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입주자대표회의는 공동주택관리령 및 관리규약에서 정하고 있는 입주민 공동사무의 심의 ·의결과 입주민 상호간 이해가 상반되는 사항의 조정등의 역할을 수행하고 있는바, 입주자대표회의 회의진행과 의결에 하자가 있을 경우 입주민 권익을 침해할 우려가 있으므로 합리적인 회의방법을 제시하여 참고자료로 활용토록 한다.
1. 회의일반
(1) 회의의 정의 회원들의 자유의사를 합리적으로 반영하고 공정한 절차에 따라 결론을 이끌어 내 는 일련의 의사결정과정
(2) 회의의 유형 ·의회식 : 회장이 회의규칙에 따라 회의를 진행하는 방식 (국회, 지방의회, 공·사단체총회, 입주자대표회의 등) ·원탁식 : 회의진행자가 회의참석자 서로간 원활한 의견교환을 도모하면서 전체의 합의점을 찾아가는 방식 (친목단체회의, Panel Discussion등)
(3) 회의의 규칙 현행 헌법이나 국회법에서 정하고 있는 회의규칙을 따름이 바람직할 것이며, 별도 로 정하지 않은 사항은 일반에 통용되는 회의법(Robert′s Rules)을 준용하면 될 것임.
(4) 회의체 구성원의 호칭 ① 입주자대표회의 : 회장 - 회원 (동별대표자로 구성) ② 임원회의 : 의장 - 의원 (입주자대표회장외 감사 1인이상, 이사 3인이상의 임원) ③ 위원회 : 위원장 - 위원 (관리규약 또는 입주자대표회의 의결로 위원회를 구성한 경우)
(5) 회의체 구성원의 지위·자세 1) 회장 ① 입주자대표회의를 대표하고 그 업무를 통할한다. (입주자공동의사결집, 입주자공동의 권익대변) ② 회의소집은 입주자대표회의 회장 명의로 한다. ③ 회의를 주관하며 공정하고 냉정한 판단으로 회의를 진행한다. (정기회, 임시회) 2) 회원 ① 관리규약에 따라 회장을 중심으로 회의체를 구성한다. (동별대표자 및 입주자대표회의 구성원) ② 회의체의 권위를 존중하여 회의규칙을 따르고 표결결과에 승복한다. (구성원의 의무) ③ 회원상호간 인격을 존중하고 감정적 발언을 자제한다. (입주민의 신망을 받는 무보수 명예직인 봉사자) ④ 발언은 회장으로부터 발언권을 얻은 후 의안의 범위내에서 소신껏 발언한 다.(원활한 회의 진행 및 입주자권익도모)
(6) 회의 진행 원칙 ① 회의공개의 원칙 기본적으로 "방청자유, 기록공표" 한다는 원칙, 회원징계 등 개인신상관련시 비공개 ② 발언자유의 원칙 발언의 자유는 당연히 보장되어야 하나, 회의진행을 고의로 방해해서는 아니될 것임. ③ 일사부재의의 원칙 회기중에 부결된 의안은 그 회기중에 다시 토의하지 않음. ④ 회기부단속의 원칙 상정된 의안이 그 회기중에 의결되지 못하였을 경우 다음 회기로 넘기지 않고 폐안함. ⑤ 다수결의 원칙 의견이 일치하지 않을 때 다수의견대로 결정함. 단, 소수자의 의견존중 대화설득
(7) 회의조건 표결방법 ·구두표결 회장의 구두제의(이의유무를 묻는다)에 회원들이 구두로 답하여 가·부 결정함. - 만장일치제로 출석회원 전원이 찬성할 때 사용. ⑥ 기립(선거)표결 일어서거나 손을 들어 의사표시함. - 회원수가 적은 회의에서 사용 ⑦ 기명투표 투표용지에 의안에 대한 가·부와 투표자 성명기입함. - 회원별 의사가 노출되므로 일반의안 표결에는 부적절 ⑧ 무기명투표 투표용지에 가·부만 표시하고 투표자 성명은 기입치 않음. - 회원별 의사가 노출되지 않으므로 정실, 압력등에 영향을 받지 않음
(8) 회의 용어 1) 회기 개회에서부터 회의가 끝나는 폐회까지의 기간을 뜻하며 수개월이 걸리는 것도 있고 하루 또는 수시간만에 마치는 것도 있슴. - 입주자대표회의는 대부분 후자에 그침. 2) 개회와 개의 처음 소집되어 열리는 회의를 시작할 때 개회라 하고 폐회될 때까지의 중간에 열리는 회의를 시작할 때 개의라 함. 3) 산회와 폐회 회기중 그날의 회의를 마치는 것을 산회라 하고, 회기가 다되어서 회의가 끝나 는 것을 폐회라 함. 4) 유회 회의당일 개의예정시간부터 일정시간 (통상 1시간) 이 지나도 의사정족수 미달로 회의가 열리지 못하는 경우 회장은 유회선포함. - 의사정족수 미달로 유회를 선포한 이후에는 그날 다시 회의를 열지못함. 5) 휴회, 휴식(휴게), 공전 한 회기중 며칠 쉬는 것을 휴회, 하루 회의에서 잠깐 쉬는 것을 휴식(휴게), 회원 간 이견 (의사일정, 회의운영방법 등 미합의) 으로 장시간 회의를 못하는 것을 공전이라 함. 6) 정회와 속개 개회중, 잠시 그 활동을 정지하는 것 ( 회의중 의사정족수 부족, 회의장 질서 혼란, 질의에 대한 답변 준비, 식사시간확보 등 필요한 때 )를 정회, 중지된 회의 를 다시 시작하는 것을 속개라 함. 7) 안건, 의안, 의제 논의의 대상이 되는 모든 사안 (의결대상인 것과 비대상인 것 망라 : 보고, 제안, 질문 등 ) 을 안건이라 하고 회의체의 의결을 요하는 안건 중 형식적 요건을 갖 추어 제출하는 것 ( 예산 결산심의안 ) 을 의안이라 하며, 의사일정에 포함되어 심의중이거나 또는 심의예정인 것을 의제라 함. 8) 동의와 재청 회원이 회의체의사로 결정하기 위해 제안하거나 의견을 제시하는 것을 동의라 하며, 동의가 성립하려면 재청이 있어야 하는데 타 회원이 거듭 청하는 것을 재청이라 함. - 동의는 동의의 제출자외에 1 인 이상의 찬성이 있어야 성립하는데, 재청을 받은 이유는 최소한 2인 이상의 관심사가 되어야 한다는 것임. 9) 부의와 상정 안건이 심의될 수 있는 상태에 있게 하는 것을 부의라 하고 부의된 안건의 심의 를 시작한다는 것을 상정이라고 함. 10) 제의와 제안 회장이 안을 제출하는 것을 제의, 회원이 안을 제출하는 것을 제안이라고 함. 11) 제안설명 제안자가 심의전에 제안의 취지나 주요 내용을 회원들에게 설명하는 것을 말하며 제안자의 충분한 의사 발표 기회와 회원들의 충분한 내용파악을 돕기 위한 것임. 12) 의사진행발언 회의 진행과정상 회의진행방법 등에 관하여 이의나 자신의 의견을 밝히기 위한 발언(다른 발언에 우선하여 허가) 13) 축조심사 의안심사 방법의 하나로 " 의안의 한 조항씩 낭독하면서 의결하는 것"을 말 함.(관리규약 또는 하부규정의 제·개정, 자치재원결산감사시 등) 14) 독회 심의안이 복잡하고 신중을 기해야 할 경우, 단계별로 자세히 살펴보는 것을 말함.
15) 의사일정 회의를 진행하기 위한 예정순서를 말함. 16) 재적회원수와 재석회원수 관계법령 및 규약에 따라 선출된 회원수를 재적회원수, 당일 회의에 참석한 회원수를 재석 회원수라 함. 17) 재적정족수와 법정정족수 재적회원수를 기초로 한 것을 재적정족수, 법으로 미리 정해놓은 정족수를 법정정족수라 함. (입주자대표회의 구성원수는 정족수와 같은 개념임)
18) 의사정족수와 의결정족수 회의를 개최하는데 필요한 최소한의 회원수를 의사정족수, 안건을 의결하는데 필요한 최소한의 회원수를 의결정족수라 함.
19) 신상발언 일신상의 문제와 관련하여 회의장에서 본인이 해명이나 설명을 하는 발언. 20) 호선 소규모 회의체에서 특별한 요식행위없이 선출하는 방법 (처음 구성된 회의체에서 임시회장 선출, 위원회에서 간사선출 등) 21) 번안 일단 의결된 안건을 다시 심의의결 하는 것으로 재심의와 동의어 (명백한 오류나 객관적으로 현저한 사정변경이 생겼을때 사용)
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2. 회의개최 준비
관리규약에 의해 입주자대표회의나 임원회의를 정례적으로 개최하거나 특별한 경우 임시회의를 갖게 되는데 회의를 주최하는 측에서는 사전에 회의성격에 맞는 준비와 배려를 해두도록 한다.
(1) 회의개최 통지 ① 관리규약에 의한 절차와 형식을 갖추도록 한다. ② 긴급하고 특별한 사유가 없는 한 참석대상자가 충분히 알 수 있도록 여유있게 통지한다. (공동주택관리령 제10조 제8항 : 입주자대표회의를 소집하고자 할 때에는 소집 기일 5 일전에 회의의 목적 · 일시 및 장소를 입주자등에게 개별통지하거나 공시 하여야 함)
(2) 회의자료 준비 ① 회의목적에 부합되고 핵심을 쉽게 알 수 있도록 작성 준비한다. ② 회의자료 외에 보충설명이 필요할 경우 보조자료를 준비하거나 관계자가 배석 하여 설명할 수 있도록 조치한다.
(3) 회의주관자 내용 숙지 ① 주요안건의 전반적 내용숙지와 쟁점사항에 관해 객관적이고 소신있게 입장을 정리해둔다. ② 회의진행순서에 따라 발언예시문을 미리 작성해두는 것도 효과적이다.
(4) 회의장 정리 ① 회의장 사용에 차질은 없는지 회의장관리책임자와 사전협의 후 확인해 본다. ② 회의장 청결상태나 필요소품은 없는지 살펴보고 정리해 둔다.
(5) 회의 진행 보조장비·비품의 비치 및 상태점검 ① 보조장비 : 마이크, 앰프, 스크린, 환등기, 카메라 등 ② 각종 비품 : 입간판, 탁자, 의자, 연단, 의사봉 등 ③ 게첨, 비치물 : 국기, 현수막, 식순, 명패 등 ④ 각종 부책 : 회의록, 회의참석자서명부 등 ⑤ 기타소모품 : 메모지, 필기구 등
(6) 참석대상자 배려 ① 회의개최일전 기 송부한 회의통지문 수령 또는 인지여부확인 및 참석을 안내 한다. ② 불가피한 사유로 참석치 못할 회원이 발생할 경우 불참사유를 확인하여 회의 당일 참석자에게 양해를 구하도록 한다. ③ 좌석배치는 직책, 연장자, 대외참석인사 등을 충분히 고려하여 예우에 소홀함이 없도록 배치한다. ④ 입주자 공동의 주요관심사가 있어 입주자의 자격으로 회의참관을 원할 때에는 비공개할 특별한 사유가 없고 회의진행에 방해가 되지 않는 범위내에서 참관을 허용함이 바람직하다.
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3. 회의진행중 구성원의 역할
성원(成員)이 되면 회장은 회의진행순서에 따라 회의를 주관하고 회원은 상정의안에 관해 토론을 하게 되는데 각자의 역할이 충실히 이행될 때 효율적이고 성과있는 회의가 될 것이다.
(1) 회장의 의사진행방법 ① 의사정족수에 달하면 개회를 선포한다. (성원에 미달하면 유회선포) ② 회의내용상 비공개가 타당할 경우 비공개회의를 제의한다. (회원의 징계처분 등) ③ 집행부의 의제 외에 회의당일 의안제출 기회를 제공한다. (의안심의전 상정할 의안 일괄채택) ④ 회원 스스로 토론에 동참할 수 있도록 분위기를 조성한다. (회원존중, 기회균등) ⑤ 발언희망자가 많을 경우 발언권의 우선순위를 가려 발언을 허용하도록 한다.
⑥ 의안을 심의할 때 발언의 범위는 의안의 범위를 벗어나지 않도록 적절히 조절 한다. ⑦ 회의중 논란이 있는 점은 명확히 하고 토론내용은 중간중간에 요약하며 진행 한다. ⑧ 관계법령 및 관리규약에 위배되는 동의는 사유를 들어 정중히 각하한다. ⑨ 회의장 질서유지가 어렵거나, 의사진행중 이석으로 정족수가 미달되면 회의 주관자로서 권위 있게 대처한다. (경고, 제지, 발언취소, 발언금지, 퇴장, 회의중지 등) ⑩ 토론이 충분하다고 보았을때 회장은 토론종결여부를 묻고, 토론을 마친 상정 의안에 대해 표결방법을 제의한다. (거수·기립·기명·무기명투표, 감표위원선정 등) ⑪ 상정의안의 표결결과가 나오면 공정하고 명확하게 발표한다. (찬성, 반대, 기권, 무효, 의결정족수 등) ⑫ 의안의결이 있은 후 의결내용중 경미한 오류사항의 정리는 회장에게 위임가능 (서로 저촉되는 조항, 자구, 숫자, 기타 단순정리사항에 국한) ⑬ 의사일정을 모두 마치면 회의록 통과후 폐회를 선포한다. (회의록 기재사항 누락이나 사실부합여부확인 및 서명날인) ⑭ 의사봉은 의사진행절차 및 상황에 맞게 사용해야 한다. (선언적 의미, 결과승복, 주의환기 목적)
(2) 회원의 발언방법 ·발언은 곧은 자세로 회장을 향해서 한다. (회원은 회의체를 향해서 발언하는 것이며, 회원상호간 발언하는 것은 아님) ·의견발표는 결론부터 말하고 그 사유를 설명한다. (보고 또는 토론시 타회원은 서론보다 발언요지에 관심) ·문제핵심, 배경과 동기, 현재상황을 육하원칙에 따라 설명하고 해결방안을 제시 한다 (대책회의시). ·제안의 목적, 취지, 효과를 설명하고 문제점과 대안을 제시한다.(제안설명시) ·발언할 내용을 충분히 이해한후 알기쉬운 용어로 간결히 한다. (전문용어, 애매한 표현, 중복발언, 장황한 서론 자제) |
4. 회의진행상 필요한 동의 사용법
동의(動議)란 다른 회원들에게 어떤 결정을 하도록 권유하거나, 의견을 제시하는 것 으로서 맨 처음 제안인 " 원동의 " 외에 원동의안을 심의하는 과정에서 사용하는 "보조 동의", "부수동의", "우선동의" 가 있는데 이러한 동의들은 회의를 합리적이고 효율적 으로 진행하기 위한 유용한 수단이 된다.(제안, 제의, 발의라고도 함)
(1) 동의의 진행과정 ① 먼저, 원동의안을 제출한다.
② 동의안이 성립하려면 재청자가 있어야 한다.
※ 소규모 회의체에서는 앉은 채로 재청을 해도 무방하나 회의체 규모가 크거나 비회원이 있을 때에는 일어서서 말해야 되며 서기는 재청자의 성명을 기재해 둔다. ③ 동의가 성립되면 회장은 동의성립을 선포하고 의안으로 상정한다.
④ 의안이 상정되면 제안자의 제안설명을 듣고 회원들은 제안내용 중 의문사항에 대해 질의·토론하며 심의한다.
※ 토론하지 않는 동의 : ① 비공개회의의 동의 ② 회의체구성원의 사퇴 및 징계안 등 ⑤ 심의를 마친 의안은 회원들에게 표결방법을 물어 회의체로 의사를 결정하게 된다.(의결정족수 충족)
(2) 동의의 종류와 내용 ① 원동의( = 원안, 주동의, 제안) ·회원들에게 " 회의체의 합의된 의사로 어떤 결정이나 행동을 할 것을 권하는 것" 으로서 대체로 " ○○할 것을 동의한다 "라는 형식을 취하게 되며, ·동의안을 의사일정으로 채택할 때에는 "회의에 의안 채택 순서를 마련하여 상정 할 의안을 일괄적으로 채택"하는 방법이 바람직하며 이 경우 집행부(회장이하 임원)에서는 회의개최 전에 동별대표 및 입주자 다수의 의견을 들어 집행부에서 제출할 주요안건을 마련하고 회의소집을 알릴 때에도 안건을 명시해둔다.
② 보조동의 ·원동의안을 심의 · 의결하기 위해 사용되는 동의로서 원동의의 보조적 성질을 갖고 있고 재청을 받아야 성립된다. ·사용빈도가 높은 보조동의로는 7 ~ 8종류가 있으며 각각의 보조동의간에는 우선 순위가 적용된다. ①보류 〉 ②토론종결 또는 채결 〉 ③토론제한·연장 〉 ④기한부연기 〉 ⑤위원회회부 〉 ⑥수정 〉 ⑦무기연기 동의 ·원동의안의 심의중 보조동의가 성립하면 심의는 중지되고 보조동의를 상정하여 심의하는데 이러한 보조동의는 유형에 따라 토론, 수정, 재심의가 가능한 것도 있고 불가한 것도 있다. ·보조동의가 가결되면 가결된 내용대로 원동의안은 처리되고 부결되면 원동의안 은 심의가 중단된 시점으로 환원되는데 이하 보조동의의 사용례를 살펴본다.
◇ 사 용 례 ◇
① "보류" - 심의중인 원안을 기한을 정하지 않고 보류시키고 싶을 때 사용하며 "심의반대의 동의"보다는 부드러운 반대의사를 내포한 동의임. (토론불가, 수정불가)
② "토론 종결" "채결" 심의중인 의안의 토론을 종결하고 즉시 표결에 부하고자 할 때 사용함.(토론불가, 수정불가,재심의가)
③ "토론 제한(연장)" 의안심의를 효율적으로 하고자 발언시간 ·발언회수 ·발언자수를 적절히 조절하여 토론을 제한하거나 충분한 심의를 위해 토론을 연장하고자 할 때 사용함. (토론불가, 수정가, 재심의가)
④ "기한부 연기" - 의안심의를 일정기간 연기시키고자 할 때 사용함. (기한은 토론 및 수정가, 재심의가)
⑤ "위원회 회부" - 심의중인 의안을 해당위원회 (임원회의, 특별위원회 등) 에 회부하여 더욱 구체 적으로 검토시키고 싶을 때 사용함. (토론가, 수정가)
⑥ "무기 연기" - 심의중인 의안을 무기연기 시키고 싶을 때 사용하며 실질적으로는 의안부결의 효과를 기대할 목적으로 사용함.(토론가, 수정불가, 재심의가)
⑦ "수정" - 심의중인 의안을 근본적으로는 찬성하나 내용 일부를 삭제, 첨가, 수정하고 싶을 때 사용함.(토론가, 수정가, 재심의가)
다. 부수동의 ·원안을 처리함에 있어 의안심의보다는 회의진행과 관련하여 부수적으로 발생하는 동의로서 재청을 요하는 것과 재청을 요하지 않는 것이 있다. ·사용빈도가 높은 부수동의로는 7~8종류가 있으며 각각의 보조동의간에는 우선 순위가 없다. ① 규칙일시정지 = ① 철회 = ① 심의반대 = ① 번안(재심의) = ① 문제분할 = ① 의 사진행에 관한 이의 = ① 회장결정에 대한 상소 등
◇ 사 용 례 ◇
① "규칙 일시정지" - 원안심의중 불가피한 사유로 단체의 규칙을 일시 정시시키는 것이나 사용을 엄격 히 제한해야 할 것임. (재청요, 토론불가, 수정불가, 재심의불가)
② "철회" - 성립된 원안이나 동의를 철회하고 싶을 때, 동의의 제출자에 의해 철회요청이 가능 함.(재청불요, 토론불가, 수정불가, 재심의가)
③ "심의 반대" 심의 자체를 거부하고 싶을 때 사용함. (재청불요, 토론불가, 수정불가, 재심의불가)
④ "번안" - 가결당시 예기치 못했던 객관적 사정변경이나 의사결정에 명백한 착오가 있었을 때 이를 치유할 목적으로 사용하는 동의로써 가결된 의안을 재심의하자는 것이며, - 번안동의의 제출은 가결에 찬성했던 회원만이 제출할 수 있는데 번안동의가 성립 되면 가결된 의안은 배제되고 동의안을 다시 상정시켜 심의하게 됨. (재청요, 토론가, 수정불가)
⑤ "문제 분할" - 동의안이 2 이상의 독립된 내용으로 혼합구성되어 있을 때, 동의안을 내용에 따라 각각 분할하여 심의하고자 할 때 사용함. (재청불요, 토론불가, 수정불가, 재심의불가)
⑥ "의사진행에 관한 이의" - 회장이 의사진행을 잘못하고 있을 때 이를 시정하기 위하여 사용함. (재청불요, 토론불가, 수정불가)
⑦ "회장의 결정에 대한 상소" 회장이 결정을 잘못내렸을 때 이를 바로잡기 위하여 사용함. (재청요, 수정불가)
⑧ 우선동의 ·회의진행과 관련하여 근본적이고 긴급한 성질을 가진 동의로서 보조동의나 부수 동의에 우선한다. ·사용빈도가 높은 우선동의로는 4 ~ 5 종류가 있으며 각각의 우선동의간에도 우선 순위가 있다. ①차기회의일정결정 〉 ②폐회(산회) 〉 ③휴식(휴게) 〉 ④특권
◇ 사 용 례 ◇
① "차기회의 일정결정" - 집회단절 방지를 위해 사용하며 관리규약상 정해진 정기회 이외에 주로 임시회 등에서 사용됨. (재청요, 토론가, 일시와 장소에 관해 수정가, 재심의가)
② "폐회" - 회의진행 여부를 결정하는 근본적 문제로 회의를 종료하고자 할 때 사용함. (재청요, 토론불가,수정불가, 재심의불가) - 폐회를 선언하고자 할 때에는 상정의안중 심의미료된 것은 없는지 살펴보고 적절 한 조치후 폐회를 선언함.
③ "휴식" - 건강상 문제등 잠시 휴식을 취하고자 할 때 사용함. (재청요, 토론불가, 시간에 한해 수정가, 재심의불가)
④ "특권" - 회의중 개인의 사생활이나 인격 및 권리가 부당하게 침해받고 있거나 집단의 명예가 훼손되고 있을때 사용하며 타회원의 발언진행 여부과 상관없이 요청함. (발언허가 불요, 재청불요, 토론불가, 수정불가)
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5. 회의진행예시
회의진행순서나 방법은 회의체 성격에 따라 다양하여 한두시간안에 마치는 회의가 있는가 하면 수개월이 걸리는 회의도 있으므로 회의진행요령을 일률적으로 정할 수는 없을 것이나 "공동주택 입주자대표회의 회의진행" 에 초점을 맞추어 일반적으로 통용 되는 기준에 따라 예시를 들어 검토해 보기로 한다.
(1) 개회선언
·회장은 서기로부터 의사정족수 참석을 확인받은 후 개회를 선포한다.
(2) 국민의례 ○통상 약식으로 진행하나 소규모 단지는 생략하는 곳도 있슴.
(3) 회장인사
회장은 회의를 진행함에 있어 중립적 자세를 가져야할 것이며 금일 회의의 바람직 한 운영방향을 진술할 기회를 가진다.
(4) 의안채택 사전에 보고(제출)된 안건과 금일 동의성립된 안건을 의안으로 채택함.
(5) 의안심의
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6. 폐회
※ 집행부에서는 회의록을 작성하고 참석자는 내용을 확인한 후 서명날인하며 회의록 은 관리주체에서 보관토록 함.
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7. 회의록 작성 예시
회의록은 회의의 시작에서부터 종료할 때까지의 전과정 (의사일정, 참석회원 채택 안건, 보고사항, 발언내용, 의결결과 등)을 빠짐없이 사실대로 기록하는 것으로서 의회 에서는 속기에 의해 발언내용을 전부 그대로 기록하고 있으나 일반단체나 입주자대표 회의 등에서는 대체로 "약식회의록"으로 작성하고 있다.
(1) 회의록의 종류 ① 입주자대표 회의록(정례회 : 분기1회) ② 임원회의 회의록(정례회 : 매월1회) ③ 위원회 회의록(필요시 : 수시)
(2) 회의록의 기재사항(예시) ① 회의 명칭 ② 개회일시 및 장소 ③ 의사일정 및 부의 안건 ④ 출석회원수 및 성명 ⑤ 각종 보고사항 및 보고서 ⑥ 제안, 질의, 토론, 의사진행 사항 ⑦ 표결결과 ⑧ 회원발언 보충서 ⑨ 기타 회장이 필요하다고 인정한 사항(소수의견 등) ※ 당일 회의록에 기재하기 힘든 각종 보고서, 동의서, 참고자료 등은 회의록 부록 에 첨부
(3) 회의록 기재순서 및 형식 : "예시문"참조
(4) 회의록의 작성·보관·열람·복사·정정 ① 회의록의 작성은 회의체가 의사결정하는 과정을 문서화하여 회의체 내부의 합의 사실을 객관적으로 증빙하도록 작성되어야 하는 만큼 작성 기준을 갖추어 체계적 으로 작성되어야할 것임.(참조 : "국회회의록작성등에관한내규") ② 회의진행속도가 빠르거나 발언자가 중복되어 정확한 내용을 기재할 수 없을 때 보조적으로 녹음기를 사용하여 녹음함으로써 보다 더 정확히 회의록을 작성할 수 있을 것임. (국회회의록의 발간 및 보존등에관한규정 제11조 : 회의록작성을 위한 속기업무보조를 위하여 필요한 때에는 녹음을 할 수 있다) ③ 입주자대표회의의 회의록을 속기로 기록할 수는 없을 것이나 최대한 발언원안 대로 기록될 수 있도록 함.(발언내용이 분명하도록 작성) ④ 회의록의 보관은 아파트 단지별 문서관리규정에 의하도록 하되, 정한바가 없다면 "공문서분류 및 보존에 관한 규칙" 등을 검토하여 관리규약의 하부규정에 보존 기간을 정하여 보관해야 할 것임. ⑤ 회의록의 열람 또는 복사는 입주자대표회의는 그 회의를 개최한 때에는 회의록을 작성하여 관리주체에게 보관하게 되고 관리주체는 공동주택의 입주자등이 이의 열람을 청구하거나 자기의 비용으로 복사를 요구하는 때에는 이에 응하여야 한다. (공동주택관리령 제10조제13항) ⑥ 회의록의 정정은 발언자가 회의록의 자구를 정정하고자 할 때에는 회장에게 요청 하고 정정요구는 발언의 취지를 변경하지 않는 범위내에서 회장의 허가를 받아 정정가능할 것임. (오자, 탈자, 토씨, 기록의 착오, 발언의 전후관계상 명백한 착오, 법조문 및 숫자등을 명백히 잘못 발언한 경우)
회의록 기재예시
<기재예시> ·시 간 : 오후 3시 45분 → 15 : 45 ·발언자 : ○○○ 회장, ○○○ 관리이사, ○○○ 8동대표 ·인 용 : "이것은 이렇고 저것은 저렇다"고 하는데… ·상 황 : (침묵), (박수), (보고석에서)등 ·단 위 : g, ㎡, ℓ, ㎾, dB 등 도량형기호로 표기 *시간은 오전,오후로구분하여 쓸 수도 있으나, 24시간으로 표기함을 권장 * 채택안건란에는 회장제의나 회원동의로 발언된 안건도 기재 * 1.발언자:기호,성명,직명 순으로 표기 2.상황:괄호속에 행동분위기,상황묘사 3.인용:따옴표속에내용 기재(" ") 4.단위:도량형 기호 *참석회원은 회의록기재사항 확인후 날인 |
8. 입주자공동의 의사결정 과정
입주자 공동의 의사를 결정할 때에는 입주자대표기구인 입주자대표회의에서 주로 결정하게 되나 입주자대표 (동대표) 선출이 입주자동의에 의해 이루어지듯 공동주택 단지내 현안중 근본적이고 주요한 결정은 입주자 총의에 의하여 결정하게 되므로 입주자 대표 회의에서 결정할 사항과 입주자 스스로 결정할 수 있는 사항을 함께 살펴 보기로 한다.
(1) 입주자대표회의
(2) 임원회의
※ 임원회의 의결사항 1. 관리규약 기타 규정에서 임원회의의 심의 사항으로 정한 사항 2. 입주자대표회의에서 위임받은 사항 3. 자치관리인 경우, 관리책임자와 관리주체의 직원 임면
(3) 입주자로서의 권리 ○ 동별대표자를 선출할 수 있는 선거권 ·주택건설촉진법 제38조제7항(입주자대표회의 구성) ·공동주택관리령 제10조제1항(입주자대표회의 구성) ·각 시·도 표준관리 규약 ·"입주자 과반수의 찬성으로 선출" ○ 공동주택 관리방법의 결정 및 주택관리업자 선정동의권 ·공동주택관리령 제8조의2 참조 ·"관리방법의 변경은 입주자대표회의 또는 입주자등의 10분의1이상"의 제안 ·"입주자등의 과반수 서면동의"로 결정 ○ 관리규약의 제정동의권 ·공동주택관리령 제9조제2항 ·"최초로 제정하는 관리규약은 사업주체가 당해 공동주택을 분양받은 자와 관리 계약을 체결하는 때에 제안하여 당해 공동주택분양예정 세대수의 과반수의 서면 동의로 결정 ○ 관리규약의 개정안 제안 및 동의권 ·공동주택관리령 제9조제2항, 각 시·도 표준관리규약 ·"당해 공동주택 10분의 1 이상의 입주자등 또는 입주자대표회의의 발의로 개정안 을 제안하여 입주자등의 과반수의 찬성"을 얻어 결정 ○ 공동주택, 부대시설, 공유인 복리 시설의 용도변경, 개축 (대수선 포함), 재축, 파손, 용도폐지, 철거·신축, 증축신청 ·공동주택관리령 제6조(행위허가) : 관할구청장의 허가 또는 신고사항. ○ 입주자대표회의 해체 및 재구성 요구권 ·각 시·도 표준관리 규약 ·"입주자 2/3이상의 요구 및 동의로 불신임 해체" ○ 공동주택단지내 대지 및 공유부분의 변경 또는 처분 동의권 ·각 시·도 표준관리규약 ·"입주자 전원의 찬성"을 요함.
(4) 입주자대표회의 구성원 과반수 찬성으로 의결할 사항 (공동주택관리령 제10조6항) ① 관리규약 개정안의 제안 및 공동주택의 관리에 필요한 제정 및 개정 ② 관리비 예산의 확정, 사용료의 기준, 감사의 요구와 결산의 처리 ③ 단지안의 전기, 도로, 상하수도, 주차장, 가스설비, 냉난방설비 및 승강기등의 유지 및 운영 기준 ④ 자치관리를 하는 경우 자치관리기구의 직원의 임면 ⑤ 공동주택의 공용부분, 공동주택의 입주자의 공동소유인 부대시설 및 복리시설 의 보수, 대체 및 개량 ⑥ 입주자등의 상호간에 이해가 상반되는 사항의 조정 ⑦ 기타 관리규약으로 정하는 사항
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