정기주주총회 회의록 작성, 외국계회사가 검토해야 할 사항은

[리앤파트너스]

안녕하세요, 법무법인 리앤파트너스의 기업법률자문팀입니다.

계속해서 비소식이 들려오고 있습니다. 비가 오고 꿉꿉한 날씨가 계속 되다 보니, 사람들의 불쾌지수도 점점 올라만 가는 것 같습니다.

오늘은 정기주주총회 회의록 작성에 대해 말씀드리려고 합니다. 회사를 운영하는 입장에 있다면 꼭 챙길 수 밖에 없는 것이 바로 이사회, 주주총회일 텐데요, 주총을 여는 것뿐 아니라 회의록을 작성하는 것 역시 법률에 의거하여야 합니다.

특히, 외국계기업의 경우에는 주주총회 회의록을 작성하는데 추가적으로 검토해야 할 사항들이 있어 이점에 대해 알려드리려고 합니다.

1. 주주총회 및 이사회 회의록, 어떻게 작성해야 할까

주주총회 및 이사회의 회의록은 회사를 운영과 관련한 중요사항들이 기재됩니다. 사업 진행을 위한 기본적인 자료가 되며, 향후 회사에서 벌어질 수 있는 법률분쟁에 사용될 수 있는 증거자료가 되기도 합니다. 따라서 주주총회 회의록은 반드시 적법한 절차를 통해 작성되어야 합니다.

2. 외국계회사에에서 주주총회 회의록을 작성해야 한다면?

외국계회사는 사업의 중요한 사항들을 외국의 본사에서 하는 경우가 많습니다. 그러나 만약 한국의 지사에서 어떤 사항을 결정하게 되었다면 그 부분은 적법하게 통지되어야 합니다.

주주총회 사전에 기업변호사의 도움을 받아 회사의 정관을 검토하여 필요한 서류를 체크하고, 서류 작성방식에 대해서도 꼼꼼하게 검토하는 절차를 반드시 걸쳐야 합니다. 대부분의 외국계회사는 국문과 영문으로 주주총회 회의록을 작성하되, 영문을 원본으로 하는 경우가 많기 때문에 이 부분 역시 확인할 필요가 있습니다.

또한, 주주총회에서 결정된 사항이 등기가 필요하다면 결의사항과 후속절차에 대한 법률검토 역시 필요합니다. 서류를 보관할 때에도 임원의 날인 및 아포스티유, 공증 절차가 요구되는 경우가 있습니다. 외국계회사의 경우에는 반드시 법률자문을 받아보시는 것을 추천하여 드립니다.

법무법인 리앤파트너스에서는 외국계회사의 법률자문을 진행하고 있습니다.

주주총회 회의록 작성 등에 있어 법률검토가 필요하다고 판단하셨다면 기업변호사가 있는 법무법인 리앤파트너스에서 원하시는 결과를 얻어가실 수 있습니다.