2021년 서울특별시교육청 기록물관리지침

[김민회]

2021년 서울특별시교육청 기록물관리지침.hwp

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① 기록물 등록 및 정리 철저

기록물을 생산‧접수한 때에 해당 부서의 업무관리시스템 ‘문서등록대장’에 등록하여 관리

- 수동등록 할 때는 반드시 비전자기록물을 스캔하여 이미지파일을 첨부해야 하며, 이때 원본기록물은 비전자기록물이므로 반드시 진행문서파일에 넣어 관리해야함

※문서의 스캔 이미지파일 미첨부 시, 기록관리시스템에서 활용 불가

- 전자문서 붙임 파일 첨부 시 암호화 또는 압축파일 금지

･ 개인정보 등이 포함되어 있는 문서는 ‘직원열람제한’기능을 활용하여 보호

･ 압축파일(zip, alzip 등)은 업무관리시스템에 등록되는 파일수와 실제 파일수 가 상이하여 전자문서의 진본성 입증 곤란

- 전자문서의 붙임으로 실제 파일이 아닌 연결정보(링크) 파일 첨부 지양

※기록물 이관 시 연결정보(링크) 오류, 실제 파일 미이관 및 파일 내용 변경 등 무결성 훼손 우려

- 시청각기록물은 일반문서와 달리 등록이 늦어지는 경우, 생산 맥락정보를 잃을 수 있으므로 반드시 생산과 동시에 등록

② 학적기록물 관리

학교생활기록부(학교생활기록부Ⅰ)와 학교생활세부사항기록부(학교생활기록부Ⅱ)는 공공기록물법에 따라 준영구 보존. 출력하여 관리하지 않음

※유치원생활기록부는 각종 재해 등의 비상사태에 대비하여 서식에 맞게 전체 항목을 양면으로 해당 유아가 출력하여 졸업(또는 수료)한 후 5년 동안 유치원에 보존 관리

졸업대장은 졸업과 동시에 교육정보시스템에서 전자결재 후 출력하여 보존

학교생활기록부 정정대장은 교육정보시스템에서 제공하는 결재 절차를 거쳐 학기 중에는 전자 문서로 관리하다가 매 학년도 말 처리가 종료되면 출력하여 증빙서류와 함께 준영구 보존

③ 행정정보 데이터세트 관리(신설) : 교육청 및 교육지원청‘22년이후

공공기록물 법 시행령(제25조 제6항) 개정에 따라 행정정보시스템을 기록관리 영역에 포괄하여 체계적으로 관리(데이터세트 관리기준표 작성)