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세부 업무내용 |
담당관 편성 | |
1. 업무총괄 |
가. 종적 대내업무총괄 나. 횡적 내외업무협조 |
의전비서관 | |
2. 일정관리 |
가. 행사간 일정조정 나. 일정표 작성.배포 다. 일정진행 |
일정담당관 수행비서관 | |
3. 전 형 적
의 전 업 무 |
국내관계 |
가. 내부행사 나. 국가행사 다. 부처행사 라. 민간행사 마. 특수행사 |
국내행사담당관 일정담당관 |
국제관계 |
가. 국제대회 나. 국빈방한 다. 외빈행사 라. 외국기관관련행사 마. 해외순방관련사항 바. 국제서한.성탄카드 |
국제행사담당관 | |
연회행사 |
가. 공식연회행사 나. 소규모식사 |
연회담당관 수행비서관 | |
4. 의 전 적 비 서 업 무 |
각종회의 |
가. 보고회의 나. 일반회의 다. 내부회의 |
국내행사담당관 일정담당관 |
보고.결재 |
가. 대통령보고 나. 국무총리보고 |
국내행사담당관 일정담당관 | |
접견/면담 |
가. 각계인사접견 나. 방문인사면담 다. 커피-- |
국내행사담당관 일정담당관 수행비서관 | |
5. 개인적비서업무 |
가. 재가문서 나. 접견/면담/서한 다. 경조관계 라. 국무총리수행 마. 공관관련사항 |
일정담당관 연회담당관 수행담당관 | |
6. 서무업무 |
가. 자료관리 나. 문서관리 다. 엄부현황 라. 비품관리, 선물 |
연회담당관겸임(작업량때문) 사무전담여비서 |
(2) 의전실(Office of Protocol)과의 차이점
○커다란 조직의 고위직을 보좌하는 다실 비서실은 참모비서실을 의미하며 규모가 작은 경우에는 담당 비서관의 개념으로 운영하게 된다. 참모비서실은 민간부문의 경우 재별그룹과 같이 규모가 큰 조직체에 주로 해당되며 국가기관에서는 대통령비서실과 3부요인 비서실에서 이러한 형태를 흔히 발견하게 된다. 규모가 큰 조직체에서는 상사개인의 리더쉽뿐만이 아니라 참모진 전체의 성격과 역량을 총체적으로 판단이 필요하다.
○우리는 제1장의 벤 다이어그램에서 비서업무가 예절업무 및 행사업무와 연관되는 접점에서 의전업무가 형성됨을 보았다. 여기에서 특기할 사항은 비서업무와 의전업무는 유사한 부문을 공유하고 있어서 의전업무와 비서업무가 분화되어 있지 아니한 경우에는 의전업무의 상당부분을 비서실에서 담당하는 경우가 많으며, 양자가 서로 분화되어 있는 경우일지라도 소규모의 의전업무 또는 대외비적 성격의 의전업무중 어떤 것은 비서실에서 처리하는 경우가 많다.
○따라서 의전담당관(Protocol Officer)은 비서업무에 대한 이해가 필요하며 의전비서관(Protocol Secretary)은 의전업무에 대한 이해가 필요하다. 이와같이 의전업무의 일부를 비서실에서 처리하는 경우가 많이 있으나 비서업무를 의전실에서 차리하는 경우는 그 경우가 적다.
(3) 의전비서실의 분화
○업무의 교유성격은 "의전업무"라기 보다는 "비서업무'라고 할수 있으므로 일반적으로 인식되고 있는 순수 비서업무를 기본기능으로 하고, 관련부처의 행사를 검토하는 의전적비서업무를 2차기능으로하며, 관련부처가 미숙하거나 각부처 공통사하에 대하여서만 순순수 의전업무를 수행하게된다.
○비서업무와 의전업무는 그 구분이 애매하고 상호연결성이 있으므로, 의전업무가 비공식화 또는 소규모화 되면 비서업무화 되고, 비서업무가 격식화.대규모화하면 의전업무화 된다. 의전비서실의 주요 업무는 일정관리, 접견.선물, 경조업무, 행사임석, 연회행사 등이다.
○의전비서실과 부속실이 분리되는 경우에는 부속실에는 순수한 비서업무를 중심으로 처리한다. 조직의 규모가 커질수록 의전비서실을 분리하는 경우가 많아지고, 조직의 규모가 작아질수록 이들을 통합하는 경우가 많아진다. 청와대 비서실은 분리형이고 국무총리실은 통합형으로 운영하고 있다.
-부속실: 상사의 인터폰에 응답하고, 전화를 대신받고, 손님을 접대하는등 가장 지근거리에서 보좌하는 일을 담당한다.
-의전Ⅰ: 일정총괄, 재가서류등의 비서업무를 위주로 하며 보안유지가 필요하다
-의전Ⅱ: 각종행사,연회업무등의 업무를 위주로 하며 대외협조가 많이 필요하다
○의전비서실의 규모가 작은 경우에는 의전Ⅰ과 의전Ⅱ를 통합하여 단일 의전비서실로 편성하게 되며 업무의 추진이 조직력보다 개인능력에 의존하게 된다. 그러나 의전비서실을 의전Ⅰ과 의전Ⅱ로 분리하여 편성하는 경우에는 조직력에 의한 업무운영은 가능하나 총괄,서무등 추가인원필요, 내부적인 의사소통의 문제가 발생한다.
(4) 부속실 업무
의전비서실이 분화되는 경우 부속실이라는 명칭을 사용한다. 비서실중의 비서실 또는 수석비서관의 비서실을 부속실이라는 명칭을 사요하지만 그 기능은 순수한 의미의 부속실보다는 업무범위가 넓다. 아래의 일일점검사항은 순수한 부속실기능의 사례를 잘 보여주고 있다.
구분 |
내용 |
비고 | |
집무실 |
책상 |
·펜, 만년필, 등, 전화기, 메모지, 사전 ·설합 : 메모지, 명함, 각종봉투 |
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소파 |
·일정표, 메모지, 펜, 전화기 ·꽃꽂이 |
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협탁 |
·일간신문, 주간지, 월간지, 메모지 |
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기타 |
·시계, 달력, 화분, 에어컨 |
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서재 |
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·시계, 메모지, 펜 ·옷장, TV, 전화 |
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화장실 |
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·화장품, 빗 |
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접견실 |
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·화분, 메모지, 펜, 시계 |
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(5) 국무총리 의전비서실 사례
(가) 업무성격
○의전비서업무의 고유성격은 "의전업무"라기 보다는 "비서업무"라고 할 수 있으므로 일반적으로 인식되고 있는 순수한 비서업무를 기본기능으로하되, 관련부처의 행사를 검토하는 의전적비서업무를 2차기능으로하며, 관련부처가 미숙하거나 각 부처 공통사항하에 대하여서만 순수한 의전업무를 수행하게 된다.
○비서업무와 의전업무는 그 구분이 애매하고 상호연결성이 있으므로, 의전업무가 비공식화 또는 소규모화하면 비서업무화 되고, 비서업무가 격식화, 대규모화하면 의전업무화되는 경향이 있으므로 의전적 비서업무를 포함하면 광의의 의전업무의 업무량은 확대되어진다.
○의전비서실의 업무량을 중심으로 분석해보면, 일정관리는 독립적인 업무분야인 동시에 관련분야의 파급효과가 크고, 의전행사는 그 기능과 업무량을 고려할 때 외국과 국내로 구분되어야하며, 상기업무를 총괄하는 총괄기능과 이를 뒷받침하는 서무기능이 필요하게 된다.
(나) 국무총리실 귀빈출입 안내
○ 행자부 지침
행정기관은 물론 중요시설 출입자에 대해서도 철저히 확인. 통제를 강화하여 문제가 야기되지 않도록 해야한다. 특히 공항, 페리호등을 이용하여 불순분자들이 제3국을 통해 우회적으로 침툭할 것을 감안, 무기류 폭발물등 위해 물질 검색을 철저히 해야 한다. 대규모 국제행사가 있는 기간에는 더욱 그러하다.
○ 귀빈 출입 안내요령(정부 청사관리소 제외)
-필요시 사복 경관 지원 : 의전비서실 입구의 수위 근무 위치에 사복 경관 1명을 지원
-출입증 없는 귀빈안내 : 방호실(현관수위)과 사전 연락하여 의전비서실(또는 경호실)에서
현관부터 안내하는 귀빈은 출입증 없이 출입
(다) 국회 본회의장 경호요원 출입
○ 관련규정
국회법 제151조(회의장 출입의 제한)에 의하면, 국회 본회의장 안에는 의원, 국무총리, 국무위원 또는 정부위원 기타 의안심의에 필요한 자와 "의장이 허가한 자 외에는 출입할 수 없다"고 되어 있다.
다. 경호비서업무
(1) 관계관 수행:
의전행사가 있는 경우에는 관계관이 행사장에 사전도착하거나 수행하는 경우가 있다. 장관급이상의 경우에는 보통 수행비서관이 있다. 수행비서관의 경우에 특별한 훈련과정 없다. 3부요인의 공식행사에는 경호수행이 가능하다. 기자단은 수행이라는 개념을 잘 사용하지 않는다. 재벌기업의 회장등에도 해당된다. 이와같이 의전업무와 경호업무는 중복되는 부분이 있다. 행사의 기획, 집행은 물론 행사수행에서도 상호 협조 또는 역할분담이 필요하다. 경호비서는 특별한 훈련과정이 있다.
(2) 경호업무의 확대
오늘날 경호업무는 그 중요성이 점점 확대되어가고 있다
라. 비서교육
(1) 비서학과
이화대학교에서는 4년제 대학으로는 국내에서 유일하게 본교에만 설치되어 있다. 비서학과는 다방면에 전문적 지식과 기술이 요구되는 시대적 요청에 부응하여 1968년에 창설되었다. 현재 비서학과는 급변하는 국제 환경에 유연하게 대처할 수 있도록 사무정보관리, 프로젝트관리, 국제 비지니스관리, 국제회의 기획 및 운영, 외국어 능력 등을 증진시킬 교육과정을 개설하여 21세기 정보화사회를 이끌어 나갈 전문여성 인력을 배출하고 있다. 대학원 비서학과에서는 세계화 된 현대 정보사회가 요구하는 종합적 업무수행 관리 능력을 갖춘 여성프로 전문인력 양성을 위해, 구체적으로 세 가지 전공영역,
(a)국제사무관리전공,
(b)국제회의관리전공,
(c)웹정보관리전공에 그 교육의 초점을 맞추고 있다
(2) 경호비서학과:
용인대, 한서대, 주성대학에서는 경호비서학과를 두고 있다. 경호와 비서에 대한 전문지식의 학습과 실무.실습을 통해 경호.경비 능려과 비서업무 능력을 겸비한 비서형 경호 전문인을 양성하는 것을 교육 목표로 한다아래 내용에서 보는 바와 같이 업무중복 또는 업무분담이 필요하게 된다.
구분 |
내용 |
세부사항 |
교육목표 |
-신변.시설보호능력 배양 |
사람의 생명과 재산의 보호, 주요 공공시설의 위험방지 및 경비
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-비서.사무보조능력 배양 |
관리자.경영자의 업무를 보좌하는 비서 및 사무보조 업무 | |
-사회안전관리능력 배양 |
방범, 교통, 시설등의 안전관리 및 사외 공공질서 유지 관리 | |
교육분야 |
-교양.인성교육: |
인간관계론, 직장예절, 시사일반, 외국어, 정보화교육
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-비서실무교육 |
비서학개론, 비서실무, 문서작성법, 정치학, 행정학, 경제학
| |
-경호안전교육 |
경호학개론, 안전관리론, 경비론, 경호의전, 사격 |
2. 일반 보좌업무
가. 지시사항
(1) 지시를 받는 방법
○상사에게 특별한 보고가 없이 직접 적지시를 받는 경우
○의견이 있을 때 상사에게 보고하여 지시를 받는 경우
(2) 보고의 종류법
○재가있는 보고, 재가 없는 보고
○구두보고, 문서보고(보고서)
(3) 일반보고 방법
○업무가 끝나면 즉시 보고한다.
○반드시 지시한 본인에게 보고한다.
○결론을 먼저 말하고 과정을 나중에 설명한다.
○필요한 경우는 자료를 준비해서 설명한다.
○경우에 따라 중간보고를 하고 상사의 납득후 새 지시를 받는다.
○문서로 할 필요가 있는 것은 보고서로 보고한다.
○브리핑 방법
(4) 보고서의 5원칙
○보고서의 용도에 적합한 것일 것
○보고서 내용이 합리적일 것
○보고서 내용은 내용에 적합하게 할 것
○보고서 제출은 시기를 놓치지 말 것
○보고서 적성비용은 이익을 넘지 않을 것
(5) 보고서 작성요령
○준비한다(Plan).
○기술한다(Do).
○검토한다(Check).
나. 서신처리
(1) 취임 축하 접수 및 답신처리
○가장 먼저 우편물은 상사의 취임을 축하하는 축분, 축전, 전화 등이 있으며, 연말에는 연하장이 상당수에 이른다.
○이러한 경우에는 아래와 같이 일정한 표를 만들어 리스트의 형태로 현황을 보고하되, 중요한 우편물을 원본을 직접 보고한다.
성명 |
직책 |
접수 |
답신 | |||||
축분 |
축전 |
연하장 |
전화 |
전화 |
서한 |
연하장 | ||
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(2) 일반 우편물 처리
○평상시에도 우편물의 처리는 예민한 부분이 많으므로 일정한 처리 기준이 필요하다. 아래 내용은 과거에 국무총리 의전비서실에서 적용하던 일반 우편물 처리 기준의 한 사례를 소개한다.
① 비서실에서 사전분류하고 업무적 서신은 관련부서로 이관한다(필요시 사전 개봉)
② 문서계에서는 업무적 우편물만 관련부서로 이송하고 애매한 것은 일단 비서실로
이송하여 처리여부를 결정한다.
③ 관련부서에서 우편물 개봉직후 접수도장 찍기전에 사신여부가 다시 확인되면
즉시 비서실로 이송한다
○기관규모나 기관성격에 따라서는 비서실에서 모든 우편물을 처리할 수 도 있다.
다. 문서재가
(1) 재가의 개념
○재가는 대면재가와 비대면재가로 구분되어 진다.
○주요 보고내용이 있는 경우에는 대면재가다 대부분이며 의전적인 사항과 의례적인 서류는 의전비서실에서 재가를 받는다.
(2) 정부문서의 재가
(가)재가문서 처리요령(총무처사관 120-506, 76.3.31)
각부처에서 대통령 및 국무총리 재가를 요하는 문서는 국무총리실에 접수 시키고 재가를 득한 문서는 국무총리실에서 회송 받도록 한다. 재가문서에는 재가문서 요약전을 작성 참부하여 국무총리실 및 대통령비서실을 경유토록 한다. 주무부처에서 긴급하다고 판단되는 문서에는 요약전에 적색으로 긴급문서 표지를 표시한다. 각 부처에서는 재가문서수발대장을 기록하여 문서관리의 철저를 기하도록 한다.
(나) 부서제도의 의의
부서제도이 법적성격은 대통령 행위에 대한 보필책임을 지고 부서권자의 책임 소재를 명백히 하는 성질을 갖으며 부서결과에 대해서는 국회가 책임을 물을수 있다고 보는 견해가 있다. 부서제도는 대통령의 국무행위에 관한 헌법상의 요건이기 때문에 부서없는 대통령의 국무행위는 당연히 무효일 뿐만 아니라 위법행위이므로 국회는 이것을 탄핵소추원인으로 간주할수 있다(다수설). 국무총리 또는 국무위원의 부서는 권한은 재량이 인정되는 권한이므로 대통령의 일정한 권한앵사에 동의하지 않으면 부서를 거부할수 있다. 이 때에는 사임이나 대통령에 의한 채임을 각오해야 한다(다수설)
(다) 재가문서의 종류
○국무회의 안건:
법령안건(대통령 국무행위 문서 등)과 일반안건(영예수여, 조약안, 차관체결안, 국무총리표창 등)으로 구분된다.
○ 인사관계 서류:
정부인사발령안(행자부), 특명전권위원 및 정부대표 임명, 아그레망, 영사위임 및 인가장 (외교부) 등이 있다.
○ 공무국외여행 허가서:
공무국외여행규정(대통령령 제12,581호)에 의거 불요불급한 해외여행을 억제하기 위하여 정부부처 차관급이상 고위공직자의 공무국외여행을 심사하고 있다. 차관급이상은 외무부장관 제청하고 장관급은 주로 대통령결재, 차관급은 주로 국무총리전결로 허가 된다. 그 범위는 축소되어 오고 있으며, 소속 1급이하 공무원과 산하 정부투자기관의 장은 주무부장관의 전결사항이다.
○ 일반문서 재가:
수상급이상 방한 초청, 부처일반업무 재가사항, 국제대회유치.개최승인, 외국인사 초청 등
(라) 재가문서의 등재
○대통령 최종결재 문서:
주로 국무회의 안건, 법률안, 외교, 인사, 포상, 공무국외여행 등에 관한 의레적인 문서로서 중요한 문서이므로 의전비서실에서도 등재관리 한다. 다만 인사서류는 인사비밀상 등재가 제외되고 있음
○국무총리훈령,지시 및 일반재가:
이러한 문서는 담당 조정관실에서 집중적으로 등재관리한다.
○직인이 필요한 시행문:
행자부 의정국에서 공식적으로 다시 등재되고 있다.
○장차관보고와 총리실 내부보고: 총리실 내부보고는 해당부서에서 당연히 관리되나, 장차관보고중 직접보고하는 비밀사항은 내요파악 및 기록관리가 누락되는 뎡우가 있음. 정책관련 일반재가문서를 의전비서실에서 중복등재하는 경우에는 서류처리가 지연되고 인력낭비의 우려가 있다. 특정문서의 내용확인등이 필요한 경우에는 담당부서별로 확인하는방안이가장좋다
(마) 정부인사 결재처리
○정부인사 관리대상
① 국가공무원 2,000여명(정무직, 일반, 별정.외무직, 경찰.소방, 검찰, 교육, 군인)
② 헌법기관 26명(대법원장, 대법관, 중앙선거관리위원 9명중 3명, 헌법재판소장 및 재판관 9명)
③ 정부투자기관등 산하단체 임원 90여명(정부투자기관, 기타단체)
○국회 임명동의(헌법 제86조, 제98조, 제104조, 제111조):
정부인사중 국회의 임명동의 대상은 국무총리, 감사원장(임기 4년), 대법원장 및 대법관(임기 6년), 헌법재판소장(임기 6년)이다. 임명동의 절차는
① 대통령의 임명동의안 재가(국무총리, 총무처장관 부서) 국회송부,
② 국회의결 통보,
③ 정부인사발령(대통령 재가, 임명)
※대법관을 대법원장의 제청으로 국회의 동의를 얻어 대통령이 임명하는 절차
ⅰ)대법원장의 대법관 임용제청공문 접수
ⅱ)국회 임명동의 요청서 기안.결재(총무처-국무총리-대통령)
ⅲ)국회의안과에 공문접수
ⅳ)국회에서 임명동의안 처리
ⅴ)국회동의와 동시에 인사재가안 결재진행 ⅵ)임명장 수여식
○ 국무회의 심의(헌법 제89조, 군인사법 제25조):
정부인사대상자중 국무회의 심의대상은 검찰총장, 합참의장, 각군참모 총장, 국립대학교 총장, 특명전권대사(최초임명시)이다. 또한 대장진급은 국방부장관의 추천에 의하여 국무회의 심의를 거쳐 대통령이 행한다.
○국무위원 및 정부위원 통지(국회법 제119조, 정부조직법 제9조):
정부는 국무총리와 국무위원 및 정부위원인 공무원을 임명한 때에는 국회에 통지한다. 정부위원의 범위는 원.부.처.청의 처장, 차장, 실장, 국장(외국의 국장포함), 부장, 차관보 및 내무부의 본부장을, 국회통지는 차관 전결사항으로 하되 국무총리, 국무위원은 임명과 동시에 통지하고 정부위원은 2월마다 통지한다.
○ 정부인사발령 전결범위
① 대통령 전결 :
㉠ 정무직, 총학장, 대사, 군장성, 국영기업체장 및 감사의 임면,
㉡ 3급, 검사장, 경무관, 소방관 이사의 임면. 승진,
㉢ 검사장, 치안감, 소방정 이상의 전보
② 국무총리 전결 :
㉠ 4급, 총경, 소방정, 교수 임면.승진,
㉡ 1급 전보, 2~4급 기관장 전보,
㉢ 검사 임면, 경무관.소방감 전보
③ 행자부장관 전결 :
㉠ 5급, 경정, 소방령 임면.승진,
㉡ 5급, 기관장 전보, 별정 2~4급 보직 변경,
㉢ 검사, 교수 전보. 검사 파견
○ 대통령의 권한을 대행한 재가
-대통령이 궐위 되거나 사고로 인하여 직무를 수행할수 없을 때에는 국무총리, 법률이 정한 국무위원 순서로 그 권한을 대행한다(헌법 제71조). 또한 결재권자가 휴가.출장 기타의 사유로 상당기간 부재중이거나 긴급한 문서의 경우에 결재권자의 사정에 의하여 결재를 받을수 없는 때에는 그 직무를 대리하는 자가 대결할수 있되, 내용이 중요한 문서에 대해서는 결재권자의 후열을 받아야 한다(사무관리규정 제16조).
-따라서 대통령 부재중 불급한 신규임용이나 승진등은 보류토로하되, 원활한 정부인사 운영을 위하여 본인의 의사에 따른 의면직이나 취업을 위하여 적기퇴직이 필요한 경우등 제한도니 범위내의 인사는 국무총리 대결로 처리한다.
-여기에서 궐위란 대통려의 사망, 탄핵결정에 의한 파면, 피선거자격의 상실, 사임 등을 의미하며, 사고란 신병, 해외여행, 탄핵소추의결시 권한행사정지를 의미한다. 직무대행의 범위는 국정 전반에 걸쳐서 가능하되, 잠정적인 현상유지 업무에 한정하며, 정책의 전환 및 인사이동과 같은 사항을 제외한다. 여기에서 법률의 제.개정 및 폐지가 정책의 전환 즉, 국정의 현상유지를 위한 업무의 범위에 속하느 지의 여부는 다툼의 소지가 있을수 있다.
○ 국무총리의 직무를 대행한 재가
-국무총리가 사고로 인하여 직무를 수행할수 없을 때에는 재정경제원장관이 겸임하는 부총리, 통일원장관이 겸임하는 부총리순으로 그 직무를 대행한다(정부조직법 제22조). 이는 원활한 정부인사 운영을 위한 것이다.
-국무총리 진의종 대신에 구구무총리직무대행 신병현을 각종재가문서(정부인사발영안포함)-고문인 활용
○ 포상관계 결재과정
① 영예안건<훈장,포장>
차관회의상정 → 국무회의 심의 → 국무총리재가 → 대통령재가
②공적안건<대통령표창,국무총리표창>
중앙공적심의회심의 → 국무총리재가(국무총리표창) → 대통령재감(대통령표창)
중앙공적심의회(7~9인)의 위원장은 총무처장관이며 위원은 1급공무원을 위촐한다.
○ 총리 교체중 정부인사 처리
전임 총리가 주재한 국무회의 의결 안건에 대하여 부서를 하지 않은 상태에서 심임총리가 부임한 경우 同 안건에 대한 부서는 누가 하는가에 대하여 두가지 견해가 있다.
① 법률론: 원칙은 대통령이 서명한 후, 국무총리 및 관계 국무위원이 부서해야 함
(현실적으로는 역순으로 하고 있음)
- 국무회의 의결 안건에 대한 부서는 국무총리 "김ㅇㅇ" 자연인의 서명이 아니고
-「국무총리」라는 기관의 서명이므로 법률 공포안, 의회 제출안 등에 대하여 당해
사안의 결재일 현재 그 직위에 있는 총리 및 관계 국무위원이 서명해야 함
② 현실론: ·이런 사태의 예방을 위하여는 총리 경질을 앞둔 국무회의에서는 의결후 빠른
시간안에 총리 및 국무위원의 서명을 받아 둠이 좋음
라. 출장.휴가
출장과 휴가는 예하기관의 지휘통솔은 물론 상사의 집무수행과 비서실의 업무수행에 관련되는 사항이므로 중요하다. 출장과 휴가에 대한 관련규정은 시대에 따라서 여러차례 개정되면서 통폐합하여 일원화 되었다.
(1) 공무원 출장수칙
('76.1.5 국무총리훈령 제131호: 폐지)