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■ 법원실무제요 민사소송[p220~251]
소송기록의 열람·복사 및 공증사무
제7장 소송기록의 열람·복사 및 공증사무
제1절 소송기록의 열람·복사
제2절 법원사무관등의 공증사무
1. 총설
가. 공증의 의의
'공증'이란 의문 또는 다툼이 없는 사항 또는 이미 확인된 사항에 관하여 특정한 사실 또는 법률관계의 존부나 내용을 공적으로 증명하는 행위를 말한다. 공증은 판단행위가 아니고 인식행위의 본질을 가지므로 재량의 여지가 없는 기속된 행위이며 서면에 의하여 일정한 방식에 따라 하여야 하는 요식행위이다.
공증행위는 이미 행해진 사항을 인식하는 행위이기 때문에 그 자체로는 어떠한 법률관계가 창설·변경·소멸되는 효과가 생기지 아니한다. 그것은 다만 특정한 사실 또는 법률관계의 존부 또는 내용을 증명하는 것으로서, 공증된 사항에 대한 공적 증명력을 부여하는 데에 그 본래의 뜻이 있는 것이다.
나. 법원사무관 등의 공증사무
법원사무관등이 재판사무와 관련하여 행하는 공증사무에는 장부의 등록, 조서의 작성, 송달보고서의 작성 등 재판에 관한 일체의 서류작성사무가 포함된다고 할 수 있겠으나, 이 절에서는 재판서·조서의 정본·등본·초본의 교부 또는 소송에 관한 각종 증명서의 발급 등에 관하여 살펴보기로 한다. 이러한 공증사무는 법률에 특별한 규정이 없는 한 법원사무관등의 전권에 속하는 고유사무로서, 법원사무관등은 공증사무를 그 책임하에서 스스로의 이름으로 직접 행하여야 한다.
공증인이 행하는 공증사무와 법원사무관등의 공증사무는 근본에 있어서 유사하지만, 공증인의 공증사무가 사인 간의 법률행위에 관한 문서의 작성 또는 사서증서의 인증을 그 목적으로 함에 반하여, 법원사무관등은 법원에 소속된 직무상의 공증기관으로서 법원이 행하는 절차에서 이루어진 법원 및 소송관계인의 행위에 관하여 문서를 작성하거나 이를 인증한다는 점에서 차이가 있다.
법원사무관등이 공증한 사항이 그 직무범위 내에 속하고 서면에 의해 일정한 방식(서명날인 등)에 따른 것이면 공문서로서 진정성립이 추정됨은 물론이고(민소 356조 1항), 그 증명력에 있어서도 통상의 공문서보다 높은 신빙도를 가진다고 할 수 있지만, 반중이 전혀 허용되지 않는 절대적인 것은 아니다. 다만, 변론조서 중 변론의 방식에 관한 사항은 절대적 증명력을 가지며, 변론의 방식에 관한 사항이 아니더라도 그 내용이 진실하다고 추정된다(민소 158조).
2. 재판서·조서의 정본·등본·초본의 발급 230
3. 소송에 관한 사항의 증명서 발급
가. 의의
당사자나 이해관계를 소명한 제3자는 대법원규칙이 정하는 바에 따라 소송에 관한 사항의 증명서의 교부를 법원사무관등에게 신청할 수 있다(민소 162조 1항). 법원사무관등이 기록을 관리하고 공증사무를 취급하는 기관이기 때문에 소송에 관한 사항에 관하여 증명서를 발급할 수 있는 것은 당연하다. 실무상 소송에 관한 사항의 증명과 집행문부여를 포함하여 '제증명(諸證明)의 발급'이라고 부르고 있다.
'소송에 관한 사항'은 법률적인 사항이든, 사실적인 사항이든 상관하지 않고 증명서 발급의 대상이 되므로 앞에서 언급한 정본·등본, 초본을 발급할 수 있는 대상보다 그 범위가 넓다고 할 수 있으나, 민사소송법에 기하여 취해진 조치로서 기록상 현저한 사항일 것을 요한다.
소송에 관한 사항의 증명 사례로는 판결확정증명(민소 472조), 판결송달증명(민소 499조 1항), 담보제공 또는 공탁증명(민소 502조 2항), 소 또는 상소제기증명(또는 소장·항소장 접수증명, 민집 154조 3항), 소송계속증명, 이혼소송 제기증명(형사소송법 229조 참조), 소취하 접수증명, 민사소송법 268조에 따라 소취하가 간주된 사실에 의한 소송종료증명, 소송목적의 값 증명 등이 있다.
판결이 선고된 후 아직 정본을 교부 또는 송달받지 못한 당사자가 강제집행정지신청을 위해 주문증명의 발급을 신청하는 사례가 있으나, 판결이 선고되면 그 판결원본이 즉시 소송기록에 편철될 것으로 당연히 예상된다 할 것이어서 강제집행신청사건을 담당하는 재판부는 소송기록에 편철된 판결원본에 의하여 당해 판결내용을 파악함이 원칙이고, 내부적 절차상의 사정으로 판결원본이 미처 소송기록에 편철되지 못한 경우에도 이를 보완하는 방법을 스스로 강구하여 판결내용을 확인하여야 할 것이므로 신청인에게 주문증명 등의 첨부 또는 제출을 요구할 이유가 없고, 당사자도 이러한 이유로는 주문증명을 발급받을 필요가 없다고 할 것이다(재일 91-9).
나. 발급절차
당사자 또는 이해관계를 소명한 제3자가 신청할 수 있다. 예컨대 판결확정증명서를 신청할 수 있는 사람은 원·피고에 한하지 않고, 민사소송법 218조에 의해 판결의 효력을 받는 사람도 가능하다. 이해관계인의 범위와 소명에 관하여는 본장 제1절(소송기록의 열람·복사 ) 222쪽 이하 참고.
소송에 관한 사항의 증명서 발급 신청서에는 1건마다 500원의 인지를 붙여야 한다(재판기록열람수수료등에관한규칙 4조 1항 3호, 2항). 송달증명·확정증명의 경우 발급신청서는 [전산양식 A2752 ]를 사용한다.
소송에 관한 사항의 증명서발급사무도 민원사무의 일종으로서 법원민원사무처리내규에서 규정하고 있는 내용에 따라 안내·접수·처리·결과통보 등이 이루어져야 한다.
실무상 제증명은 기록보존 이전에는 담당 재판부의 법원사무관등이, 기록보존 이후에는 보존과(계) 담당 법원사무관등이 발급하는데, 과장 책임하에 처리담당자가 부재하는 경우에 대비하여 그 대직자를 정하여 두고 담당자 부재로 인하여 증명발급이 지연되는 일이 없도록 하여야 한다(재일 78-3).
제증명은 즉시 교부함을 원칙으로 하고, 발급을 할 수 없거나 발급이 지연되는 경우에는 재판사무시스템의 제증명발급결과 항목에 그 사유를 입력한다. 그리고 즉시 처리하지 못할 사건은 과장의 허락을 받아 당사자에게 그 사유를 설명하고 교부 가능한 예정일시를 알려준다. 제증명 담당 부서의 과장은 수시로 재판사무시스템을 통하여 제증명 발급업무가 신속하고 적정하게 처리되고 있는지 확인하여야 한다(재일 78-3).
소송관련 제증명 발급 사무처리에 관하여는 용지를 절약하고 업무의 간소화를 기하는 취지에서 따로 영수증을 받지 말고 그 영수사실은 신청서 하단부 적당한 여백에 [전산양식 A2774 ]와 같이 고무인을 사용하여 이를 표시하도록 한다(재일 74-1).
실무상 많이 신청되는 확정증명서, 송달증명서, 접수증명서, 소송계속증명서의 양식은 [전산양식 A2771 ]로 제공하고 있다.
신청인이 발급된 제증명을 교부 예정일부터 7일이 경과하여도 수령하지 아니할 때에는 민원처리부의 비고란에 교부불능이라고 기재한 후 별도 보관하고, 작성 후 6개월이 경과한 때에는 폐기한다(법원민원사무처리내규 20조).
다. 기록 보존 이후의 증명서 발급
사건기록이 보존된 경우 제증명은 재판서 원본에 부기된 확정일자 등의 확인에 의하여 발급할 수 있다. 다만, 재판서 원본에 의한 확인만으로 제증명 발급이 불가능하다고 판단될 때에는 사건기록을 확인한 후 발급한다(재일 2001-4).
한편 확정된 지급명령의 경우에는 재판사무시스템에 공증된 자료 또는 독촉사건확정목록에 의하여 송달증명 및 확정증명을 실시할 수 있다(독촉예규 12조 2항).
보존기록이 폐기된 이후에 제증명 발급청구가 된 경우, 부책에 의하여 증명할 사실이 소명되는 때에는 이를 발급해 주어야 한다. 다만, 이 경우에는 그 인증문언 말미에 '기록이 폐기되었으므로 ㅇㅇ(부책 명)에 의하여 발행합니다'라고 부기하여야 한다(재일 2001-4).
기록 보존 이후의 제증명 청구서는 연도별로 보존기록 제증명청구서철에 제증명 발급이 완료된 순서대로 편철하고, 위 청구서철은 당해 연도 다음해부터 2년간 보존한다(재일 2001-4).
라. 판결확정증명
마. 선고 및 고지증명
(1) 의의
법원의 소송행위는 보통 판결·결정·명령의 형식으로 행하여지는데, 이들 재판은 내부적으로는 서명날인 또는 기명날인(민소 208조, 234조 1항 단서)을 마침으로써 성립하는 것이나, 외부적으로는 원칙상 선고를 요한다(민소 154조 6호). 판결은 선고와 동시에 효력이 발생하지만(민소 205조), 결정·명령의 경우에는 선고 또는 상당한 방법으로 고지함으로써 그 효력이 발생한다(민소 221조 1항)
이와 같이 법원이 행한 소송행위의 외부적 성립 및 효력발생의 여부와 그 시기를 공증하기 위하여 민사소송법은 법원사무관등으로 하여금 판결선고조서에 이를 기재하게 하거나(민소 154조 6호), 결정·명령의 경우 고지의 방법·장소와 날짜를 재판의 원본에 덧붙여 적도록 하고 있다(민소 221조 2항).
(2) 선고조서에의 기재
판결은 선고기일을 지정하여 선고하지 않으면(민소 192조 1항) 효력이 발생하지 않고, 반드시 조서에 기재하여야 하므로(민소 154조 6호), 판결의 성립 및 효력발생의 여부와 시기는 선고기일조서에 의해 공증되는 것이다.
재판서의 경정을 원본에 부기할 수 없어서 따로 경정결정을 한 때에는 재판서 첫 장의 우측 상단 여백의 적당한 곳에 아래와 같이 표(가로 5.5cm, 세로 1.5cm)를 만들고 해당사항을 적은 후 담임 법원사무관등이 날인한다(재판서예규 21조 1항).
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20 . . . (인)
20 카기 경정
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상고심절차에관한특례법 5조 1항의 판결(심리불속행과 상고이유서 부제출로 인한 상고기각판결)에는 판결선고절차를 필요로 하지 않으므로 판결 첫 장의 우측 상단 여백의 적당한 곳에 아래와 같이 표(가로 5.5cm, 세로 1.5cm)를 만들고 판결원본을 영수한 날짜와 판결정본이 상고인에게 송달된 날짜를 적은 후 담임 법원사무관등이 날인한다. 상고인이 여러 명이고 그들에 대한 판결정본 송달일이 다른 경우에는 각 당사자표시란 우측 여백의 적당한 곳에 이와 같이 한다(재판서예규 21조 2항).
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20 . . . 원본영수 |
| (인)
20 . . . 판결송달 |
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(3) 결정·명령의 고지증명
결정·명령은 특별한 규정이 없는 한 반드시 선고할 필요는 없고 상당한 방법에 의해 고지하면 그 효력이 있다(민소 207조). 결정·명령이 변론기일 또는 증거조사기일에 재판서에 의하거나 재판서에 의함이 없이 구두로 선고·고지되는 때에는 그와 동시에 성립하여 효력을 발생하고, 이는 조서에 기재된다(민소 154조 5호·6호) 그러나 기일 외에서 재판서가 작성되어 임의적 방법(예컨대, 송달, 송달방법에 의하지 않는 우송, 등본 교부, 전화에 의하거나 또는 만났을 경우의 통지)에 의하여 고지되는 경우에는 그 성립 및 효력발생 여부가 불명확하다.
이 경우에는 재판서의 원본을 법원사무관등에게 교부한 때에 성립하고(대법원 1974. 3. 30자 73마894 결정, 1964. 5. 6. 선고 64사2 판결), 고지된 때에 효력이 발생한다(민소 221조). 다만, 확정되어야 효력이 발생하는 전부명령과 같은 예외도 있다(민집 229조 7항).
민사소송법은 결정·명령의 고지와 관련하여, 법원사무관등은 고지의 방법·장소와 날짜를 재판의 원본에 덧붙여 적고 날인하여야 한다(민소 221조 2항)고 규정하여 그 효력발생의 여부 및 시기를 공증하도록 하고 있다.
이러한 부기를 필요로 하는 결정·명령의 대상은 '고지한 사실에 관하여 조서 또는 송달통지서가 작성되는 고지방법이 아닌 다른 방법으로 고지된 결정·명령'이다. 실무상 재판서가 따로 작성되지 아니하고 기일 중에 그 내용이 선고·고지되는 경우에는 따로 고지증명을 행하지 아니하는바, 왜냐하면 이 경우에는 기일조서에 선고되어 고지되었음이 기재되기 때문이다(소송지휘에 관한 재판의 경우가 대부분 이에 해당한다)
재판의 선고는 당사자가 불출석한 경우에도 행할 수 있고(민소 207조 2항), 선고가 필요한 결정·명령도 기일이 적법하게 개시된 이상 불출석한 당사자에 대하여도 그 선고의 효력이 미치므로(민소 224조, 207조 2항), 별도의 고지를 할 필요는 없다.
민사소송법 221조의 규정에 따라 상당한 방법으로 결정 또는 명령을 고지한 경우에는 고지 후 곧바로 재판서 첫 장의 우측 상단 여백의 적당한 곳에 아래와 같이 표(가로 5.5cm, 세로 1.5cm)를 만들고 해당사항을 적은 후 담임 법원사무관등이 날인한다. 당사자가 여러 명이고 그들에 대한 고지의 방법·일자 등이 다른 경우에는 각 당사자표시란 우측 여백의 적당한 곳에 이와 같이 한다(재판서예규 21조 3항).
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| 방법 | 장소 | 일자 |
재판의 | | | | (인)
고지 | | | |
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고지방법에는 제한이 없으므로, 예컨대, (통상의)우송, 등기우편송부, 교부, 전화통지, 팩스송부, 전자우편송부, 구두통지 등 실제로 고지한 방법을 명기하고, 장소는 이 법원 제ㅇ호 법정, 이 법원 민사과 사무실 등으로 구체적으로 기재한다.
주의를 요하는 것은, 법률의 규정에 따라 특히 정해진 방법에 의하여 고지하도록 요구한 경우가 있다는 것이다. 예컨대, 특별대리인의 선임 및 개임결정(민소 62조 5항), 판결의 경정결정(민소 211조 2항), 화해권고결정(민소 225조 2항), 지급명령(민소 469조 1항), 이행권고결정(소액법 5조의3), 압류 또는 추심명령과 전부명령(민집 227조 2항, 229조 4항), 강제경매개시결정(민집 83조 3항), 가압류·가처분결정(민집 292조 2항·3항, 301조) 등은 반드시 송달하여야 하고, 즉시항고에 의하여 불복할 수 있는 결정·명령은 불변기간의 진행을 명확히 할 필요가 있으므로 송달의 방법에 의해 고지하여야 한다.