구자가 이용할 수 있다.


10. 교수가 학교 재직 중 쓴 개인적인 논문의 경우처럼, 학교와 관련된 조직·그룹·개인이 학교와 활발하게 연계된 동안 만든 기록물과 논문, 학교와 관련된 원고더미. 어떤 대학기록관은 학교 인사들이 재직 중 만든 모든 기록물과 논문(개인적인 편지는 제외), 강의·연구노트, 공식적인 학교 기록물로 공표된 저작물을 갖춤으로써 기관의 문서분류체계를 대단히 확장하였다.



* 이 자료는,

SAA(미국 아키비스트협회) 대학기록관 분과에서 준비.

1999년 9월 SAA 협회에서 승인된 사항을 정리한 것임.

관련 내용은 http://www.archivists.org/governance/guidelines/ cu_guidelines. html에서 볼 수 있다.