1. 보고사항
사무장업무요람.hwp
가. RI반기보고
매년 7월 1일에 클럽에 대한 반기 보고서를 RI한국지국에 보고, 회원 이동보고, 4월 1일과 10월 1일에 회원 이동 보고서를 RI한국지국에 보고 한다.
나. 출석보고
매월 마지막 주회가 끝난 직후 월례 출석 보고서를 지구 총재에게 보고 (지구 총재는 담당 지역에 관한 보고서를 RI한국지국에 보고하도록 되어있다.)
다. 연말보고
연말이 다가오면 총무가 클럽 재정에 관한 간단한 보고, 클럽 이사회의 활동, 회원수의 증강, 출석률 등을 마지막 주회에 보고하게 되는데 이때의 필요한 자료를 제공.
2. 회원 이동에 관한 보고
가. 신입회원 보고
신입회원이 입회한 직후 RI한국지국에 신입 회원 보고서를 우송하고 RI신입회원 회비를 납부하고 사본을 지구 사무국에 송부해야 회원 증강에 적용된다.
나. 이동 보고
회원이 주소 변경으로 인한 이동 시에는 회원 이동보고서를 작성 RI한국지국, 지구 사무국에 보고한다.
다. 회원 자격 상실 보고
회원 자격이 상실된 회원은 즉시 회원 자격 상실 보고서를 작성 RI한국지국, 지구 사무국에 보고한다. (바로 보고하지 않으면 RI회비 같은 경우에 미납으로 처리됨)
라. 기타 변동 보고
회장, 총무의 주소 변경, 주회의 일자, 시간, 장소 변경 시는 한국지국과 지구사무국 그리고 인근 클럽에 통보한다.
3. 주별 직무(주회에서의 특별임무)
가. 주회계획
주회에 대하여 회원에게 통보 (서면 또는 유선) 명찰, 로타리기, 태극기, 타종 등 확인. 생신, 결혼기념일인 회원에게는 각별한 연락회장, 총무에게 클럽의 변동 사항이나 회원동정, 인근 클럽 행사를 메모하여 제공.
주회비, 연회비, 경조비 및 기타 회원분담금을 일목요연하게 볼 수 있는 장부를 만들어 분명하게 기록해 두되 추호의 차질이 없게 해야한다. 가능하면 매일 일정한 시간에 회장, 총무와 전화 통화를 해서 지시 사항을 전달 받고 그 날 그날의 회장, 총무의 할 일을 환기 시켜준다.
나. 내방손님 접대
Make-up한 로타리안과 내방자를 위해 Make-up 카드를 준비해 두어야 한다. Make-up한 경우는 소속 클럽에 즉시 연락을 취하거나 카드를 보내 주어야 한다. 클럽을 방문하는 인근 클럽 회원의 내방에 대해서는 회원 명부를 확인한 후 회장, 총무에게 연락을 취하고 정중히 맞이해야 한다. 사찰로 하여금 회원들에게 소개하고 가장 알맞은 자리에 좌정하도록 한다. 사무장이 취하는 첫 업무 태도가 소속 클럽의 품위를 결정하는 첫 인상이 될 것이다.
다. 클럽주보 발행
주보의 주요 기능은 주회에 관한 프로그램을 미리 발표하고 회원들에게 클럽과 클럽활동 그리고 회원들에 관한 흥미있고 유익한 자료를 전해주는 일이다. 주보를 주보위원장이 편집할 경우 사무장은 이에 협조해 주보에 넣어야 할 사항들을 제공한다.
원고자료 : 각 전 주회 모습, 출석보고, 성금보고, 클럽봉사활동, 각 위원회 활동, 이사회 결정사항, RI회장이나 지구총재 메시지, 국제로타리 뉴스, 일반 상식, 회원 동향, 로타리 지식, 건강 상식, 총무 보고, 회원 투고 등 전주 모습을 삽입하고 클럽은 회의 시 녹음을 해 두었다가 중요한 대목만 기록 하는 것이 좋다. 전주 기록은 당시의 주회 모습을 파악하는데 결정적인 도움을 준다.
이사회가 있는 경우는 회의록 및 결정 사항에 대한 내용을 주보에 기재하도록 한다.
라. 각종행사 메모
지구행사 일정표, 총재보좌역 행사 일정표에 대한 메모를 철저히 하여 회장, 총무에게 행사 참여에 대한 차질이 없도록 조언할 것
마. 인근클럽 행사
지역 내에 인근 클럽 사무장과의 유대를 돈독히 하여 서로의 장, 단점을 보완해 가며 행사 시에는 협조가 되어야 한다.
바. 청소년 사업
얼리(리틀)랙트·인터랙트·로타랙트를 육성하고 있는 클럽의 사무장은 그들의 활동상황 보고와 그들의 모임에 관심을 갖는 협조자가 되어 로타리안들과 유대 관계를 위해서 중간 역할을 잘 하여야 하며 활기찬 청소년들의 모임이 되도록 노력하여야 한다.
아. 기타 유의사항
사업계획서에 나타난 내용 및 월별행사 등을 미리 검토한 후 회장, 총무 또는 각 위원장에게 계획된 내용과 시기를 미리 알려 주어 업무 수행에 차질이 없도록 한다. 합동주회가 있는 경우에는 주최 클럽에 참가할 예상 회원수를 미리 통보해 주도록 한다.
※ 11월 중에 RI한국지국으로부터 “공식명부”작성 용지를 3부 받게 되는데 연차 총회 직후에 완전작성(총무가 작성), 원본은 RI한국지국에 제2사본은 지구 사무국에 우송해야 한다.
4. 클럽 업무에 필요한 비품 및 서류목록
가. 비품목록
태극기, 로타리기, 악기, 타종, 로타리송, 국민의례 테이프 일체, 명찰, 메이크업카드, 로타리강령, 입회선서, 신입회원 입회서 및 회원 기록 카드, 로타리배지, 스티커, 로타리 명함, 회원명단, 클럽봉투(대, 중, 소) 공문일지, 자매클럽의 국기와 국가 테이프 등
나. 서류목록
클럽정관 및 세칙 보관철, 회의록철, 회원동정기록철, 연도별 임원진 명단철, 회원 직업 분류철, 인수 인계철, 공문 발송철, 공문 수신철, 수입 결의서, 지출 결의서, 클럽업무 일지, 자매클럽 자료철, 표창 관계철, 총재월신철, 주보철, 신입 회원 기록철, 사업실적 보고철, RI장학생 기록철, 봉사의 인 기록철, 폴 해리스 휄로우 기록철, 영수증 보관철, 재무 보고철, 인터랙트 관계철, RI유인물 관계철, 사업계획서 (연도별 비치)등
5. 지구업무 보고사항
가. 업무보고 기일엄수
모든 보고서는 지구 사무국에서 시달된 기일 엄수(우수클럽 심사시 가장 많이 적용됨)
나. 각종 지구분담금 납부
지구에 납부할 분담금은 7월 말 이전까지 지구 사무국에 납부
다. 송금에 관한 주의사항
모든 납부금은 송금할 경우 반드시 유선 보고나 서면으로 통지하고 무통장입금전표 사본을 동봉할 것(송금인은 반드시 클럽이름으로)
라. 출석보고
매월 말일 이전까지 지구 사무국으로 보고 (가능하면 최종 주회 끝난 직후)
마. 회원보고
신입회원, 탈회회원, 작고회원 등 지구 사무국 보고서는 성명, 생년월일, 직장명, 입회일, 탈회일 등을 정확히 기재할 것 (단, 회원 작고시 사진 제출)
바. 봉사활동보고
봉사활동 사진 (가능하면 생동감을 주는 사진)과 함께 육하원칙에 맞는 보고서를 작성하여 봉사활동 실시 후 3일 이내 지구 사무국 및 로타리코리아 편집위원회에 보고 할 것
사. 총재치사 및 축사의뢰
행사 명칭, 개최일, 개최 장소, 행사가 갖는 의미를 명확히 명시하여 개최 20일 이전에 의뢰 바람
아. 봉사의 인 탄생 및 RI재단기부자 보고
- 봉사의 인 탄생시 성명(한문), 생년월일, 입회일, 탄생일, 직장명 등을 정확히 기재하고 지구 사무국과 한국로타리 장학문화재단에 보고한다.
- 폴 해리스 휄로우 탄생시 사진 1매와 성명(영문), 생년월일, 직장명, 탄생일 등을 정확히 기재하고 사진 1매도 발송해야 한다. (국제로타리 한국지국에 보고)특히 봉사의 인과 폴 해리스 휄로우 탄생은 5일 이내에 보고 바람
자. 주보발송
매주 발행되는 주보는 결석회원, 명예회원, 지구 사무국, 청소년 클럽, 클럽자매 결연 단체, 지구내 각 클럽에 발송한다.
차. 지구사무국과 연계
매일 11~12시 사이에는 언제라도 통화 가능 하도록 조치한다. 사무장이 쉴 경우 회장, 총무 임원 중에서 자리를 지켜주시기 바람.
카. 지구 사무국과 업무연락은 온라인으로 보고 전달되므로 클럽전용 e-mail 주소와 지구 홈페이지를 항상 활용하도록 확인한다.