프로세스가 중요한 부서의 경우 팀의 업무절차를 표준화 하는 일은 모든 관리업무의 첫번째가 된다. 팀의 업무 절차를 그림으로 그리고 설명할 수 없다면, 험프리의 조직 성숙도의 5단계에서 1단계 수준에 머무는 수준이다. 1) Ad Hoc 그때그때 달라요 2) Repeated 반복단계 3) Defined 공정절차도가 그려진 단계 4) Managed 관리단계(지표설정 및 목표관리) 5) Optimized (지속적인 개선을 통한 최적화 단계)의 2단계 이하 수준이다.
공정 절차도를 그릴 때 회사의 업무에 맞는 다양한 형태의 툴을 사용할 수 있다. 저의 경험에 비추어 보면 Function-Activity 챠트 만큼 적절한 것을 보지 못했다. 엔지니어들이 Data Flow Diagram(DFD)이나 Entity Relationship Diagram(ERD) 혹은 Flow Chart 형태로 공정표를 그리기도 하는데, 이러한 작성 모델은 IT 시스템 개발을 목적으로 고안된 것으로 "어느 사람(팀)이 어떤일을 어떤 순서로 처리하는 것을 설명"하기에는 매우 부적절하다. Function Activity(혹은 Role & Activity) 챠트는 아래의 책을 참조 바란다.
책 제목: 4차 산업혁명 시대의 기업혁신을 위한 비즈니스 프로세스(http://www.yes24.com/Product/Goods/97828116)
Function Activity 챠트와 DFD 혹은 ERD의 장점을 살려 필자가 고안한 문서 형식이 "Y 블록모델"이다. 양팔을 벌리고 서 있는 모델이라 이렇게 명명했다. 기본적으로는 HIPO(Hierarchical Input Process Output) 형태에서 아이디어를 얻었다. Y 블록은 크게 5개 파트로 되어 있다. 1) 머리에 해당하는 프로세스 번호/이름 작성 부분 2) Input 부분 3) 프로세스 부분 4) Output 부분 5) Stored Data 부분이다. Stored Data 부분은 프로세스의 공정 툴을 기재하는 용도로도 변경하기도 한다. 공정의 내에 위치 하는 경우는 Output 박스를 생략하기도 하고, Input 만 표기하기도 한다. 해당 공정의 출력이 다음 공정의 입력이 되기도 하니, 중간을 생략하는 형식을 사용한다.
공정표와 별도로 1) 각각의 공정을 설명하는 명세 테이블 2) 공정 툴을 관리하는 명세 테이블 3) Input과 Output 이 데이터 필드로 이루어진 테이블 혹은 문서일 경우의 템플레이트 리스트 4) 실제 출력 템플레이트 양식까지 one Set를 작성하게 되면 해당 공정을 모두 설계한 것이 된다. 이것은 회사의 공정을 만드는 메뉴얼과 같으니, 회사의 귀중한 자산이 된다. 이러한 문서가 완성되면 공정은 설명가능하고 관리활동이 비로서 실시될 준비가 된 것이다. 새로운 직원의 교육, 보직변경에 따른 업무 인계/인도, 생산성 향상을 위한 공정 프로세스의 혁신 활동은 이러한 문서가 없이는 불가한 일이다.
조직의 장은 자신이 맡고 있는 일을 이러한 문서로 설명할 수 없다면, 적절한 관리자로서의 업무를 제대로 수행하고 있다고 말 할 수 없다. 아래의 자료를 참조하여, 여러분들의 공정을 설명하는데 도움이 되는 좋은 툴이 되었으면 한다. 학습한 경험은 댓글로 공유하여 주시기를 희망한다.