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○조직위는 1982년 9월 대상물을 현상 공모하였는데 4,344건이 응모되었고 그 중 호랑이로 선정되었다. 이렇게 확정된 호랑이를 형상화하기 위해 김현(디자인 파크)의 작품을 7개의 경쟁 출품작 가운데 선정하였다.
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(4)휘장
○조직위원회는 1982년 9월 신문, 방송에 휘장을 현상 공모하여 접수받은 924점을 심사, 1983년 양승춘(서울대학교교수)의 작품을 채택하였다. |
(5)의전관련 규정
1988년 9월17일에 개최된 88서울올림픽 조직위원회에서는 올림픽헌장상 의전관련 규정에 의거하여 "의전요원매뉴얼"을 작성하였는데 의전의 개념, 의전업무의 흐름도, 의전요원의 구분, 의전관련 규정 등에 관하여 상세한 안내를 하였다. 특히 의전관련 규정을 참고하면 다음과 같다.
구 분 |
세부내용 |
숙박 |
①IOC위원은 모두 동일호텔로 숙박 ②IOC위원장, 사무총장, 사무국직원은 무료식숙 제공 ③IOC위원본인, IOC위원동반자, IOC합동회의 주요인사는 IOC과 동일한 호텔에 동일한 요금으로 숙박한다. |
수행원안내 |
조직위원회는 IOC위원과 동반자를 위해 수행안내원 (hostess)을 확보하여야 한다. |
대회초청장 |
대회참가 초청장은 대회개최 1년전에 IOC가 전 NOC에 발송하며, NOC는 4개월내에 회신하여야 한다. |
등록카드 |
등록카드는 카테고리를 IOC, IF, NOC, B, C, D, E, F, G 등으로 구분하고 대상기관별로 범위를 정하여 발급 |
주경기장좌석 |
좌석구분을 RB(국가원수), 귀빈석, B좌석, C좌석, D좌석 E좌석, F좌석, G좌석으로 구분하여 기관별로 발급 |
일반경기장좌석 |
①RB(1개), 귀빈석(타좌석과 분리), B좌석을 확보한다. ②B좌석은 IOC에 12석, 해당연맹 집행위원 20석할당 ③장소가 허용되면 C좌석 확보(각 연맹당 12석) |
수송 |
①조직위원회는 IOC위원의 경기장간 이동차량 제공 ②귀빈석 및 B좌석권자의 주차장을 경기장부근에 확보 ③IOC위원장과 사무총장에게는 전용차량을 제공 |
개회식 |
①개회식에 초대된 국왕 또는 국가원수가 도착시간에 IOC위원장과 조직위원장은 경기장 입구에서 영접 ②국왕 또는 국가원수가 RB로 인도시 개최국 국가연주 ③개회선언은 개최국 국왕 또는 국가원수가 한다. |
시상식 |
메달은 IOC위원장(또는 선정된 위원)이 관련 IF회장을 동반하여 경기가 끝난 즉시 경기 열렸던 장소에서 수여 |
의전서열 |
①대회기간중 공식행사에서 의전서열은 IOC위원장, IOC부위원장, IOC위원(선임연도순), IOC명예위원(선임연도순), 올림픽조직위원회위원, 국제경기연맹회장 (불어 알파벳순), 각국NOC위원장(물어 알파벳순) ②조직위원회에서는 IOC, IF, NOC를 제외한 어떤 외국 의 파견자 또는 대표자에 대하여서도 올림픽대회 참가자에 우선하는 특권을 주어서는 안된다. |
의전계획승인 |
의전 세부사항은 올림픽대회 개최 6개월전까지 IOC집행 위원회에 제출하여 그 승인을 얻어야 한다. |
의전기준준수 |
올림픽대회조직위원회는 현장에서 규정한 의전관련 기준 을 준수하여야 한다. |
(4)의전 매뉴얼서울올림픽대회조직위원회에서는 "의전요원매뉴얼"을 상세히 작성하였는데 그 체계와 내용이 매우 정교하여 체육행사의 모범이라 아니할 수 없다. 이와 같이 대규모 행사에는 의전사항을 별도로 구분하여 의전업무를 담당하는 조직을 편성하고 의전 매뉴얼 또는 의전자료를 만들어야 한다. 그 내용의 일부를 소개하면 다음과 같다.
○의전----------서론, 의전의 개념, 의전요원, 올림픽헌장 의전규정, 의전기본상식
○본부호텔의전---의전요원활동지침, 주요업무별 근무요령 및 Check-Point
○수행안내 ------수행안내원 활동지침, 수행안내의 실제
○경기장의전-----경기장의전 개요, 세부운영내용, 조직 및 직무
(가) 의전의 개념올림픽에서의 의전(헌장 제4장 제6절)은 올림픽대회에의 초청으로부터 신분증명, 좌석배치, 올림픽기 및 성화, 각종 의식(ceremony), 시상등에 있어서의 절차, 규정등을 포함하는 광의의 개념이다.
(나) 의전의 정의첫 번째 접촉을 통하여 즐겁고 지속적인 만남이 되도록 만드는 윤활유와 같은 것이며, 그 자체가 에테켓과 상식이 적절히 졀합된 형태로 나탄난 하나의 태도이며, 모든행사에서 지켜야할 규범이다.
(다) 의전요원의 자세○의전행정요원: 공항영접 및 수속담당관, 등록 및 수속담당관, VIP 서비스 담당관, 본부호텔 의전부서 담당관, 본부호텔 행사부서 담당관, 경기장 및 행사장 의전담당관, 수송담당관, 안전담당관
○수행안내원(host/hostess): 주요 의전대상인사(VIP)에 대하여 전속 또는 Poo제로 배속되어, 해당 인사를 상시 수행하면서 언어서비스 및 안내를 담당하는 요원
○통.번역요원: 경기장 및 행사장에 배치되어 올림픽 페밀리에 통역 또는 번역 서비스를 담당하는 요원
○외국어 안내요원: 각종 안내데스트 운영요원중 외국어 안내 요원
○국제회의요원: 대회관련하여 개최되는 각종 국제회의를 준비하고 진행을 돕는 요원
○대표단 안내요원: 대회참가 각국 NOC대표단에 배속되어 소속대표단의 언어소통 및 각종 편의제공을 목적으로 근무하는 요원
○기타의전요원: 통관보조요원, 수송요원, 경호요원, 의무요원, 검표요원, 출임통제요원, 편의시설 운영요원
(라) 올림픽헌장 의전규정
(a) 숙박(지침 제3장 제3항)
○IOC위원은 모두 동일 호텔로 숙박한다.
○IOC위원의 동반자는 위원과 동일한 요금을 부담한다.
○조직위원회는 IOC위원장, 사무총장에게는 무료 Suite와 식사, IOC 사무국 직원에게는 무료 숙식을 제공해야한다.
○IOC합동회의 참석 IF, NOC대표와 IOC분과위원, 차기대회 조직위 관계자도 IOC위원과 동일한 호텔에 동일한 요금으로 숙박한다.
(b) 수행안내원(지침 제3장 제3항)
조직위원회는 IOC위원과 동반자를 위해 수행안내원(hostess)을 확보 하여야 한다.
(c) 대회참가 초청장(제58조-제60조)
대회참가초청장은 대회개최 1년전에 IOC가 전 NOC에게 발송하며 4개월 내에 회신하여야 한다.
대회참가자를 위한 등록카드, 주경기장 무료좌석, 일반경기장 무료좌석 및 좌석배치, 차량제공도 모두 기준에 의한다.
(d) 개회식(제63조 부속규칙)
○올림책대회를 개회하기 위하여 초대된 국왕이나 국가원수는 IOC위원장과 대회조직위원장이 경기장 입구에서 영접한다.
○두 위원장이 국와 또는 국가원수와 그의 수행원을 중앙스탠드의 R.B로 인도하면 개최국 국가가 연주된다.
○개최국 국왕 또는 국가원수가 개최를 선언한다.
(e) 시상식(제65조 부속규칙)
메달은 IOC위원장(또는 그가 선정한 위원)이 관련 IF회장을 동반하여 가능한 한 경기가 끝난 즉시 경기가 열렸던 장소에서 수여한다.
(f) 의전서열(제68조)
대회기간중 모든 공식행사에 있어서의 의전서열은 ①IOC위원장 ②IOC부위원장 ③IOC위원(선임 연도순) ④IOC명예위원(선임 연도순) ⑤올림픽대회 조직위원회 위원⑥국제경기연맹 회장(불어 알파벳순) ⑦각국NOC위원장(불어 알파벳순)의 순서로 한다. 올림픽대회 조직위원회는 IOC, IF, NOC를 제외한 어떤 외국의 파견자 또는 대표자에 대하여도 올림픽대회 참가자에 우선하는 특권을 주어서는 아니된다.
(g)의전서열(제69조)
의전 세부사항은 올림픽대회 개최 6개월전까지 IOC 집행위원회에 제출하여 그 승인을 얻어야 한다.
(h) 의전서열(제70조)
올림픽대회 조직위원회는 현장에서 정한 의전관련 기준을 준수하여야 한다.
나. 2002 월드컵 축구대회 (1) 추진개요 ○월드컵 축구대회는 1920년 5월26일 FIFA의 Jules Rimet 회장이 올림픽과 별도로 독자적인 세계축구대회 개최계획을 발표함으로써 탄생하였다. 월드컵 축구대회는 올림픽 중간연도를 택해 4년에 한 번씩 개최하며 오늘날 단일 종목으로는 세계에서 가장 큰 스포츠 행사가 되었다. 대회는 세계적인 축제가 되었으며 행사참관하는 관중이 수백만명에 달하고 운영수입만 수10억 달러 이상되는 황금알을 낳는 거위로 알려져 있다.
○대회개최시기는 올림픽 중간연도를 택해 4년에 한 번씩 6-7월 중 1개 월간으로 하며, 개최지 선정은 FIFA 집행위원 투표로 결정한다. 경기방식은 4개팀 8개조 예선 플리그로하고 조별 1-2위 16강을 결정하고, 그 이후에는 녹다운 토너먼트제로 한다.
○FIFA(Federation Internationale de Football Association)은 각국 축구협 회들간의 협력을 도모하기 위해 1904년에 프랑스 신문기자인 Rpbert Gurin의 주도하에 창설된 국제축구 연맹으로 오늘날 198개 회원국으로 구성된 조직체로서 스위스 취리히에 그 본부를 두고 있다. 상설 행정기구로 사무국(General Secretariat)을 두고 있으며 사무총장의 지휘아래 방대한 행정업무를 관장한다. FIFA에서는 올림픽대회 축구경기는 물론 대부분의 국제축구경기대회를 주관하고 있다.
○한국.일본의 12내외 시도에서 개최되는 「2002년 월드컵 축구대회(2002 FIFA World Cup Korea/Japan)」는32개국 4,500여명이 참가하고 관람객은 360만명(TV 시청 320억) 규모로 추진되는 21세기초의 지구촌 최대 스포츠 행사이다.
(2) 추진기구
범 국가적인 행사로서 정부지원 조직인 국제경기지원위윈회(위원장: 국무총리)과 동 실무위원회(위원장: 문체부장관)을 운영한다. 실무위원회 및 에는 안전, 시설, 교통, 숙박등 16개 내외의 분야별 대책위원회를 설치한다.
① 조직위원회 구성 FIFA를 상대로 활발하게 활동하여 오던 유치위원회를 해산하고 조직위원회 구성한다. 공식명칭은 재단법인 2002년 월드컵축구대회조직위원회이며 영문으로는 The Korean Orgainzing Committee for the 2002 FIFA World Cup Korea/Japan(약칭 KOWOC) 이다. 공동주최국인 일본에서는 2002년 월드컵 일본 개최준비위원회, 영문으로는 2002년 World Cup Preparatory Committee for Japan 으로 하고 있다.
② 준비기획단대회 조직위원회가 구성될 때까지 대회준비를 총괄하는 기획단을 우선 발족한다(단장: 문체부장관). (단장: 민간위원장, 30-40명 규모) .대회 조직위원회 설립지원: 범 국민적 기구로 구성
③ 월드컵 지원 국민운동 지원본부 직능, 사회단체, 각계대표로 구성된 순수민간 기구로 출범하여"문 화시민의식운동"과 "국민참여 운동을 전개할수 있도록 지원한다.
④ 2002년 월드컵 축구대회 지원 특별법 대회시설에 대한 국가.지방자치단체 등의 행.재정지원, 경긷히운영 기금 설차, 국.고유재산 대부, 조세감면, 수익사업 법적 근거, 공무원의 조직위 파견등을 규정한다.
(3) 개최시설
○FIFA 요구 목록에 의하면 8-12개가 필요하며, 4만석 이상이어야 하며 특히 개막전.준결승전.결승전은 6만석 이상이어야 한다. 본부석과 언론매체 좌석은 지붕을 설치해야 하며, 경기장, 대표팀 및 경기감독관의 탈의실 가 까이에 국제직통전화와 Fax 장비가 구비 되어야 한다. FIFA 본부 사무실과 각 경기장, 대회조직위원회 본부사무실, IBC, 언론보도센터 등은 켬퓨터 로 연결되어야 한다.
○VIP석은 각 경기장 마다 500석 이상으로 개인 전용 출입구를 갖추고 일반 관람석과 명확히 구분 되어야 한다. 대회개최 도시 선정은 경기장, 숙박, 통신, 의료등 각종시설, 교통편의, 관중동원, 주변여건을 고려하여 FIFA가 직접선정한다(16개 도시 신청). 국내 개최도시는 6-10개 선정 예정, 일본은 10개도시 자체선정중
(4) 마스코트
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(5) 휘장
○엠블렘의 전반적인 모양은 "원형"(circle)을 기조로 하고 있으며, 이 "원형"은 고도의 상징성을 내포하기 때문에 채택되었다. "원"은 오랜 세월 동안 아시아문화의 일부가 되어 왔으며, "원"은 또한 우주, 태양, 세계 그리고 인생을 상징하기도 한다. 따라서, 이러한 원형 및 원구형(spherical) 주제는 엠블렘의 바깥부분 모양과 중앙의 2002 FIFA 월드컵 한국/일본™트로피를 구성하는데 사용되었다. ○심볼의 색상은 대회에 참가하는 세계 여러 나라의 생동감 있는 색상을 나타내기 위해 의도적으로 밝은 색상을 사용하였으며, 또한 아시아 지역에서 특수한 의미를 상징하는 색상을 사용하였다. 예) 노란색 (엠블렘 가운데 부분의 색상) →아시아지역에서 노란색은 "중앙(중심)(centre)"을 상징. 흰색 (트로피를 에워싸고 있는 부분의 색상) →아시아지역에서 흰색은 "순수(purity)"를 상징. |
(6) 의전매뉴얼
○올림픽은 경기종목이 방대하고 역사가 길어서 의전관련규정이 매우 구체적이고 방대한 반면에 월드컵은 대규모의 수익사업임에도 불구하고 의전관련 규정은 덜 구체적이다.
○본서에서는 지면 관계상 의전매뉴얼에 관한 설명은 생략하였다.
다. 2010 World Expo(1) 추진개요
○정부는 1999년 6월14일 국무회의에서 동 박람회를 전남 여수 개최를 국가계획으로 확정하여 본격적인 활동을 전개하였다. 비록 유치경쟁에서 실패하였으나 올림픽과 월드컵을 훨씬 능가하는 초대형행사의 유치활동을 파악하는 것은 학문적으로가치가 있다
○동 박람회는 총 관람객 3,000만명을 대상으로 "새로운 공동체를 위한 바다와 땅의 만남(Sea and Land for a New Community)"를 주제로 설정하였다. 박람회개최를 국제적으로 공인하는 정부간 기구인 "국제박람회사무국(BIE, The Bureau of International Exposition)"은 1928년에 설립되었으며, 2000년 12월 현재 회원국은 88개국이고 우리나라는 1987에 가입하였다. http://www.2010expo.or.kr
(2) 추진기구
○매뉴얼은 유치가 확정된 다음에 팀 조직의 확대과정에서 의전팀의 구성이 확정된다.
○그러나 의전팀의 구성계획과 활동상황등 세부사항에 대한 비중이 낮아지거나 늦쳐져서는 안될 것이다.
소규모 행사는 소규모 부서 또는 2~3명의 담당관에 의하여 업무를 추진하는 경우에 주로 해당된다. 그러나 아무리 규모가 작은 행사일지라도 실제로 의전자료를 작성을 해보면 결코 간단하지 않다. 소규모 행사의 의전자료의 형태는 단위행사에 대한 행사계획서와 종합행사에 대한 소책자로 대별할 수 있다.
가. 단위행사 계획서 작성
(1)단위행사의 내용 ○단위행사란 소규모 행사로서 의전자료가 자주 작성되는 대표적인 단위행사는 의식(Ceremony) 또는 연회(Dinner)이다. 의식은 절차가 매우 중요시 되기 때문이며 연회는 음식준비와 좌석배치가 중요하기 때문이다.
○병합행사에서도 의전자료는 매우 중요하다. 병합의전행사(Combined Protocol Events)란 제1장에서 설명된 바와 같이 하나의 단위의전행사(Unit event)와 또다른 단위의전 행사를 연합한 형태로서, 예를 들면 기념식과 리셉션을 연결하여 하나의 병합행사를 이루는 경우를 말한다. 이러한 경우에는 정확성이 더 많이 요구되며 의전의 역할이 증대되기 때문에 자료작성의 중요성이 증대되는 것이다
○혼합행사의전(Protocol for Mixed Events)이란 행정적요소와 의전적요소가 혼합된 행사형태로서, 예를 들면 오찬간담회와 같이 간담회는 행정사항인데 오찬준비는 의전사항으로서 주무부서와 의전부서의 대등한 협조가 요구되는 경우가 많다. 이 경우에 행정부서는 행정자료를 의전부서는 의전자료를 작성하게 된다. 그러나 한 개의 부서에서 통합자료를 만든다면 다른 부서에서는 협조관계만 유지하게 된다.
(2)계획서의 형태 ○이러한 의전자료는 앞에서 열거한 자료작성 기본요소인 시간, 장소, 범위, 절차, 배치도, 참고자료를 포함하면 무난하게 작성할 수 있다. ○특별한 형태가 있는 것은 것이 아니며 A4용지(210x297 mm) 또는 레터용지(8.5x11 inch)에 작성해서 의사결정단계, 행사 도중에 계속 참고가능하면 충분하며, 행사후 보관하는 보통의 서류와 외견상의 형태에서는 특별한 차이가 없다. ○자료작성시 유의할 사항은 외견상 간략해 보이지만 정확성과 상황변경시 대처할 수 있는 준비가 자료상에 포함되어 있는가의 여부이다. ○자료보관 및 추후 참고시 유의할 사항은 계획과 실제의 변경사항을 기록하여 놓지 않으면 추후 참고에서 차질을 일으킬 수 있다는 점이다.
(3)행사계획서 작성 요령 ○일반적으로 기념행사는 의전관행이 엄격하나 대부분 전례가 있으므로 원칙문제만 잘 해결되면 의식순서와 단상좌석 보다는 장소선정과 참가인원 문제가 더 중요하다. ○그러나 만찬의 경우는 어느 기관이나 단체이던간에 자주 있는 일이며 메뉴작성, 참석여부확인, 좌석배치등 의전 담당관이면 항상 당면하는 행사이다. ○따라서 강의실에서는 만찬계획서 작성 실습이 좀더 실용적이므로 팀을 만들어 아래의 과정을 거치는 것이 좋다
①상황부여,
②준비항목 설정,
③작성실습
④평가
나. 종합행사 소책자 제작
(1)종합행사의 내용 ○종합행사는 단위행사의 병합이나 혼합의 단계를 넘어서 여러 가지 행사가 연속적으로 연결되는 경우로서 행사의 규모가 방대하게되면 자연히 종합행사가 된다. ○또한 종합행사는 단위행사에서 처럼 서류형태의 간단한 행사자료로서는 구체적인 사항을 포함할 수가 없으며 간단히 휴대하기가 곤란한 특징을 갖고 있다.
(2)소책자의 형태 ○하나의 행사자료가 부정확하면 연결되는 또다른 행사자료도 부정확하게 되며 전반적인 행사운영이 차질과 혼란을 가져올 우려가 있다. 행사준비자나 행사참가자 모두가 일정기간 자료를 소지하고 참고해야하므로 휴대하기가 간편하고 그 내용이 압축되어야 하므로 여러 가지 행사계획서를 한데 모은 소책자 형태가 효율적이다. ○소책자에는 전화번호, 업무자료등 참고자료를 함께 수록한다. 특히 디지털 카메라를 이용한 사진자료, 스캐너를 이용한 배치도를 포함하면 대단한 도움이 된다. 용지의크기는 특별재단용지(118x182 mm) 또는 B5용지(182x257 mm)를 한번 접은 크기의 용지(128.5x182 mm)가 유용하다.
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재단용지(Cutted Paper) |
접은 용지(Folded Paper) |
책자 크기 |
118x182 mm |
128.5x182 mm |
휴대 위치 |
상의 안쪽 포켓 가능(휴대간편) |
상의 좌우측 포켓 가능(휴대가능) |
자료 분량 |
제작부수 또는 쪽수가 많아서 인쇄 및 제본을 인쇄소 의뢰하는 경우 |
자료분량과 작업인원이 적으며 사무실에서 간단히 프린트되는 경우 |
원고 작성 |
D-2일 까지 원고를 넘기고 D-1일 저녁까지는 소책자를 배포 |
D-1일부터 프린트를 시작하면서 당일에 소책자를 배포한다 |
변동 사항 |
원고넘긴 이후에는 변동사항을 메모해 두었다가 관계관 소책자에 정정한다. 변동정보 또는 추가정보의 기록을 위하여 충분한 여백을 남겨 놓는다. 중요한 변동사항은 별도의 일일자료를 전날 저녁에 작성하여 공지한다. |
(3)소책자 제작 요령 ○종합행사도 국내행사개최와 해외행사참가로 구분할 수 있다. 전자는 담당자도 많고 상황변동에 대처하기가 비교적 쉽다. 그러나 해외출장의 경우는 제한된 수행원이 모든 것을 해결해야 되는 경우가 많으므로 소책자의 필요성은 더욱 증가한다. 다만 현지 자료와 상충을 피하기 위해서는 현지자료가 충분한 경우에는 휴대하는 소책자는 보조적으로 활용하는 것이 좋다. ○ 여러지역을 방문하는 경우에는 지역별 자료는 전체일정을 모두 포함하지 못하는 한계가 있다. 강의실에서는 팀을 만들어 ①상황부여, ②준비항목 설정, ③작성실습의 단계를 거쳐서 접은 용지로 해외출장용 만찬계획서 작성하는 실습을 하면 많은 도움이 될 것이다.
(4)해외출장 소책자 사례 ○인쇄소에 작업을 의뢰하지 아니하고 사무실에서 B5 용지를 양분하여 원고를 작성하다가 그대로 양면인쇄하여 절반을 접어서 그대로 stapling 하여 직접 소책자를 제작하려면 약간의 기술이 필요하다. 그러나 의전업무 실무분야에서는 항상 이와같은 자료가 필요하므로 사무실 형편에 적합한 제작요령을 정립해 놓으면 그리 복잡한 작업이 아니며 매우 유용하다. ○아래 사례는 동티모르의 구스마오 대통령의 2002 월트컵 방한을 위하여 단기간의 소수인원으로 해외출장한 내용을 주동티모르대한민국대표부에서 대신 작성한 내용이다. 다양한 내용이 없는 간략한 소책자이지만 그 형식을 참고할 수 있는 사례로서 소개한다.
①행사기간과 출장인원의 윤곽이 나오면 작업을 개시한다.
-당시 출장일정과 수행원 명단이 늦게 결정되어 원고작성의 시간제약이 많았다
②원고작성을 위하여 평소 친숙한 워드를 미리 선정한다
-동 사례는 아래한글 97을 이용하여 작업을 하였다.
③작업용지의 종류, 방향, 여백을 설정한다
-과거 유사자료를 복사하여 그대로 활용하였다
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④전체 내용을 사전 설정하고 목차를 결정한다. |
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⑤양면인쇄후 stapling 되도록 쪽수를 기계적으로 배분한다. -P1과 P4가 같은 면이고 그 뒷면이 P2와 P3이 된다 | |||||
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⑥비행일정과 행사일정은 필수 항목이다 -일반적으로1 페이지당 하루의 행사일정표를 넣는다 -중요행사는 세부절차를 뒷부분에 별도로 넣는다 |
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⑦Dignitaries, Delegation등 인적사항에 대한 자료를 넣는다 -사진을 넣으면 자연스러운 상호대면에 도움이 된다 |
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⑧지도, 현지소개, 배치도 등 참고자료를 많이 넣으면 좋다 -본 사례에서는 월드컵 경기일정을 삽입하였음 |
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⑨작업도중에 쪽수가 가급적 추가되지 않도록 미리 공백을 배분하다. -제본 당시까지 세부절차등 자료준비가 덜 되어도 제본후 추가한다. |
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⑩두터운 색지로 표지를 만들어 Tape을 붙이면 견고한 제본이 된다. |
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행사자료를 소책자로 만드는 경우에는 그것이 대규모 행사이던 소규모 행사이던 팀을 이루어 추진하는 것이므로 정보의 상호교환이 필요하다. 대규모 행사에서는 소규모 행사에 비하여 의전팀의 조직이 잘 되어있다. 종이없는 작업시대를 맞이하여 이와같이 별도의 사무실을 갖고 의전팀이 항시 한자리에 모여서 작업을 할 수 없는 경우는 물론 이려니와 다른 역할을 병행하면서 의전업무에 참여하는 의전팀의 경우에는 더더욱 인터넷 서버를 통한 자료의 공유가 매우 효율적인 작업이 될 수 있다.
가. 책자의 형태
기본적인 개념은 앞에서 설명한 종합행사의 사례와 마찬가지로 책자의 크기나 기능은 동일하다. 용지의크기는 이미 소개한 바와 같이 특별재단용지(118x182 mm) 또는 B5용지(182x257 mm)를 한번 접은 크기의 용지(128.5x182 mm)가 유용하다.
나. 소책자 제작요령
전자책형식의 소책자로 정보를 공유하고 작업을 계속하다가 일정시점이 지나면 휴대용 종이책으로 인쇄를 하면 된다. 다만 인터넷의 특성상 자료화일의 작성을 일반 워드를 이용하지 아니하고 HTML로 작성하여야 한다. 따라서 효율적인 자료관리의 장점은 있으나 의전팀의 구성원이 인터넷 사용이나 HTML 작성에 친숙해야만 하는 조건이 있다.
다. 적용 행사
다음에 소개되는 행사는 2003년 5월 30일 한국정부가 동티모르 정부에게 독립기념관을 지어주고 성대한 기증행사를 거행했을 당시에 실제로 적용했던 의전자료(소책자)의 제작내용이다. 지금도 그 내용을 소개하기 위하여 서버에 보관되어 있다 (http://www.eprotocol.pe.kr/idhall.htm)
(가)인터넷상의 표지
아래내용은 인터넷상의 표지이며, 작업내용의 보관 및 소개를 위하여 디자인을 약간 수정하였다.
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동티모르 독립기념관 기증행사 의전자료(소책자) 2003년 5월 30일
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한국정부가 공적개발원조(ODA) 자금을 투입, 한국국제협력단(KOICA) 주관으로 동티모르에 건설한 동티모르 독립기념관 기증식이 5월 30일 열린 가운데 김석현 한국국제협력단(KOICA)총재(왼쪽에서 두번째)와 호르타 동티모르 외무장관(오른쪽에서 두번째)이 임병효 주동티모르대사(왼쪽에서 세번째)와 구스마오 대통령(오른쪽에서 세번째)이 지켜보는 가운데 기증서를 교환하고 있다. 연합뉴스 2003-05-30 17:26:3 |
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(나)소책자상의 표지 아래내용은 실제로 프린트한 소책자의 표지이다. . | |
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(다)내용소개(일부) 아래내용은 인터넷에서 볼 수 있는 실제내용의 일부이다 .
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5. 휴대용 의전수첩
가. 수첩(手帖)
본래 수첩(手帖)이란 간단한 기록을 하기 위하여 지니고 다니는 작은 공책 또는 필첩을 말하는데 오늘날 정보량의 폭증으로 인하여 전문직에 종사하는 사람에게는 필수 불가결의 물건이 되었다.
(1)비서수첩각급 비서실에서는 각자의 업무를 효율적으로 처리하기 위하여 기관별.업소별.인물별 전화부를 비치하고 있으며 이를 위하여 간편하게 포켙용 수첩형태로 소지하고 다니는 경우가 많다.
(2) 의전수첩
의전담당관(행사담당관)도 신속 정확하게 업무를 처리하기 위하여 비서실의 경우와 마찬가지로 항상 필요한 전화연락과 현황자료를 업데이트하고 또한 직접 휴대하고 다녀야한다.
(3) 전자수첩개인 정보 관리, 일정관리, 전자사전 등 여러 가지기능을 할 수 있는 장점이 있으나 정보내용이 개인별로 관리 되므로 기관별 정보처리로는 한계가 있다.
(4) PDA (personal digital assistants)
휴대용 컴퓨터의 일종으로, 손으로 쓴 정보를 입력하거나 개인 정보관리, 컴퓨터와의 정보교류 등이 가능한 휴대용 개인정보 단말기로서 전자수첩의 기능은 물론 사무실에 있는 컴퓨터로 작성한 문서 파일을 집어 넣으면 이동하면서도 계속 작업이 가능하므로 대단한 기능을 갖고 있으며 계속 발전할 가능성이 있다.
나. 시스템 다이어리 (System Diary)
(1)SD의 형태
(2)SD의 크기수첩의 크기는 남성 양복에 넣을 수 있는 것, 여성 핸드백에 넣기 좋은 것, 좀더 전문적으로 바인더처럼 들고 다닐 수 있는 것, 아예 핸드백 대용처럼 들고 다닐 수 있는 것 등 여러 가지의 종류가 있어서 개인의 취향에 맞는 것이 고를 수 있다. 그러나 중요한 것은 자료용지의 크기를 어떠한 것으로 선정하여 한번 결정한 크기를 계속 유지하여야 하므로 처음에 결정하는 것이 중요하다.
(3)자료용지 크기○일상 생활에서 사용되는 종이는 제지소에서 만든 큰 규격의 전지를 절반으로 자르고 또다시 절반으로 자르는 과정을 반복하면서 만들어진다. 독일공업규격 위원회(Deutsche Industrie Normen)는 큰 종이를 잘라서 작은 종이를 만드는 과정에서 종이의 낭비를 최소로 줄일 수 있는 종이의 형태와 크기를 제안했다. 이렇게 해서 등장한 것이 A판용지와 B판용지이다.
○전지를 자르는 과정에서 A1, A2, A3, A4 등의 ‘에이(A)판’ 용지가 만들어 지고 B1, B2, B3, B4, B5 등의 ‘비(B)판’이 만들어진다. 우리가 자주쓰는 A4 용지는 297mm×210mm 이다. B4와 B5 용지도 많이 사용된다.
○그런데 A판과 B판의 모든 용지가 서로 닮은꼴이기 때문에, 적절한 비율로 확대하거나 축소해서 다른 용지에 복사할 수 있는 또다른 이점이 있다. 문서는 B4이고 인쇄는 A4에 하고 싶은 경우에는 가로 80% 세로 80%로 설정하고 인쇄하면된다. 정확히는 81%인데, 그냥 편하게 80%로 많이들 한다.
다. 의전수첩의 사례
(1)적합한 의전수첩
수첩의 종류와 크기가 여러 가지가 있으나 전자수첩은 다른 사람에게 보여주어야 할 경우에도 일단 글자판을 두드려야하는 절차가 있으며 시각적으로 한계가 있으므로 종이수첩을 권고한다. 그리고 행사담당관(의전담당관)에게는 항상 손이 자유스러워야하므로 휴대하기에 편리한 B6 수첩을 권고한다.
(2)여성용 의전수첩
여성용 수첩은 주로 핸드백에 넣고 다닐 수 있는 이점이 있으므로 그 두께와 디자인을 비교적 마음대로 고를 수 있는 장점이 있다. 따라서 일반 크레딧 카드등 일반수첩을 겸욤할 수 있는 수첩의 선택도 가능하다.
(3)남성용 의전수첩남성용 수첩은 양복 포켙에 휴대하여야 하므로 가볍고 앏은 수첩을 구하기가 쉽지 않다. 그러한 경우에는 아래의 사례와 같이 내용물의 일부를 절단하여 간편하게 사용핤수도 있다.
(4) B6 자료용지소책자용 자료용지의 크기는 특별재단용지(118x182 mm) 또는 B5용지(182x257 mm)를 한번 접은 크기의 용지(128.5x182 mm)를 권고하였다. 그러나 의전수첩은 항상 휴대하는 것을 원칙으로하므로 소책자보다는 규모가 좀 더 작아야 하루 뿐더러 B6 용지는 6개의 구멍이 뚫려있는 기존의 무지 노트도 쉽게 구할 수 있다. 그러나 별도의 자료를 재단하여 사용하는 경우에는 아래 사진과 같은 6 Ring Puncher를 개인적으로 구입하여 사용하여야 한다.
◈. 결언
가. 중점사항
○ 의전자료는 의례와 관행과 형식에 따라서 의전행사의 세부적인 절차를 정확하게 기록하는 자료이다. 그래도 행사현장에서는 변동사항이 많이 발생하고 계획대로 진행되지 않는 것이 의전행사의 특성이다. 많은 내용을 끊임없이 검토하면서 간결하게 수록하여 갑작스러운 변화에 대처하여야 한다.
○ 국빈방문과 같이 1:1 방문은 상호협의에 의하여 의전절차가 비교적 잘 정리가 되는데 반하여 국제회의는 1:N 방문은 행사개최자와 행사참석자 모두에게 어려움이 있다. 의전자료를 잘 준비하면 이미 행사의 절반은 끝난 셈이다.
나. 연습문제
○ 의전자료 작성의 기본요소를 설명하라