어떻게 일을 효과적으로 빠르게, 잘 할 것인가?

얼마전에 목표수립 후 중간점검에 대해...글 썼는데..베스트가 되어서.. 감사하기도 하고..용기도 얻었습니다. 글을 쓰는 건 보고 다른 사람한테도 도움이 되지만..정작 자신도 돌아보는 좋은 계기가 되는 것 같아요..   공부시간을 확보하려면 우선 일을 효율적을 빠르게 잘해서 절대 시간을 확보해야만 하는것 같습니다. 요청이 있어서...아직 부족한게 많은 사회 초년생이지만... 제가 겪었던 상황과 해결책을 풀어놓겠습니다.   일단 저의 예기를 하자면 이제 겨우 신입사원 딱지를 뗀 2년차 대기업 사원입니다. 굳이 대기업을 쓴 이유는 중소기업에서 처럼 멀티 플레이어 보다는 아무래도 맡은 분야가 좀더 한정되고 집중되어 있을 것 같아서 입니다. 하지만 일을 잘하면 대기업에서도 얼마든지 멀티플레이어가 될 수 있음을 느꼈습니다   여튼, 저는 제대로 일 시작한지는 작년 7월부터니까 겨우 10개월정도 밖에 안되었습니다만 같은 부서에 있는 저보다 8~9년차 위 대리 선배님들보다 웬만한 일은 빠르게 잘~처리 할 수 있고 그렇게 각인이 되었네요..   일을 잘 한다는 것은 첫째, 일을 빠르게, 효율적으로 하며 둘째, 양질의 결과를 나타내는 것이라고 생각합니다.   저는 우선 빠르게, 효율적으로 하는 것에 대해 풀어보겠습니다. 일을 효율적으로 하면 빠르게 할 수 있는데요.. 다른 분들이 좋은 얘기 많이 해주셨으니 제가 쓰는 방법 위주로 정리하자면...   저는 일단 제가 하는 일중 큰 카테고리는 마인드맵으로 정리를 합니다. 예를 들어 회의를 주관한다고 하면... 아래와 같은 식이죠.. <IMG class=c alt="이미지를 클릭하면 원본을 보실 수 있습니다." src="https://t1.daumcdn.net/cafefile/pds66/5_cafe_2008_04_28_08_37_48150e545bb8d" border=0>   마인드 맵을 쓰는 것의 장점은 무언가를 진행할때 일목요연하게 정리할 수 있으며 한 번 했던 것은 전에 준비할 때 걸렸던 시간의 몇배를 단축할 수 있습니다. 또한 행사하면서 부족했던 점 등은 바로 마인드맵에 추가해서 넣기 때문에 한 번 했던 실수는 반복할 일이 없습니다. 또한 마인드맵의 장점은 한글, 파워포인트, MS워드 문서로 변환해서 쓸 수 있습니다. 저는 변환 후 작게 출력해서 플래너에 붙여서 다니며 언제든 확인할 수 있게 합니다. 그리고 이렇게 세분화 하고 플래너를 통해 일의 우선순위를 정하고 한 가지 일을 끝내면 바로 다음일을 할 수 있게 해놓고 하나씩 하나씩 금방 끝내 버리는 방법을 택합니다.   일을 빠르게 효율적으로 하는 또 한가지는 남이 만들어 놓은 걸 애써 스스로 다시 만들지 않는 것입니다. 신입사원이 일을 늦게 마치는 큰 이유 중 하나는 인맥도 없고 경험도 없기 때문에 모든 것을 자기가 만들려고 한다는 것입니다. 자신이 만들면 경험부족과 미숙한 실력으로 시간만 오래 걸리고 형편없는 결과물을 만들때가 많습니다. 딱 제가 그랬거든요..^^; 대기업은 회사에서 큰 흐름, 영업방향을 잡으면 기타 여러 지점에서 추진하는 일이 비슷한게 많습니다. 그렇다면 역시 같은 영업방향을 위해 타인이 만들어 놓은 파워포인트 등은 웬만하면 만들필요 없이 협조를 구하고 받아서 써야 합니다. 그러기 위해선 당연히 먼저! 자신의 작품(?)을 줘야 하고 인맥관리도 잘 해야 합니다. 인맥관리는 술먹고 친해지는게 아니고 자신이 노력해서 만든 것을 먼저 주는게 가장 큰 인맥관리인 듯 합니다. 또한 이녀석은 웬지 인간성도 좋고 일도 잘하고 성공할 놈이다란 것을 동기들에게 심어주면... 필요한 자료도 잘 얻을 수 있습니다. (어쨌든 전제는 먼저 양질의 자료를 공유 하는 것이 중요한 듯)   이것과는 별개로 파워포인트 작업을 예로 들어보겠습니다. 윗 상사 분들은 강의력은 있지만 파워포인트 만드는 능력은 떨어집니다. (단, 파워포인트 자료 보는 눈은 너무나 높음) 이것도 동기들과 공유를 하면...동기들은 역시나 고만고만 하고 특출나지 않습니다. 저는 SERI 파사모, 네이버 파워포인트 전문가 클럽 등 에서 모을 수 있는 자료 등을 다 모으고 심지어는 어둠의 경로(웹하드 등)를 이용하여 관련 서식, 배경, 디자인, 애니매이션 자료를 모을 수 있는 만큼 모으고 양질의 것을 분류합니다. 자료 수집, 분류까지는 오래 걸리지만 그 다음 부터는 일사천리로 아주 효율적으로 양질의 파워포인트가 쭉쭉 나옵니다. 이렇게 보다보면 디자인 감각도 생기며 처음에는 어설프게 조합했던 자료들도 점점 통일감 있게 멋진 자료로 재창조되어서 나올 수 있습니다.   자동차를 예로 들면... 결국, 일을 빠르게 하는 큰 요인 중 하나는 이미 만들어진 자동차 바퀴를 자신이 또 만들려고 하지 말라는 겁니다. 제가 할 일은 여러 양질의 부품과 바퀴등을 이용해 멋진 자동차를 만들어 내는 일이죠.. 이래서 인맥이 중요함을 느낍니다. 또한 인터넷의 발달은 검색능력을 갖추면 저같은 사원에겐 날개를 달아주게 되었습니다. 부서장님이 주로 보는 파워포인트 자료는 SERI CEO등인데..제가 만든 파워포인트가 SERI CEO에서 만든 것보다 잘 만들었다고 칭찬을 해주시더군요.. (물론 첨엔 이것뿐 못하냐고 욕먹었습니다..ㅎㅎ)   이렇게 해서 잘 만들어낸  사례는 얼마든지 있습니다...   저의 사례를 적용할 때 당부드릴 점은 제가 위에처럼 썻다고 해서 여기저기 자료를 모으는것도 중요하지만 그 전제가 되는 것은 그 자료를 응용할 수 있는 실력배양이라 생각합니다. 즉, 파워포인트, 엑셀, 워드 등을 자유자재로 빠르게 다룰 수 있는게 우선인 듯 합니다.   둘째, 양질의 결과물을 만들어 내는 것은 제가 말씀드리기는 좀 어려운 감이 있지만 위와 일맥상통합니다. 결국 비교 대상은 부서내 직원과 동기인데.. 가능한 책, 인터넷 등을 통해 많은 자료를 수집하고 조합해서 비교대상들보다 좋은자료를 만들어 내고 실수를 줄이는 겁니다.   저는 참고로 좋은 강의자료 만들어 내려고 음악편집, 그림 편집, 동영상 편집 등의 온갖 편집 기술까지 익히고 온갖 아이스 브레이킹 자료 및 지루하지 않도록 재밌는 자료도 삽입하고 지시할 때 말씀하지 않았던 부분도 추가해서 만들어 주었습니다. (참고로 파워포인트 강의 자료 만드는 건 절대 저의 주업무가 아닙니다. 자랑을 하자면.. 교육담당이 따로 있는데 저희 부장님이 웬만한 담당하는 본사 직원보다 잘한다고 저한테 맡기십니다. )    까페 회원 분중 까치발을 들어서라도 윗분들에게 잘 보이라고 했던 말이 기억나네요.. 비굴하게 할 필요는 없지만 일단 비교대상 보다는 무조건 양질의 자료를 빠르게 보고하려고는 많은 노력을 기울였습니다. 예를들어 세이노님은 자신의 회사에선 줄 간격 같은 건 무시하라고 했지만 대기업에선 엄청 중요하며 상사 입장에서 가독성이 있어야 합니다. 이러한 것도 숙달되면 대충 쓰는 것보다 오히려 빠르게 반듯한 보고서를 쓸 수 있습니다 (이유는 기존에 잘 만든 보고서, 품의서를 재활용 하기 때문)   또한 신입사원 입장에서 중요한 건 실수를 줄이는 것이라 생각합니다. 아무리 인정받고 잘 만들어진 보고서도 날짜나 금액 등이 잘 못된데가 있으면 신뢰가 바닥에 떨어집니다. 저는 부서장에게 가는 보고서는 항상 친한 경리 여사원누님한테 부탁해서 확인부탁드린다고 합니다. 즉, 저한테는 1차 보고대상이죠..(무조건 경리담당하고는 친해져야 편함^^ㅋ) 그럼 꼼꼼하고 친절하게 확인잘 해 주십니다. ㅎㅎ   이상이 제가 나름데로 일을 효율적으로 상대적으로 남들보다 조금 잘 했던 방법인데요... 다른 방법들은 다른 분들이 많이 까페에서 썼으니...잘 안썼던 내용 위주로 써봤어요.. (아... 제 노하운데..먼저주면 더 큰 복으로 다가오는 것 같으니..역시 별거 아니지만 공유합니다.^^!)   사실...수십년동안 현장에서 업무능력을 갈고 닦은 선배님도 계신데.. 입사는 2년차로 경험도, 능력도 부족한 제가 이런 글을 쓰는게 부끄럽습니다. 부족한 글에 가감없는 질책과 충고 부탁드립니다. 또한 부족하나마 제 글이 현재 회사에서 열심히 뛰어댕기는 저같은 막내들과 이제 입사할 예비 사원들에게 도움이 되었으면 좋겠네요...   그럼 여기서 저의 부족한 글 마치겠습니다. 열심히 노력하는 모든 까페분들 건강하시고 행복하십시오!