참조자료 문서의 구조화가 잘 되어 있는지 확인하는 질문

[도미니크]

직원들이 품의서를 가지고 오면, 문서의 논리적 모순이 눈에 보이고 그려진 포트폴리오 그림 또한 x, y변수 그림이 논리적이지 못하여 유의하여 코치를 하고 있다.   직원들의 문서작성 능력을 향상시키기 위하여 필요한 핵심 질문은 다음의 4가지로 생각한다.   시작 전에 먼저 해당 내용의 상위 개념(Super Set)을 먼저 보는 Zoom Out 그림을 그린 다음에, 상세한 부분(Sub Set)으로 들어가는 Zoom in 분류를 해야 한다.  
 

첫째, MECE의 모순이  없는가?   

 맥킨지가 고안한 상호 배제(Mutually Exclusive), 전체 포괄(Collectively Exhaustive)의 판단법은 개념이 상호간에 중복성이 없고 개념의 총합이 전체를 포괄하는지 판단하는 좋은 기준이 된다.   남자와 여자는 상호 배제된 개념으로 인간을 둘로 분류할 수도 있겠지만, 양성/중성의 사람까지 넣어야 인간집단 전체를 포괄할 수 있다는 것을 이해함이 중요하다.   직원들은 서로 섞여 있는 개념을 상호 배제된 것으로 분류하는 경우가 많고, 개념을 줌아웃(Zoom out)하지 않고 상세에 치우치다보면 전체를 보지 못하는 일이 많다.   줌아웃하여 전체를 먼저 보고, 세부항목으로 줌인(Zoom in)하는 문서작성 능력이 요긴하다.  그래야 독자나 청중이 내용을 잘 이해할 수 있다.

둘째, Affinity(동질성) 테스트에 하자가 없는가?   

가시광선의 일곱색깔 무지개 빛이 스펙트럼처럼 펼쳐져 있듯이 - 사실은 물리적으로 중간에 마디가 끝겨 있지만 - 개념과 개념 사이에 걸친 양성적 성질을 가진 개념을 어느쪽에 넣어야 할지 결정하는 것은 힘든일이다.   이경우에는 사용 목적에 맞추어 잘 판단하여야 한다.  비슷한 성질로 모아 놓은 개념이 정말로 동질적인 특성을 가지고 있는지 판단하는 능력도 구조한 능력의 하나이다.
 
세째, 계층구조(모자)관계의 구성이 성립하는가?

개념을 Affinity 테스트를 하여 집단화하여 모았다면, 이들 간의 계층적 상하관계(모자관계)를 정하는 일이 뒤 따른다.   상위개념과 하위개념을 판단하여 트리구조를 만든다.   한편, 개념의 집단이 5에서 8을 넘어서면 레벨을 둘로 나누는 것이 바람직하다.   인간은 8개이상을 기억하지 못한다고 하니, 이러한 전략은 유효한 것으로 판단한다.   

한편, 상위개념 밑의 하위개념이 단 하나인 경우는 모자관계의 모순이 있을 가능성이 있다.  개념상 엄마 밑에 자식이 여럿이 있어야 하는데, 하나의 개념(독자)만 존재한다면 상위개념과 하위개념이 같다는 이야기인데, 무언가 추상화레벨이 잘못 설명된 것이다.  다른 개념이 레벨 4까지 설명되어 있는데, 홀로 레벨2, 3에서 끝나는 것이 이상하여 레벨4를 억지로 하나만 채우는 경우가 이런 경우가 된다.  어떤 경우는 레벨 3와 2의 위치가 바꾸어진 경우도 있으니 구조화를 유의하여 살펴야 한다. 

네째, 추상화레벨이 잘 맞추어져 있는가?

비슷한 개념은 같은 레벨 계층에 표현하여야 하는데, 때때로 레벨1 상위개념과 레벨2(보다 상세한) 하위개념을 같은 레벨에 표현하는 경우가 있다.    서울 남자와 비서울 남자로 레벨 1로 구별하였다면, 비서울 남자는 다시 비서울 국내 남자와 해외 남자의 레벨 2로 구별될 수 있을 것이다.   이경우 레벨2의 해외 남자의 총합이 레벨 1의 서울 남자보다 보다 큰 개념이라면 추상화 레벨은 잘 못 디자인 된것이다.   

구조화된 문서를 코칭하고, 구조화된 문서를 작성하는 실무자에게 이상의 4가지 테스트 케이스가 도움이 되기를 바란다.