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피부컬러 |
아이섀도 |
립 |
투명. 밝은 노란빛 |
살구+오렌지+다크브라운 |
오렌지색 계열 |
불투명. 희고 붉은빛 |
인디언핑크+블루+파스텔블루 |
핑크계열 |
불투명. 탁한 노란빛 |
다크오렌지+골드브라운+브라운 |
다크오렌지+골드브라운 |
어두운 누런빛 |
와인+짙은보라+다크브라운 |
와인.체리핑크 |
3)헤어관리
밝은 느낌과 신뢰감을 주는 헤어스타일은 이마를 내놓고 옆머리가 쏟아지지 않도록 고정시키는 머리모양이다. 비서의 헤어스타일은 단정하고 지적으로 보이면서 보수적이어야 한다. 어깨에 닿지 않는 단발 또는 커트 머리인 비교적 짧은 머리가 단정한 인상을 준다. 그러나 긴 머리를 하게 된 경우에는 반드시 헤어핀이나 액세서리를 사용하여 뒤로 넘겨 고정시키거나 묶는다.
-비즈니스 복장 및 액세서리
1)여성의 복장: 상. 하의가 한 벌의 형태인 비즈니스 슈트가 가장 정장다운 느낌을 준다. 회의 주최나 행사 참석 등의 공식 행사. 또는 중요한 고객응대가 있을 경우에는 검정. 회색계열. 감색 등의 진한 색상의 비즈니스 슈트가 좋다.
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바람직한 비즈니스 복장 및 액서서리 |
블라우스 |
-깊게 파인 블라우스는 적당치 않다 -속옷이 보이지 않게 입는다 |
스커트 |
-스커트 길이는 무릎선이나 무릎 위 5cm가 적당 -트임이 깊지 않게 한다 |
스타킹 |
-피부색과 가까운 색이나 한 두 단계 정도 어두운 커피색이 좋다 -화려한 원색이나 너무 지나치게 요란한 무늬는 피한다 |
매니큐어 |
-너무 강한 색은 피한다.살색이나 연한분홍색이 좋다. -매니큐어가 벗겨지기 전에 손톱관리를 자주 한다. |
구두 |
-검정과 갈색이 기본색상이다 -굽은 3-4cm가 활동하기에 적당하다. -핸드백이나 벨트와 같은 소재와 색상을 택한다. -슬리퍼형 구두는 삼간다. |
향수 |
-지나치게 뿌리지 않도록 한다. -무릎. 복사뼈. 발목. 스커트 안단. 손목. 목 뒤. 귀 뒤에 뿌린다. |
액서서리 |
-액세서리를 한번에 여러개 하지 않는다. -반지 1-2개에 시계나 팔찌 중에서 하나가 적당하다. -한손에 반지 2개 이상은 끼지 않는다. -귀걸이는 부착형이 좋다 |
보석 |
-목걸이와 브로치는 같이 착용하지 않는다 -브로치를 할 때는 반지. 목걸이를 할 때는 팔찌가 적당하다. |
2)남성의 복장
양복 |
-화려한 원색은 피한다 -소매길이는 손목과 손의 경계에서 1-2cm정도 내려오게 입는다 | |
감철색계열 |
-깔끔하고 분명한 인상을 준다 -창백하거나 차가운 인상은 피한다 -화이트셔츠+짙은 감색 또는 붉은색 타이 스트라이프가 있는 하늘색 셔츠에 파란색 계열의 스트라이프 타이 | |
회색계열 |
-나이와 관계없이 무난하게 입을 수 있다 -연한 핑크색 또는 하늘색 셔츠+무늬없는 오렌지색 타이 흰색셔츠+각종 원색 타이 | |
검정계열 |
정중하고 성실한 느낌을 준다 | |
밤색계열 |
부드럽고 세련된 느낌을 준다. 연출하기 다소 어려운 색상이나 회색과 녹색이 섞인 밤색은 누구에게나 잘 어울린다. | |
와이셔츠 |
-소매길이는 자켓 아래로 1cm 나오도록 입는다 -셔츠 깃은 자켓 뒷 깃에서 1~1.5cm정도 보이도록 입는다 | |
흰색계열 |
품격있어 보이고 딱딱한 인상을 준다 | |
분홍계열 |
피부가 검고 인상이 강한 사람에게 적합하다 | |
푸른계열 |
긍정적이며 건강한 인상을 준다. 모든체형과 피부색에 어울린다 | |
세로무늬 |
활동적이고 진취적이다. 1~2cm의 가는 줄무늬는 산뜻한 비즈니스 웨어로 무난하다 | |
바지 |
-길이는 구두 위를 살짝 덮을 정도로 한다 -바지의 통은 구두 길이의 3/4이 적당하다 | |
넥타이 |
-양복과 동색 계열이면 차분하고 지적인 느낌을 준다 -양복과 반대 계열이면 자신감 있는 느낌을 준다 -길이는 벨트 장식을 살짝 덮을 정도로 한다 -조끼를 착용할 떄는 넥타이가 조끼 밑으로 나오지 않게 한다 -넥타이핀은 두 번째와 세 번째 단추 사이에 한다 | |
구두 |
-검정이나 양복 색상과 어울리는 것을 택한다 -허리띠와 가방과 같은 소재와 색상을 택한다 | |
서스팬더 |
-바지 주름과 일직선이 되는 위치에 착용하며 벨트와 함께 착용하지 않는다 | |
양말 |
-하의와 같은 색 또는 하의보다 짙은 색을 신는다. -목이 긴 양말을 신는다 |
-건강관리
1)직무 스트레스 관리
2)컴퓨터 작업시의 건강관리
.컴퓨터 사용시의 작업자세
모니터 |
-모니터는 상하좌우 방향과 각도 조절이 가능해야 한다 -화면의 전자파를 제거해 주고 눈을 보호해 주기 위하여 모니터에 보안경을 부착한다 -모니터는 눈높이보다 약 10~20도 아래에 놓이도록 한다. -눈과 모니터는 40~50cm를 유지 -모니터의 밝기와 색채를 적절히 조절 -원고대는 모니터에서 50cm이사 떼어놓는다 |
키보드 |
-키보드의 경사는 5-15도 사이에서 조절 가능한 것이 좋다 -키보드 높이는 손가락 끝을 키보드에 올려놓았을 때 팔꿈치의 각도가 90도가 적당하다 -키보드의 크기가 너무 작지 않아야 한다 -책상의 평균높이는 60~70cm가 적당하다 의자는 35~45cm의 범위 내에서 조절가능한 것이 좋다 -작업 책상은 본체. 모니터. 키보드. 각종 보조집기 등을 수용할 수 있는 넓은 것이 좋다. -의자는 허리를 받쳐 줄수 있는 등받이가 있어야 하고, 이동용 바퀴와 팔걸이 및 회전할수 있는 의자가 좋다 |
.노트북 pc의 바른 자세
특징과 질환 |
-휴대가 간편한 반면 책상형(데스크톱)보다 작업자세를 구속받기 때문에 장시간 사용하면 어깨와 손목에 무리를 주는 단점이 있다. -키보드를 대폭 줄여 놓아 손가락에 무리한 힘이 걸리기 쉽고, 데스크톱보다 화면이 낮아 몸 자세가 앞으로 기울어 쉽게 피로해 지는 경향이 있다. 또 습관상 화면을 위로 향해 사용하면 조명이 반사 되면서 눈에 피로가 쉽게온다 |
사용상 주의점 |
-노트북 컴퓨터에 키보드와 마우스를 접속해 자세를 편안하고 안정되게 하는 것이 좋다 -노트북 아래에 두꺼운 물건을 두어 화면이 지나치게 내려가지 안도록 하는 것도 좋다 -팔의 각도가 90도가 되도록 한다. 90도보다 지나치게 클 경우에는 의자를 올려 맞춘다. -조명은 주변 밝기와 비슷하게 유지하는 것이 바람직하다 |
.RSI(Repetitive Strain Injury) 증후군
:컴퓨터를 매일 반복적으로 사용하면 자신도 모르게 RSI증후군에 걸려 심각한 통증과 마비증상에 빠질수 있다.
RSI증후군 이란? |
반복적으로 컴퓨터 자판을 치고 마우스를 끊임없이 움직이는 사람들이 쉽게 걸리는 질환이다. |
증상 |
-초기:목. 어깨. 팔. 팔뚝. 손목. 손 등에 통증이 있다 -만성:손가락. 팔뚝. 부위까지 통증이 오고 손이 쑤시는 것은 물론 마비증세. 감각이 없어지며 힘이 빠지고 반응이 느려지면서 통증으로 잠을 못 이룬다 |
예방 |
-컴퓨터 작업을 시작하기 전에 스트레칭 등으로 손과 팔을 부드럽게 한다. 근육이 긴장될 만큼 추운 곳에서는 작업하지 않는다. -팔꿈치에서 손가락 끝까지 일직선이 되어 손목이 굽거나 휘지 않아야 한다 -키보드는 최소한의 힘으로 약하게 친다.마우스도 가볍게 쥔다. 한 손가락을 사용하는 마우스보다는 여러 손가락을 이용하는 트랙볼이 좋다. 두 개의 키를 동시에 쳐야 할때는 반드시 두 손을 사용한다. -수화기를 어깨나 귀 사이에 둔채 전화를 받으면서 치는 것은 어깨, 목, 팔에 무리를 주므로 피한다. -작업중 틈틈이 쉰다 |
VDT(Video Display Terminal)증후군
VET증후군이란? |
-키보드를 장시간 두드리거나 VDT의 전자파에 장시간 노출됨으로써 얻게 되는 사무실에서의 새로운 직업병 |
증상 |
-초기:눈이 충혈되고 경미한 두통이나 피로감.스트레스등 -만성:시력감퇴. 탈모. 유산. 생리불순. 키보드 앨보현상 등 |
예방 |
-50분 정도 작업 뒤에는 반드시 5분 정도 눈을 감거나. 먼곳을 쳐다보아 눈에 휴식을 주는 것이 좋다 -실내 조명이 모니터보다 어둡지 않도록 한다 -모니터의 높이를 눈높이보다 약간 낮게 해야 한다 |
.안과 및 근육관련 골격: 평소에 안과 및 근육관련 골격에 대한 건강진단을 정기적으로 받는 것이 좋다. 또한 사무실 내에서의 안전사고에 유의하여 건강을 해치는 일이 없도록 각별하게 주의를 해야 한다
-시간관리
1)시간경영기술
.시간일지의 작성(가급적 작은 단위로 나누어 기록하도록 하며 일정시간동안 수행한일은 빠짐없이 기록하고 총괄적인 분석이 가능하도록 2~3개월 정도 매일 매시간의 업무진행상황을 기록한다)
.시간목표와 시간계회의 설정
.우선순위의 결정(매일 해야 할 일이 무엇인지 점검하고 우선순위대로 일일작업계획표를 작성한다. 우선순위의 결정 기준은 시간의 제약. 내용의 중요성. 상사의 의향등이 있으며 상사의 가치관과 업무처리 방식을 고려하여 가급적 상사의 기준에 맞추도록 하며 즉시 처리할 일. 오늘 중으로 끝내야 할 일. 시간 날 때 하면 되는 일. 해두면 좋은 일 등으로 순위 정함 )
.시간낭비 요소의 제거(잘못된 업무 습관. 무계획한 업무처리. 준비의 미비. 부정확한 정보 및 정보 부족 , 사무기기의 사용 미숙, 업무처리의 복잡한 절차와 비표준화. 비체계적인 문서 및 보관. 불필요한 전화. 사내. 외 사람들의 방문 및 방해. 반복적이며 비 생산적인 회의. 비상사태발생 등으로부터 유발될수 있고 이를 제거하고 합리적인 시간계획을 수립하도록 해야함 )
.첨단 기술의 활용(업무 관련된 새로운 컴퓨터 소프트웨어를 신속히 익히도록 하고 관련된 사무자동화 기기의 조작능력을 신장시켜야 함)
.창출한 시간의 활용(상사가 최적의 상태에서 업무에 전념하여 맡은바 책임을 다할 수 있도록 제반 부수적인 업무를 완벽하게 처리해야 한다. 또한 한정된 시간을 효율적으로 사용할 수 있도록 상사의 시간을 관리 또는 창출해 줌으로써 더 큰 성과를 내는데 간접적인 기여를 해야 함)
.시간 문화의 조성과 유지
2)업무처리방식과 시간관리
.업무 위임
.업무 조직화: 업무를 처리할 때는 미루지 않고 즉각 처리하도록 한다. 어려운 업무는 능률이 가장 잘 오르는 시간에 한다. 업무처리 방식이 비슷하거나 관련된 업무는 한꺼번에 처리한다. 어떤 일을 한번에 처리하지 못할 경우에는 가능하면 우선 끝낼 수 있는 시간을 찾아서 일을 한다. 그러나 할 수 없이 뒤로 미루어야 할 때는 매듭짓기 좋은 부분에서 일을 나누어 끝내도록 한다. 처리할 기회가 있을 때 처리하도록 한다. 특히 하기 싫은 일은 지금 해야 할때 하지 않으면 나중에 머리 속에 남아있지 않을 수 있다. 처리할 업무가 많을 때는 우선순위에 따라 수행해야 할 업무목록(to-do-list)을 작성한다
-업무예절
1)출근.지각
.비서는 상사가 출근하기 최소한 20분 전에 미리 출근하여 그 날의 업무 진행을 원활이 할 수 있도록 상사의 집무실. 비서실. 그리고 응접실 등의 사무환경을 정비하고 하루 일정을 점검한다.
.주위 사람들에게 밝고 친절한 인사를 먼저 한다.
.때때로 예상하지 못한 사정으로 출근 시간에 늦어질수 있다. 사정이 어떻든 간에 지각할 것 같은 때에는 먼저 사과와 함께 사유를 간단히 말하고 출근 예정 시간을 보고한다.
.거래처에서 걸려 올 전화가 있거나 손님 내방이 있을 시에는 협조를 요청하여 사전 조치를 취한다.
2)퇴근
.퇴근 준비는 근무시간이 끝난 후에 하며 근무종료시간에 맞추어 자리를 뜨는일이 없도록 한다. 그러나 비서는 반드시 상사가 퇴근을 한 후에 퇴근준비를 하도록 한다.
.다른 사람보다 먼저 갈때는 “먼저 가겠습니다”, “먼저 실례 합니다”라고 인사한다
.퇴근 시간이 되더라도 가능하면 업무처리의 시간절약차원에서 하던일은 마무리 짓고 퇴근한다.
.하던일을 책상 위에 늘어놓은 채 퇴근하지 않는다.
.퇴근할 때는 디스켓이나 중요한 서류보관 등의 보안 유지에 유의한다.
.서류함. 금고. 창문. 출입문 등이 잠겼는지 확인한다.
.오늘 한 일을 점검하고, 내일 할 일을 메모해 둔다.
.의자를 책상 밑으로 반듯하게 밀어 넣어 주변을 깔끔하게 정돈한다.
.사무기기 전원 및 주변의 전등.냉.난방 장치. 환기장 등이 꺼졌는지 반드시 확인한다.
3)조퇴
.조퇴시간 전까지 그 날 처리해야 할 일을 마무리 짓도록 한다
.부득이하게 일을 끝내지 못하고 조퇴를 할 경우에는 상사의 지시를 받아 동료에게 인계하거나 후속 조치를 위하여 일이 마무리 되도록 노력한다.
3)결근. 휴가
.비서의 업무는 누군가가 대신 처리하기 힘이 든다. 라서 비서의 공백으로 인하여 상사의 원할한 업무진행에 불편함을 끼치는 일이 없도록 가급적 결근을 하지 않는다.
.결근이나 휴가시에는 미리 신청서를 제출하여 사전승낙을 받도록 한다.
.갑자기 결근하게 될 경우에는 반드시 본인이 상사에게 전화로 사과와 함께 이유를 설명한다. 어떠한 경우에도 무단결근은 금물이다.
.자신이 전화를 못할 형편이면,가족이나 가까운 사람에게 부탁한 후 사후에 결근계를 제출한다.
.자신이 처리해야만 하는 사항은 상사에게 보고하고 동료에게 협조를 구하여 사전조치를 취한다
.급한일이 생겼을때를 대비하여 휴가중 연락처를 남기고 장기간 결근이나 휴가중에는 종종 연락을 취한다.
.다른 사람이 대신 일처리하기 쉽도록 서류나 파일 등을 미리 정리한다.
4)이석. 외출
.상사가 언제 비서에게 지시를 내릴지 모르므로 이석. 외출을 삼간다.
.근무 중 자리를 뜰 때는 반드시 상사나 옆자리에 있는 동료에게 말한다.
.이석. 외출 시에는 책상위를 말끔히 정리정돈 하고 자리를 뜬다.
.외출할 경우에는 시간이 길건 짧건 반드시 상사의 허락을 받아야 한다.
.목적지. 행선지. 용건. 소요시간. 귀사시간을 반드시 상사에게 알린다.
. 외출했을 떄는 반드시 귀사하여 업무를 마감한 후 퇴근한다.
.부득이한 사정으로 귀사가 곤란할 경우에는 상사에게 전화를 걸어 지시를 받는다.
.외출후 돌아와서는 반드시 보고한다
5)퇴사
.사직서 제출은 가급적 일찍(1개월 정도)하되. 늦어도 15일 전까지는 제출한다
.마지막 날까지 성실히 책임감을 가지고 일한다.
.업무인계를 정확히 한다
.회사. 동료간 금품의 대차관계는 깨끗이 정리한다
-근무중 예절
1)업무시 예절
.입을 크게 벌리고 하품을 하거나 기지개를 펴지 않는다.
.근무중 과자나 음식물 등을 먹지 않는다
.화장을 하거나 손톱을 깎는 행위 혹은 귀지를 후비는 행위를 하지 않는다
.사적인 전화나 잡담을 삼가고 남의 자리에서 잡담을 하는것도 삼간다.
.업무와 관련없는 서적을 읽거나 컴퓨터 게임들을 하지 않는다.
.말은 가능한 작고 간결하게 한다.
.장난을 하거나 큰소리로 웃거나 품위없는 행동을 하지 않는다.
.회사의 사무용품을 사적으로 사용하지 않는다.
.거리가 멀리 떨어져 있는 사람에게 말을 걸때는 그 사람 곁에 다가가서 말한다.
.착석할 때는 의자를 당겨서 앉으며 이석할때는 의자를 책상 안으로 밀어넣는다.
.사람을 큰 소리로 부르는 일을 삼간다
.문을 여닫을 떄는 통행하는 사람에게 방해가 되지 않도록 주의한다.
.상대방의 입장을 존중하고 자만하거나 남을 무시하지 않는다.
2)업무수행 중 예절
.여러장의 보고서는 스템플러나 클립 등으로 고정시킨다.
.결재를 할때는 결재철에 넣도록 하며, 다른 부서로 이동시에도 결재철에 넣어서 이동한다.
.문서나 보고서는 오자. 탈자. 또는 오류를 확인한다.
.상사가 부르면 “예” 하고 즉시 대답한후 의자에서 일어난다.
.상사의 말을 중간에서 끊지 않도록 하며 의문사항이 있으면 말씀이 끝난 후 질문한다
.상사에게 꾸중을 들을 떄는 인상을 찌푸리거나 서운함. 불평 등을 표현하지 않도록 한다
3)사내 통행 예절
.뛰어 다니지 않으며 앞서가는 사람을 앞질러 가지 않는다.
.급한 용무가 있어서 앞질러 가야 하는 경우에는 반드시 “실례합니다”라고 말하고 앞지른다
.큰소리로 잡담을 하거나 장시간 동안 서서 이야기 하지 않는다
.신발소리가 크게 나지 않도록 걷는다
.담배를 입에 물고 걷거나 여러사람이 함께 갈 경우 일렬 횡대로 걸어가지 않는다.
,출입구를 막고 서있지 않는다
.좌측통행하며 코너에서는 부딪치지 않게 좌측은 작게 돌고 우측은 크게 돌아서 걷는다
.복도에서 조직내 상사와 마주쳤을 때는 한쪽으로 비켜서서 가볍게 목례를 한 후 상사가 먼저 지나가도록 한다
4)사무실 물건을 다루는 예절
.물건은 두 손으로 다루는 것을 원칙으로 한다
.책상 위에는 꼭필요한 것만 꺼내 쓰도록 한다
.쓴 물건은 원위치에 갖다 놓는다.
.바늘.핀같이 작은 물건은 큰 종이나 천에 찔러서 보관한다.
.작은 물건이나 흐트러지기 쉬운 물건은 큰그릇에 담아둔다
.종류가 같은 물건은 한 곳에 배치하여 둔다
.누가 열어보더라도 물품을 찾기 쉽게 정리를 한다.
.남에게 줄때는 상대가 손잡이를 잡기에 편하게 주어야 한다.
.받는 사람이 편하게 하여 두손으로 주고 받는다.
.신문. 책 등은 상대방이 바르게 보이도록 건넨다
.컵, 잔 등 음식물이 담겨있는 그릇은 입이 닿는 부분 혹은 그릇의 안쪽에 손이 닿지 않도록 한다
.서있는 사람에게는 서서 준다
.상대방이 선 자세로 주는 물건은 서서받는다
5)휴식예절
.진행 중인 일은 마무리를 한후에 휴식을 한다.
.화장실을 가거나 근무자를 비울 경우 행선지를 적어 놓는다.
.피곤하다고 해서 책상에 엎드려 잠을 자지 않는다.
,자기의 휴식을 위해 남의 휴식을 방해하지 않는다.
.창문이나 창틀에 기대어 커피를 마시거나 잡담을 하지 않는다.
,휴식을 위해 잠시 자리를 비울때는 주변을 깔끔하게 정돈해 놓고 자리를 비운다
-외근 및 출장 예절
.외근 혹은 출장을 갈때는 목적에 따라 세밀히 준비한 후 나간다
.명령자나 상급자에게 인사하고 출발하며. 언제 무슨일로 어디로 가는지 분명하게 말한다.
.목적지에서의 일정표를 작성하고 업무수행에 필요한 서류를 준비한다.
.명령자가 기다리지 않도록 중간보고를 하며, 자기의 소재지를 알린다.
.자기회사를 대표한다는 것을 늘 염두에 두고 행동한다
.사외 업무가 끝나면 즉시 귀사한다
.귀사 즉시 명령자에게 보고하고, 필요하면 서면으로 보고서를 작성한다
.모든 경비를 실비에 의해 정산하며 지출 명세와 영수증 등을 첨부한다
.외근을 빙자하여 해야할 업무를 지체하거나 남에게 미루지 않는다
-타문화 이해와 국제매너
1)인사예절
-기본자세
.밝고 온화한 표정을 하고 가벼운 미소를 짓는다
.인사하기 전과 후에 상대의 눈이나 미간을 부드럽게 응시한다
.무릎. 등. 가슴. 허리는 자연스럽게 곧게 편다
.턱은 내밀지 말고 자연스럽게 당기고 입은 조용히 다문다
.여성은 차렷한 자세에서 오른손이 위로 가도록 두손을 앞으로 모아 하복부에 갖다 댄다
.남상은 두 손을 달걀을 쥔 모양으로 감싸쥐며 양쪽 바지 재봉선에 가볍게 닿게 한다
.발은 무릎을 펴서 붙인다. 발 뒤꿈치는 서로 붙이고 남자는 45도 여자는 30도 정도로 벌려서 v자 모양으로 선다
-인사요령
.똑바로 선다(등을 펴고 꼿꼿이 세운다.시선은 자연스럽게 각도에 따라 1,5~2.5cm정도 앞을 본다.고개를 숙이기 전에 상대의 눈을 본다)
.고개를 숙인다(고개가 아닌 허리로 인사를 한다. 머리. 목. 등. 허리가 일직선이 되도록 한다. 고개를 숙일때 턱이 앞으로 나오지 않도록 한다.엉덩이가 뒤로 지지 않게 주의한다. 상대와 상황에 맞는 인사말을 한다. 발음을 정확하게 끝까지 한다. 몸을 굽히면서 인사말을 하고 끝난 다음 몸을 일으킨다. 물건의 휴대시 물건을 왼손으로 옮겨쥐고 오른손을 허리 옆에 자연스럽게 내려놓은 후 인사한다)
.잠시 멈춘다(숙였을때 인사의 각도에 따라 약 0,5~4초간 정지한다. 시선은 인사의 각도에 따라 1~3m 앞을 바라본다)
.상체를 일으킨다(상체를 숙일때는 조금 빠르게 일으킬때는 천천히 일으킨다)
.똑바로 선다(고개를 든후 똑바로 서서 상대를 바라본다.상대의 미간을 보며 미소짓는다)
-잘못된 인사법
.상대방 얼굴을 빤히 보면서 하는 인사
.눈을 보지 않거나 말을 하지 않는 인사.
.허리를 너무 리 굽히고 곧바로 급히 일으키는 인사
.고개를 떨어뜨리거나 고개만 까닥하는 인사
.뒷짐을 지거나 표정이 없는 인사
-인사의 종류
.목례: 상대방에게 목소리가 미치지 못하는 때. 손을 뗄수 없는 작업을 하고 있을때. 길 또는 실내나 복도에서 자주 마주치는 사람에게 하는 인사로서 고개를 숙이는 각도는 약 5도이다. 말을 하지 않고 가볍게 머리만 숙이면서 고개를 끄덕이는 인사로 서로 눈이 마주쳤을 때 가볍게 미소를 띄운다. 앉아 있거나 서 있을때, 혹은 걸어가는 도중 그 자세에서 상체를 굽히지 않고 눈으로 경례의 표시를 하며, 가볍게 머리만 숙이면서 부드러운 표정을 짓는다
.가벼운 인사:바로 선 자세에서 3m정도 앞을 보고 상체는 15도 정도 굽힌다. 시선은 인사 전후에 상대의 목쯤에 둔다. 좁은 장소에서 또는 두 번 이상 마주치는 상사 및 동료 직원간에 하는 인사이다. 손님이 스쳐 지나갈 때 질문을 받았을 때 하기도 한다
-보통인사: 바로 선 자세에서 1~2m 정도 앞을 보고, 상체는 30도 정도 굽힌다. 상대와 보통 2~5m가량 떨어지도록 적당한 거리에서 인사를 하는것이 바람직하다. 일상 생활에서 가장많이 하는 인사로 상사. 거래처 직원 혹은 내객을 만나거나 헤어질때 한다
-정중한 인사:시선은 바로 선 자세에서 전방 1m정도 앞을 보고, 상체를 굽히는 각도는 45도 정도이다. 고개를 숙였을 때의 시선은 자신의 발 앞에 둔다. 남자는 양손의 중지가 양 무릎 옆에 올때까지 여자는 두 손을 모응ㄴ 손이 하복부 중앙에 올때까지 숙인다. 인사시간은 다른 인사보다 좀 더 길게 하며 보통 3~4초 정도 걸린다. 상대방에게 정중히 인사할 필요성이 있을 때 배웅할 때. 감사를 전할 때. 사과를 할때 한다,
2)소개
.소개할때는 소개자의 소속. 직책. 성명 등을 간단 명료하게 말한다.
.소개이유. 소개자의 경력 등을 함께 소개한다.
.소개 받은 사람은 한 차례 소개가 끝나면 자기가 다시 한번 소속과 성명을 말한다.
.손아랫 사람. 하급자. 사내사람. 연소자. 남성을 먼저 소개한다.
.자기 회사 사람이 두 사람 이상일 경우에는 직위가 높은 사람부터 차례로 소개한다
.지위나 연령이 같은 경우에는 친한 사람 먼저 소개한다
.고객끼리는 친분이 있는 고객을 먼저 소개한다.
.상사와 고객의 경우에는 상사를 고객에게 먼저 소개한다
.많은 사람에게 소수의 사람을 소개할때는 먼저 한 사람을 다수에게 소개한다
.동행인과 함께 타사 방문시 동행인을 소개할때는 동행인을 본인보다 먼저 소개한다
3)악수
.바른 자세로 서서 오른손으로 적당히 힘을 주어 잡고 밝고 호의적인 표정을 짓는다
.상대의 눈을 보며 상체를 가볍게 숙이고 맞잡은 손을 2~3번 흔든다
.악수 하는 도중 상대의 시선을 피하거나 다른 곳을 보아서는 안된다
.악수는 상급자. 연장자. 여자가 먼저 제의한다
.상대방이 손을 내밀고 기다리지 않게 한다
.악수를 청했을 때 악수를 받아주지 않으면 안된다
.손을 너무 세게 쥐거나 손끝만 내밀고 악수하면 안된다
.두손으로 잡거나 허리를 너무 굽히지 않는다
.왼손을 뒷짐지거나 주머니에 넣은 채 해서는 안된다
.왼손으로 악수하거나 장갑 낀채로 악수해서는 안된다
.땀젖은 손이나 불결한 손으로 악수해서는 안된다
4)명함
.명함은 그 사람의 분신이므로 소중히 다룬다
.반드시 일어서서 허리와 가슴선 위치에서 두손으로 명함을 잡는다
.소속과 이름을 정확히 말하며 상체를 10도 숙이고 정중하게 건넨다
.명함은 고객이 바로 읽을 수 있는 방향으로 돌려서 건넨다
.요즘은 앞면은 한글 또는 한문, 뒷면은 영문으로 작성하므로 외국인에게 건넬 때는 영문이 보이도록 건넨다
-건네는 순서
.아랫사람. 먼저 소개된사람. 방문한 사람이 먼저 명함을 건넨다
.여러 사람과 명함을 교환할 때는 지위가 높은 사람부터 건넨다
.상대가 두사람 이상일 때는 손윗사람에게 먼저준다
.여러 명과 명함을 교환하는 경우에는 상대편의 상급자순으로 명함을 건넨다
-주의사항
.명함을 한손으로 받거나 보지도 않고 바로 집어넣으면 안된다
.받은 명함을 구기거나 툭툭치며 손장난을 하지 않는다
.받은 명함은 뒷주머니에 넣지않고 상위 윗주머니에 넣는다.
.상대방의 명함을 꼭 훑어보고 회사명과 이름을 확인한다
.상대방의 면전에서 상대의 명함에 낙서를 하지 않는다
.명함에 인상. 용건 등 메모를 해야 할 때는 상대가 돌아간 후에 한다
-외국인과의 명함 교환
.명함을 제작할 때 직함. 부서명. 이름 등의 영문표기를 정확하게 하도록 한다
.외국인들은 상황이나 용도에 따라 다르게 쓰이는 업무용 명함과 사교용 명함을 가지고 있다. 요즘엔 앞면에 업무용. 뒷면에 사교용 명함을 새기기도 한다
.업무용 명함은 업무시에만 사용하며 사교용 명함보다 규격이 크고 성명. 회사명. 직위 등이 기재되어 있다
.사교용 명함에는 회사명이나 직업명. 직위 등을 기재하지 않고 Mr.Mrs. 다음에 이름을 쓰고 전화번호 등을 메모하여 주시기도 한다
5)선물 예절
-선물할 때 주의 사항(받는 상대와 선물 목적에 따라 알맞게 선택. 상사를 대신해서 선물을전달할 때는 전화로 미리 알리고 카드와 함께 공손한 태도로 전한다)
-선물을 받을 때 주의 사항(특별한 경우를 제외하고는 대신 받아두지 않는 것이 좋고 직접 받은 경우에는 빨리 전하도록 한다)
-외국 손님에게 드릴 선물 준비와 받기
.들고 다니기 간편하고 가방안에 손쉽게 넣을 수 있는 선물이 좋다
.한국의 토산품이나 (MADE IN KOREA)제품을 더 좋아한다
.펜과 연필세트. 음반. 인삼차. 술. 문구류. 도자기. 탈 등이 좋다
.선물을 보낼때는 카드를 함께 보낸다. 카드에는 ‘With the Compliments of+ 이름.직위.회사명’을 쓴다
.선물에 대한 감사편지를 보낸다.
외국인들은 생일. 크리스마스. 발렌타인데이 이외에는 선물을 잘 하지 않는다
.넥타이핀. 귀걸이. 커프스 버튼. 속내의 등은 허물없는 사이가 아니면 선물하지 않는다
-나라마다 금기시 되는 선물
.미국에서 백합응ㄴ 죽음을 의미하므로 삼간다. 단 부활절에는 가능
.일본에서는 흰색. 밝은 색 포장지. 흰꽃. 4는 죽음을 상징한다
.홍콩에서는 같은 값이면 한가지보다는 두 가지 선물을 좋아한다.
.독일에서는 선물 포장시에 흰색.검정색.갈색의 포장지와 리본을 사용하지 않는다. 꽃은 포장하지 않고 준다. 빨간장미는 연인 사이에서만 준다
.프랑스에서 빨간 장미와 향수는 연인 사이에서만 준다. 빨간 카네이션은 장례식 때에 많이 사용한다
.중국에서 시계는 장례를 치르는 물품중의 하나다
.멕시코와 브라질에서는 자주색과 보라색 꽃이 죽음을 의미
.라틴아메리카에서 칼은 단절하자는 의미
.중동에서 손수건은 눈물과 이별을 의미.여성이 있는 그림이나 애완 동물은 격이 낮은 선물이다. 이슬람 국가에서 음주는 금기이므로 술은 선물하지 않는다
6)외국인이 이해하기 어려워하는 한국인의 습과
.꾸중들을 때 상대방의 눈을 보지 않는다-미국인들은 상대방의 눈을 똑바로 보지 못하는 사람은 상대방을 무시하거나 정직하지 못한 사람이라고 생각한다
.동선간에 손을 잡는다-미국인들은 동성연애자로 오해할 수도 있다
.상대방의 주의를 끌기 위해 옷자락을 잡아끈다-미국인들은 자신만의 영역을 침범하는 무례한 행동이라고 생각한다
.술잔을 돌린다-다른 사람이 마시던 잔을 사용하는 것은 비위생적이라고 생각한다
.레스토랑에서 자신의 손수건으로 입을 닦는다- 손수건이 아니라 냅킨을 사용해야 한다
7)Tip-흔희 15% 정도가 안전
8)승용차. 비행기의 좌석 배치
-승차시에는 상위자가 먼저타고. 하차시에는 하위자가 먼저 내린다
-비행기의 경우에는 창측이 제일 좋은 자리이고 그 다음이 복도측.그리고 가운데가 제일 불편한 자리이다
-기사가 있는 경우
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9)복도
.안내할 때는 방문객보다 두서너 걸음 앞. 오른편 대각선 방향에서 안내한다
.안내할때는 눈. 입. 어깨. 손을 동시에 사용하며 손가락은 가지런히 펴고 엄지손가락은 붙이고 손바닥을 위로하여 허리 위치에서 가고자 하는 방향을 가리키며 안나한다
.모퉁이를 돌때는 가야할 방향을 가리킨다
10)계단
.계단에서 고객을 안내할때는 고객에게 층수를 말해준다
.고객이 계단의 손잡이 쪽에서 걷도록 한다
.고객보다 높은 위치가 되지 않도록 한다
.남성고객. 여성 안내원, 남성 고객. 남성 안내원. 여성고객. 여성안내원의 경우에는 고객이 먼저 올라가고 안내자가 먼저 내려간다. 단. 여성 고객. 남성안내원의 경우에는 반대로 한다
11)엘리베이터
.안내원이 있거나 2명 이하가 탑승할때는 고객이 먼저 탑승
.안내원이 없거나 3명 이상이 탑승할때는 안내자가 먼저 탑승
.내릴때는 ‘open’ 버튼을 누르고 고객이 먼저 내리도록 한다
.상석은 조작버튼의 대각선 뒤이다
12)에스컬레이터
.고객이 앞에서 먼저 올라가도록 하며 내려갈 때도 고객이 먼저 내려가도록 한다
13)회전문
.자동문인 경우 고객이 앞서 가도록 한다
.수동문인 경우에는 아랫 사람이나 남자가 먼저 밀고 들어가서 기다리는 것이 옳다
(표준화법)
1)목소리 관리
2)화법관리
-쿠션표현: 죄송합니다만. 불편하시겠지만. 바쁘시겠지만. 실례합니다만. 괜찮으시다면. 양해해 주신다면. 번거로우시겠지만
-지시형. 명령형 대신 쿠션표현+권유형 또는 의뢰형
예>1.~해 주세요.~하세요 :괜찮으시다면, ~해주시겠습니까?~해주시기 바랍니다.~해주시면 감사하겠습니다
2.잠시만 기다리세요: 죄송합니다만, 잠시만 기다려 주시겠습니까?.죄송합니다만. 잠시만 기다려 주시기 바랍니다. 잠시만 기다려 주시면 감사하겠습니다.
3)단정형. 부정형 피하고 대안 제시
예>1.안돼요: 곤란합니다만, 이렇게 하시면 어떨까요?
2.제 소관이 아닙니다: 그 부분이 제가 담당자가 아니라 잘 모르겠습니다만. ~씨와 말씀해 보시겠습니까?
.거절을 해야 할 경우에는 우선 규정이나 규칙이라는 말은 피하면서 들어줄수 없는 이유를 친절하게 완곡한 표현을 사용하여 설명한다. 그리고 “할수 없습니다.”“안됩니다”의 표현보다는 “곤란합니다” “어렵겠습니다”의 표현을 사용한다
예>1.안됩니다: 어쩌지요?그것은 좀 곤란한 일이라서요
2.할수 없습니다:도와드리고 싶지만. 그일은 저희들로서도 좀 어렵겠습니다
4)존경어: 상대방을 자기보다 높은 위치에 두고 경의를 나타내는 표현법. 자기 자신의 입장에서 존중하여야 할 모든 대상을 높인다
예>~한다/~하신다 물어봐도 될까요?/여쭤봐도 되겠습니까?
5)겸양어: 자기를 낮은 위치에 두고 상대를 높이는 표현법
예>우리/저희 이름과 주소를 적어주십시오/죄송합니다만, 존함과 주소를 적어주시겠습니까?
6)호칭
-자신을 칭할 때:동료나 아랫사람에게는 ‘내가’. ‘나는’ 이라는 표현이 가능하지만 손윗사람이나 직장내 연장자에게는 ‘제가’.‘저는’이라고 쓴다
-상대방을 호칭할 때: 윗사람이나 연장자의 경우에는 직명에 ‘님’ 을 붙여서 부른다. 동료 끼리는 이름 뒤에 ‘씨’나 ‘선생님’ 등을 붙여서 부른다. 직함이 없는 선배나 나이가 많은 동료 직원은 이름 뒤에 ‘님’, ‘선배님’ ‘선생님’ 이라고 부르는 것이 좋다. 아랫사람에게도 이름 뒤에 ‘씨’를 붙이는 것이 좋다
-제 3자를 지칭할 때
.외부사람과 대화시-외부사람에게 내부 사람을 지칭하여 말할때는 이름 뒤에 ‘씨’를 붙여서 부르거나 직명으로 부른다
.윗사람과 대화시-윗사람을 그보다 윗사람에게 지칭하는 경우의 호칭과 표현법은 사실 의견이 분분하다. 그러나 보통 호칭은 높이고 표현에서는 극존칭을 피하는 것이 좋겠다. 윗사람에 관하여 말할 때는 듣는 사람이 누구든지 ‘-시-’를 넣어 말한다
예>이과장님께서는 지금 회의 중이십니다. 이과장님은 지금 회의중이십니다. 이과장께서는 지금 회의 중이십니다
그러나 직급이나 나이가 나와 별 차이가 나지 않을 때는
예>이과장은 지금 회의중입니다
(업무능력개발)
1)조직에 적응하는 태도
.만나는 모든 사람들에게 공손하게 인사를 한다.
.상사와 개인적 또는 업무적으로 관련을 맺고 있는 사람들과 사내 사람들의 얼굴과 이름을 그들 업무와 관련시켜 빨리 기억하도록 한다. 의식적인 훈련과 학습이 필요.
.조직의 분위기와 상사의 업무와 관련된 여러 가지 사항들. 상사의 업무 스타일과 개인적인 취향. 비서업무등을 신속하게 파악하고 빨리 적응 하도록 한다
.조직의 규율을 잘 지킨다
.비서의 품위를 유지하기 위하여 자기관리에 힘쓰며 복장 및 대화법에 유의한다
.새로운 지식과 기능 및 기술을 열심히 익히도록 한다
.동료들과도 협력 관계를 잘유지할수 있도록 노력한다
2)비서의 업무파악
-조직과 상사에 관한 일반적 사항
.조직의 목표와 정책. 주요 사업. 조직도 등을 기록한다
.조직도에 있는 임원들과 비서들 이름. 그리고 주요 실무자들의 이름과 얼굴을 파악하고 기록한다
.상사보좌와 관련된 업무들과 상사의 업무스타일을 고려한 처리원칙등을 파악하여 적어둔다.
-표준절차와 양식
.상사와 공적. 사적으로 자주 연락하는 고객. 주요 부서. 관계기관. 여행사. 호텔. 음식점 등의 전화번호와 주소 등을 적어둔다
.보고서. 메모 등의 문서 양식을 정리하고 없는 것은 서식을 개발한다
.컴퓨터 비밀번호. e-mail번호와 발송법. 비상시 대처법 등을 기록한다
.각 업무에 필요한 체크 리스트를 작성한다
.비서 업무를 효과적으로 실시하기 위하여 업무 일지. 전화메모지.방문객명부. 시간일지. 시간계획표 등의 양식을 개발하여 사용한다
-업무처리 절차
.현재 수행하고 있는 업무들 예를 들면 일정관리. 회의 관리. 출장관리. 문서 작성. 우편물 처리. 전화 응대. 방문객 등대. 비품과리 등의 처리절차내용과 유의사항을 자세히 파악하여 적는다
-업무처리공간
.각종 서식과 비품. 문구류의 위치를 적어둔다
.책상열쇠,파일위치. 책상및 서랍의 정리방법 등을 적는다
.-용어정리
.소속하고 있는 조직분야와 관련된 용어. 상사 업무와 관련된 용어. 비서직무와 관련된 전문용어. 상사 업무와 관련된 용어. 비서직무와 관련된 전문용어. 약어. 은어 등을 정리한다
.생소한 용어는 각종 참고자료를 활용하여 찾아서 그 뜻을 적는다