내용증명서 작성법 및 주의사항

[눈높이]

       내용증명의 작성사례 및 요령

제    목 * 제목은 최고장, 통지서 등 적당한 문구를 사용하여 기재 발  신    ○ ○ ○           ○○시 ○○구 ○○동 ○번지 수  신    ○ ○ ○           ○○시 ○○구 ○○동 ○번지 * 발신자와 수신자의 성명 및 주소를 기재하되 이때 발신자 또는 수신자가 법인 등일 때에는 ○○주식회사 대표이사 ○○○ 등으로 기재, 발신자나 수신자 대신 통지인, 수취인으로 기재하거나 채권자,채무자 등으로 기재하여도 상관없으나 내용에 적당한 문구를 사용하여 기재함이 좋다.    [예] 발신(채권자), 수신(채무자) 내  용 1. 먼저 간단한 인사말을 쓰는 것이 통례임.   * 귀댁의 무궁한 번영을 기원합니다. 등 2. 내용증명을 보내는 주 내용을 기재하되 6하원칙에 맞추어 일목요연하고 간결하게 기재하되 주장하고자 하는 내용을 빠뜨리지 않고 기재하여야 한다.   * 이는 후일 분쟁발생시 중요한 증빙서류가 될 수 있음에 유의하여야 함. 20○○년 ○월 ○일 * 작성 연월일을 기재 통지인  ○  ○  ○       ※ 말미에 통지인의 성명을 기재하고 인장을 날인하는 것이 좋다. ○ ○ ○ 귀하

[해 설]

1. 내용증명 우편은 특정한 양식과 형태가 없이 그 전달하고자 하는 내용만 간단 명료하게 기재하여 발송하면되나

    내용증명우편은 후일 분쟁발생 시 하나의 중요한 증빙자료로 활용될 수 있으므로 이를 유의하여  정도의 형식을

    갖추어 작성하여야 할 것이다. 

    특히, 계약의 해제와 해지 등에 관한 것일 경우 그 해제와 해지의 사유 및 그 이유를 명백히 기재하여야 함은

    당연 한 것이다.

    따라서 내용증명의 양식과 형태에 대하여 어느 정도 법적 양식에 가깝도록 작성하여 그 신빙성을 명확히 하고자

    그 근본이 되는 중요사안을 발췌하여 수록하였다.

2. 용지와 문자의 사용 등 예전에는 일반편지지등에 펜으로 기재하는 형태를 많이 사용하여 왔으나 컴퓨터가

    대중화 된  현대사회에서는 A4용지를 사용하여 활자로 인쇄된 형태를 사용함이 타당하다.

8. 내용증명 작성사례

[서식]① 내용증명에 대한 답변서의 기재요령

○○○에 대한 답변서  * 제목란에는 내용증명의 형태에 따라 적당한 문구를 사용하여 기재     (예 ; 계약해제 통지에 대한 답변서 등)     발신(임차인, 채무자 등)  ○ ○ ○(○○주식회사 대표이사 ○○○)                              ○○시 ○○구 ○○동 ○번지     수신(임대인, 채권자 등)  ○ ○ ○(○○주식회사 대표이사 ○○○)                               ○○시 ○○구 ○○동 ○번지 *당사자, 즉 발신자 또는 수신자(통지인, 피통지인 등)가 법인 등인 때에는 ○○주식회사 대표이사 ○○○이라 기재하고, 개인인 경우는 그 이름만 ○○○으로 기재하되, 채권자 또는 채무자나 임대인, 임차인 등과 같은 권리관계를 이름 등의 앞에 기재하고 그 하단에 주소를 기재하되, 당사자의 권리관계는 내용증명의 형태(권리관계의 형태)에 따라 적당한 문구를 기재하면 된다.    내  용 1. 내용의 시작은 먼저 간단한 인사말로 상대의 감정을 상하지 않게 기재 2. 상대방이 보내온 내용증명을 세밀히 검토한 후 사실과 다른 부분과 기타 상대방 내용증명의 부당한 내용이나 주장을 조목조목 간결하고 명료하게 사실에 근거하여 기재하되 상대방의 내용증명 내용이 사실과 다름이 없고 이의를 제기할 하등의 이유가 없을 경우 등에 그 연기나 선처 등을 바랄 경우 상대의 동정심  등을 유발할 수 있는 내용 등을 기재하여 부탁하는 형태로 기재하되, 상대의 감정이 상하지 않도록 각별히 유념하여 기재하여야 한다.

 

○○년 ○월 ○일 *답변서의 작성연월일을 기재                     위 채무자    ○ ○ ○ ꄫ                     *답변서를 보낼 사람(채무자 등)의                       이름과 도장을 날인                     채권자    ○ ○ ○ 귀하                     * 송달 받을 사람(채권자 등)의 이름을 기재

[해 설]

1. 내용증명을 송달 받은 자는 그 내용을 상세히 검토한 후 답변서를 작성하여 보낼 경우와 그렇지 않은 경우

    등을 판단하여야 한다. 

• 이는 후일 소송 등 분쟁의 염려가 있는 사안인 경우에는 내용증명의 답변서를 반드시 작성 발송하여 분쟁에

   대비함이 타당하고 임대료 미지급으로 인한 독촉 등 이나 기타 부탁을 하여야 할 경우는 답변서보다는 직접

   내용증명의 발송자  (임대인)를 찾아가 양해를 구함이 답변서를 보내는 것보다 오히려 부드러울 수가 있다.  

• 이와 같은 경우를 참작하여 답변서의 발송 여부를 판단한 후 답변서를 발송하여야 할 경우, 상대방의 내용

   증명의   내용을  면밀히 검토한 후 그 형태마다 조목조목 면밀하게 그 사실 여부를 기재하되 명확하게 기재

   하여야 한다.

   또 상대의 내용증명이 어떠한 행위 등의 승낙 여부를 물어올 경우에도 본인의 의사를 명확하게 기재하여

   분쟁의 소지를   미연에 방지함이 좋다.

2. 답변서는 위에서 언급하였듯이 그 내용의 형태에 따라 법률적 판단을 달리할 수 있으므로 답변서의 발송

    여부를 판단함이 상당히 중요하다.  

 • 이는 반드시 답변서를 발송하여야 함에도 이를 태만히 하여 묵시의 승인 등의 법률적으로 불리한 경우가 따를

    수 있으므로  이를 유념하여 불측의 손해 등을 예방하여야 할 것이다.

3. 답변서의 송달방법도 내용증명의 발송(송달)방법과 같다.  

•  즉, 답변서 3통을 작성하여 가까운 우체국에 가서 내용증명우편이란 사실을 밝히고 내용증명으로 발송하여

   줄 것을    의뢰하면 우체국에서 답변서에 내용증명인을 찍은 후 1통은 수신자에게 발송하고, 1통은 우체국이,

   다른 1통은 발신자가 각 보관한다.