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로타리클럽 이사회 회의 진행법
▣토의 시간 : 회장이 연대에 나와 토의시간을 주관한다. 이때 회장은 그날 토의할 내용을 메모하여 토의를 진행한다. 보통 우리 로타리 회의는 원탁회식 방법으로 회의를 진행하지만 어떤 안건을 의결하거나 예를 들어 세입, 세출, 예산안을 심의, 의결할 때는 원탁회의식과 의회식 회의 진행법을 잘 절충하여야만 원만한 회의를 성사시킬 수 있을 것이다.
1. 개 회
1) 정족수 확인
개회 시간이 되면 사찰 또는 출석 위원장은 의사정족수를 확인하여 의장(회장)에게 보고 하여야 한다. 회의를 개회하고 계속하는데 필요한 의사정족수를 일반 단체에서는 정관에 미리 정하여 놓고 있다.
* 현재 우리클럽 세칙기준 : 재적이사 과반수의 출석으로 성원되며 출석이사 과반수의 찬성으로 의결
【주】일반 단체에서도 국회와 같이 재적 의원 4분의 1이상의 출석으로 개회할 수 있도록 하는것이 합리적이라고 본다. 왜냐하면 과반수의 출석으로 개회할 수 있게 한다면 개회가 늦어질 염려가 있고 의사 정족수는 개회부터 폐회까지 항상 유지됨을 요구하는 수치이기 때문에 회의 도중에 의사 정족수가 모자라서 회의가 중지될 염려가 있다.
2) 개회 선언
의장(회장)은 사찰 또는 출석 위원장으로부터 출석 회원 수가 의사 정족수에 달하였다는 보고를 받으면 개회를 선언한다.
의장(회장) - “지금으로부터 제 0차 정기총회 (○년차 ○회 이사회)를 개최합니다.”
※ 의장(회장)은 의사봉을 세 번 두드린다.
2. 회의록 통과
1) 회의록의 의의와 그 작성
회의록은 회의에 관한 증거로 보존하기 위하여 기록하며 회의록의 작성은 회의가 개회되어 폐회될 때까지의 모든 사항을 빠짐없이 기록하여야 한다. 회의록에는 의장(회장)과 총무가 서명, 날인하여 보존한다.
2) 회의록을 표결에 의하여 통과시키는 방법
전회의 회의록을 총무가 낭독한다. 낭독이 끝나면 의장(회장)은 회원을 향하여 “방금 낭독한 지난번 회의록에 빠진 것이나 정정할 점이 없습니까?”라고 물어야 하며 이의가 없을 경우 “이의 없습니다.”하는 소리가 회원석으로부터 나오든지 또는 잠시 동안 기다려 봐도 아무 말이 없으면 의장(회장)은 “이의가 없으므로 전회의 회의록은 통과되었습니다.”라고 선포하면 된다.
3. 의장(회장)인사
의장(회장)은 회의를 진행함에 있어서 중립을 지켜야 하므로 동의를 제출할 수도 없고 토론에 참여하여 자기 의견을 발표할 수 없으므로 의장(회장)인사 순서를 통하여 의장(회장)자신이 느끼고 있는 오늘 회의의 바람직한 운영 방향을 진술할 수 있는 기회를 가지는 것이다.
4. 회무 ․ 재무의 보고
1) 회무 보고
총회와 총회간에 접수된 모든 서류나 통신을 하나하나 보고하면서 처리해 나간다. 그 자리에서 처리할 수 없는 문제는 이사회에 회부한다. 회무 보고는 총무가 보고한다.
2) 재무 보고
재무에 관한 보고이며, 재무 보고서는 회의의 승인을 받아서 보관한다. 재무 보고는 재무가 보고한다.
5. 위원회 보고
1) 분과 위원회 보고
분과위원회에 위임되어 처리된 사항이나 분과위원회에서 의결된 사항을 분과 위원장이 보고한다. 보고할 때 의안이 가결될 때 반대측에 있던 소수의 의견도 같이 보고하여야 한다. 보고를 통하여 분과 위원장이 사견을 이야기해서는 안된다.
2) 특별 위원회 보고
분과위원회와 동일하다.
6. 지난번 회의에서 심의 미료된 의사
어떤 의안이 기한부 연기의 동의나 일정 촉진의 동의에 의해서 이번 회의로 미루었던 의안을 심의한다. 이때 의장은 그 의안 내용을 다시 한번 알리고서 의제로 삼기를 선포한다.
※ 의사 일정의 결정 방법
① 첫째 방법
의사일정을 미리 정하지 않고 회의에서 회원들이 희망할 때 의안을 제출하여 채택하는 방법이다. 한 의안의 심의가 끝나면 또 다른 의안을 제출하여 채택하는 식의 의사 일정 결정 방법, 이 방법에 의하여 회의를 진행하였을 때 의안이 난립될 염려가 있으며 의안의 경, 중 과 완, 급한 것들이 혼합되어 중요하고 긴급한 의안의 심의를 놓칠 우려가 있다. 미국 의회에서는 이 방법에 의하여 회의가 진행된다.
② 둘째 방법(의안 채택 방법)
그 날 회의에서 다루고 싶은 의안들을 의안 채택의 순서로 마련하여 의안 심의 이전에 미리 일괄적으로 채택해 놓고 하나하나 상정하여 심의하는 방법
【주】그날 회의에서 심의할 의안들을 미리 채택히 놓음으로써 전체 회원들이 오늘 회의에서 다루어질 의안들에 관해서 전체적으로 파악하는데 도움이 되며 다음에 상정될 의안에 관하여 미리 연구 검토할 시간적 여유가 있으며 의안의 경, 중과 완, 급을 가려낼 수 있음으로 한정되어 있는 회의 시간에 맞추어서 중요하고 긴급한 의안부터 먼저 심의할 수 있는 장점이 있다.
※ 의안 채택의 방법
의장(회장) - “의안 채택의 순서입니다. 집행부에서 제출한 의안은 유인물에 표시된바와 같이 3가지 의안입니다. 오늘 회의에서 다루고 싶은 다른 의안이 있으시면 제출해 주십시오.”
의장(회장)으로부터 발언권을 얻고 나서,
A 회원 - “본 회원은 회비를 10,000원에서 5,000원으로 인하하자는 의안을 제출 합니다.”
의장(회장) - “A회원이 제출한 회비 인하의 의안을 채택하는데 재청 있습니까?”
B 회원 - “재청합니다.”
의장(회장) - “A회원의 회비 10,000원을 5,000원으로 인하하자는 의안은 B회원의 재청으로 채택되었습니다. (의장(회장)은 의사봉을 두드리지 않고) 또 다른 의안이 있으시면 제출해 주시기 바랍니다.”
의안을 제출하는 회원이 없으면,
의장(회장) - “오늘 회의의 의안은 집행부에서 제출한 3개 의안이고 A회원이 제출하여 채택된 의안으로 확정하고 의안 채택의 순서를 마치겠습니다.
*의장(회장)은 의사봉을 세 번 두드린다.
의장(회장) - “의안 심의의 순서입니다.”
“제1호 의안을 상정합니다.”
【주】분과위원회나 이사회에서 총회에 제출된 의안은 재청을 받지 않고도 총회 의안으로 채택된다. 왜냐하면 분과 위원회나 이사회에서 가결되어 총회에 제출된 의안은 총회 구성원 1명(재청)이상의 찬성을 미리 받고 있으므로 총회에서 재청을 묻는 것은 중복된 행위이므로 자동으로 채택되어 총회 의안이 된다. 의안이 채택될 때 마다 의사봉을 두드리지 않는 이유는 의안이 채택되었다는 것은 제안자, 재청자, 합계 2인의 의사이지 전체적 합의가 아니기 때문이다. 의안 채택의 순서가 전부 끝났을 때 의사봉을 두드리는 이유는 의안이 제출자가 더 이상 없다는 전체적인 합의이기 때문이다.
③ 셋째방법
모든 의안은 의장(회장)에게 제출하고 의사 일정은 의장(회장)이 결정하는 방법으로 한국 국회에서 사용되는 방법이다.
7. 의안심의
질의가 끝나고 나면,
의장(회장) - “질의가 끝났습니다. 총무(또는 의안의 제출자)는 제자리로 돌아가 주십시오. 지금으로부터 1호의 의안에 대한 토론에 들어가겠습니다. 1호의 의안에 대한 반대 측에 발언권을 먼저 드리겠습니다.”
반대 발언이 끝나고 나면,
의장(회장) - “다음은 찬성 측에 발언권을 드리겠습니다.”
※ 반대, 찬성의 토론을 교대로 진행시키고 난 다음 토론이 충분히 이루어졌다고 생각되면 의장(회장)은,
의장(회장) - “토론이 충분히 진행되었다고 보는데 토론을 종결하는 것이 어떻겠습니까?”
라고 물어도 좋고 회원으로부터
회원 - (의장-회장-으로부터 발언권을 얻고 나서) “본 회원은 토론을 종결할 것을 동의합니다.” 라고 토론 종결의 동의를 제출할 수 있다.
※의장(회장)이 토론 동결을 물어서 아무런 이의가 없으면 자동적으로 토론은 종결되고 회원이 토론 종결의 동의를 제출했을 때에는 의장은,
의장(회장) - “A회원으로부터 토론 종결의 동의가 제출되었습니다. 제청 있습니까?”
B 회원 - “재청합니다.”
의장(회장) - “토론 종결의 동의는 B회원의 재청으로 성립되었습니다. 본 동의는 토론도 수정도 할 수 없으므로 바로 표결에 들어가겠습니다. 토론을 종결하는데 찬성하는 의원은 거수해 주십시오.”
※총무 또는 사찰이 찬성표 수를 계산하고 쪽지에 적어서 의장(회장)에게 제출한다.
의장(회장) - “토론을 종결의 동의는 찬성 70표로 찬성 표수가 의결 정족수 100표의 과반수이므로 가결되었음을 선포합니다.”
※의장(회장)은 의사봉을 세 번 두드린다.
의장(회장) - “토론을 종결하고 표결에 들어가겠습니다. 1호 의안을 찬성하는 회원은 거수해 주십시오.”
※총무 또는 사찰이 찬성 표수를 계산하고 쪽지에 적어서 의장(회장)에게 제출한다.
의장(회장) - “1호 의안은 찬성 50표로 찬성표 수가 의결 정족수 100표의 과반수 미달이므로 부결되었음을 선포합니다.”
※의장(회장)은 의사봉을 세 번 두드린다.
1호의 의안이 심의가 끝나면 의장(회장)은 2호 의안을 상정하여 1호 의안의 처리 방법과 같은 방법으로 진행시킨다.
<의안의 심의 순서를 바꾸고 싶을 때>
A 회원 - (의장(회장)으로부터 발언권을 얻고 나서) “5호 의안을 1호 의안 앞에서 심의하자는 일정변경의 동의를 제출합니다.”
의장(회장) - “A회원의 5호 의안을 1호 의안 앞에 심의하자는 일정 변경 동의가 제출되었습니다. 재청 있습니까?”
B 회원 - “재청합니다.”
의장(회장) - “A회원의 일정 변경의 동의는 B회원의 재청으로 성립되었습니다. 일정 변경의 동의는 토론도 수정도 할 수 없으므로 바로 표결에 들어가겠습니다.”
가결되면
의장(회장) - “5호 의안을 1호 의안 앞에 심의하자는 일정 변경의 동의가 가결 되었으므로 5호 의안을 상정합니다. 5호 의안의 제안자는 나오셔서 제안 설명을 해 주십시오.”
부결되면
의장(회장) - “5호 의안을 1호 의안 앞에 심의하자는 일정 변경의 동의는 부결되었으므로 순서대로 1호 의안을 상정합니다. 1호 의안의 제안자는 나오셔서 제안 설명을 해 주십시오.”
※이 때에 주의해서 관찰해야 할 점은 의안 채택의 순서에서는 의안이 채택 되는데 재청만 받으면(제안자, 제청한 자 합계 2인) 채택되는데 의안 채택의 순서가 끝나고 의안 심의 중에 새로운 의안을 추가하려면 의결 정족수의 과반수의 찬성을 받아야 한다는 점이다. 다시 말해서 의결 정족수의 과반수의 요구가 있다면 언제든지 채택되어 있는 의안의 심의 순서도 바꿀 수 있으며 새로운 의안을 추가할 수도 있다는 것이다. 이것이 민주주의 회의법의 기본인 다수가 원하는 방향으로 회의는 이끌려 가야 한다는 원칙이다.
폐회(또는 산회)
그날의 의사일정이 모두 끝났을 때나 회의 시간이 다 되었을 때 회원들로부터 회의 시간을 연장하자는 동의가 없는 한 의장은 폐회를 선포할 수 있다. 또한 회원 가운데서 폐회 동의를 제출하여 폐회하는 방법도 있다.
[예] 의장(회장) - “의사일정이 모두 끝났으므로 폐회를 선포합니다.”
[예] 회의가 며칠 동안 계속되는 경우
의장(회장) - “오늘 회의는 시간이 다 되었으므로 산회합니다.”
[예] 회원들로부터 폐회 동의가 제출되었을 때
A 회원 - (의장(회장)으로부터 발언권을 얻고 나서)
“본 회원은 폐회할 것을 동의합니다.”
의장(회장) - “A회원으로부터 제출된 폐회 동의는 B회원의 재청으로 성립되었습니다. 폐회 동의는 수정할 수도 없고 토론도 할 수 없으며 의결 정족수가 미달인 경우에도 표결할 수 있으므로 바로 표결에 들어가겠습니다. 찬성하시는 회원은 거수해 주십시오.”
가결하는데 필요한 표수는 재적하고 있는 회원의 과반수이다.
표결 결과 가결되었으면
의장(회장) - “폐회동의는 찬성 ○표로 가결되었으므로 폐회를 선포합니다.”
※ 폐회 동의의 특권
회의에 상정되어 있는 의안에 대하여 격렬한 토론이 진행되고 있는 중이라 하더라도 폐회 동의가 재청을 받아서 성립되면 일단 중지하고 폐회 동의가 상정될 수 있는 특권을 가진다. 그 이유는 회의에서는 모든 결정은 회원 전체가 하는 것이지 토론에 참여하고 있는 몇 사람이나 의장(회장)이 하는 것이 아니다. 어떤 의안에 있어서나 가, 부를 결정하는 권한을 가진 회원 과반수가 더 이상 회의를 하고 싶지 않은 상태에서 어떤 의안에 대한 격렬한 토론도 무의미해지는 것이다. 폐회 동의의 성질은 「만약에 회원 대부분이 회의를 더 이상 계속하고 싶지 않을지도 모르니 물어봐 주십시오」하는 것이다. 그러므로 회의가 어떠한 상태에 이더라도 폐회 동의는 우선권을 가지고 상정시켜 심의하여야 한다. 만약에 폐회 동의가 가결되면 회의는 즉시 폐회하게 되며 부결되면 폐회 동의가 제출되기 전의 상태로 돌아가서 회의를 진행시킨다.
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