정보자원관리(행정론 리포트1028 옥문태)

[옥문태]

<정보자원관리>

I. 정보자원관리

  각종의 정보를 가장 능률적으로 정확하게 수집, 분류, 정리, 분석, 전달하고 활용해서 처분하는 일련의 과정이며, 정보를 그 목표 달성의 수단으로 이용하는 관리방식이라고 할 수 있다.                                    

1. 정보

1) 정보의 정의 

  정보는 어떤 개인이나 조직의 특정 목적을 위하여 만들어진 기호 및 기호의 체계이며 어떤 의도하에 정리 또는 가공한 자료의 집합인 것이다.

2) 정보의 기능과 특성

 ① 진실과 허위성(true or false): 정보는 수신자에게는 허위정보이지만, 그것이 진실된 정보라고 믿으면 그 정보가 진실인 것처럼 그 효과가 나타난다.  

 ② 참신성(new): 정보는 수신자에게 새롭고 완전히 참신한 것이 될 수 있다.

 ③ 부가성(incremental): 정보는 이미 이용되고 잇는 정보에 새로운 것을 부가하고 최신의 것을 보충하는 것이다.

 ④ 수정성(corrective): 정보는 과거의 허위정보를 수정하는 역할을 한다.  

 ⑤ 확실성(confirm‎atory): 정보는 이미 존재하고 있는 정보에 대해 확인을 시켜준다. 이것은 수신자로 하여금 정보 수정의 필요성을 인식하게 한다.                                

3) 정보의 종류

 ① 경영정보: 운영방침의 확립, 새로운 정책의 입안, 사업 간의 조정에 필요한 정보(외부환경에의 순응) 

 ② 업무정보: 개개 사무의 집행에 필요한 정보와 그의 집행을 감독하기 위해 필요한 정보(조직목표의 추구)

 ③ 관리정보: 예산집행, 인사, 정원, 문서 등 조직의 내부 관리에 필요한 정보(내부 체제의 유지)

4) 효율성의 조건: 적합성, 정확성, 포괄성, 적시성, 접근 가능성

                                                                                                                                                    2. 정보기술의 개념                                                     

1) 전산화: 전산화를 통해 대외적으로 고객에 대해 신속하고 정확한 서비스를 제공 할 수 있으며, 대내적으로는 업무능률을 향상시킬 수 있다.

2) 데이터베이스 구축: 효율적인 데이터베이스 구축은 컴퓨터의 효과적인 활용에 필수적이다.

3) 정보공유 및 통신: 데이터베이스의 정보를 공유하고, 컴퓨터 상호간 통신이 가능하도록 근거리통신망 등을 설치하여 컴퓨터의 네트워크를 구축해야 한다.

4) 업무처리 신속 및 편리: 업무 부담 가중 및 행정서비스 수준 저하의 문제를 해결하는 효과적인 수단. 

3. 정보자원관리    

1) 정보자원관리의 정의: 정보자원관리(IRM)란 조직의 정보시스템과 관련된 하드웨어, 소프트웨어, 인력, 데이터베이스, 원거리 통신시스템, 조직구조와 절차 등을 관리하고 조정하는 것

2) 정보자원의 개념 

 ① 정보는 전략적 경영자원의 하나로 인식되어야 한다. 

 ② 정보에 대한 책임소재를 명확히 규정하고, 그와 관련된 권한과 의무의 계통을 상세히 정의하여야 한다.

 ③ 정보자원계획은 조직의 전략계획과 밀접하게 결합되어 있어야 한다. 

 ④ 여러 가지 정보자원 관련 기술은 그 생산성의 극대화를 위하여 통합적으로 관리되어야 한다.

 ⑤ 정보자원관리에서는 조직의 모든 구성원 각자가 효과적인 정보 생산자이며 동시에 정보소비자가 될 수 있다.    

3) 정보자원관리의 필요성 

  ① 정보 자체의 요인: 정보의 양을 조절하기 위한 체계 및 제어장치의 설치가 필요

  ② 합리적 의사결정에의 필요성: 조직의 활동에 있어서 적절한 판단과 의사결정에 도움이 될 수 있는 정보를 수집, 분석, 가공, 처리하여 필요한 경우에 제공하게 하는 시스템이 필요하게 된 것이다.        

  ③ 정보서비스 욕구의 증가: 신기술, 신제품 연구에 필요한 모든 정보를 적절한 떼에 이수하여 연구자에게 제공해 주는 전문적인 정보서비스가 요구된다.

4) 정보자원관리의 구성요소  

   ① 정보자원을 정보 자체로 보느냐, 아니면 정보기술 혹은 정보시스템으로 인식하느냐의 차이 

   ② 접근방법의 차이 

   . 관리적 접근방법:  정보 및 정보기술의 관리뿐만 아니라 예산, 인력, 조직관리 등과 같은 연계에 비중을 둔다.     

   . 정보시스템적 접근방법: 정보자원관리의 효율성 및 효과성에 비중을 정보시스템 기능 간의 연계성을 강조한다.                                                                                                                                                    

5) 정보자원관리의 실현을 위한 핵심적인 요소 

   ① CIO(Chief Information Officer): 조직 전반에 걸쳐 정보기술, 정책, 계획, 관리, 구매에 관하여 책임을 담당하는 CIO가 선정 되어야 한다. 

  ② 계획: 조직의 목적을 반영하고 중앙 및 분산기술을 포함하며, 최종 사용자를 포함한 신기술의 잠재성을 평가할 수 있도록 정보시스템 및 기술에 대한 계획을 수립하여야 한다.

  ③ 보안: 접근 통제, 데이터 보안, 보안의식 제고, 재난 복구 계획 등이 포함된 종합적인 보안대책이 마련되어야 한다.

  ④ 기술통합: 정보처리, 정보통신 및 사무자동화를 포함한 정보기술에 대한 종합적이고 통합적인 접근방법이 이루어져야 한다.

  ⑤ 자문위원회: 고위관리자와 사용자에게 시스템 및 기술적인 문제에 대해 자문위원회가 조직되어야 한다.

  ⑥ 통합모델: 문서처리절차, 개발방법론, 시설 및 정보의 목록, 조직 전반에 걸친 기술표준, 자동화개발 도구 등에 관련된 통합모델이 정립되어야 한다.

  ⑦ 정보통합: 데이터 및 응용시스템의 통합으로 사용자간에 데이터가 공유되어야 한다.

  ⑧ 데이터관리: 데이터 사전의 활용 및 데이터 소유권에 대한 관리 등 조직 전반에 걸친 데이터 구조 및 데이터 관리 기능이 설정되어야 하고, 이는 데이터베이스 관리자에 의해서 관리되어야 한다.

6) 효율적인 정보자원관리를 위한 요인

  ① 정보관리의 변화가 관리층 특히 최고관리층의 리더십과 지휘하에 이루어져야 한다.

  ② 정보관리에 대한 의사결정을 전략적인 관리과정에 통합한다.

  ③ 성과관리를 통해 조직의 임무목표와 정보자원관리의 결과를 연결하는 것이다.

  ④ 성공적인 조직에서는 정보자원관리와 관련된 비용을 단순히 비용적인 차원이 아닌 조직에 장기적인 효용을 주는 투자로 간주한다.

  ⑤ 정보자원관리를 효율작으로 수행하기 위해 조직의 전반에 걸쳐 BPR(Business Process Redesgn, 업무재설계)와 같은 혁신적인 조치를 수반한다.

  ⑥ 조직의 리더십과 기술적인 요소를 고려하여 정보자원관리의 담당자와 인간관계를 효율적으로 정립한다.

7) 정보자원관리의 장점 및 단점

  ① 정보자원관리의 장점: 업무처리의 효율성, 정보교류의 활성화, 정보의 활용

  ② 정보자원관리의 단점: 비밀보장의 어려움, 정보의 소외현상, 서비스의 지나친 일반화 혹은 잘못된 정보의 습득, 기준행동의 유발 

4. 관리정보체계와 행정정보체계

1) 관리정보체계(MIS: Management Information System)의 의의

관리정보체계란 행정이나 경영에 필요한 정보를 신속하게 제공하기 위하여 설계된 종합관리 정보체계이다.

  ① 행정 또는 경영분야에서 계획, 실시 및 통제의 기능을 지원하기 위하여 필요한 정보를 적시에 제공함을 목적으로 특별히 설계된 보고체계이며,

  ② 조직체의 운영을 위한 의사결정상 적절하다고 객관적으로 판단된 정보를 조직적으로 수집, 가공하여 관리상 필요에 따라 적시에 제공하는 인간과 기계의 공시적 조직으로

  ③ 행정 또는 경영의 최고위층이 의사결정에 필요한 정보를 즉시 제공받을 수 잇도록 조직된 종합관리정보체계이다.

2) 행정정보체계(PMIS: Public Management Information System)의 의의

행정정보체계란 행정의 구조와 기능 및 정보체계가 고도화됨에 따라 변화, 발전한 개념이다.

  ① 공공부문 내에 있는 조직의 MIS라 하며

  ② 조직에 있어서 운영, 관리, 분석 및 의사결정기능을 지원하기 위하여 정보를 제공하는 통합적 사용자, 기계시스템이다.

3) 관리정보체계(MIS)와 행정정보체계(PMIS)의 비교

구분	관리정보체계(MIS)	행정정보체계(PMIS)
자료수집	적극적	소극적
정보해석, 대안탐색	합리적 모형	점증모형, 만족모형
목표설정	일원적, 단기적 목표	다원적, 무형적, 추상적, 장기적 목표
평가기준	경제성, 능률성 등 명확한 사업평가 기준	불명확, 변동적 평가기준 → 민주성, 형평성, 대응성에 중점
경쟁성과 대기비용	치열한 경쟁성, 대기비용 상승	독점성 대기비용 대면화

4) 행정정보체계(PMIS)의 순기능과 역기능

  ① 순기능: 작고 효율적인 정부 수립 촉진, 고객 중심적 행정체계 강화, 행정정보화는 행정에 대한 시민참여 강화, 국제 간 정보 유통으로 행정의 글로벌화

  ② 역기능: 조직 내 행정관리의 비인간화 초래, 정보의 집중으로 인한 사생활의 침해, 국제 간 정보화의 (발달격차에 따른 문화적 제국주의와 희생국가의 등장, 컴퓨터 범죄, 기능 정지로 인한 행정체계의 공황현상 발생