성공하는 기업들의 공통점은 무엇일까. 바로 프로젝트 중심으로 업무를 추진한다는 것이다. 경영의 프로젝트화는 조직의 업무를 제한된 기간 내에 완수해야 하는 목표성 업무와 일상적으로 유지돼야 하는 반복업무로 구분해 목표성 업무를 통해 경영이익을 창출하기 위한 방법을 뜻한다. 최초의 프로젝트 관리체계는 국방산업에서 비롯됐지만 이들의 사업방식이 이제는 모든 사업분야까지 점차로 확산되고 있다.
TFT(Task Force Team)라고 불리기도 하는 프로젝트팀이 새로운 정보시스템을 업그레이드하거나 신상품을 시장에 성공적으로 내놓기도 한다. 빅3 자동차회사들은 프로젝트 관리를 실무에 적용, 최첨단 기술의 신차를 개발해 시장을 석권한다. 프로젝트 관리는 민간사업분야에만 제한받지 않는다. 프로젝트 관리는 사회봉사 관련 업무에도 훌륭하게 적용할 수 있다. 아울러 프로젝트 관리능력은 기업의 가장 중요한 역량으로 부각되고 있다. <포춘>지에 따르면 미국 100대 기업의 임원들이 인력채용 심사기준의 가장 중요한 고려사항은 프로젝트 관리 경험과 능력이라고 한다. 이는 유능한 인재는 기술적 지식보다 관리능력이 중요하며, 특히 업무 중심의 프로젝트 관리능력이 가장 중요하다는 것을 의미한다.
국내에서도 프로젝트 관리에 대한 관심이 높아지고 있다. 많은 기업들이 마이크로소프트 프로젝트와 같은 전문적인 프로젝트 관리 소프트웨어를 보편적으로 사용하고 있고, 소프트웨어 사용법과 방법론에 관한 프로젝트 관리 전문서적도 많아졌다. 국내의 대표적인 기업교육기관에서는 프로젝트 관리 관련 과정이 다양하게 개설돼 있으며 기업체에서 단체교육도 쇄도하고 있다. 대표적인 과정으로는 마이크로소프트(MS) 프로젝트 실무, PMP(Project Management Professional) 국제공인자격증 준비과정, 프로젝트 관리 실무방법론 과정, 전사적 프로젝트 관리 솔루션 전문가과정 등이 있다.
프로젝트는 착수시점과 완료시점이 분명한 시간적인 제약을 받으며, 목표를 완수하기 위해 ‘관리 가능한’ 단위로 작업을 체계적으로 분해해 제한된 자원과 예산을 합리적으로 관리함으로써 중간산출물을 도출하고 최종산출물을 성공적으로 얻어내기 위한 일련의 노력을 의미한다. 결국 프로젝트는 오늘날 조직이 당면한 요구사항에 관한 처리와 문제에 대한 해결책이다. 프로젝트 관리방법론이란 프로젝트를 성공적으로 완수하기 위해 필요한 프로세스와 관리분야에 관한 체계적이고 총체적인 검증된 지식체계를 의미한다.
MS 프로젝트 실무 등 관리과정 크게 늘어
프로젝트 관리방법론을 도입한다는 것은 프로젝트의 진행방식과 노하우를 시각화하는 것이라 할 수 있다. 프로젝트가 잘 보이지 않으면 예측, 분석 및 통제의 어려움이 있기 때문에 체계적인 분석보고서를 작성해 주먹구구식의 업무를 개선하는 것이 필요하다. 프로젝트의 시각화란 절차관리(Process Manage-ment)와 문서화(Documentation)에 근거한다. 절차는 이해관계자간에 체계적인 공동작업을 수행하고, 프로젝트의 진행상황에 유연하게 대처하기 위한 지식이며, 문서화는 주요 의사소통 및 의사결정 결과물을 문서로 표현하는 기법이다.
프로젝트 관리 전문 소프트웨어를 활용하는 취지는 프로젝트 수행의 절차와 문서를 편리하게 조직화하는 데 있다. 단순 일정 배치를 할 수도 있지만 업무들간의 로직 설계를 쉽게 할 수 있으며, 관리 소프트웨어에서 모든 오피스 문서들을 통합 관리할 수 있다.
프로젝트 관리를 어떻게 하느냐에 대해서는 그 방법론이 매우 다양하다. 프로젝트 관리의 가장 일반적 방법론은 미국의 PMI에서 제공하는 ‘프로젝트 매니지먼트 보디 오브 놀로지’(PMBOK) 가이드다.
프로젝트 관리를 성공적으로 수행하기 위해서는 PMBOK가 제공하는 프로젝트 관리방법론에 대한 최소한의 기본적인 이해가 필요하다. 프로젝트는 5단계 라이프사이클과 9가지 관리영역으로 구성되는 특징이 있다. 프로젝트 라이프사이클이란 최종산출물을 생성하기 위한 착수, 계획, 실행, 통제, 종료의 순차적인 과정이며 이 경우 계획, 실행, 통제단계는 중간산출물을 기준으로 반복적으로 이루어지는 과정이다. PMBOK는 각 단계별 실행지침을 상세히 제시하고 있다. 9가지 관리영역은 범위관리, 일정관리, 원가관리, 품질관리, 의사소통관리, 인적자원관리, 조달관리, 리스크관리, 통합관리로 구성돼 있다.
각 관리영역은 상세 의사결정 절차와 문서를 제시하기 때문에 프로젝트의 계획과 실행 및 통제를 쉽게 처리할 수 있다.
오늘날 기업간 거래에서 고객사는 성공적인 거래를 위해 프로젝트를 체계적으로 관리하는 전문 프로젝트 관리자를 요구하고 있다. 그러나 아쉽게도 기업의 프로젝트 관리자는 프로젝트 관리 방법론에 익숙지 못하고 프로젝트를 체계적으로 계획하고 통제하는 데 역량을 충분히 발휘하지 못한다. 관리의 중심이 기능적인 지식과 고객정보를 가진 관리자에 의해 주도되기 때문이다. 사실 프로젝트의 실패는 기술능력에서 비롯되기보다 관리능력에서 주로 비롯된다.