보고서 작성시 일반적 유의 사항

[어리버리]

 기획서 작성 과정에서의 유의점에 대해서 간단히 정리한다.

1) 보고서 구조의 체계성

① 적정한 목차 구성

∙      보고서를 작성할 때에는 목차 구성에 유의하여야 한다.

∙      목차만 보아도 잘 된 보고서와 잘못 된 보고서를 알 수 있다.

∙      목차 구성이 차지하는 비율은 50% 이상이다.

∙      목차는 보고서의 뼈대, 다시 말해 구조를 보여준다.

∙      크게 보면 현황 분석과 개선대책(해결방안)의 두 부분으로 이루어지나, 실제로는 그보다 좀 더 세밀한 접근이 필요하다.

② 보고받는 자가 이해하기 쉬운 구성

∙      보고서의 수요자는 상관, 동료, 일반국민, 다른 기관에 있는 제3자이다.

-전문용어      사용 자제, 부득이한 경우 단어 옆 괄호 안에 해석, 특정 용어의 정의를 내릴 때에도 용어 가까이에 해석을 단다.

∙       보고서는 보고하는 자의 입장이 아닌 보고 받는 자의 입장에서 구성하여야 한다.

       즉, 보고서는 보고받는 사람이 이해하기 쉬운 구성으로 짜야 한다.

∙      약자나 속어 사용에 특히 주의하여야 한다.

2) 보고서 문장의 간결성

① 개조식 표현

∙       보고서는 개조식으로 작성한다.

∙       개조식이란 완성된 문장으로 끝을 맺는 서술식과 달리 ‘~했음’, ‘~임’, ‘~함’ 등 명사형으로 끝을 맺는 방식이다.

∙       보고서 작성에서 서술식과 개조식 문체의 혼용은 바람직하지 않다.

② 2~3줄의 간결한 표현

∙       보고서 문장은 간결해야 한다.

∙       2~3줄의 간결한 표현으로 정리하는 것이 좋다.

∙       긴 문장의 경우 보고받는 자(역량평가에서는 평가자) 입장에서 가독성이 떨어진다.

③ 문장 호응 관계의 적합성

∙       종종 문장 호응 관계에 무관심한 경우도 많다.

∙       특히 주어와 술어가 일치하지 않는 경우도 있고, 주어만 있고 술어가 없는 문장도 곤란하다. 문장 호응 관계가 이루어지지 않은 경우 맞춤법이 틀린 것과 같이 부정적인 이상을 준다.

③ 한 문장에 한 가지 개념

∙       한 문자에는 하나의 의미단위만이 포함되어야 한다.

∙       여러 가지 복합적인 의미를 한 문장에 무리하게 넣으면 명확한 의미 전달이 잘 안 된다.

⑤ 결론을 먼저 쓰고 이유를 나중에 서술

        보고서는 두괄식이 좋다.

∙       우선 결론을 먼저 쓰고 그 이유와 사후조치 등을 적는 방식으로 작성해야 한다. 이는 논문과 다른 점이다.

⑥ 육하원칙 준수

       가급적 육하원칙에 의거해 작성하고 불필요한 미사여구나 수식어, 애매한 표현, 과장은 지양한다.

3) 보고서 용어의 적합성

① 맞춤법 준수

∙       보고서의 용어는 기본적으로 맞춤법과 띄어쓰기를 지켜야 한다.

∙      역량평가를 준비하는 과정에서 신문의 사설을 요약하는 훈련을 추천한다,

∙      신문 사설을 요약하는 훈련에서 간접적으로 얻어낼 수 있는 것 중의 하나가 띄어쓰기와 맞춤법의 체득이다.

② 오타주의

∙       보고서에는 오타가 있어서는 안 된다.

∙       오타는 답안 전체의 인상에 매우 안 좋은 영향을 줄 수 있다.

∙       워드로 작성하는 경우에는 답안 작성 후 5분에서 10분가량의 시간을 할애하여 오타나 기타 바로잡을 부분이 있는지 점검해 보는 것이 필요하다.

③ 긍정적 용어의 사용과 비속어의 사용 금지

∙       보고서에 비속어를 사용하는 것은 당연히 허용되지 않는다.

∙       보고서의 용어는 가급적 긍정적 용어로 쓰는 것이 좋다.

④ 난해한 전문 용어의 사용 시 부연 설명

∙       난해한 전문용어나 해당 분야의 전문가만이 알 수 있는 약어를 사용하게 될 경우에는 간단하게 부연 설명을 붙이도록 한다.

⑤ 문장 부호의 정확한 사용

∙       보고서를 작성하는 때에는 문장 부호 등을 정확하게 사용해야 한다.

∙       예를 들면 목차(제목)에 마침표를 찍는다든지 하는 것은 피해야 한다.

4) 보고서 내용의 구체성과 실현가능성

① 대안의 구체성과 실현가능성

∙      기획보고서의 대안(개선방안)은 구체적이어야 한다.

∙      다만, 구체성의 요구 수준은 다소 상대적이기 때문에 어느 정도 레벨까지 기술해야 할지에 대한 판단이 필요한 경우가 많다. 이는 주어진 자료와의 관계 속에서 파악되어야 한다.

∙      대응방안은 문제점과 상응하여 기술하는 것이 바람직하다.

② 적절한 통계 데이터의 인용

∙       보고서에서는 적절한 통계 데이터를 활용하여 작성하는 것이 필요하다.

∙       특히 현황 및 문제점의 단계에서 좀 더 적극적으로 활용해야 한다.

∙      수치화된 통계 데이터는 보고서의 분석을 좀 더 돋보이게 만든다.

∙      주어진 자료에서 통계 데이터를 재구성하거나 핵심적인 특징을 추출하여 그중에서 가장 의미 있는 데이터만을 추출하는 것이 요구된다.

③ 문제점과 대응방안의 연계적 작성

∙      문제점과 대안은 연계적으로 작성될 필요가 있다.

∙      문제점만 나열해 놓고 개선방안에서의 수습 없이 대안을 제시하지 못하는 것은 부적절하다.

∙     하나의 완결된 보고서에서는 문제점들에 대한 대책을 제시해야 한다.

∙     당장 해결이 어렵다면 장기 과제로 분류해 두는 것도 가능할

것이다.

5) 보고서의 시각적 표현성

∙       보고서는 시각적으로 보기 좋게 작성하여야 한다.

∙       줄간격도 여유 있게 잡아 가급적이면 평가자가 읽기 편하게 쓰는 것이 좋다.

(통상 줄 간격을 사전에 지정해주는 것이 보통이다)

∙       답안작성 과정에서 필요하다면 적절한 표나 도형을 삽입해 보도록 한다.