법인카드의 사용 및 관리에 관한 지침 [국방기술품질원외2건]

[남이섬]

법인카드의 사용 및 관리에 관한 지침

제정 2013.09.30(정책기획실-2070)

개정 2014.10.22(정책기획실-0154)

개정 2015.12.22(정책기획실-2337)

개정 2016.07.29(정책기획실-1401)

개정 2020.05.25(기획조정팀-1636)

개정 2020.06.24(기획조정팀-1983)

목 차

제1장 총칙 2

제1조 목적 2

제2조 용어의 정의 2

제3조 적용범위 2

제4조 회계담당부서의 임무 2

제2장 법인카드의 사용 3

제5조 카드의 발급 및 배부 3

제6조 사용범위 3

제7조 사용권한 4

제8조 전표서명 4

제9조 사적사용금지 등 4

제10조 클린카드 사용제한 업종 4

제11조 특정 물품 등의 관리대장 4

제12조 사용제한 시간 및 장소 등 4

제13조 용도명확화 및 분할결제 금지 5

제14조 착오 사용 시 처리 5

제3장 회계처리 5

제15조 회계처리절차 5

제16조 증빙서류 6

제17조 잡수입 처리 6

제4장 법인카드 사용의 감독 등 6

제18조 모니터링 6

제19조 위법․부당사용의 처리 6

제20조 지도점검 등 7

제5장 보칙 7

제21조 사용자의 관리책임 7

제22조 관리대장 등 7

제23조 정보공개 8

부칙8

제1장 총 칙

제1조(목적) 이 지침은 국방기술품질원(이하“기품원”이라 한다) 명의로 발급된 법인카드의 사용 및 관리에 관하여 필요한 사항을 규정함으로써 법인카드의 건전한 사용과 예산집행의 투명성을 제고함을 목적으로 한다.

제2조(용어의 정의) 이 지침에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.

1. “법인카드“라 함은 「여신전문금융업법」에 따라 금융기관으로부터 기품원 명의로 발급받아 사용하는 신용카드를 말한다.

2. “클린카드”라 함은 유흥업소나 골프장 등으로 분류된 특정 가맹점에서 사용할 수 없도록 사용제한 업종이 반영되고, 일반 신용카드와 구분이 용이하도록 색상 및 디자인이 특화된 신용카드를 말한다.

3. “회계담당부서”라 함은 이 지침 제4조가 정하는 법인카드 관련 업무를 총괄하는 부서를 말한다.

4. “사용자”라 함은 회계담당부서로부터 배부받은 법인카드를 사용하여 예산을 집행하는 자를 말한다.<개정 2020.6.24.>

5. “기관운영비”라 함은 직제에 반영된 부서의 원활한 운영을 위하여 운영비에 반영된 예산으로 매월 부서별로 지원하는 부서운영경비를 말한다.

6. “업무추진비”라 함은 사업추진에 소요되는 식음료비, 연회비 및 기타 제경비와 유관기관 업무협의, 언론인 간담회 등 기관업무 수행에 소요되는 경비를 말한다.

제3조(적용범위)이 지침은 기품원이 사업 추진을 목적으로 금융기관으로부터 발급받은 모든 법인카드에 적용한다.

제4조(회계담당부서의 임무) 법인카드의 사용 및 관리와 관련하여 회계담당부서의 임무는 다음 각호와 같다.

1. 금융기관에 법인카드 발급 신청 시 클린카드 사용제한 업종[별지 제5호] 반영

2. 부서별로 법인카드의 소요현황 파악 및 배부

3. 법인카드 사용한도액의 증감 관리

4. 법인카드 관련 사용자의 각종 변경 신청, 신고 등에 대한 조치 <개정 2020. 6.24.>

5. 법인카드 집행서류에 대한 지침 준수 여부 검토

6. 카드사용액의 결제계좌 입금 및 관리

7. 기타 법인카드의 관리 등에 필요한 부수업무

제2장 법인카드의 사용

제5조(카드의 발급 및 배부) ① 회계담당부서는 각 부서별로 법인카드 소요현황을 파악하여 적정한 매수를 부서별로 배부한다.

② 사용자는 다음 각 호의 사유가 발생하는 경우 별지의 신청서를 작성하여 회계담당부서에 문서로 제출한다.<개정 2020.6.24.>

1. 법인카드 신규발급 및 재발급 : 법인카드 발급신청서 [별지 제1호].

다만, 수탁용역사업을 수행하기 위하여 법인카드를 신청할 경우에는 해당 사업의 용역비 산출내역이 포함된 사업계획서를 함께 첨부한다.

2. 법인카드 반납 : 법인카드 반납신청서 [별지 제2호]

③ 회계담당부서는 사용부서의 카드발급 요청일로부터 3근무일 이내에 발급 여부를 결정하고, 법인카드의 추가 발급이 필요한 경우에는 금융기관에 법인카드 발급을 신청하고 사용부서에 그 내용을 문서로 통보한다.

④ 사용자가 법인카드를 배부받은 경우 카드 뒷면에 국방기술품질원을 명기하고 법인카드 인수증[별지 제3호]을 작성하여 회계담당부서에 문서로 제출한다.<개정 2020.6.24.>

제6조(사용범위) ① 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 법인카드로 결제함을 원칙으로 한다.

1. 기관운영비

2. 사업비에 편성된 업무추진비

3. 각종 회의 관련 경비

4. 「소액구매업무지침」이 정하는 소액물품 구매비

5. 출장 시 교통비 및 숙박비<신설 2020.6.24.>

② 제1항에도 불구하고 전산장애 등 부득이한 사유로 법인카드를 사용할 수 없는 경우에는 세금계산서, 계산서, 현금영수증 등 적법한 증빙서류를 첨부하여 집행할 수 있다. 이 경우 지급신청서의 비고란에 그 사유를 명기하여야 한다.<개정 2020.6.24.>

제7조(사용권한) 사용자는 제5조에 따라 회계담당부서로부터 배부받은 법인카드로 집행함을 원칙으로 하며, 다른 사용자의 카드를 대여받아 사용할 수 없다. 다만, 분실 및 미발급등의 부득이한 사유가 있을 경우에는 지급신청서에 사유를 기재하는 등의 방법으로 사용할 수 있다.<개정 2020.6.24.>

제8조(전표서명) ① 법인카드의 사용자는 신용카드 결제시 매출전표의 날짜, 금액, 상호 등 기재사항을 확인한 후 실명을 반드시 기재하여야 한다.<개정 2020.6.24.>

② <삭제 2020.6.24.>

③ 결제금액에 포함된 봉사료는 사회통념상 인정하는 경우를 제외하고는 허용하지 아니한다.

제9조(사적사용금지 등) ① 법인카드는 개인적인 용도로 사용할 수 없다.

② 개인카드는 업무상 사용할 수 없으며, 불가피하여 사용한 경우에는 적합한 법인카드로 변경 결제함을 원칙으로 한다. 이 경우 부득이한 사유로 개인카드를 사용한 경우에는 그 사용 경위를 지급신청서에 소명하고, 제14조에 따라 처리한다.<개정 2020.6.24.>

제10조(클린카드 사용제한업종) 클린카드의 사용제한업종은 [별지 제5호]와 같다.

제11조(특정 물품 등의 관리대장) ① 업무 관련성이 없고 사적 사용 가능성이 높은 다음 각 호의 물품 등을 클린카드로 구매하는 경우에는 관리대장[별지 제7호]에 기록․유지하여야 한다. 이 경우 제1호 내지 제5호에 해당하는 물품을 구매하는 경우에는 그 구매계획보고서 등을 지급신청서에 첨부하여야 한다.<개정 2020.6.24.>

1. 금, 은, 보석 등 귀금속류

2. 양주 등 고가의 주류

3. 골프화, 골프 가방, 골프공 등 골프 용품

4. 영양제, 비타민제 등 건강보조식품

5. 향수, 선글라스 등 고급 화장품 및 액세서리류

6. 상품권, 기프트 카드, 화환 등

② 제1항제6호 중 상품권은 「상품권 관리지침」제8조 별지 제1호 서식을 적용하여 관리대장을 유지한다.

[본조 개정 2014.10.22.]

제12조(사용제한 시간 및 장소 등) 통상적 업무 추진과 관련이 적은 다음 각 호의 경우에는 법인카드를 사용할 수 없음을 원칙으로 한다. 다만, 여비지급신청서, 출장복명서, 사전 계획보고 등 객관적인 증빙자료 또는 법인카드 집행 사유서[별지 제6호]를 지급신청서에 첨부하거나 지급신청서 비고란에 집행 사유 또는 근거를 기재하여 사용의 불가피성을 입증하는 경우에는 그러하지 아니하다.<개정 2020.6.24.>

1. 법정 공휴일․대체공휴일, 토요일 및 일요일

2. 관할 근무지와 무관한 자택 인근지역

3. 비정상시간대 (23시 이후 익일 06시 이전 심야시간대 등)

[본조 개정 2014.10.22.]

제13조(용도명확화 및 분할결제 금지) ① 업무추진비 및 회의비를 집행하고자 하는 경우에는 집행목적․일시․장소․대상 등을 증빙서류에 기재하여 사용용도를 명확히 하여야 한다. 이 경우 건당 50만원 이상을 사용한 경우에는 주된 상대방의 소속 및 성명을 증빙서류에 반드시 기재하여 회계담당부서에 제출한다.<개정 2014.10.22.>

② 50만원 이상의 업무추진비를 사용하고 거래상대방의 기재의무 회피 또는 과도한 예산집행의 은폐 등의 목적으로 분할결제를 하여서는 아니된다.

제14조(착오사용시 처리) ① 법인카드와 개인카드를 착오로 잘못 사용한 경우에는 지체 없이 가맹점, 신용카드사 등에 연락하여 당일이내 취소하거나 적합한 카드로 변경결제를 하여야 한다.

② 전항에도 불구하고 시간 경과 등으로 취소가 곤란한 경우에는 다음 각 호와 같이 처리하고 관련증빙 등을 지급신청서 등에 명백히 하여야 한다.<개정 2020.6.24.>

1. 법인카드로 사용하여야 함에도 개인카드를 사용한 경우에는 개인카드 사용금액을 지출결의하여 개인 계좌로 이체하여 지급하여야 한다.

2. 개인카드를 사용하여야 함에도 법인카드를 사용한 경우에는 법인카드 사용금액을 여입결의하여 기품원 계좌에 반납하여야 한다.

제3장 회계처리

제15조(회계처리절차) ① 사용자는 법인카드 사용일로부터 10일 이내에 경영정보시스템을 통해 법인카드 지출내역을 확인하고 제16조의 관련 증빙서류 등을 첨부하여 지급신청서를 작성하는 것을 원칙으로 한다. 다만, 10일 이내 처리가 불가능할 시에는 그 사유를 회계담당부서로 통보하여야 한다.<개정 2020.6.24.>

② 전항에도 불구하고 연도말에 법인카드로 예산을 집행한 경우에는 회계연도독립의 원칙에 따라 해당 연도의 예산으로 결제계좌에 입금되도록 한다.

③ <삭제 2020.5.25.>

④ 법인(체크)카드의 사용대금 지급을 위해서 회계담당부서는 분기별 집행한도 금액을 매 분기초 결의서를 작성하여 카드 출금 전용계좌에 이체하고 매 분기말 이를 회수한다.<신설 2020.5.25.>

제16조(증빙서류) ①「법인세법」제116조제2항 제1호 내지 제4호의 규정에 따라 신용카드매출전표, 현금영수증, 세금계산서, 계산서 등을 적법한 증빙으로 인정한다.

② 수기로 작성된 신용카드 매출전표는 인정하지 아니한다. 다만, 전산장애, 단말기 고장 등으로 인한 사유를 지급신청서에 소명하는 경우에는 예외로 한다.<개정 2020.6.24.>

③ 신용카드 매출전표를 분실 및 오기 등으로 미처리 발생시 가맹점용 신용카드 매출전표의 사본에 원본대조필로 증빙하여 제출할 수 있다.<개정 2020.6.24.>

④ 물품구매 및 수선 등을 법인카드로 집행한 경우에는 관련 증빙을 지급신청서에 첨부하여 회계담당부서에 제출한다.<개정 2020.6.24.>

제17조(잡수입 처리) 회계담당부서는 법인카드에서 발생한 인센티브(포인트, 적립금, 마일리지 등)를 매년도의 결산시 잡수입으로 회계처리한다.

제4장 법인카드 사용의 감독 등

제18조(모니터링) ① 감사담당부서는 업무추진비 등 예산집행의 적정성을 확인하기 위하여 상시 법인카드의 사용내역을 모니터링한다.

② 감사담당부서는 모니터링 자료 중 업무관련성이 의문시 되는 특이사항에 대해서는 사용자로부터 추가 소명자료를 요구할 수 있다.

③ 회계담당부서는 지출업무수행시 법인카드 사용의 적절성을 검토하고, 법인카드가 위법  부당하게 사용되었다고 합리적인 의심이 가는 경우에는 사용자에 확인한다.<개정 2020.6.24.>

제19조(위법․부당사용의 처리) ① 감사담당부서는 법인카드가 위법‧부당하게 사용되어 기품원에 손해가 발생한 사실을 확인한 경우 해당 직원에게 위법‧부당하게 사용된 결제금액을 기품원에 반납하도록 문서로 통보하여야 한다.

② 감사담당부서는 제1항에 따라 카드 결제금액 반납을 요구받았음에도 그 기일 내에 이행하지 않는 직원이 있는 경우 회계담당부서에 위법‧부당하게 사용된 금액 등 관련 사실을 통보하고, 회계담당부서는 위법‧부당하게 사용된 금액을 환수조치하여야 한다.

③ 전항에도 불구하고 감사담당부서는 법인카드를 위법  부당하게 사용한 자에 대해서는 징계관련 규정이 정하는 바에 따라 처리할 수 있다.

제20조(지도점검 등) 감사담당부서는 법인카드의 건전한 사용을 계도하기 위해 수시로 법인카드의 집행․관리실태 등에 대한 점검 또는 교육을 실시할 수 있다.

제5장 보 칙

제21조(사용자의 관리책임) ① 사용자는 배부받은 법인카드와 관련된 일체의 행위 및 관리에 대하여 책임을 진다.<개정 2020.6.24.>

② 사용자가 법인카드의 분실 사실을 알게 된 경우 즉시 해당 카드의 정보(카드번호, 유효기간 등)를 금융기관에 신고하여 사용중지 등 필요한 조치를 취하고, 그 내용을 회계담당부서에 통보한다.<개정 2020.6.24.>

③ 사용자의 법인카드 분실신고 지연, 카드관리 소홀로 인한 도난 등으로 인하여 법인카드 습득자가 사용한 부분은 분실자가 변상함을 원칙으로 한다. 다만, 「여신전문금융업법」제16조 및 신용카드 기업 회원 약관에 따라 금융기관이 배상하는 금액이 있을 경우 그 금액은 변상의 범위에서 제외한다.<개정 2020.6.24.>

④ 카드의 마모ㆍ손상 등의 경우 사용자는 법인카드 발급신청서[별지 제1호]를 작성하여 법인카드의 재발급을 회계담당부서에 문서로 요청한다.<개정 2020.6.24.>

⑤ 사용자의 퇴직 등의 사유로 법인카드가 필요하지 아니할 경우에는 법인카드 반납신청서[별지 제2호]와 함께 법인카드를 회계담당부서에 반납함을 원칙으로 한다. 다만, 법인카드를 후임자에게 인계인수한 경우에는 반납대상에서 제외하되, 이 경우 사용부서는 법인카드 인계인수서[별지 제4호]를 작성하여 회계담당부서에 문서로 제출하여야 한다.<개정 2020.6.24.>

[본조 제목개정 2020.6.24.]

제22조(관리대장 등) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 용도로 기관운영비 또는 업무추진비를 집행하는 경우 관리대장에 기록하여 매월말 기준으로 소속부서장에게 보고하고 부서원에게 공지 또는 열람하게 하여야 하며, 이를 해당 연도의 종료일로부터 5년간 보관하여야 한다. <개정 2016.7.29.>

1. 제6조제1항제1호의 집행[별지 제8-1호]

2. 제6조제1항제2호의 집행[별지 제8-2호]

3. 제11조의 특정 물품, 화환 등 집행[별지 제7호] <개정 2014.10.22.>

제23조(정보공개)회계담당부서는 매월 기관운영비 또는 업무추진비 사용 내역을 별지 제9호의 양식으로 기품원 인터넷 홈페이지 정보공개자료실에 게시하여야 한다. 이때 공개의 구체적 범위와 주기ㆍ시기는 정보공개지침 제6조를 따른다.<개정 2014.10.22.><개정 2020.6.24.>

부 칙

제1조(시행일) 이 지침은 2013년 10월 1일부터 시행한다.

제2조(경과조치) ① 이 지침 시행 전에 각 부서별로 기 배부받은 법인카드는 이 지침에 따라 배부받은 것으로 본다.

② 이 지침 시행 전에 종전 “업무추진비 집행지침”에 따라 작성한 기관운영비 관리대장[별지 제8-1호], 업무추진비 관리대장[별지 제8-2호] 및 업무추진비 집행내역[별지 제9-1호, 제9-2호]은 이 지침에 따라 작성한 것으로 본다.

제3조(다른 원규의 폐기) 이 지침 시행과 동시에 종전 “업무추진비 집행지침”을 폐기한다.

부 칙

이 개정 지침은 2014년 10월 23일부터 시행한다.

부 칙<2015.12.22.>

이 개정 지침은 2015년 12월 23일부터 시행한다.

부 칙<2016.7.29.>

이 개정 지침은 2016년 8월 1일부터 시행한다.

부 칙<2020.5.25.>

이 개정 지침은 2020년 5월 26일부터 시행한다.

부 칙<2020.6.24.>

이 개정 지침은 2020년 6월 25일부터 시행한다.

국가법령정보센터

법인카드의사용및관리에관한지침(개정2020.6.24.).pdf

238.76KB

재단법인한국우편사업진흥 법인카드 관리 및 사용 지침(개정 2021.4.20.).pdf

162.54KB

한국디자인 진흥원 법인카드 운영에 관한 지침(2021.03.12).pdf

166.62KB