스크랩 지부 임원연수 사무부장 회의 기록(3/8)

[이정희]

2025년 지부 임원연수 사무부장 회의

․ 때 :  2025년 3월 8일  (토)  14:00 ~ 16:00

․ 곳 :  산양삼·산약초 홍보교육관

․ 참석 : 구미 이정숙( ○ ) 경주 안옥희( ○ ) 대구 유미정( ○ ) 영주 박현이( ○ )

            영천 양경화( ○ ) 예천 김정현( × ) 포항 이주연( ○ ) 지부 이경희( ○ )

․ 참관: 김채희(목록위)

․ 기록 : 이경희

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1. 인사나누기

 -포항 이정은사무부장 대신에 이주연 씨가 대리 참석

2. 나눈 이야기

※2025년 지부 임원 연수 자료집 사무부장 회의 참조해서 이야기 나눔

1) 카페 나눔방 자료실 참조

-주로 이용하는 곳은 사무국: 입금 내역 보고(수동출금-분담금 입금 보고)

2) 엔콤 프로그램 이용법 및 CMS

-신규가입 시

① 회원 구분에서 정회원인지 후원회원인지 선택

② 주소는 우편번호 검색 기능을 사용하여 작성해주시고 상세주소도 꼭 정확히 기입

③ 후원회원인 경우 회보 발송 여부 선택 

④ 어도연 가입 연월일 기입 (10년, 20년 회원 포상 시 기준이 됩니다.)

⑤ 신입회원의 계좌번호를 받을 때는 꼭 본인 명의 것으로 받아야 합니다.

⑥ 상세주소 구분하여 적어주세요.

- 이사로 주소 변경 시 상세주소를 남겨 두고 새 주소를 주소칸에 적으면 주소가 2개 남게 되어 이전 주소로 배송이 됩니다.

⑦ 신규완료가 되었는지 꼭 확인해주세요.

-신규가입하고 정기출금이 안 된 경우

신규 가입한 회원정보에 들어가면 빨간 글씨로 신규가입이라는 글자가 있습니다. 그 아래 '미납금액'이 있는데 금액란에 회비를 기입하고 맨 아래에 있는 ‘변경’을 클릭합니다. 그러면 다음 달 미납출금일에 자동으로 출금이 됩니다. 미납금액을 바로 계좌로 받고 ‘수동출금’ 입력을 해도 됩니다.

- 수동출금을 할 경우

회원이 탈퇴하거나 오랫동안 회비를 못 받는 경우 현금으로 회비를 받았을 때 꼭 처리해야 하는 과정이 있습니다.

- 지부 이동하는 회원이 있을 경우

사무국에서 엔콤에 지부, 지회 이동 처리를 하고 해당 지회 사무장님에게 연락을 드립니다. 연락받으신 지회 사무장님은 회원의 주소/ 지회 회비/ 출금일 등을 안내하고 cms에 수정하시면 됩니다.

(단, 같은 지부 내에서의 지회 이동은 지부 사무장에게 연락하여 처리합니다. 따로 사무국에 보고하지 않습니다. 처리 순서는 위와 같습니다.)

-회원 이동 시 주의해야 할 것

-미납이 있는 상태에서 회원 이동이 있는 경우

정회원에서 후원회원으로 이동할 때 미납이 있는지 꼭 확인하세요. 미납이 있는 상태에서 회원 구분을 변경하시면 수수료가 많이 지출됩니다.

수수료뿐 아니라 분담금도 복잡하게 되니 지회 사무장님들은 특히 내용 숙지하시면 좋겠습니다.

-통장에 잔고가 있었는데 회비 출금이 안 된 경우

엔콤은 출금 신청이 해당 출금 일에 1회만 가능하답니다. 그래서 실제 출금할 때 잔고가 없으면 미납 처리됩니다.

-미납 등의 이유로 회비를 선납 받았을 때

‘메모장’에도 몇 년 몇 월부터 몇 년 몇 월까지의 회비를 선납 받아 cms출금을 몇 년 몇월부터 다시 시작한다는 내용을 기입하시면 다음 담당자가 확인할 수 있습니다.

-탈퇴할 경우

회원이 탈퇴를 할 경우에 cms상태가 '완전출금'인지를 확인합니다. 만약에 '완전미납'인 경우 cms를 바로 해지하면 안 되고 해지 처리하기 전에 회비 출금 일인 5일 또는 15일에 출금될 수 있도록 독려하고, 그래도 미납일 경우에는 현금으로 받아서 '수동출금'으로 처리하셔야 합니다. 기부영수증 처리가 끝나면 다음 해에는 동명이인이 있을 경우를 대비해 주민번호 앞자리만 남겨두고 나머지 개인정보는 지운 후 삭제 처리합니다. 삭제를 하면 ‘삭제된 회원관리’로 별도 관리가 됩니다. 탈퇴한 회원이 회 활동을 확인해 달라는 요청이 있을 때 주요하게 사용할 수 있습니다.

- 기부금영수증 발행 여부

회원의 기본인적사항에 보면 기부금영수증 발급을 위한 기재란이 있습니다. 기부금영수증을 발급 받고자 하는 회원은 CMS 가입서에 기재되어있는 기부자 명과 주민등록번호를 모두 기록합니다. 실제 엔콤에서는 주민번호 앞자리만 보여 개인정보를 보호합니다.

-월 단위로 보는 CMS 일정

날짜	내용	비고
5일, 15일	정기출금, 미납출금
16일~20일	회원 수 다운로드(회보 보내는 기준)	편집국
16일~25일	지회 지부 CMS 회비 정산, 통장 입금
21일~31일	회원 이동 / 회원가입 / 회원 해지

 각 지회 그리고 지부에서 원활한 정산을 위해 회비 출금 일에 대한 기준을 둘 필요가 있고 그러기 위해 지부 내 정기 출금일을 일원화하는 것을 권유합니다.

▶ 분담금 안내(2025년 2월 17일 기준)

- 정회원 중앙 분담금 : 5,000원

- 후원회원 중앙 분담금 : 3,500원

- 정회원 지부 분담금

분담금 1,500원 : 경기남부

분담금 2,000원 : 강원, 경기북부, 경남, 대전충청, 서울, 제주

분담금 2,500원 : 전남, 전북, 인천

분담금 3,000원 : 대구경북 

분담금 4,000원 : 광주

- 장기미납 회원은 지회나 지부에서 총회를 통해 미납회원 관리규정을 만들면 좋을 것 같습니다. 장기미납 회원이지만 본인이 탈회 처리되었다는 걸 나중에 알고 문제제기를 하는 회원들도 있습니다. 이를 방지하기 위해 엔콤 메모장에 문자, 이메일을 통해 연락한 것도 꼼꼼하게 기록으로 남겨두고 지회 운영위원회나 지회 총회를 통해 탈회 처리된 진행 과정을 회의록으로 남겨둡니다.

- 회원이 은행에 가서 직권해지를 하는 경우도 있습니다. 미납 회원이 직권해지를 하면 지회운영규정에 없더라도 지회운영위원회를 통해 논의하고 기록으로 남겨 두어야 합니다. 직권해지 회원 발생 시에 중앙에서는 지회로 1차 연락을 드립니다. 이때 미납회원의 미납된 중앙분담금은 지회가 부담하셔야 합니다.

- 엔콤 메모장에 기록할 때 연도와 월, 일을 함께 기록해주세요. 연도가 빠지면 차기 담당자가 상황을 파악하기 힘듭니다.

- CMS 가입신청서 보관 의무

-CMS 가입신청서는 해지 후 5년 동안 각 지회에서 보관해야 합니다. 해지 이후에도 당사자가 이의를 제기하면 언제든지 CMS 가입신청서를 제출해야 합니다.

이 규정은 우리의 규정이 아닌 금융결제원의 규정으로 CMS 프로그램을 이용하고자 할 때는 반드시 지켜야 하는 사항입니다.

-CMS 가입신청서 대표자 확인 후 사용

: CMS 가입신청서는 이사장(대표자) 변경으로 2년에 한 번씩 바뀝니다. 신입회원 신청서나 후원회원 신청서 받을 때 꼭 대표자명 확인하시기 바랍니다.(3월 부터는 신민경 이사장으로 수정해서 회원보고 해주세요!)

3) 기부금 처리

 -기부금 내역 정리 및 보고 일정

① 지회 사무장은 지회 통장으로 회비 외에 후원받은 내용을 한 파일에 취합하여 지부 사무장에게 보고합니다. 

 지부 사무장도 지부 통장으로 후원받은 내용을 정리합니다. 지부 사무장은 내용이 엔콤에 모두 기록되어 있는지 확인하고 각 지회에서 받은 자료와 지부 자료를 취합하여 사무국장에게 보고합니다.

② 기간은 전년도 12월부터 당해 연도 11월까지입니다.(전년도 12월에 후원금을 냈어도, 당해연도 1월 1일 전에 엔콤에 기록했다면 이미 홈택스에 신고가 되었습니다. 사무국장이 이 내용까지 확인하고 처리합니다.)

③ 보고기한은 12월 20일입니다.

④ 사무국장 이메일로 보냅니다.  edu@childbook.org

*날짜 순서보다 기부자가 같은 경우가 더 우선하게 보고해주세요.

*강사 강의후원금도 한꺼번에 기록하지 마시고 건별로 기록해주세요.

 ※ 기부금 보고 후 홈택스에서 후원금 내역을 확인할 수 없다는 전화를 여러 통 받았습니다. 가장 많은 경우는 엔콤 회원 카드에서 기부금발행 여부란에 ‘아니오’로 표기되어 있어서입니다. 기부금발행을 원하는 경우만 내려받아 홈택스에 신고하므로 누락이 된 것입니다. 과거와 달리 소득공제를 위해 기부금처리를 원하는 경우가 대부분이라 엔콤 등록 회원 모두 기부금발행 여부를 ‘예’로 수정했으면 합니다. 이를 활용하는가는 회원이 선택하지만 일괄 등록하는 것이 수기 기부금영수증 발행 등으로 생기는 업무를 최소화할 수 있습니다. 이럴 경우 기부자주민번호 열세 자리를 모두 기입해야 하니 꼭 확인해주십시오.

4)회계 처리 및 회계 공시

 -2024년 회계공시가 올라져 있는데 지회에서도 거기에 맞춰 기록해 주시면 됩니다.

 - 연 1회 회계공시를 할 때 전국대표자연수 참가비처럼 거쳐 나가는 돈은 수입이나 지출로 잡지 않습니다.(내부 결산용에는 기타수입과 기타지출로 잡습니다.)

- 지부, 지회마다 다양하게 공시하는데 카페 제일 위 잘 보이는 곳에 게시판을 만들고, “회계공시”게시판으로 통일하도록 합니다. 손님들도 볼 수 있게 전체 공개로 해 놓아야 합니다. 지부는 지부 것 외에 지회 것도 취합해서 올립니다. 

- 2024년 1월~12월 회계를 각 지회는 2025년 1월까지 공시를 하고, 지부는 2월까지 지회별로 항목을 정리하여 나눔방 회계 및 사무자료에 보고 및 지부 카페에 공시합니다.

- 회계공시는 당해 연도 수입과 지출만 표기합니다. 이월금은 포함시키지 않습니다.

5)강사비 

-강사비는 기타소득으로 분류되어 원천세에 대해 2019년 1월 1일부터는 1회 강사비가 125,000원 이상일 때 8.8% 징수합니다.(2025년 변동 없음) 

- 강사비에 대한 세금을 공제하고 지급하는 경우 강의확인서를 작성하여 edu@childbook.org로 보내주세요.

- 우리 회 강사의 강의료가 대개 15만 원인데 10만 원은 강사비로, 5만 원은 원고료로 항목을 구분하여 처리하면 됩니다.

※ 중앙통장으로 입금 시 입금자명이나 지회 지부를 꼭 표기해주세요.

- 분담금 : 국민 817-01-0253-579

- 발간물 / 연수 / 행사 : 국민 817-01-0253-528

- 목록제작 후원 : 국민 479001-01-253080

- 책보내기 후원 : 국민 817-25-0006-393

- 일반후원 : 국민 762337-04-000913 

2025년에 꼭 부탁드립니다.

1. 기부금처리를 모두 ‘예’로 수정하고 ‘기부자 주민번호’란에 주민번호 열세 자리를 모두 기입해주세요. 사업자 번호로 기부금 처리를 원할 경우엔 사업자 번호 꼭 확인 후 기입해주세요.

2. 기부금 영수증을 사업자번호로 발급받기를 원하는 경우에 엔콤 ‘기본 인적사항’과 ‘결제정보’의 ‘사업자번호’란에 꼭 기입해주세요.(우리 회 사업자번호를 쓰시면 안 됩니다.)

3. 회비를 따로 받았을 때, 후원금을 받았을 때는 해당 월을 넘기지 않고 엔콤에 기록합니다.   수동출금 방법은 위에 있습니다.

4. 주소를 변경할 경우 ‘상세주소’란에 있는 과거 주소를 삭제해주세요. 전체주소를 주소     모두 새로 쓰고 ‘상세주소’에 있는 과거 동호수를 삭제하지 않으면 과거 주소로 가거나 동호수가 두 가지가 되어 반송이 됩니다. 사무실에서 다시 주소 확인하고 발송하려면 일거리     도 늘고 비용도 발생합니다.

※회원보고는 매달 20일 ~ 25일 사이에 꼭 해주세요!

※지회에서 지부로 입금할 때 지회 이름을 꼭 기입해주세요!

지부 임원연수 사무부장 회의 기록.hwp

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