2. 시장조사 - 시장조사 단계의 주요 과업

[향기살이]

1. 시장조사 단계의 중요성

개념 및 역할
-  공공조달 과정에서 특정 요구사항을 정의하고 가장 적합한 조달방법을 결정하는 단계입니다.
- 조달에 관한 대부분의 주요 의사결정이 이 단계에서 이루어집니다.
- 낙찰 이후 진행되는 계약 관리에 필요한 핵심 요소들이 입찰 전에 미리 통합되는 가장 중요한 단계입니다.



2. 시장조사 단계의 5가지 주요 과업

(1) 시장조사 수행
-  수요기관의 조달 담당자와 조달사업팀이 서로 협력하여 조달전략계획 초안을 마련합니다.
-  필요한 물품, 서비스, 공사를 제공할 공급자를 찾기 위한 정보와 출처를 조사합니다.
-  과업 수행에 투입되는 시간과 자원은 조달사업의 규모 및 복잡성에 비례합니다.


(2) 정보제공요청(RFI) 실행
- 기술사양 및 제안요청서(RFP)를 작성하는 데 필요한 정보를 사전 확보하기 위한 절차입니다.
-  모든 조달사업에서 필수로 거쳐야 하는 것은 아니며 법적 의무 사항도 아닙니다.
-  사업의 복잡성과 전문성이 높고, 기존의 계약 사례가 부족한 경우에 특히 효과적입니다.


(3) 공급업체 초청행사
-  '산업의 날' 또는 '업계 간담회' 등의 형태로 진행됩니다.
-  구매사양이나 과업명세서에 대한 업계의 의견과 정보를 수집하는 기회로 활용합니다.
- 대규모 조달사업을 추진할 때 활용하면 효과적입니다.


(4) 정부비용추계
- 조달사업팀과 협력하여 사업에 소요될 예상 비용을 추정합니다.
- 입찰금액 또는 계약금액을 결정하는 기준이 되는 중요한 요소입니다.
- 입찰업체가 제출하는 입찰서와는 철저히 독립적으로 수행되어야 합니다.


(5) 계약방법 결정
- 조달사업이 가진 위험 수준을 파악하고, 수요기관과 계약상대자 간에 위험을 어떻게 배분할 것인지가 핵심입니다.
- 주요 계약 유형
  · 확정고정계약(FFP): 계약을 체결하는 시점에 금액을 최종 확정합니다.
  · 원가상환계약: 사업 수행 중 실제 발생한 비용을 사후에 정산합니다.
  · 원가기반 인센티브 계약: 비용을 절감했을 때 그에 따른 보상을 지급합니다.
  · 성과기반 인센티브 계약: 설정한 성과 목표를 달성했을 때 인센티브를 지급합니다.
  · 시간 및 자재 계약: 실제 투입된 노동시간과 자재 비용을 바탕으로 정산합니다.
  · 근로시간 계약: 수행된 노동에 대해 인력 등급별 단가를 적용하여 지급합니다.

3. 조달전략계획 최신화

주요 내용
-  시장 조사 완료 후 수집된 데이터를 기반으로 기존 조달전략계획을 업데이트합니다.
- 사업 범위, 일정, 예산, 조달방법, 요구사항 등 새롭게 파악된 정보를 문서화합니다.
- 새로운 정보가 수집될 때마다 수시로 최신화(업데이트)해야 합니다.



4. 구매사양 및 과업명세서 확정

구매사양(Specification)의 정의
-  조달하고자 하는 물품, 서비스, 공사의 물리적·기능적 특성을 명확히 설명한 것입니다.
-  시험, 검사, 사전 준비사항 등에 대한 구체적인 요구사항을 포함합니다.
-  수요기관이 원하는 바를 공급자에게 명시적으로 전달하는 핵심 수단이 됩니다.



SMART 원칙 준수 요건

- 명확성: 불필요한 세부사항을 피하고 필요한 요구사항을 명확하게 작성합니다.
- 측정가능성: 요구사항을 올바르게 충족했는지 여부를 객관적으로 판단할 수 있어야 합니다.
- 달성가능성: 시장에서 충분히 수용 가능하고 기술적으로 실행할 수 있어야 합니다.
- 현실성: 예산 범위 내에서 경제적으로 지불 가능한 합리적인 수준이어야 합니다.
- 시간제한성: 정해진 공급 기간 내에 달성 가능한 요구사항이어야 합니다.


과업명세서(SOW)

- 제공받을 서비스의 범위 또는 수행해야 할 과업의 범위를 상세히 설명하는 문서입니다.
- 과업 수행에 필요한 자원 정보가 포함될 수 있습니다.
- 주요 포함 내용: 조달 배경, 달성 목표, 계약상대자의 업무, 결과물, 일정(성과, 결과물, 지불 관련), 수요기관의 책임사항



5. 제안서 평가 전략 개발

평가 구성 요소
- 필수 요구사항: 법적 권한과 자격 입증을 위한 요건으로, 합격/불합격(Pass/Fail) 기준으로 판정합니다.
- 평가 기준: 기관이 최적의 업체를 선택 결정하는 데 중요한 영향을 미치는 요인과 하위 요인입니다.
- 비용/가격 평가: 사업의 경제성을 평가합니다.


평가 프로세스 4단계
1. 기술 제안서 평가

2. 비용 제안서 평가

3. 순위 지정 및 선택

4. 협상 및 최종 제안


평가 요인의 주요 범주

- 기술적 접근 방식: 제안 업체의 기술적 접근 방식과 사업에 대한 이해도, 실제 수행 역량을 평가합니다.
- 관리적 접근 방식: 일정 관리 능력 및 발생 가능한 위험(리스크) 관리 능력을 평가합니다.
- 자격요건 및 경력: 업체의 과거 수행 성과와 신뢰성을 검증할 수 있는 추천서 등을 평가합니다.
- 비용: 제출된 가격의 적정성과 경제성을 평가합니다.



8대  평가 기준 수립 원칙

- 명확성: 평가 요소, 방법, 기준이 모호하지 않아야 합니다.
- 상대성: 핵심 요구사항을 명확하게 정의하고 관련 요소를 적절히 반영합니다.
- 차별성: 상위, 평균, 하위 제안서를 명확히 구분할 수 있어야 합니다.
- 비차별성: 공정하고 합리적인 기준을 적용해야 합니다.
- 현실성: 계약의 성격과 가치를 고려하여 실제 적용 가능한 기준이어야 합니다.
- 측정성: 상대적 차이를 명확히 식별할 수 있도록 중요도를 반영합니다.
- 경제성: 과도한 시간, 비용, 인력이 소비되는 것을 방지합니다.
- 정당성: 상식적, 기술적, 법적 근거에 따른 합리적인 기준이어야 합니다.


가중치 요인

- 각 평가 기준이 가진 상대적인 중요도를 적절히 반영해야 합니다.
- 제안자가 어떤 요소가 중요한지 쉽게 파악할 수 있도록 제안요청서(RFP)에 이를 명시해야 합니다.
- 획일적이지 않고, 각 조달사업의 특성에 맞게 개별적으로 조정하는 과정이 필요합니다.



6. 평가위원회 구성 

구성 원칙
- 조달 대상물과 관련된 다양한 분야(산업계, 학계, 정부, 연구계 등)의 전문가로 구성합니다.
- 입찰에 참가하는 기업과 이해충돌 관계가 전혀 없는 객관적인 인물을 선정해야 합니다.
- 이는 평가의 신뢰성과 공정성을 확보할 수 있는 가장 효과적인 방법입니다.


평가 프로세스 준수사항
- 평가 과정에서 획득한 모든 정보에 대해 철저히 비밀을 유지해야 합니다.
- 본인이 내린 평가 결과에 대해 확실한 책임을 집니다.
- 특정 조건 하에서는 평가 결과 공개에 동의해야 합니다.



대규모 평가의 경우

- 대규모 사업의 경우 전문적인 평가위원 풀(Pool)을 구성하여 체계적으로 운영합니다.
- 위원들의 전문성과 자격요건을 철저히 검증합니다.
- 이해충돌 여부를 사전에 면밀히 검토합니다.
- 최종 평가위원회 구성 시 투명성을 위해 무작위(랜덤) 선정 방식을 활용합니다.

공공조달관리사 향기살이

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